Collaboration lors de réunions

Office Live Meeting Web Access présente différentes façons de collaborer avec d'autres participants d'une réunion. Vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

  • Annoter des diapositives de collaboration, par exemple l'écriture ou le dessin sur une diapositive.

  • Activer des conversations en tête-à-tête entre les participants, ou donner la parole à un participant.

  • Recevoir des questions de participants et y répondre.

  • Taper des notes partagées visibles par tous et permettre à d'autres personnes d'en ajouter ou de les modifier.

La plupart de ces fonctionnalités sont mises automatiquement à la disposition des présentateurs, mais vous devez les activer manuellement pour les participants. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gestion des réunions et participants.

Annotation des diapositives de collaboration

En utilisant des outils d'annotation pour marquer les diapositives de collaboration, vous pouvez améliorer votre présentation et apporter plus de clarté. Vous pouvez également permettre à d'autres participants d'interagir avec vous et entre eux.

Les outils d'annotation suivants sont disponibles :

  • Télépointeur Utilise un gros point rouge pour pointer vers des zones de la diapositive.

  • Écrire du texte Ajoute des notes ou commentaires à une diapositive.

  • Dessiner une forme Dessine des lignes, flèches et formes sur une diapositive.

  • Dessiner un surligneur Dessine une couleur d'arrière-plan sur une diapositive, semblable à un surligneur.

  • Enregistrer le marquage Ajoute une flèche, une coche ou une croix à une diapositive.

Vous pouvez effacer certaines ou l'ensemble des annotations que vous et d'autres participants ajoutez à une diapositive lors d'une réunion.

Vous pouvez définir des autorisations pour que les participants annotent des diapositives. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gestion des réunions et participants.

Pour utiliser l'outil d'annotation Télépointeur

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Afficher le télépointeur.

  2. Dans la zone de présentation, cliquez sur l'emplacement de la diapositive vers lequel vous voulez pointer. Pour déplacer le télépointeur, cliquez sur votre pointeur et faites-le glisser sur la diapositive.

Pour utiliser l'outil d'annotation Écrire du texte

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Écrire du texte.

  2. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Ouvrir la barre d'outils du texte et choisir la mise en forme du texte que vous voulez taper sur la diapositive.

  3. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélectionner la couleur et choisir une couleur pour le texte que vous voulez taper sur la diapositive.

  4. Dans la zone de présentation, cliquez sur l'emplacement de la diapositive où vous voulez ajouter le texte, puis commencez à le taper.

Pour utiliser l'outil d'annotation Dessiner une forme

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Dessiner une forme.

  2. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélectionner une forme dans la liste et choisir le type de trait ou de forme à tracer sur la diapositive.

  3. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélectionner la couleur et choisir une couleur pour le trait ou la forme à dessiner sur la diapositive.

  4. Dans la zone de présentation, cliquez sur l'emplacement de la diapositive où vous voulez commencer à dessiner, puis faites glisser votre pointeur pour créer les lignes et les traits.

Pour utiliser l'outil d'annotation Dessiner un surligneur

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Dessiner un surligneur.

  2. Dans la zone de présentation, cliquez sur l'emplacement de la diapositive où vous voulez commencer à surligner, puis faites glisser votre pointeur sur la zone mise en surbrillance.

Pour utiliser l'outil d'annotation Enregistrer le marquage

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Enregistrer le marquage.

  2. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Sélectionner un marquage dans la liste et choisir le type de marquage à ajouter, par exemple une flèche, une coche ou une croix.

  3. Dans la zone de présentation, cliquez sur l'emplacement de la diapositive où vous voulez ajouter le marquage.

Pour effacer une annotation d'une diapositive

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Effacer les annotations.

  2. Dans la zone de présentation, cliquez sur l'annotation à effacer.

Pour effacer toutes les annotations d'une diapositive

  1. Dans la barre d'outils inférieure, cliquez sur le bouton Effacer toutes les annotations.

  2. Dans la boîte de dialogue Confirmer l'effacement des annotations, cliquez sur OK.

Utilisation de la conversation

La conversation permet aux participants d'avoir des échanges brefs en tête-à-tête en dehors du groupe. Les conversations représentent un moyen utile pour les présentateurs de communiquer avec les participants au cours d'une réunion. Si vous activez la conversation pour les participants, ils peuvent discuter entre eux. Vous pouvez également empêcher des participants individuels de parler avec vous.

Vous pouvez définir des autorisations pour que les participants prennent part à des conversations. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gestion des réunions et participants.

Toutefois, vous n'avez pas besoin d'activer les autorisations de conversation pour démarrer une session de conversation avec un participant qui pose une question ou lève la main.

Pour converser en tête-à-tête avec un participant

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Participants.

