Publipostage avancé

Cibler les destinataires avec un code de champ

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Pour rendre le publipostage avancé encore plus efficace, nous pouvons cibler le message à l’aide d’un code de champ.

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Codes de champ dans Word

Publipostage

Utiliser le publipostage à un niveau avancé

Pour améliorer l’efficacité de notre message électronique,

nous pouvons faire en sorte que ce message soit uniquement adressé aux destinataires devant faire réviser leur voiture.

Puis, nous pouvons éliminer toute formulation ambiguë en étant plus directs : il est temps de faire réviser votre voiture.

Cliquez sur Modifier la liste de destinataires. Une colonne indique la date de la prochaine visite prévue pour chaque destinataire.

Cliquez sur Filtrer. Sélectionnez le champ Prochaine visite. Dans Comparaison, sélectionnez Inférieur ou égal à.

Dans Comparer à, tapez la date du jour, puis cliquez sur OK.

La liste de destinataires est réduite selon les dates de la colonne Prochaine visite antérieures à aujourd’hui.

Ce filtrage est pratique si vous prévoyez d’envoyer seulement quelques fois un document par courrier électronique.

Mais si vous utilisez régulièrement le publipostage pour un document, vous pouvez gagner du temps en filtrant les destinataires à l’aide du code de champ.

Tout d’abord, cliquez sur Filtrer puis sur Effacer tout. Ensuite, cliquez sur OK à deux reprises.

Cliquez sur le début de votre message électronique, puis cliquez sur Règles.

C’est ici que vous pourrez ajouter un code de champ pour le publipostage.

Nous allons utiliser le code de champ Sauter l’enregistrement si.

Dans ce code, vous définissez une condition, comme Prénom est égal à Fred.

Si la condition est remplie, Word saute l’enregistrement lors de la fusion.

Cliquez sur Annuler, car nous allons entrer notre code manuellement.

Appuyez sur Alt+F9, puis sur Ctrl+F9 et tapez SAUTERSI suivi d’un espace. Cliquez sur Insérer un champ de fusion et sélectionnez Prochaine_visite, puis appuyez sur la barre d’espace.

Entrez les symboles « supérieur à » et « égal », puis appuyez sur la barre d’espace.

Ensuite, appuyez sur Ctrl+F9 et entrez DATE – le code de champ affichant la date d’aujourd’hui dans un document.

À présent, Word sautera tous les enregistrements dont la date de Prochaine visite sera supérieure ou égale à la date du jour.

Cependant, avant que la comparaison puisse fonctionner, nous devons ajouter un commutateur de mise en forme pour formater les deux dates à l’identique.

Dans le code de champ, cliquez après Prochaine_visite.

Puis appuyez successivement sur la barre d’espace, la barre oblique inverse et le symbole @, pour mettre en forme le nombre en tant que date.

Puis, entre guillemets, tapez quatre « A » majuscules, deux « M » majuscules et deux « J » majuscules.

Ensuite, répétez ceci dans le code de champ Date.

Vérifiez que le commutateur d’image est identique pour les deux codes de champ. Appuyez sur Alt+F9 puis F9 pour mettre à jour le champ.

Le code de champ SAUTERSI est masqué et Word ne le lira pas tant que vous n’aurez pas effectué de fusion.

Pour essayer le code SAUTERSI, ajoutez un champ de fusion temporaire ici, qui affichera la date de la prochaine visite.

Cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels. Cliquez sur OK pour fusionner tous les enregistrements en un nouveau document.

À présent, tout en faisant défiler ce document, vérifiez les dates.

Normalement, seuls les messages dont la date de prochaine visite est antérieure à la date du jour sont affichés.

Une fois que vous avez terminé, vous pouvez supprimer ce document.

Une dernière chose : imaginons que vous commettiez une erreur durant la saisie d’un code de champ.

Avant de terminer une fusion, cliquez sur Rechercher les erreurs, sur Simuler la fusion avec compte rendu d’erreurs dans un nouveau document, puis sur OK.

Word affiche les champs de fusion contenant des erreurs.

Dans ce cas, vous pouvez supprimer le champ ou sélectionner le nom correct à partir de la liste de champs dans la source de données.

Lorsqu’il n’y a plus d’erreurs, cliquez sur OK.

Pour effectuer la fusion finale, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Envoyer des messages électroniques. Remplissez la ligne Objet, puis cliquez sur OK.

Dans ce cours, vous avez appris à dépasser les outils de publipostage de base pour mener à bien des publipostages avancés à l’aide des codes de champ.

Pour en savoir plus sur les codes de champ, consultez les liens dans le résumé du cours.

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