Calendriers SharePoint II : connecter un calendrier SharePoint à Outlook

Vue d’ensemble

Calendrier SharePoint, image Outlook, flèches

Connectez un calendrier SharePoint à Outlook pour pouvoir afficher et mettre à jour le calendrier directement à partir d’Outlook, un programme que vous utilisez probablement déjà tous les jours.

Vous n’avez pas la version Office 2007 ? Vous pouvez télécharger la version d’évaluation de 60 jours gratuite ou l’acheter dès maintenant.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • connecter le calendrier SharePoint à Outlook et l’afficher en même temps que votre calendrier Outlook principal ;

  • utiliser Outlook pour entrer ou modifier des éléments du calendrier directement dans le calendrier SharePoint, même lorsque vous êtes hors connexion ;

  • copier des éléments entre les deux calendriers pour faciliter la planification ;

  • déconnecter un calendrier SharePoint lorsque vous ne souhaitez plus y accéder à partir d’Outlook.

Ce cours comprend :

  • une leçon d’autoformation ;

  • un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Comprendre les différents types d’entrées du calendrier Outlook (Événement, Rendez-vous, Réunion) ou consulter Calendrier I : principes de base du calendrier Outlook.

Comprendre les principes de base des calendriers SharePoint (définition et recherche d’un calendrier sur un site SharePoint) ou consulter Calendriers SharePoint I : profiter des avantages du calendrier d’équipe.

Votre société utilise-t-elle l’un des produits suivants : Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Effectuez-vous le suivi des événements ou plannings partagés dans un calendrier sur un site SharePoint ?

Si vous avez répondu oui à ces questions et que vous utilisez Outlook 2007, vous souhaiterez apprendre à connecter le calendrier SharePoint à Outlook afin de pouvoir afficher et mettre à jour le calendrier directement à partir d’Outlook, un programme que vous utilisez probablement déjà tous les jours.

Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Se connecter à Outlook et y afficher ou modifier le calendrier

Calendrier SharePoint, personne au bureau, calendrier Outlook

Vous pouvez connecter le calendrier partagé à Outlook.

Dans le premier cours de cette série, vous avez découvert les avantages liés à l’utilisation d’un calendrier sur un site SharePoint et vous avez appris à utiliser ce calendrier partagé sur le site. Mais que se passe-t-il si vous effectuez le suivi de la planification de vos tâches dans Outlook ? Devez-vous basculer en permanence entre le navigateur Web et Outlook ? Heureusement, la réponse est non. Si vous utilisez Outlook, vous pouvez connecter le calendrier partagé à Outlook.

Dans Outlook, vous bénéficierez de tous les avantages du calendrier partagé car vous pourrez l’afficher et le comparer à votre planification personnelle. De cette manière, vous pourrez facilement établir une comparaison entre les plannings et éviter tout conflit.

Rendre le calendrier SharePoint visible dans Outlook

Étapes de connexion d’un calendrier SharePoint à Outlook

Animation indiquant comment connecter le calendrier SharePoint à Outlook.

La connexion du calendrier SharePoint à Outlook est très simple. Vous commencerez dans le calendrier sur le site SharePoint, où vous cliquerez sur Se connecter à Outlook dans le menu Actions. Lorsque le calendrier sera connecté à Outlook, vous pourrez l’afficher dans la fenêtre Outlook principale. Étant donné qu’il est possible d’afficher plusieurs calendriers à la fois dans Outlook, vous pourrez voir simultanément le calendrier partagé et votre planning personnel.

Notez également que toute personne pouvant afficher le calendrier SharePoint peut le connecter à Outlook.

Pour obtenir un exemple de connexion du calendrier SharePoint à Outlook et pour avoir une idée de sa présentation dans Outlook, cliquez sur Lecture au-dessus de l’illustration. (Ne vous embêtez pas à mémoriser les étapes. Nous avons inclus les étapes détaillées dans l’aide-mémoire à la fin de ce cours.)

Entrer un élément du calendrier à partir d’Outlook

Étapes de création d’un nouveau rendez-vous dans le calendrier SharePoint

Animation indiquant comment ajouter un élément du calendrier à partir d’Outlook.

Comme indiqué à la page précédente, dès que vous connectez le calendrier SharePoint à Outlook et que vous l’affichez, sa présentation est semblable à celle de votre calendrier Outlook principal. Dès que la connexion est établie, vous pouvez créer, modifier ou même supprimer des événements et des rendez-vous dans le calendrier SharePoint, comme vous le faites dans votre calendrier principal.

Remarque     Vous devrez disposer des autorisations requises pour le calendrier du site SharePoint afin d’y créer, modifier ou supprimer des éléments. (Pour les obtenir, contactez la personne qui a configuré le calendrier SharePoint.)

Les entrées que vous effectuez dans le calendrier partagé via Outlook sont également visibles dans le calendrier sur le site SharePoint.

Vous avez probablement déjà réfléchi aux points suivants, mais il est néanmoins utile de les mentionner : le calendrier étant partagé, la plupart des opérations que vous effectuez dans le calendrier partagé (fixer de nouveaux rendez-vous, les modifier ou les supprimer) sont susceptibles d’affecter d’autres personnes. Il est important de penser à ces répercussions éventuelles lorsque vous ajoutez de nouveaux éléments, et particulièrement lorsque vous modifiez ou supprimez des éléments existants.

Pour créer une nouvelle entrée de calendrier, vous commencerez par cliquer dans le calendrier partagé dans Outlook. Vous trouverez les étapes détaillées dans l’aide-mémoire à la fin de ce cours (nous avons également inclus les étapes destinées à vérifier si vous disposez des autorisations requises pour ajouter ou modifier des éléments). Pour afficher un exemple animé et obtenir un aperçu de ce fonctionnement, cliquez sur Lecture au-dessus de l’image.

