Comment migrer des boîtes aux lettres d’un client Office 365 vers un autre client

Cet article vous explique comment migrer des boîtes aux lettres et des paramètres de service d’un client Office 365 vers un autre client Office 365 dans le cadre d’un scénario de fusion d’entreprises. Si le nombre d’utilisateurs à migrer est supérieur à 500 ou si la quantité de données SharePoint à migrer est élevée, nous vous conseillons de travailler conjointement avec un partenaire Office 365.

Le scénario décrit dans cet article implique deux entreprises fictives, Contoso.com et Fabrikam.com, qui utilisent deux clients Office 365 distincts. Contoso a racheté Fabrikam et migre les utilisateurs et les données Fabrikam vers le client Office 365 contoso.com.

Client 1 (cible)

Client 2 (source)

Domaine de courrier personnalisé :   

contoso.com

fabrikam.com

Domaine Office 365 initial :   

contoso.onmicrosoft.com

fabrikam.onmicrosoft.com

Scénario : effectuer la migration à l’aide d’un outil de migration tiers

Ce scénario part du principe que les utilisateurs, les groupes et d’autres objets de l’entreprise Fabrikam seront créés manuellement dans Office 365 et importés dans le portail via un script ou fusionnés dans l’annuaire Active Directory de Contoso via les services de domaine Active Directory (AD DS).

Lorsque vous aurez terminé, les comptes Fabrikam existeront tous dans le client Office 365 Contoso.com et utiliseront tous l’UPN @fabrikam.com. Le modèle d’adressage final a été choisi dans un souci de simplicité et de concision, mais vous pouvez bien entendu le modifier pour répondre à vos besoins.

Comment déplacer les données de boîte aux lettres d’un client Office 365 vers un autre client

Planification : 2 semaines avant la migration

Si vous utilisez un outil de migration tiers pour migrer vos utilisateurs, achetez les licences nécessaires dans le cadre de votre migration.

Considérations relatives aux clients   

Pour Outlook 2010 et Outlook 2013, vous avez uniquement besoin de supprimer le profil utilisateur Outlook.

Pour Outlook 2007 et Outlook 2010, lors du redémarrage, la découverte automatique configurera le client et reconstruira le fichier .OST.

Pour le client Lync, vous devrez ajouter les contacts lorsque la migration aura été effectuée.

Préparation du client et gestion des licences   

Le client source est le client Office 365 Fabrikam à partir duquel vous allez migrer les utilisateurs et les données. Le client cible est le client Office 365 Contoso vers lequel vous effectuez la migration.

  1. Achetez un nombre de licences supplémentaires dans le client Office 365 cible qui correspond au nombre de boîtes aux lettres qui vont être migrées à partir du client source.

  2. Créez des comptes Administrateur dans les clients source et cible que vous utiliserez dans le cadre de la migration à partir d’Office 365 vers le client Office 365. Certains outils de migration nécessitent plus d’un compte Administrateur dans le client source afin d’optimiser le débit des données.

Création de salles, de ressources, de groupes de distribution et d’objets utilisateur dans le client cible   

Pour créer les ressources dans le client cible (Contoso) :

  1. Si l’outil Azure AD Connect sera utilisé pour synchroniser tous les objets des services de domaine Active Directory (AD DS) de Contoso, les objets des services de domaine Active Directory du client source (Fabrikam) doivent être créés dans les services de domaine Active Directory du client cible (Contoso) via une opération de consolidation.

    1. La consolidation AD DS peut être effectuée à l’aide de divers outils AD DS. Cette opération peut prendre du temps en fonction du nombre d’objets à déplacer. C’est donc une opération qui peut être réalisée en amont du projet de migration.

    2. Vérifiez que tous les nouveaux utilisateurs et groupes sont synchronisés avec le client cible Contoso.com via la synchronisation d’annuaires. Les objets doivent apparaître sous la forme utilisateur@contoso.onmicrosoft.com dans le nouveau client, car à ce stade, le domaine Fabrikam n’a pas encore été déplacé. L’adresse de courrier principale des utilisateurs et des groupes pourra être remplacée par @fabrikam.com lorsque le domaine aura été déplacé.

