Collaborer sur des présentations PowerPoint

Collaborer sur des présentations PowerPoint

Lorsque vous enregistrez votre présentation sur OneDrive ou SharePoint Online pour Office 365, vous pouvez travailler dessus en même temps que vos collègues.

Pour cela, tous les auteurs sur Windows doivent utiliser PowerPoint 2010 ou une version ultérieure, ou la dernière version de PowerPoint Online.

Partager votre présentation avec d’autres personnes et collaborer dessus en même temps

  1. Ouvrez votre présentation PowerPoint, puis sélectionnez Partager dans le coin supérieur droit du ruban lorsque vous êtes prêt à collaborer avec d’autres personnes.

    Partager
  2. Dans la zone Inviter des personnes, entrez l’adresse de courrier de la personne avec laquelle vous voulez partager la présentation. Si les informations de contact de la personne sont déjà stockées, vous pouvez simplement entrer son nom. La liste déroulante vous permet de déterminer si vos invités peuvent modifier le fichier ou seulement l’afficher.

    Boîte de dialogue du volet Partager dans PowerPoint
  3. Cliquez sur Partager. Si votre fichier a déjà été enregistré dans le cloud, une invitation électronique est envoyée à vos invités. Si vous n’avez pas enregistré votre présentation sur OneDrive ou SharePoint Online pour Office 365, PowerPoint vous invite à le faire maintenant. Lorsque vous aurez effectué cette opération, l’invitation électronique sera envoyée.

    Si vous n’avez pas enregistré votre présentation sur OneDrive ou SharePoint, PowerPoint vous invite à le faire.

Identifiez les parties en cours de modification dans votre présentation partagée

  1. Ouvrez la présentation et commencez à travailler dessus.

    Si un autre utilisateur affiche ou modifie la présentation, sa photo miniature apparaît dans le coin supérieur droit du ruban. PowerPoint vous avertit de l’arrivée ou du départ de nouvelles personnes dans votre présentation.

    Personnes et conversation

    Vous pouvez discuter instantanément avec les personnes qui travaillent dans la présentation à l’aide de Skype Entreprise. Une fenêtre de conversation s’ouvre alors pour vous permettre d’avoir une conversation instantanée. Sélectionnez le bouton Conversation Bouton pour la discussion de groupe dans PowerPoint 2016 pour démarrer une conversation de groupe avec les utilisateurs travaillant dans le document.

    Choisissez Commentaires commentaires pour créer des commentaires ou consulter les commentaires existants. Vous pouvez également répondre aux commentaires ou les résoudre, puis les marquer comme terminés.

  2. Vous pouvez également voir le nom des personnes qui affichent ou modifient la présentation dans le volet Partage. Un indicateur, présent sur la miniature de la diapositive et dans la diapositive réelle, indique où une personne travaille actuellement dans la présentation. Sélectionnez ou pointez sur cet indicateur pour découvrir qui modifie la présentation.

    Icône indiquant qu’un autre utilisateur collabore sur une diapositive dans PowerPoint 2016

    (Pour l’accessibilité, PowerPoint vous autorise également à activer l’affichage automatique du nom de la personne qui modifie la présentation. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à Fichier > Options > Options avancées > Afficher > Afficher les indicateurs de présence pour les éléments sélectionnés.)

    Icône représentant une personne travaillant sur une section d’une diapositive dans PowerPoint 2016 pour Windows
  3. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Fichier > Enregistrer.

    Si d’autres auteurs ont apporté des modifications, le message suivant apparaît lors de l’enregistrement.

    Message Modifications synchronisées dans PowerPoint

    Si vos mises à jour et celles des autres auteurs n’entrent pas en conflit, elles sont fusionnées automatiquement et vous n’avez pas besoin d’effectuer d’autres actions.

Les modifications apportées par d’autres personnes sont mises en surbrillance

Pour les abonnés Office 365, PowerPoint 2016 effectue automatiquement le suivi des modifications apportées dans les documents en ligne.

Cette fonctionnalité est uniquement disponible si vous avez souscrit un abonnement Office 365. Si vous êtes abonné à Office 365, vérifiez que vous avez la dernière version d’Office.

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  1. Lorsque vous rouvrez une présentation modifiée (ou si vous vous trouvez dans un fichier en cours de modification par une autre personne), les diapositives modifiées sont signalées par la couleur turquoise dans le volet Miniatures.

    Mise en surbrillance des révisions dans le volet Miniatures de PowerPoint
  2. Sélectionnez une miniature pour afficher la diapositive en taille réelle. La partie modifiée de la diapositive est encadrée en turquoise. Une notation d’accompagnement vous indique qui a apporté la modification, et le moment auquel la personne l’a apportée.

