Collecte de signatures dans un document à l'aide d'un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Si un document requiert des signatures numériques provenant de plusieurs individus situés à différents emplacements, la collecte méthodique et planifiée de ces signatures peut relever du défi. Si vous tentez de coordonner le processus de signature via la messagerie électronique, vous risquez de devoir envoyer votre document plusieurs fois aux différents individus qui doivent le signer. Vous devez aussi assurer un suivi de ceux qui ont signé votre document et de ceux qui ne l'ont pas encore fait.

Si vous utilisez un flux de travail de collecte des signatures sur un site Microsoft Office SharePoint Server 2007 pour gérer le processus de collecte de signatures, vous pouvez coordonner la collecte de l'ensemble des signatures nécessaires en une étape. Le flux de travail de collecte des signatures gère et assure un suivi de toutes les tâches humaines impliquées dans le processus de collecte de signatures et fournit un enregistrement du processus de signature, une fois celui-ci terminé. Vous pouvez démarrer un flux de travail directement dans votre document à partir de Microsoft Office Word 2007 ou Microsoft Office Excel 2007. En outre, les participants au flux de travail peuvent effectuer leurs tâches de flux de travail directement à partir de Microsoft Office Outlook 2007.

Important : La possibilité de démarrer un flux de travail de collecte des signatures à partir d'Office Word 2007 ou Office Excel 2007 est disponible uniquement dans Microsoft Office Professionnel Plus 2007, Microsoft Office Entreprise 2007 et Microsoft Office Intégrale 2007, ainsi que dans les versions autonomes d'Office Word 2007 et d'Office Excel 2007.

Contenu de cet article

Comment vous pouvez utiliser un flux de travail pour gérer le processus de signature numérique

Avant de commencer

Démarrer un flux de travail de collecte des Signatures sur un document

Signer un document pour effectuer une tâche de flux de travail de collecte des Signatures

Comment utiliser un flux de travail pour gérer le processus de signature numérique

Office SharePoint Server 2007 étend la fonctionnalité de signature numérique d'Office Word 2007 et d'Office Excel 2007 en fournissant le flux de travail de collecte des signatures, que vous pouvez utiliser pour gérer le processus de collecte de nombreuses signatures numériques dans un document.

Fonctionnement des signatures numériques

Dans Office Word 2007 et Office Excel 2007, il est possible d'insérer des lignes de signature dans des documents et des classeurs pour capturer des signatures numériques. Une ligne de signature ressemble à un espace réservé à une signature classique pouvant apparaître dans un document imprimé, mais cela fonctionne différemment. Lorsqu'une ligne de signature est insérée dans un document Office, l'auteur du document peut spécifier des informations, mais aussi des instructions à l'attention du signataire. Lorsque ce dernier ouvre une copie électronique du document, il peut voir la ligne de signature et une notification indiquant que sa signature est requise. Le signataire peut cliquer sur la ligne de signature pour signer numériquement le document. Il peut alors taper une signature, sélectionner une image numérique de sa signature ou écrire une signature à l'aide de la fonction d'entrée manuscrite du Tablet PC. Lorsque le signataire ajoute une représentation visible de sa signature au document, une signature numérique est ajoutée simultanément pour authentifier son identité. Une fois qu'un document a été numériquement signé, il est alors en lecture seule pour éviter toute modification de son contenu.

Document avec lignes de signatures signées

La possibilité de capturer des signatures numériques à l'aide de lignes de signature dans des documents Office permet aux organisations d'utiliser des processus de signature sans papier pour des documents tels que des contrats ou autres accords. Contrairement aux signatures sur papier, les signatures numériques peuvent fournir un enregistrement exact de ce qui a été signé. Elles permettent également de vérifier la signature ultérieurement. Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur les signatures numériques dans Office version 2007 dans la section Voir aussi.