  2. Si vous n’envisagez pas d’utiliser la synchronisation d’annuaires ou si des salles, des ressources, des groupes ou des utilisateurs sont gérés dans le Centre d’administration Office 365 du client source, ces objets doivent être créés dans le client cible. Vous pouvez créer les objets manuellement dans le Centre d’administration Office 365. En revanche, si la migration implique un grand nombre d’utilisateurs, vous pouvez importer un fichier CSV à l’aide de la fonctionnalité d’ajout en bloc dans le Centre d’administration Office 365 ou à l’aide de Windows PowerShell.

Communications avec les utilisateurs finaux   

Pour annoncer la migration aux utilisateurs finaux au sein de votre organisation :

  1. Créez un plan de communication et commencez à prévenir les utilisateurs de la migration à venir et des modifications qui seront apportées au service.

  2. Après la migration, vous devrez effacer le cache de surnoms dans tous les clients Outlook. Pour télécharger un outil de réparation automatisé pouvant être exécuté par les utilisateurs finaux, voir Comment réinitialiser les caches de surnoms et de saisie semi-automatique dans Outlook.

  3. N’hésitez pas à sensibiliser les utilisateurs à la méthode de connexion à Outlook Web App avec leurs nouvelles informations de connexion au cas où ils rencontreraient des problèmes après la migration.

Activités de préparation et préalables à la migration : 3 jours avant la migration

Préparation du domaine   

Pour préparer le domaine à l’opération de migration, procédez comme suit :

  1. Commencez le processus de vérification du domaine de courrier Fabrikam.com sur le client cible (Contoso).

  2. Dans le Centre d’administration Office 365 contoso.com, ajoutez le domaine Fabrikam.com et créez les enregistrements TXT dans le DNS (Domain Name System) à des fins de vérification.

    Remarque : La vérification échouera, car le domaine est toujours en cours d’utilisation dans l’autre client.

    Vous gagnerez du temps si vous réalisez cette étape maintenant, car la propagation de l’enregistrement DNS peut prendre jusqu’à 72 heures. La validation finale aura lieu plus tard au cours de ce processus.

Planification de la migration   

Pour planifier la migration :

  1. Créez une liste principale des boîtes aux lettres d’utilisateurs à migrer.

  2. Créez un fichier .CSV de mappage des boîtes aux lettres à l’attention de l’outil de migration tiers que vous utilisez. Ce fichier de mappage sera utilisé par l’outil de migration pour établir une correspondance entre les boîtes aux lettres source et les boîtes aux lettres du client cible lors de la migration. Nous vous recommandons d’utiliser le domaine *.onmicrosoft.com « initial » pour mapper les comptes source, car le domaine de courrier personnalisé peut changer constamment.

Fichier CSV permettant de migrer les données de boîte aux lettres d’un client Office 365 vers un autre client

Test de durée de vie (TTL) de l’enregistrement MX (Mail Exchanger)   

Vous devez ensuite planifier le test TTL.

  1. Dans le DNS, remplacez la valeur TTL de l’enregistrement MX associé au domaine de courrier principal à transférer par une valeur peu élevée (par exemple, 5 minutes). Si vous ne pouvez pas définir la durée de vie sur 5 minutes, notez la valeur la plus faible. Par exemple, si la valeur la plus faible est 4 heures, vous devrez changer l’enregistrement MX 4 heures avant le début de votre migration.

  2. recherche MX pour vérifier les modifications apportées aux enregistrements MX et DNS.

Désactivation de la synchronisation d’annuaires dans le client source   

Dans le Centre d’administration Office 365 du client source, désactivez la synchronisation d’annuaires. Ce processus peut demander au moins 24 heures. Vous devez donc effectuer cette opération bien avant la migration. Lorsque vous aurez désactivé cette fonctionnalité dans le portail, toute modification apportée aux services de domaine Active Directory (AD DS) du client source ne sera plus synchronisée avec le client Office 365. Vous devrez donc rectifier le processus de configuration des groupes et des utilisateurs existants en conséquence.

Migration : le jour J

Voici les étapes que vous devez effectuer le jour où vous réalisez la migration.

