Comment le contrôle de version fonctionne dans une liste ou bibliothèque SharePoint

Comment le contrôle de version fonctionne dans une liste ou bibliothèque SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque le contrôle de version est activé dans votre liste de SharePoint ou une bibliothèque, vous pouvez stocker, suivre et restaurer des éléments dans une liste et des fichiers dans une bibliothèque chaque fois qu’ils changent. Le contrôle de version, combiné avec d’autres paramètres, tels que l’extraction, vous donne un grand nombre de contrôler le contenu est publié sur votre site et la valeur vrai si vous avez besoin pour examiner ou restaurer une ancienne version d’un élément ou un fichier.

Remarque : Par défaut, le contrôle de version est activé dans les bibliothèques SharePoint et désactivé dans les listes SharePoint. Pour plus d’informations sur la configuration du contrôle de version, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou une bibliothèque.

Mise à jour d’octobre 2017 grâce aux commentairesdes clients.

Vue d’ensemble du contrôle de version

Toute personne autorisée à gérer des listes peut activer ou désactiver la gestion des versions pour une bibliothèque. Le contrôle de version est disponible pour les éléments de liste de tous les types de liste par défaut, y compris les calendriers, les listes de suivi des problèmes et les listes personnalisées. Il est également disponible pour tous les types de fichiers pouvant être stockés dans les bibliothèques, y compris les pages de composants WebPart. Pour plus d’informations sur la configuration et l’utilisation du contrôle de version, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque.

Remarque : Si vous êtes un client Office 365, le contrôle de version est désormais activé par défaut lorsque vous créez de nouvelles OneDrive Entreprise bibliothèques, et il enregistre automatiquement les dernier 500 versions d’un document. Cela vous aidera à éviter de perdre des documents importants ou des données. Si vous avez des bibliothèques existantes sur votre site OneDrive Entreprise ou sur votre site d’équipe qui n’ont pas de contrôle de version activé, vous pouvez activer le contrôle de version pour eux à tout moment.

Le contrôle de version vous permet de mettre en œuvre les stratégies suivantes :

  • Suivre l’historique d’une version    Lorsque le contrôle de version est activé, vous pouvez savoir le moment où l’élément ou le fichier a été modifié et identifier l’auteur de la modification. Vous pouvez également voir à quel moment les propriétés (informations du fichier) ont été modifiées. Si, par exemple, quelqu’un change la date d’échéance d’un élément de la liste, cet événement est consigné dans l’historique des versions. Vous pouvez également voir les commentaires rédigés par les utilisateurs lors de l’archivage des fichiers dans les bibliothèques.

  • Restaurer une version précédente    Si vous avez fait une erreur dans la version actuelle, si cette dernière est endommagée ou si vous préférez tout simplement une version antérieure, vous pouvez remplacer la version actuelle par une version antérieure. La version « restaurée » devient alors la nouvelle version actuelle.

  • Consulter une version antérieure    Vous pouvez visualiser une version antérieure sans remplacer votre version actuelle. Si vous consultez l’historique des versions dans un document Microsoft Office, tel qu’un fichier Word ou Excel, vous pouvez comparer les deux versions pour déterminer quelles sont les différences.

Lorsque le contrôle de version est activé, de nouvelles versions sont créées dans les situations suivantes :

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé pour la première fois ou lorsqu’un fichier est téléchargé.

    Remarque : Si l’extraction de fichier est requise, vous devez archiver le fichier pour créer sa première version.

  • Lorsqu’un fichier téléchargé porte le même nom qu’un fichier existant et que la case à cocher Ajouter en tant que nouvelle version aux fichiers existants est activée.

  • Lorsque les propriétés d’un élément de liste ou d’un fichier sont modifiées.

  • Lorsqu’un fichier est ouvert, modifié et enregistré. Une version est créée lorsque vous cliquez pour la première fois sur Enregistrer. Le nouveau numéro de version est mémorisé tout au long de la session de modification actuelle, bien que vous puissiez l’enregistrer plusieurs fois. Lorsque vous le fermez et le rouvrez pour une autre session de modification, une autre version est créée.

  • Lors de la co-création d’un document, lorsqu’un autre utilisateur commence à travailler sur le document ou lorsqu’un utilisateur clique sur Enregistrer pour télécharger les modifications apportées à la bibliothèque.