Utilisation d'un flux de travail pour collecter des signatures

Si vous enregistrez vos documents sur un site Office SharePoint Server 2007, vous pouvez aisément utiliser un flux de travail de collecte des signatures pour gérer le processus de collecte de signature. Par défaut, ce flux de travail est associé au type de contenu Document sur un site Office SharePoint Server 2007, il est ainsi disponible automatiquement pour les documents se trouvant dans des bibliothèques de documents.

Lorsque vous utilisez un flux de travail pour gérer le processus de collecte de signatures, le serveur gère toutes les tâches.

Démarrer le flux de travail    Lorsque vous démarrez le flux de travail de collecte des signatures sur un document ou un classeur Office version 2007, un message vous demande de remplir un formulaire d'initiation de flux de travail dans lequel vous spécifiez les noms des personnes qui doivent signer le document. Ce formulaire affiche automatiquement les noms des signataires suggérés spécifiés dans le document ou le classeur. Vous pouvez choisir d'affecter les tâches de signature dans l'ordre selon lequel les signatures apparaissent, ou bien d'affecter des tâches de signature à tous les signataires en même temps.

Réaliser une tâche de flux de travail    Une fois que le flux de travail a démarré, le serveur affecte une tâche de signature à chaque participant. Si des alertes par courrier électronique sont activées pour le serveur, ce dernier envoie aussi à chaque participant une alerte par courrier électronique concernant leur tâche de signature. Les participants peuvent cliquer sur le bouton Modifier cette tâche dans le message de la tâche Office Outlook 2007 pour ouvrir le document ou le classeur à signer et effectuer leur tâche de signature.

Afficher l'état du flux de travail    Pendant que le flux de travail de collecte des signatures est en cours, son propriétaire ou ses participants peuvent afficher la page État du flux de travail pour savoir quels participants ont achevé leur tâche. Lorsque tous les participants au flux de travail ont achevé leur tâche, le flux de travail prend fin et son propriétaire reçoit un message électronique qui l'avertit que le flux de travail de collecte des signatures est terminé. Ce message électronique spécifie les noms de toutes les personnes qui ont signé le document, ainsi que les noms des personnes désignées à l'origine en tant que signataires suggérés.

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Avant de commencer

Démarrer un flux de travail de collecte des signatures est chose aisée : il vous suffit de cliquer sur le bouton Microsoft Office, sur Flux de travail, puis sur Démarrer.

Mais avant de commencer, assurez-vous que :

  • Vous utilisez un classeur Office Excel 2007 ou un document Office Word 2007.

  • Vous avez enregistré le fichier dans une bibliothèque de documents sur un site Office SharePoint Server 2007. Pour plus d’informations sur l’enregistrement d’un fichier dans une bibliothèque SharePoint, voir l’article Enregistrer un fichier dans une bibliothèque SharePoint ou un autre emplacement Web.

  • Vous avez inséré au moins une ligne de signature dans le fichier. Les sections suivantes expliquent comment procéder.

Si n'importe quelle commande dans la procédure suivante n'est pas disponible, vous devez savoir que :

  • Pour démarrer un flux de travail de collecte des signatures directement à partir d'un programme Office version 2007, vous devez au moins disposer de l'autorisation Modifier des éléments pour la bibliothèque où est enregistré le document. Certains flux de travail peuvent nécessiter également l'autorisation Gérer les listes pour démarrer un flux de travail. En d'autres termes, vous avez besoin des mêmes autorisations que si vous utilisiez le navigateur. Renseignez-vous auprès du propriétaire de votre site.

  • Un propriétaire de site peut supprimer un flux de travail d'une liste ou d'une bibliothèque spécifique. Vous devez enregistrer le document dans une liste ou une bibliothèque où le flux de travail de collecte des signatures est disponible. Vérifiez auprès du propriétaire de votre site.

  • Un administrateur de collection de sites peut désactiver un type de flux de travail, tel que le flux de travail de collecte des signatures, pour tous les sites dans la collection de sites.