Modification de l’enregistrement MX - Arrêt du flux de courrier entrant   

Modifiez votre enregistrement MX principal de Office 365 de sorte qu’il pointe vers un domaine inaccessible, par exemple, « inaccessible.example.com ». Les serveurs de courrier Internet qui tentent de remettre les nouveaux courriers placeront ces courriers en file d’attente et tenteront de les remettre pendant 24 heures. Si vous utilisez cette méthode, certains courriers électroniques pourront renvoyer une notification d’échec de remise selon le type de serveur qui tente de remettre les courriers électroniques. Si c’est un problème, utilisez un service de sauvegarde d’enregistrement MX. Il existe de nombreux services tiers qui peuvent placer vos courriers électroniques en file d’attente pendant des jours, voire des semaines. Lorsque l’opération de migration sera terminée, ces services remettront le courrier mis en file d’attente à votre nouveau client Office 365.

Conseil : Si la valeur TTL est faible, par exemple, 5 minutes, cette étape peut être effectuée à la fin de la journée de travail de manière à limiter les perturbations. En revanche, si la valeur TTL est plus élevée, vous devrez modifier l’enregistrement MX bien en avance afin de permettre l’expiration de la valeur TTL. Par exemple, une valeur TTL définie sur 4 heures doit être modifiée avant 14h si vous prévoyez de commencer le processus de migration à 18h.

Le cas échéant, vérifiez les modifications MX et DNS. Vous pouvez utiliser Nslookup ou un service tel que MxToolbox pour vérifier les modifications MX et DNS.

Préparation du client source   

Le domaine de courrier principal, fabrikam.com, doit être supprimé de tous les objets du client source avant que vous ne puissiez transférer le domaine vers le client cible.

  1. Si vous avez également configuré votre domaine avec un site web public SharePoint Online, vous devez redéfinir l’URL du site web sur le domaine initial avant de pouvoir supprimer le domaine.

  2. Retirez toutes les licences Lync aux utilisateurs dans le client source via le Portail d’administration Lync. Cette action a pour effet de supprimer l’adresse SIP Lync associée à Fabrikam.com.

  3. Rétablissez les adresses de courrier par défaut des boîtes aux lettres Office 365 sources sur le domaine initial (fabrikam.onmicrosoft.com).

  4. Rétablissez les adresses de courrier par défaut de toutes les listes de distribution, salles et ressources sur le domaine initial (fabrikam.onmicrosoft.com) dans le client source.

  5. Supprimez toutes les adresses de courrier secondaires (adresses proxy) des objets utilisateur qui utilisent encore @fabrikam.com.

  6. Remplacez le domaine par défaut du client source par le domaine de routage fabrikam.onmicrosoft.com (pour ce faire, dans le portail d’administration, cliquez sur le nom de votre entreprise situé dans le coin supérieur droit).

  7. Utilisez la commande Windows PowerShell Get-MsolUser -DomainName Fabrikam.com pour récupérer la liste de tous les objets qui utilisent encore le domaine et qui bloquent la suppression.

  8. Pour connaître les problèmes courants rencontrés lors de la suppression d’un domaine, voir Vous obtenez un message d’erreur lorsque vous essayez de supprimer un domaine à partir d’Office 365.

Préparation du client cible   

Terminez la vérification du domaine Fabrikam.com dans le client contoso.com. Vous devrez peut-être patienter pendant une heure après avoir supprimé le domaine de l’ancien client.

  1. Si vous le souhaitez, configurez l’enregistrement CNAME de découverte automatique (interne/externe).

  2. Si vous utilisez les services de fédération Active Directory (AD FS), configurez le nouveau domaine dans le client cible de sorte qu’il utilise AD FS.

  3. Commencez l’activation des boîtes aux lettres dans le client contoso.com, puis attribuez des licences à tous les nouveaux comptes d’utilisateurs.

  4. Définissez le domaine de courrier Fabrikam.com comme étant l’adresse principale pour les nouveaux utilisateurs. Vous pouvez effectuer cette opération en sélectionnant/modifiant plusieurs utilisateurs sans licence dans le portail ou à l’aide de Windows PowerShell.

  5. Si vous n’utilisez pas la fonctionnalité de synchronisation de mot de passe ou AD FS, définissez un mot de passe pour chaque boîte aux lettres dans le client cible (Contoso). Si vous n’utilisez pas un mot de passe courant, communiquez le nouveau mot de passe à chaque utilisateur.