Jusqu’à trois versions actuelles d’un fichier peuvent coexister à tout moment : la version extraite, la version secondaire ou brouillon, et la dernière version publiée ou version principale. Toutes les autres versions sont considérées comme des versions d’historique. Certaines des versions actuelles sont visibles uniquement par les utilisateurs autorisés à les voir.

Certaines organisations effectuent le suivi des versions principales et secondaires des fichiers dans leurs bibliothèques. D’autres n’effectuent le suivi que des versions principales. Les versions principales sont identifiées par des nombres entiers (par exemple 5.0), les versions secondaires par des décimales (par exemple 5.1).

La plupart des organisations utilisent des versions secondaires quand les fichiers sont en cours de développement, et des versions principales quand certaines étapes sont atteintes ou lorsque les fichiers se prêtent à une révision par un grand nombre d’utilisateurs. Dans de nombreuses organisations, la sécurité de brouillon est configurée de sorte à autoriser uniquement le propriétaire d’un fichier et les personnes autorisées à approuver les fichiers. Cela signifie que les versions secondaires ne sont visibles par personne d’autre tant qu’une version principale n’est pas publiée.

Les versions principales sont disponibles pour les listes, contrairement aux versions secondaires. Chaque version d’un élément de liste est numérotée avec un nombre entier. Si votre organisation exige l’approbation d’éléments d’une liste, les éléments restent à l’état En attente tant qu’ils n’ont pas été approuvés par une personne autorisée à les approuver. Pendant qu’ils sont à l’état En attente, les éléments sont numérotés avec des nombres décimaux et appelés brouillons.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, y compris les versions principales et secondaires, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque.

Les numéros de version sont ajoutés automatiquement chaque fois que vous créez une nouvelle version. Dans une liste ou bibliothèque sur laquelle le contrôle des versions principales est activé, les incréments se font par nombres entiers, tels que 1.0, 2.0, 3.0, et ainsi de suite. Dans les bibliothèques, votre administrateur peut activer le contrôle de version à la fois pour les versions principales et pour les versions secondaires. Lorsque les versions secondaires font l’objet d’un suivi, elles sont numérotées à l’aide de décimales, telles que 1.1, 1.2, 1.3, etc. Lorsque l’une de ces versions est publiée en tant que version principale, son numéro devient 2.0. Les versions secondaires suivantes sont numérotées 2.1, 2.2, 2.3, et ainsi de suite.

Lorsque vous ignorez une extraction, le numéro de version ne change pas. Si la version la plus récente était la version 3.0, elle reste 3.0 après que vous avez ignoré l’extraction.

Lorsque vous supprimez une version, la version accède à la Corbeille et son nombre atteint avec lui. L’historique de Version vous montrent les numéros de version restant. Les autres numéros de version ne changent pas. Par exemple, si vous avez un document avec les versions secondaires 4.1 et 4.2, et vous décidez de supprimer la version 4.1, l’historique de version qui en résulte affiche uniquement les versions 4.0 et 4.2. L’image suivante montre cela.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, y compris les versions principales et secondaires, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque.

Historique des versions avec une version secondaire supprimée

Certaines organisations autorisent un nombre illimité de versions de fichiers, d’autres appliquent des limites. Vous pourriez découvrir, après avoir archivé la version la plus récente d’un fichier, qu’une version antérieure est manquante. Si votre version la plus récente est la version 26.0 et que vous constatez que la version 1.0 n’existe plus, cela signifie que l’administrateur a configuré la bibliothèque de façon à autoriser seulement 25 versions principales d’un fichier. L’ajout de la 26ème version entraîne la suppression de la première. Seules les versions 2.0 à 26.0 sont conservées. De la même manière, si une 27ème version est ajoutée, seules les versions 3.0 à 27.0 sont conservées.

L’administrateur peut également décider de limiter le nombre de versions mineures aux seuls pour un nombre défini de versions les plus récentes. Par exemple, si 25 versions principales sont autorisées, l’administrateur peut décider de conserver des brouillons mineures pour uniquement les cinq principaux versions les plus récentes. Le nombre de versions mineures entre les versions principales par défaut est 511. Si vous essayez d’enregistrer une autre version mineure, vous verrez un message d’erreur indiquant que vous devez d’abord publier le document. Votre administrateur de site peut modifier la valeur par défaut pour autoriser les versions secondaires moins.

