Collaborer par message électronique dans Office 365

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Office 365 encourage la collaboration via des groupes dans Outlook, les boîtes aux lettres partagées (ou groupes de distribution), des listes de distribution et les dossiers publics. Chacune de ces options a un objectif différent, expérience utilisateur et un ensemble de fonctionnalités. Procédure à utiliser dépend de ce que l’utilisateur doit faire et fournit des choix des outils de votre organisation.

Résumé des options de collaboration

Ce tableau décrit les diverses options de collaboration accessibles dans Office 365.

Outil de collaboration

Description

Groupes dans Outlook

Un espace de travail partagé qui convient pour toutes les applications dans Office 365. Inclut une boîte aux lettres partagée, le calendrier et OneDrive pour le site d’entreprise pour le stockage de fichiers. Les utilisateurs peuvent créer, rechercher et participer à des groupes dans Outlook directement à partir de leur messagerie ou le calendrier. Les utilisateurs nouveaux et existants avec un abonnement Office 365 ou Exchange Online peuvent utiliser des groupes dans Outlook.

Boîte aux lettres partagée

Boîte aux lettres qui permet à certains utilisateurs de lire et d’envoyer des messages électroniques, et de partager un calendrier. Les boîtes aux lettres partagées peuvent également servir d’adresse de messagerie générique (par exemple, info@contoso.com ou ventes@contoso.com) et permettre aux clients de demander des informations sur l’entreprise. Lorsque l’autorisation Envoyer en tant que est activée sur la boîte aux lettres partagée, les messages envoyés à partir de la boîte aux lettres utilisent l’adresse générique (par exemple, ventes@contoso.com).

Liste de distribution (ou groupe de distribution)

Permet de distribuer les messages électroniques à plusieurs personnes simultanément. Les groupes de distribution sont également appelés groupes de distribution à extension messagerie. Une variante du groupe de distribution, appelée groupe de distribution dynamique, est un objet Groupe Active Directory qui permet d’envoyer des messages électroniques à un grand groupe de destinataires susceptible d’évoluer. Les destinataires sont déterminés à l’aide des filtres et conditions que vous spécifiez (par exemple, membres d’un site particulier ou employés à temps plein).

Les groupes Office 365 dans Outlook offrent une solution pour la collaboration plus puissante que les groupes de distribution. Pour plus d’informations, voir pourquoi vous devez mettre à niveau vos listes de distribution à des groupes dans Outlook et les listes de distribution de migrer vers Office 365 groupes.

Dossier public

Conçus pour l’accès partagé, les dossiers publics permettent de recueillir, d’organiser et de partager des informations avec d’autres membres de l’organisation de façon simple et efficace. Ils organisent le contenu au sein d’une hiérarchie étendue facile à parcourir et toujours visible dans l’affichage des dossiers Outlook. Les dossiers publics peuvent être à extension messagerie et ajoutés en tant que membres du groupe de distribution. Les messages envoyés au groupe de distribution sont ajoutés automatiquement au dossier public à des fins d’archivage ou de référence. Les dossiers publics fournissent également un partage de documents simple lorsque vous n’avez pas d’abonnement SharePoint Online.

Quel outil de collaboration devez-vous utiliser ?

Le tableau suivant donne un aperçu des différents types de groupes et décrit les modalités de leur utilisation avec les différentes fonctionnalités de collaboration d’Office 365.

Groupes dans Outlook

Listes de distribution

Boîtes aux lettres partagées

Dossiers publics

Utilisateurs

Utilisateurs qui souhaitent accéder à un espace de collaboration pour les messages, fichiers et calendrier de leur groupe, intégré aux services Office 365 qu’ils utilisent déjà (Outlook Web App, OneDrive Entreprise).

Utilisateurs qui ont besoin d’envoyer des messages à un groupe de destinataires ayant une caractéristique ou un intérêt commun.

Les boîtes aux lettres partagées s’avèrent très utiles pour gérer les questions des clients envoyées par courrier électronique, car plusieurs personnes au sein de votre organisation peuvent surveiller la boîte aux lettres et répondre aux questions. Vos clients obtiennent ainsi plus rapidement des réponses, et les messages électroniques associés sont tous stockés dans une seule boîte aux lettres.

Délégués qui travaillent au nom d’une entité virtuelle, telle que support@contoso.com. Les délégués peuvent répondre aux messages électroniques en tant qu’identité de boîte aux lettres partagée.

Dès lors qu’ils disposent des autorisations utiles, tous les membres de votre organisation peuvent accéder aux dossiers publics et y effectuer des recherches. Ils conviennent parfaitement à l’archivage des messages ou au partage des documents.

Taille de groupe idéale

Toute

Grande

Petite

Grande

Accès

Utilisateurs d’Exchange Online et d’Office 365

Pour les groupes de distribution, les membres doivent être ajoutés manuellement. Pour les groupes de distribution dynamique, les membres sont ajoutés en fonction de critères de filtrage.

Les autorisations Accès total et/ou Envoyer en tant que peuvent être octroyées aux utilisateurs. Si les autorisations Accès total, les utilisateurs doivent également ajouter la boîte aux lettres partagée à leur profil Outlook pour y accéder.

Accessible par les membres de votre organisation

Calendrier partagé ?

Oui

Non

Oui

Oui

Les messages électroniques arrivent-ils dans la boîte de réception personnelle de l’utilisateur ?

Non. Les utilisateurs peuvent s’abonner à un groupe, puis transférer tous les messages du groupe vers leur boîte de réception.

Oui. Les messages électroniques arrivent dans la boîte de réception des membres du groupe de distribution.

Non. Les messages électroniques arrivent dans la boîte de réception de la boîte aux lettres partagée.

Non. Les messages électroniques arrivent dans le dossier public.

Clients pris en charge

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013 (transfert après abonnement)

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010 (transfert après abonnement)

  • Outlook 2007 (transfert après abonnement)

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

  • Outlook 2016

  • Outlook 2013

  • Outlook Web App

  • Outlook 2010

  • Outlook 2007

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