    (Dans certains cas, une diapositive révisée est mise en surbrillance, mais le type de modification qui a été apportée n’est pas encadrée dans la diapositive individuelle. Exemples de telles modifications : Modifications apportées dans le volet Notes, suppression d’une forme, ajout d’un commentaire et modifications d’animations.)

    Notation de mise en surbrillance des révisions concernant la personne qui a apporté une modification et le moment où cette dernière a été apportée

Éléments qui déterminent ce qui est mis en surbrillance :

  • Cette fonctionnalité est uniquement compatible avec les documents partagés qui sont stockés dans OneDrive et SharePoint.

  • Les modifications ne sont mises en surbrillance que lorsque la personne qui les apporte utilise PowerPoint 2016, version 8403 ou ultérieure.

  • Les modifications en sont pas mises en surbrillance si les données de révision ont été désactivées pour le document dans les options de confidentialité du Centre de gestion de la confidentialité :

    Si les options de confidentialité ne sont pas activées, le nom d’un utilisateur et l’heure à laquelle il a apporté des modifications à un objet sont stockés dans la présentation de manière à prendre en charge la fonctionnalité de mise en surbrillance des révisions. Utilisez l’inspecteur de document pour supprimer ces informations, le cas échéant. (Pour obtenir des conseils sur l’utilisation de l’inspecteur de document, consultez l’article Supprimer des données masquées et des informations personnelles en inspectant les présentations.)

    Si les options de confidentialité sont activées, la fonctionnalité de mise en surbrillance des révisions est désactivée. Cela signifie qu’aucune donnée personnelle (nom d’utilisateur et heures mentionnés ci-dessus) n’est stockée.

    Les données concernant l’état de lecture des diapositives individuelles sont stockées dans un fichier séparé sur le disque du PC, sous le chemin d’accès suivant : %appdata%\Microsoft\PowerPoint\SlideViewState. Cet emplacement est protégé par le dossier Utilisateurs Windows ; si vous le souhaitez, vous pouvez supprimer manuellement les fichiers qui enregistrent votre état de lecture.

  • Les modifications ne sont pas mises en surbrillance si le fichier est chiffré ou protégé par mot de passe.

  • Les modifications ne sont pas mises en surbrillance si le fichier est au format .odp ou dans l’ancien format .ppt ou .pps PowerPoint.

Résoudre des conflits de modifications

Si des modifications entrent en conflit, une comparaison visuelle entre vos modifications et les modifications conflictuelles d’un de vos collaborateurs apparaît lorsque vous sélectionnez Enregistrer. Vous pouvez choisir les modifications que vous voulez conserver.

Boîte de dialogue Modifications conflictuelles dans PowerPoint

Seules les modifications apportées par d’autres utilisateurs qui entrent directement en conflit avec vos modifications apparaissent dans la comparaison. Les modifications non conflictuelles sont fusionnées automatiquement dans votre présentation lors de l’enregistrement. Elles apparaissent dans l’affichage Mes modifications.

  1. Sélectionnez Mes modifications ou Modifications apportées par d’autres personnes.

  2. Si plusieurs conflits doivent être résolus, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Sélectionnez Suivant pour poursuivre la résolution des conflits. Sélectionnez Précédent pour revisiter un conflit antérieur.

    • Si vous voulez choisir le même ensemble de modifications pour tous les conflits restants, cochez la case Procéder de la sorte pour les conflits restants.

      Case à cocher « Procéder de la sorte pour les conflits restants » dans PowerPoint

  3. Lorsque vous avez terminé de résoudre les conflits, sélectionnez OK.

Activité liée au document

Le volet Activité vous permet de consulter la liste des modifications apportées jusqu’à présent et d’accéder aux versions antérieures. Sélectionnez Activité Historique des versions sur le ruban pour afficher le volet Activité.

Plan d’activités

Collaboration en temps réel avec l’enregistrement automatique

Remarque : Cette fonctionnalité est uniquement disponible si vous avez souscrit un abonnement Office 365. Si vous êtes abonné à Office 365, vérifiez que vous avez la dernière version d’Office.

Si vous avez souscrit un abonnement Office 365, vous pouvez utiliser la collaboration en temps réel avec l’enregistrement automatique. Cette fonctionnalité s’appuie sur les autres fonctionnalités de collaboration décrites dans cet article : elle vous permet de voir ce que font les autres utilisateurs en temps réel (taper du texte, par exemple) et enregistre automatiquement toutes les modifications apportées. Une zone ne peut être modifiée que par une seule personne à la fois. (Les zones en cours de modification sont signalées par un encadrement de couleur, et une icône de stylo et une notation concernant la personne qui modifie la diapositive sont affichées.)

Pour activer cette fonctionnalité, accédez à Fichier > Options > Général, puis sélectionnez l’option sous Options de collaboration en temps réel.

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