Si une liste ou une bibliothèque limite le nombre de versions principales, les versions les plus anciennes sont supprimées lorsque la limite est atteint. Par exemple, si une seule 20 versions sont conservées, et que votre équipe crée 25 versions, seules les versions 6 à 25 sont conservées. Si une autre version est créée, seules les versions 7 et 26 sont conservées. Si votre liste ou bibliothèque limite les versions, assurez-vous que vos collaborateurs sont avertis que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version est atteint.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions principales qui conserve les versions secondaires, les versions secondaires sont supprimées pour les versions principales lorsque la limite de version est atteint. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour seulement 10 versions principales, et si votre équipe crée 15 versions principales, seules les versions principales sont conservées pour les versions au plus tôt. Versions principales les versions secondaires associées avec les cinq plus tôt, tels que 1.2 ou 2.3 — sont supprimées, mais les versions principales — 1, 2 et ainsi de suite — sont conservées, sauf si votre bibliothèque limite également les versions principales.

La limitation du nombre de versions est généralement recommandée. Elle permet de conserver de l’espace sur le serveur et de réduire l’encombrement pour les utilisateurs. Cependant, si votre organisation est obligée d’enregistrer toutes les versions pour des raisons juridiques ou autres, n’appliquez aucune limite.

Remarque : Si le nombre de versions qu’il stocke les limites de votre organisation, les versions plus anciennes sont supprimées définitivement lorsque la limite est atteint. Ils ne sont pas envoyés vers la Corbeille.

Pour plus d’informations sur l’activation et la configuration du contrôle de version, y compris les limites, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque.

Vous pouvez configurer qui peut afficher les brouillons des éléments de liste et des fichiers. Des brouillons sont créés dans deux situations :

  • Lorsqu’une version secondaire d’un fichier est créée ou mis à jour dans une bibliothèque qui effectue le suivi des versions principales et secondaires.

  • Lorsqu’un élément de liste ou un fichier est créé ou mis à jour mais pas encore approuvé dans une liste ou une bibliothèque dans laquelle l’approbation de contenu est requise.

Lorsque vous effectuez le suivi des versions principales et secondaires, vous pouvez spécifier qu’une autorisation de modification des fichiers est requise pour afficher et lire une version secondaire. Lorsque ce paramètre est appliqué, les utilisateurs autorisés à modifier le fichier peuvent travailler dessus ; en revanche, ceux qui sont autorisés uniquement à lire le fichier ne peuvent pas afficher la version secondaire. Par exemple, vous ne voulez peut-être pas que tous ceux qui ont accès à votre bibliothèque puissent voir vos commentaires ou révisions pendant la modification d’un fichier. Si les versions principales et secondaires sont suivies et qu’une version principale n’a pas encore été publiée, le fichier n’apparaît pas pour les utilisateurs qui ne sont pas autorisés à afficher les éléments de brouillon.

Lorsque l’approbation de contenu est requise, vous pouvez spécifier si les fichiers qui sont en attente d’approbation peuvent être affichés par les personnes autorisées à lire, les personnes autorisées à modifier, ou uniquement l’auteur et les personnes autorisées à approuver les éléments. Si les versions principales et secondaires sont suivies, l’auteur doit publier une version principale avant que le fichier peut être soumis pour approbation. Lorsque l’approbation de contenu est requise, les personnes ont à lire le contenu, mais n’êtes pas autorisé à afficher les brouillons verront la version principale ou approuvée dernière du fichier.

Vous pouvez limiter le nombre de versions des éléments de liste ou les fichiers sont enregistrés dans une liste ou bibliothèque, ce qui peut vous aider à conserver l’espace de serveur. Si votre équipe crée un grand nombre de versions, limitant le nombre de versions peut aider votre équipe à mieux gérer et localiser les versions précédentes. Par exemple, si votre équipe conserve un grand nombre de versions sur plusieurs mois ou année.

s, il peut être difficile pour les membres permet de parcourir l’historique de version pour retrouver les versions dont ils ont besoin. Si votre équipe doit afficher ou conserver toutes les versions précédentes, soit ne pas Limitez le nombre de versions à conserver ou définir le nombre de versions conservées sur une valeur plus élevée.

Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions principales et secondaires, vous pouvez choisir le nombre de versions principal de fichiers pour conserver et combien les versions secondaires pour chaque principales version à conserver. Par défaut, chaque version principale peut avoir 511 brouillons (versions secondaires).