  6. Lorsque vous aurez attribué une licence à toutes les boîtes aux lettres et que ces dernières auront été activées, effectuez le transfert du routage du courrier électronique. Pointez l’enregistrement MX Fabrikam vers le client Office 365 cible (Contoso). Quand la durée de vie de l’enregistrement MX expirera, le courrier électronique commencera à être remis aux nouvelles boîtes aux lettres vides. Si vous utilisez un service de sauvegarde des enregistrements MX, vous pouvez diffuser le courrier électronique vers les nouvelles boîtes aux lettres.

  7. Effectuez des tests de vérification du flux de courrier vers ou à partir des nouvelles boîtes aux lettres dans le client cible.

  8. Si vous utilisez Exchange Online Protection (EOP) : Dans le client cible, recréez les règles de transport, les connecteurs, les listes verte/rouge, etc., présentes dans le client source.

Début de la migration   

Pour diminuer au maximum les désagréments et les temps d’arrêt, déterminez la méthode de migration la plus appropriée à votre cas.

  • Migration pour un nombre d’utilisateurs inférieur ou égal à 500 : migrez les données de courrier, de calendrier et de contact vers les boîtes aux lettres du client cible. Si possible, limitez la migration des données à une période définie, par exemple, les 6 derniers mois.

  • Migration pour un nombre d’utilisateurs supérieur à 500 : Utilisez une approche à plusieurs passages dans laquelle vous migrez les contacts, les calendriers et uniquement 1 semaine de courrier électronique pour tous les utilisateurs. Lors des jours ou des semaines suivantes, effectuez plusieurs passages pour remplir les boîtes aux lettres avec des données de courrier plus anciennes.

Démarrez la migration du courrier électronique via l’outil de migration tiers.

  1. Surveillez la progression de l’opération de migration avec les outils proposés par le fournisseur. Lors de la migration, envoyez régulièrement des rapports d’avancement à la direction et à l’équipe en charge de la migration.

  2. De manière facultative, réalisez un deuxième ou troisième passage lorsque toutes les migrations auront été effectuées.

À la fin de la migration, Outlook 2007 et 2010 synchroniseront l’ensemble de la boîte aux lettres de chaque utilisateur, ce qui aura pour effet d’utiliser une grande partie de la bande passante selon la quantité de données que vous avez migrées dans chaque boîte aux lettres. Par défaut, Outlook 2013 met uniquement en cache les données traitées pendant 12 mois. Vous pouvez configurer ce paramètre sur une quantité supérieure ou inférieure, par exemple, seulement 3 mois de données, afin de limiter l’utilisation de la bande passante.

Post-migration : nettoyage   

Après la migration, les utilisateurs peuvent recevoir des notifications d’échec de remise lorsqu’ils répondent à des messages électroniques qui ont été migrés. Vous devez effacer le cache de surnoms d’Outlook. Pour plus d’informations, voir Comment réinitialiser les caches de surnoms et de saisie semi-automatique dans Outlook. Vous pouvez également ajouter l’ancien nom de domaine hérité sous forme d’adresse proxy x.500 à tous les utilisateurs.

Exemples de scripts Windows PowerShell

Utilisez les exemples de scripts Windows PowerShell suivants comme point de départ pour créer vos propres scripts.

Réinitialisation en bloc des mots de passe Office 365

  1. Créez un fichier CSV intitulé mots_de_passe.csv.

  2. Insérez les colonnes « upn » et « nouveaumotdepasse » dans ce fichier (par exemple, thomasmargand@contoso.com,Motdepasse1)

  3. Utilisez la commande Windows PowerShell suivante :

    Import-Csv password.csv|%{Set-MsolUserPassword –userPrincipalName $_.upn -NewPassword $_.newpassword -ForceChangePassword $false}

Copier tous les comptes Office 365 avec une adresse proxy spécifique dans un fichier CSV