  • La possibilité de démarrer un flux de travail de collecte des signatures à partir d'Office Excel 2007 ou d'Office Word 2007 est disponible uniquement dans Microsoft Office Professionnel Plus 2007, Microsoft Office Entreprise 2007 et Microsoft Office Intégrale 2007, ainsi que dans les versions autonomes d'Office Excel 2007 et d'Office Word 2007.

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Démarrer un flux de travail de collecte des signatures sur un document

Le flux de travail de collecte des signatures diffère des autres flux de travail prédéfinis sur un site Office SharePoint Server 2007, car vous devez démarrer ce flux de travail à partir du programme Office version 2007 dans lequel la tâche de signature doit être effectuée. Ce flux de travail ne peut pas être démarré à partir de la bibliothèque de documents dans le navigateur.

Remarque : Si vous voulez garantir que les participants au flux de travail reçoivent des notifications et des rappels par courrier électronique sur leurs tâches de flux de travail une fois que vous avez démarré un flux de travail, consultez votre administrateur de serveur pour vérifier que les notifications par messagerie électronique ont été activées pour votre site.

  1. Ouvrez le document ou le classeur dans lequel vous voulez collecter des signatures numériques

    Remarque : Pour démarrer un flux de travail, vous pouvez ouvrir le document en mode Lecture seule ou Édition.

    Ouvrir un document de serveur à partir d’un programme Office

    1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

    2. Sous Regarder dans, cliquez sur Favoris réseau ou sur Mes sites SharePoint.

    3. Cliquez sur le nom du site SharePoint où se trouve votre fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

      Conseil : Sinon, vous pouvez double-cliquer sur le nom du site pour l'ouvrir. Vous pouvez également double-cliquer sur une bibliothèque ou un fichier pour l'ouvrir.

      Remarque : Si votre serveur n'apparaît dans aucune catégorie, tapez l'URL du serveur dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Ouvrir.

    4. Cliquez sur le nom de la bibliothèque qui contient le fichier, tel que Documents partagés, puis cliquez sur Ouvrir.

    5. Cliquez sur le nom du fichier que vous souhaitez ouvrir, puis cliquez sur Ouvrir.

  2. Si le document ou le classeur ne contient pas déjà des lignes de signatures pour capturer les signatures numériques que vous voulez collecter, insérez-les maintenant.

    Ajouter une ligne de signature

    1. Dans le document Office Word 2007 ou le classeur Office Excel 2007, positionnez le curseur dans votre document à l'emplacement où vous voulez ajouter une ligne de signature.

    2. Dans l'onglet Insérer, au niveau du groupe Texte, cliquez sur la flèche en regard de Ligne de signature, puis cliquez sur Ligne de signature Microsoft Office.

    3. Dans la boîte de dialogue Configuration de signature, tapez les informations relatives à la personne qui signera cette ligne. Ces informations s'affichent directement sous la ligne de signature dans le document. Procédez comme suit :

      • Tapez le nom du signataire dans la zone Signataire suggéré.

      • Tapez le titre officiel du signataire (le cas échéant) dans la zone Titre de signataire suggéré.

      • Tapez l'adresse de messagerie du signataire (le cas échéant) dans la zone Adresse électronique suggérée du signataire.

    4. Si vous voulez fournir des instructions au signataire, tapez ces instructions dans la zone Instructions au signataire. Ces instructions s'affichent dans la boîte de dialogue Signer utilisée par le signataire pour signer le document.

    5. Si vous voulez que le signataire soit en mesure d'ajouter des commentaires avec la signature, activez la case à cocher Permettre au signataire d'ajouter des commentaires dans la boîte de dialogue Signer.

    6. Si vous souhaitez afficher la date à laquelle la signature a été ajoutée à la ligne de signature, activez la case à cocher Affiche la date dans la ligne de signature.

    7. Cliquez sur OK.

    8. Pour ajouter d'autres lignes de signature, répétez les étapes 1 à 7.

  3. Si vous voulez ajouter de nouvelles lignes de signatures, cliquez sur le Bouton Microsoft Office , puis sur Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

  4. Si le document est extrait, vous devez également l'archiver avant de démarrer le flux de travail. Pour archiver le document, cliquez sur le Bouton Microsoft Office, pointez sur Serveur, puis cliquez sur Archiver.