  2. Dans le volet Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom du participant avec lequel vous voulez démarrer une session de conversation, puis cliquez sur Conversation.

  3. Dans la fenêtre Conversation un à un, tapez un message à envoyer au participant, puis cliquez sur Envoyer. La session de conversation se poursuit jusqu'à ce que l'un de vous fermiez la fenêtre Conversation un à un.

Pour empêcher un participant de converser en tête-à-tête avec vous

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Participants.

  2. Dans le volet Participants, cliquez avec le bouton droit sur le nom du participant que vous souhaitez empêcher de discuter avec vous, puis cliquez sur Bloquer la conversation.

Gestion des questions

Le Gestionnaire de questions permet de lire les questions des participants et d'y répondre. Il identifie chaque question par le nom de la personne qui l'a posée et l'heure à laquelle elle a été posée. Vous pouvez répondre aux questions des façons suivantes :

  • répondre de façon privée à la question ;

  • répondre à la question et permettre à tous les participants d'afficher la question et la réponse (mais pas l'identité de la personne qui l'a posée) ;

  • rejeter la question.

Le Gestionnaire de questions s'affiche également lorsqu'un participant lève la main. Vous pouvez répondre à une main levée des façons suivantes :

  • démarrer une conversation en tête-à-tête avec le participant ;

  • donner la parole à un participant, en lui permettant de taper des messages qui s'affichent sur les consoles de tous les participants (semblables à la fenêtre d'une session de conversation) ;

  • ignorer la main levée, ce qui indique que vous n'êtes pas disponible pour traiter la question.

À tout moment pendant ou après une réunion, vous pouvez visualiser un journal de toutes les questions et réponses relatives à une réunion. Vous pouvez définir des autorisations pour que les participants puissent poser des questions. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gestion des réunions et participants. En tant que présentateur, vous pouvez également poser des questions aux autres présentateurs et lever votre main. Pour en savoir plus sur le fait de poser des questions et de lever la main, reportez-vous à Collaboration lors de réunions.

Pour afficher le Gestionnaire de questions

  1. Dans la barre de commandes principale, cliquez sur Questions et réponses.

  2. Dans le volet Questions et réponses, cliquez sur l'onglet Gérer.

Pour répondre à une question

  1. Dans le Gestionnaire de questions, sous Questions, cliquez sur la question à laquelle vous voulez répondre. Les questions sont signalées par un point d'interrogation dans une icône de bulle à gauche du nom du participant.

  2. Sous Question de [participant], tapez votre réponse à la question.

  3. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour envoyer la réponse uniquement au participant qui a posé la question, cliquez sur Publication privée.

    • Pour afficher la question et votre réponse dans les volets Questions et réponses de tous les participants, cliquez sur Publication publique.

    • Pour ignorer la question, cliquez sur Supprimer.

Pour donner la parole à un participant qui pose une question

  1. Dans le Gestionnaire de questions, sous Questions, cliquez sur la question posée par le participant auquel vous voulez donner la parole.

  2. Cliquez sur Donner la parole.

Pour répondre à une main levée

  1. Dans le Gestionnaire de questions, sous Questions, cliquez sur la main levée à laquelle vous voulez répondre. Une main levée est signalée par une icône en forme de main à gauche du nom du participant.

  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Pour converser avec le participant, cliquez sur Conversation.

    • Pour donner la parole au participant, cliquez sur Donner la parole.

    • Pour ignorer la main levée, cliquez sur Supprimer.

Pour afficher le journal des questions

  • Dans le Gestionnaire de questions, cliquez sur Afficher le journal.

Pour effacer le journal des questions

  • Dans le Gestionnaire de questions, cliquez sur Effacer le journal.

Utilisation de notes partagées

Vous pouvez prendre des notes lors d'une réunion et les partagere avec le groupe à l'aide de la fonctionnalité Notes partagées. Les notes partagées apparaissent dans une fenêtre que tous les participants peuvent afficher en cliquant sur le bouton Notes partagées dans la barre d'outils supérieure. En tant que présentateur, vous pouvez afficher et modifier les notes partagées.

Vous pouvez définir des autorisations pour que les participants affichent, enregistrent (pour les utilisateurs du client Windows) et modifient ces notes ; les affichent et les modifient uniquement; ou ne les affichent pas du tout. Pour plus d'informations, reportez-vous à Gestion des réunions et participants.

Remarque : Dans Live Meeting Web Access, il n'est pas possible d'enregistrer les notes partagées, mais les présentateurs et les participants peuvent les enregistrer enles copiant et en les collant dans une application de modification du texte, telle que le Bloc-notes.

Pour afficher ou modifier les notes partagées

  1. Dans la barre d'outils supérieure, cliquez sur le bouton Notes partagées.

  2. Dans la fenêtre Notes partagées, affichez ou modifiez les notes.

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