Choisir comment stocker et gérer les enregistrements

Dans SharePoint, vous pouvez gérer les enregistrements dans une archive ou dans le même référentiel de documents que les documents actifs.

Présentation

Avant de mettre en œuvre votre solution de gestion des enregistrements, vous devez collaborer avec vos administrateurs afin de la planifier. Pour plus d’informations sur la planification et l’implémentation de solutions de gestion des enregistrements, voir la section Voir aussi.

Un site Centre des enregistrements    sert d’archive et les documents sont copiés vers l’archive lorsqu’ils deviennent des enregistrements. Un document est considéré comme un enregistrement s’il réside dans l’archive d’enregistrements.

La gestion des enregistrements sur place    offre une alternative à la procédure traditionnelle consistant à copier ou déplacer des enregistrements vers un autre emplacement, puis à appliquer des stratégies de sécurité et de rétention. Vous pouvez gérer les enregistrements « sur place », ce qui veut dire que vous pouvez laisser un document à son emplacement actuel sur un site, le déclarer comme enregistrement et appliquer à ce dernier les propriétés appropriées de sécurité, de conservation et de destruction.

Une approche hybride est également possible. Par exemple, vous pourriez conserver les enregistrements sur place avec les documents actifs pendant deux ans, puis déplacer les enregistrements vers une archive d’enregistrements une fois le projet achevé.

Centre des enregistrements

Le contenu de l’ensemble de l’entreprise peut être envoyé vers un Centre des enregistrements, puis acheminé vers l’emplacement approprié où lui sont appliquées les autorisations et stratégies adéquates telles que l’expiration et l’audit.

Les métadonnées, ou informations relatives aux données, jouent un rôle majeur dans la gestion des informations et leur récupération ultérieure. Des fonctionnalités telles que les types de contenu, l’organisateur de contenu et les dossiers virtuels aident à prendre en charge l’utilisation des données.

Les fonctionnalités d’un Centre des enregistrements sont les suivantes :

  • ID de document    À chaque document peut être assigné un identificateur unique, qui reste associé au document même lorsqu’il est archivé. Cela permet de faire facilement référence aux enregistrements à l’aide d’un ID, quel que soit leur emplacement.

  • Rétention multi-phase    Les stratégies de rétention peuvent comporter plusieurs phases, ce qui vous permet de spécifier l’ensemble du cycle de vie des documents sous la forme d’une stratégie unique (par exemple passer en revue les contrats chaque année et les supprimer au bout de sept ans).

  • Rapports d’audit par élément    Vous pouvez générer un rapport d’audit personnalisé concernant un enregistrement spécifique.

  • Plans de gestion de fichiers hiérarchiques    Vous pouvez créer des structures de dossiers hiérarchiques profondes et gérer la rétention au niveau de chaque dossier de la hiérarchie (ou hériter des dossiers parents).

  • Rapport de plan de gestion de fichiers    Vous pouvez générer des rapports d’état indiquant le nombre d’éléments à chaque phase du plan de gestion de fichiers, ainsi qu’un report des stratégies de rétention sur chaque nœud du plan.

  • Taxonomie et types de contenu centralisés    L’archive sera un consommateur des types de contenu et des taxonomies à l’échelle de l’entreprise, ce qui garantit la cohérence et le transfert de contexte entre les espaces de collaboration et l’archive. Nous discuterons plus en détail de nos investissements en matière de taxonomie 2010 lors de nos prochains billets.

  • Organisateur de contenu    Le routeur d’enregistrements peut utiliser des métadonnées pour acheminer les documents entrants au bon endroit dans le plan de gestion de fichiers hiérarchique. Par exemple, il vous permet d’appliquer automatiquement des règles au contenu soumis, telles que « Si un contrat d’achat porte la marque du Projet Alpha, l’envoyer vers le sous-dossier Contrats Alpha et appliquer la stratégie de rétention de ce dossier à l’élément ».