  5. Pour démarrer le flux de travail, cliquez sur le bouton Microsoft Office, puis cliquez sur Flux de travail.

    Commande Flux de travail

  6. Dans la boîte de dialogue Flux de travail, recherchez le flux de travail Collecte des signatures, sélectionnez-le, puis cliquez sur Démarrer.

    Boîte de dialogue Flux de travail.

    Remarques : 

    1. Si le document est extrait pour vous, un message vous demande de l'archiver. Vous devez ensuite essayer de redémarrer le flux de travail.

    2. Si votre organisation a créé une version personnalisée du flux de travail Collecte des signatures disponible, le flux de travail Collecte des signatures peut posséder un nom différent.

  7. Dans la boîte de dialogue Nom du flux de travail, tapez les noms des personnes pour lesquelles vous voulez signer le document sur les lignes de signature appropriées, ou cliquez sur signataire pour sélectionner les noms des personnes ou des groupes auxquels vous souhaitez affecter des tâches de flux de travail.

  8. Si vous voulez affecter les tâches de signature selon l'ordre d'apparition des lignes de signatures dans le document, activez la case à cocher Demander les signatures dans l'ordre ci-dessous, plutôt que toutes à la fois.

    Remarque : Cette option est disponible uniquement si le document contient plus d'une ligne de signature Microsoft Office.

  9. Pour que d'autres personnes reçoivent des notifications (pas des affectations de tâche) une fois le flux de travail démarré, tapez leurs noms sur la ligne Cc ou cliquez sur Cc pour sélectionner des personnes et des groupes.

  10. Cliquez sur Démarrer.

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Signer un document pour effectuer une tâche de flux de travail de collecte des signatures

Vous allez probablement découvrir que vous avez une tâche consistant à signer un document lorsque vous allez recevoir une notification de tâche par courrier électronique. Vous pouvez effectuer votre tâche directement à partir du message électronique dans Office Outlook 2007.

  1. Dans votre message de tâche par courrier électronique, cliquez sur le bouton Modifier cette tâche, puis sur Ouvrir un document.

    Bouton Modifier cette tâche dans un message au sein d’Outlook

    Le bouton Modifier cette tâche est également disponible dans la partie supérieure d'une notification de tâche lorsque vous l'affichez dans le volet de lecture.

  2. Dans la barre des messages qui apparaît dans la partie supérieure de votre document actif, cliquez sur Signer.

    Barre des messages affichant une alerte concernant une tâche de signature de flux de travail

    Remarques : 

    • Si la bibliothèque où est enregistré ce document nécessite l'extraction des documents avant leur modification, vous devez éventuellement cliquer sur Extraire dans la barre des messages avant de cliquer sur Signer.

    • Si votre signature est requise à plus d'un emplacement dans le document, cliquez sur Afficher les tâches du flux de travail dans la barre des messages. Dans la boîte de dialogue Tâches de flux de travail, sélectionnez une tâche, puis cliquez sur Ouvrir pour signer à un emplacement spécifique. Répétez cette procédure pour chaque tâche de signature répertoriée.

  3. Pour ajouter votre signature au document, dans la boîte de dialogue Signer, procédez comme suit :

    • Pour ajouter une version imprimée de votre signature, tapez votre nom dans la zone située en regard de X.

    • Pour sélectionner une image de votre signature manuscrite, cliquez sur Sélectionner une image. Dans la boîte de dialogue Sélectionner l'image de la signature, accédez à l'emplacement de votre fichier d'images de signature, sélectionnez le fichier de votre choix, puis cliquez sur Sélectionner.

    • Pour ajouter une signature manuscrite (utilisateurs de Tablet PC uniquement), signez votre nom dans la zone située en regard de X à l’aide de la fonction de saisie manuscrite.

  4. Dans la boîte de dialogue Signer, cliquez sur Signer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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