##########################################################################
# Script: showproxies.ps1
# Copies all accounts in Office 365 that contain/don't contain a specific
# proxyaddress to a .CSV file (addresses.csv)
#
# Change the following variable to the proxy address string you want to find:
# $proxyaddr = "onmicrosoft.com"
################################################################################
$proxyaddr = "onmicrosoft.com"
# Create an object to hold the results
$addresses = @()
# Get every mailbox in the Exchange Organisation
$Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited
# Loop through the mailboxes
ForEach ($mbx in $Mailboxes) {
# Loop through every address assigned to the mailbox
Foreach ($address in $mbx.EmailAddresses) {
# If it contains XXX, Record it
if ($address.ToString().ToLower().contains("onmicrosoft.com")) {
# This is an email address. Add it to the list
$obj = "" | Select-Object Alias,EmailAddress
$obj.Alias = $mbx.Alias
$obj.EmailAddress = $address.ToString() #.SubString(10)
$addresses += $obj
}
}
}
# Export the final object to a csv in the working directory
$addresses | Export-Csv addresses.csv -NoTypeInformation
# Open the csv with the default handler
Invoke-Item addresses.csv
##### END OF SHOWPROXIES.PS1

Créer en bloc des boîtes aux lettres de salle dans Office 365

################################################################################
# Script: create-rooms.ps1
# Description:*** RUN THIS SCRIPT FROM A WINDOWS POWERSHELL SESSION ***
#This script creates Room mailboxes in Office 365.
# Syntax:Create-Rooms.ps1 -inputfile "file name.csv"
#
# Dependencies: Input file should contain 3 columns: RoomName, RoomSMTPAddress, RoomCapacity
#
################################################################################
param( $inputFile )
Function Usage
{
$strScriptFileName = ($MyInvocation.ScriptName).substring(($MyInvocation.ScriptName).lastindexofany("\") + 1).ToString()
@"
NAME:
$strScriptFileName
EXAMPLE:
C:\PS> .\$strScriptFileName -inputfile `"file name.csv`"
"@
}
If (-not $inputFile) {Usage;Exit}
#Get MSO creds and initialize session
If ($cred -eq $NULL) {$Global:cred = Get-Credential}
#
If ($ExchRemoteCmdlets.AccessMode -ne "ReadWrite")
{
Write-Host
Write-Host Connecting to Office 365...
Write-Host
$NewSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic -AllowRedirection
$Global:ExchRemoteCmdlets = Import-PSSession $NewSession
}
#Import the CSV file
$csv = Import-CSV $inputfile
#Create Rooms contained in the CSV file
$csv | foreach-object{
New-mailbox -Name $_.RoomName -room -primarysmtpaddress $_.RoomSMTPAddress -resourcecapacity $_.RoomCapacity
}
##### END OF CREATE-ROOMS.PS1

Supprimer en bloc les adresses de messagerie secondaires des boîtes aux lettres

##########################################################################
# Script: remove-proxy.ps1
#Description:*** RUN THIS SCRIPT FROM A WINDOWS POWERSHELL SESSION ***
#This script will remove a secondary email address from many users
#
# Syntax:remove-proxy.ps1 -inputfile "filename.csv"
#
# Dependencies:Input file should contain 2 columns: Username, Emailsuffix
# Example: Username=tim, Emailsuffix=fabrikam.com
#Script will remove the address tim@fabrikam.com from the mailbox for Tim.
#NOTE: Address must be secondary; it will not remove primary email address.
#
################################################################################
param( $inputFile )
Function Usage
{
$strScriptFileName = ($MyInvocation.ScriptName).substring(($MyInvocation.ScriptName).lastindexofany
("\") + 1).ToString()
@"
NAME:
$strScriptFileName
EXAMPLE:
C:\PS> .\$strScriptFileName -inputfile `"file name.csv`"
"@
}
If (-not $inputFile) {Usage;Exit}
#Get MSO creds and initialize session
If ($cred -eq $NULL) {$Global:cred = Get-Credential}
#
If ($ExchRemoteCmdlets.AccessMode -ne "ReadWrite")
{
Write-Host
Write-Host Connecting to Office 365...
Write-Host
$NewSession = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri
https://ps.outlook.com/powershell -Credential $cred -Authentication Basic -AllowRedirection
$Global:ExchRemoteCmdlets = Import-PSSession $NewSession
}
#Import the CSV file and change primary smtp address
$csv = Import-CSV $inputfile
$csv | foreach-object{
# Set variable for email address to remove
$removeaddr = $_.username + "@" + $_.emailsuffix
Write-Host ("Processing User: " + $_.UserName +" - Removing " + $removeaddr)
Set-Mailbox $_.Username -EmailAddresses @{Remove=$removeaddr}
}
##### END OF REMOVE-PROXY.PS1

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