  • Dossiers virtuels    Le plan de gestion de fichiers constitue un excellent moyen de gérer un référentiel, mais parfois il ne convient pas à la navigation et à la recherche du contenu. Le Centre des enregistrements SharePoint 2010 tire parti d’une nouvelle fonctionnalité appelée navigation basée sur les métadonnées, qui vous permet d’exposer des métadonnées clés sous forme de dossiers virtuels :

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Gestion des enregistrements sur place

Tout site peut être activé pour la gestion des enregistrements sur place et configuré comme système de gestion des enregistrements. Dans ce type de système, contrairement au Centre des enregistrements, vous pouvez stocker les enregistrements avec des documents actifs dans un espace de collaboration.

La gestion sur place vous permet de contrôler le contenu dans les espaces de collaboration. Certains documents SharePoint (ou blogs, wikis, pages web et éléments de liste) peuvent ainsi être déclarés comme enregistrements. Le système peut empêcher la modification ou la suppression de ces enregistrements, si les stratégies en vigueur au sein de votre organisation l’imposent.

L’audit, la rétention, l’expiration, la création de rapports, les flux de travail d’enregistrements, eDiscovery et la conservation légale sont toutes des fonctionnalités auxquelles vous pouvez recourir dans un espace de collaboration afin de parvenir à un équilibre entre la valeur de SharePoint pour les utilisateurs finals et la nécessité de bénéficier d’une gouvernance des informations.

Les enregistrements peuvent être déclarés manuellement, dans le cadre d’un processus plus étendu dans un flux de travail, ou en tant que phase planifiée de la rétention d’un document, par exemple au bout de deux ans. L’essentiel est que, une fois déclaré comme enregistrement, le contenu n’est pas déplacé vers une archive ; il reste au même endroit afin que les utilisateurs puissent facilement le trouver et interagir avec le contenu.

Voici quelques-uns des avantages supplémentaires offerts par l’utilisation d’un système de gestion des enregistrements sur place :

  • Les enregistrements peuvent exister et être gérés sur plusieurs sites.

  • Le contrôle de version étant activé, la conservation de versions des enregistrements est automatique.

  • La recherche peut être exécutée simultanément dans des enregistrements et des documents actifs.

  • Meilleur contrôle de ce qu’est un enregistrement dans votre organisation et de qui peut créer un enregistrement.

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Considérations relatives à la planification de solution

Quand se présente la question de savoir s’il faut gérer les enregistrements dans un centre des enregistrements distinct ou dans le même site de collaboration que celui où les documents ont été créés, prenez en compte les considérations suivantes :

  • La gouvernance du site de collaboration convient-elle à la gestion des enregistrements ?

  • Votre industrie est-elle soumise à des exigences de réglementations qui imposent la séparation des enregistrements et des documents actifs ?

  • L’administrateur d’un site de collaboration doit-il être habilité à gérer un site contenant des enregistrements ?

  • Vous souhaiterez peut-être stocker les enregistrements dans un site qui applique un accès plus restreint que le site de collaboration ou dans un site sauvegardé selon un planning différent.

  • Quelle sera la durée d’utilisation du site de collaboration ? Si les enregistrements devront être conservés pendant une durée supérieure à celle du projet, choisir une stratégie de gestion des enregistrements sur place signifie que vous devrez conserver le site de collaboration au-delà de sa durée d’utilisation.

  • Les membres du projet devront-ils accéder fréquemment aux documents une fois ceux-ci convertis en enregistrements ? Si vous adoptez une approche sur place, les membres du projet peuvent accéder aux documents de la même manière, qu’il s’agisse de documents actifs ou d’enregistrements.

  • Les responsables des enregistrements dans votre organisation sont-ils responsables uniquement des enregistrements ou de toutes les informations (que celles-ci soient actives ou dans un enregistrement) ? S’ils sont responsables uniquement des enregistrements officiels, il leur sera peut-être plus facile de disposer d’un centre des enregistrements distinct.

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