Selon la façon dont votre équipe travaille votre équipe peut être plus susceptible d’avoir besoin de ses dernières versions mineures, comme une version qui a été modifié récemment. Dans le temps, votre équipe peut être moins susceptible d’avoir besoin d’une ancienne version mineure. En règle générale, une version principale représente un jalon, par exemple, un fichier soumis pour révision ou composition, qu’une version secondaire est un travail en cours qui n’est pas prêt pour tous les participants de site à lire.

Si une liste ou une bibliothèque limite le nombre de versions principales, les versions les plus anciennes sont supprimées lorsque la limite est atteint. Par exemple, si une seule 20 versions sont conservées, et que votre équipe crée 25 versions, seules les versions 6 à 25 sont conservées. Si une autre version est créée, seules les versions 7 et 26 sont conservées. Si votre liste ou bibliothèque limite les versions, assurez-vous que vos collaborateurs sont avertis que les versions antérieures seront supprimées lorsque la limite de version est atteint.

Dans une bibliothèque qui limite le nombre de versions principales qui conserve les versions secondaires, les versions secondaires sont supprimées pour les versions principales lorsque la limite de version est atteint. Par exemple, si vous conservez des brouillons pour seulement 10 versions principales, et si votre équipe crée 15 versions principales, seules les versions principales sont conservées pour les versions au plus tôt. Versions principales les versions secondaires associées avec les cinq plus tôt, tels que 1.2 ou 2.3 — sont supprimées, mais les versions principales — 1, 2 et ainsi de suite — sont conservées, sauf si votre bibliothèque limite également les versions principales.

Le contrôle de version est activée automatiquement lorsqu’une bibliothèque est créée, et pas lorsqu’une liste est créée. Toute personne autorisée à gérer des listes peut activer ou désactiver le contrôle de version. Dans de nombreux sites qui est la même personne qui gère le site, car les listes et bibliothèques héritent des autorisations du site. Outre l’activation du contrôle de version, le propriétaire du site (ou une autre personne gestion de la liste ou bibliothèque) décide si vous souhaitez exiger l’approbation de contenu, qui peut afficher les éléments de brouillon, et si l’extraction est requise. Chacune de ces décisions a un impact sur le fonctionne du contrôle de version. Par exemple, si la personne qui le gère une bibliothèque décide d’exiger l’extraction, les numéros de version sont créés uniquement lorsqu’un fichier est archivé. Si l’approbation de contenu est requise, les numéros de version majeure ne sont pas appliquées jusqu'à ce que les fichiers sont approuvés par une personne qui dispose des autorisations nécessaires pour le faire.

Remarque :  Si les personnes travaillant dans votre bibliothèque envisagent de co-créer des documents, ne configurez pas la bibliothèque pour exiger l’extraction. Les utilisateurs ne peuvent pas travailler comme co-créateurs lorsque les documents dont ils ont besoin sont extraits.

Pour savoir comment activer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque, voir Activer et configurer le contrôle de version pour une liste ou bibliothèque.

Si le contrôle de version est activé dans votre bibliothèque, la personne qui définit la détermine si vous voulez effectuer le suivi des versions principales et secondaires et également qui peut voir les versions secondaires. Dans la plupart des cas, lorsque le contenu exigeant l’approbation, seul le propriétaire du fichier et les personnes ont à approuver les éléments, peut voir les versions secondaires. Dans d’autres bibliothèques, toutes les personnes qui peuvent modifier des fichiers dans la bibliothèque, ou toute personne qui a accès en lecture à la bibliothèque, peut voir toutes les versions. Une fois une version approuvée, toutes les personnes qui est autorisé à la liste ou bibliothèque lire peuvent voir la version.

Bien que les listes ne comportent pas de versions principales et secondaires, tout élément dont le statut est En attente est considéré comme brouillon. Dans la plupart des cas, seuls le créateur de l’élément et les personnes disposant des autorisations Contrôle total et Création peuvent visualiser les brouillons. Un brouillon dont le statut est En attente s’affiche pour ces utilisateurs, mais les autres utilisateurs voient seulement la dernière version Approuvée dans l’historique des versions. Si le fichier est refusé, son statut reste En attente jusqu’à ce qu’une personne disposant des autorisations nécessaires le supprime.

Par défaut, un élément en attente ou un fichier est visible uniquement à son créateur et les personnes autorisées à gérer des listes, mais vous pouvez spécifier si d’autres groupes d’utilisateurs peuvent afficher l’élément ou le fichier. Si votre bibliothèque est configurée pour effectuer le suivi des versions principales et secondaires, la personne qui modifie le fichier devez d’abord publier une version principale du fichier.

Pour plus d’informations sur la configuration de l’approbation des documents, voir demander l’approbation des éléments dans une liste ou bibliothèque.

Remarque : Dans certaines listes et bibliothèques, sécurité des brouillons est configurée pour autoriser tous les utilisateurs du site afficher les versions en attente et approuvé.

Lorsque vous procédez à l’extraction d’un fichier à partir d’une bibliothèque pour laquelle le contrôle de version est activé, une nouvelle version est créée chaque fois que vous l’archivez. De même, si les versions principales et secondaires sont activées, vous pouvez désigner lors de l’archivage le type de version que vous archivez. Dans les bibliothèques où l’extraction est requise, les versions sont créées uniquement lors de l’archivage.

Dans les bibliothèques où l’extraction n’est pas obligatoire, une nouvelle version est créée lors du premier enregistrement après l’ouverture du fichier. Tout nouvel enregistrement remplace la version créée avec le premier enregistrement. Si vous fermez l’application, puis rouvrez le document, le premier enregistrement produira une fois de plus une version. Cela peut entraîner la prolifération très rapide du nombre de versions.

Pour plus d’informations sur chèque et arrière, voir extraire, archiver, ou annuler les modifications apportées à des fichiers dans une bibliothèque.

Remarque :  Si vous co-créez un document, ne procédez pas à son extraction tant que vous n’avez pas une bonne raison d’empêcher les autres utilisateurs de travailler sur le document.

Pour demander une extraction permet à votre équipe tirer le meilleur parti de contrôle de version, étant donné que les utilisateurs signalent spécifiquement lorsqu’une version doit être créée. Une version est créée uniquement lorsqu’une personne recherche un fichier, le modifie, puis il dans. Lorsque l’extraction n’est pas obligatoire, une version est créée lorsqu’un utilisateur enregistre un fichier d’abord et cette version est mis à jour lors de la fermeture du fichier. Si cette personne ou une autre personne puis s’ouvre et enregistre le fichier à nouveau, une autre version est créée. Selon le cas, vous ne pourriez pas l’utiliser pour plusieurs versions doit être créée, par exemple, si vous devez fermer un fichier à participer à une réunion avant que vous avez terminé d’apporter des modifications au fichier.

Lorsque l’extraction est requise, personnes ne peut pas ajouter des fichiers, modifier des fichiers ou modifier les propriétés du fichier sans l’extraire le fichier. Lorsque les personnes archiver des fichiers, ils sont invités à fournir des commentaires sur les modifications qu’il a effectuées, qui permet de créer un historique des versions plus significatifs.

Remarque : Si la bibliothèque stockera les fichiers Microsoft Project (.mpp) qui sont synchronisés avec les listes des tâches sur votre site, la case Exiger l’extraction doit être désactivée.

Pour plus d’informations sur exiger l’extraction, voir configurer une bibliothèque afin d’exiger l’extraction des fichiers.

Listes et bibliothèques possèdent des autorisations liées au contrôle de version et d’extraction qui varient en fonction du niveau d’autorisation est appliqué à un utilisateur ou un groupe spécifique. Une personne qui peut modifier les niveaux d’autorisation peut configurer différemment ces autorisations ou que vous pouvez créer un nouveau groupe avec des niveaux d’autorisation personnalisés.

Les autorisations suivantes permettent de souplesse dans la gestion de votre bibliothèque. Par exemple, vous souhaiterez peut-être une personne pour pouvoir supprimer les versions d’un fichier sans avoir l’autorisation de supprimer le fichier proprement dit. L’autorisation pour Supprimer les Versions n’est pas identique à l’autorisation pour Supprimer des éléments, vous pouvez permettre à un niveau de contrôle personnalisé.

Le tableau suivant indique les autorisations qui sont associées à une extraction et de contrôle de version et qui par défaut elles s’appliquent à des niveaux d’autorisation.

Autorisation

Niveau d’autorisation par défaut

Afficher les Versions

Contrôle total, création, collaboration et affichage

Supprimer les Versions

Contrôle total, création et collaboration

Remplacer l’extraction

Création et contrôle total

Approuver les éléments

Création et contrôle total

Pour plus d’informations sur les autorisations, voir niveaux d’autorisation compréhension dans SharePoint.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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