Un mot sur les rappels Outlook

Le fractionnement de l’écran affiche les rappels d’Outlook, et non du site SharePoint.

Les rappels fonctionnent uniquement dans Outlook et ne concernent que vous.

Lorsque vous connectez un calendrier SharePoint à Outlook, vous pouvez définir des rappels personnels en utilisant le même processus que pour n’importe quel rendez-vous Outlook (nous avons inclus les étapes correspondantes dans l’aide-mémoire à la fin de ce cours).

Toutefois, n’oubliez pas que les rappels fonctionneront uniquement pour vous et à partir d’Outlook (en d’autres termes, les rappels ne sont pas partagés et ne sont pas disponibles dans la version Web du calendrier).

Copier des entrées du calendrier privé dans le calendrier public

[Untitled] Élément du calendrier Outlook principal, commande Copier dans un dossier

Animation indiquant comment copier une entrée du calendrier privé dans le calendrier partagé.

Nous avons vu que, dans Outlook, vous pouvez afficher deux calendriers à la fois : votre calendrier personnel, qui n’est pas visible sur le site SharePoint, et le calendrier public, qui est visible. Comment faire si vous voulez qu’un rendez-vous ou événement apparaisse dans les deux calendriers ? Devez-vous créer deux fois ce rendez-vous ? Heureusement, cela n’est pas nécessaire, car il est facile de créer une copie.

Pour quelles raisons pouvez-vous souhaiter qu’un rendez-vous apparaisse dans les deux calendriers ? Probablement pour faciliter la planification. Par exemple, supposons que des salariés de votre société publient le planning de leurs congés dans un calendrier sur un site Web d’équipe SharePoint. De cette manière, chacun peut rapidement savoir qui travaille et qui est en congé. Vous souhaitez publier vos congés dans ce calendrier, mais également dans votre calendrier personnel afin de ne pas planifier accidentellement une tâche professionnelle pendant vos congés.

Même s’il est possible de faire glisser un élément d’un calendrier vers l’autre, cette méthode est déconseillée. Pourquoi ? Parce que vous risquez de déplacer accidentellement l’élément au mauvais endroit.

Pour copier un élément de votre calendrier personnel dans le calendrier SharePoint, la meilleure solution est de le sélectionner, de cliquer sur Copier dans un dossier dans le menu Edition et de sélectionner le calendrier partagé dans le dossier Listes SharePoint comme destination. Cela semble un peu compliqué, mais ça ne l’est pas  et vous trouverez les étapes détaillées dans l’aide-mémoire à la fin de ce cours. Pour obtenir un exemple du processus, cliquez sur Lecture au-dessus de l’illustration.

Ou l’inverse : copier du calendrier public dans le calendrier privé

[Untitled] Copie d’un élément du calendrier SharePoint dans votre calendrier personnel

Animation d’un élément copié du calendrier public dans le calendrier privé.

Si vous souhaitez copier un élément du calendrier SharePoint dans votre calendrier personnel, c’est également possible. Ce processus est quasiment identique à celui que nous venons de décrire pour copier des éléments de votre calendrier personnel dans le calendrier SharePoint.

Tout d’abord, dans Outlook, sélectionnez l’élément du calendrier SharePoint que vous souhaitez voir apparaître dans votre calendrier privé. Cliquez ensuite sur Copier dans un dossier et copiez l’élément dans le dossier Calendrier de votre boîte aux lettres. Pour afficher un exemple animé, cliquez sur Lecture au-dessus de l’illustration.

Travailler hors connexion

Ordinateur doté d’Outlook, personne travaillant hors connexion

Une copie du calendrier SharePoint connecté est disponible même lorsque vous êtes hors connexion.

Si vous vous déplacez dans le cadre du travail et que vous emportez votre ordinateur, vous vous posez peut-être la question suivante : pourrai-je utiliser le calendrier SharePoint même lorsque je ne serai pas connecté au réseau de ma société ? La réponse est oui.

Lorsque vous connectez le calendrier SharePoint à Outlook, une copie de ce calendrier est créée sur votre ordinateur personnel. Lorsque vous vous déconnectez du réseau de votre société, cette copie du calendrier reste accessible et vous pouvez continuer à l’utiliser même si vous êtes hors connexion. Lorsque vous vous reconnecterez, les deux versions du calendrier seront synchronisées. Nous reparlerons de la synchronisation ultérieurement.

Synchroniser vos entrées

Envoyer/Recevoir dans le menu Outils, commande Ce dossier

Synchronisation à l’aide de la commande Envoyer/Recevoir.

Supposons que vous avez entré un élément dans le calendrier SharePoint à partir d’Outlook. Dans combien de temps les autres pourront-ils voir ce nouvel élément ? La fréquence de synchronisation standard est de 30 minutes. Autrement dit, si vous n’effectuez aucune opération, le calendrier sera synchronisé entre le site SharePoint et votre ordinateur toutes les 30 minutes environ. Cette durée sera différente dans chaque cas et variera selon que la personne chargée de la configuration de votre site SharePoint a utilisé les paramètres de synchronisation par défaut ou non.

S’il vous semble trop long d’attendre 30 minutes, vous allez être ravi d’apprendre que cette attente n’est pas nécessaire. Vous pouvez toujours forcer la mise à jour des entrées du calendrier SharePoint si vous le souhaitez. Vous devez procéder comme suit :

1. Dans Outlook, cliquez pour sélectionner le dossier de calendrier SharePoint sous Autres calendriers.

2. Cliquez sur Envoyer/Recevoir dans le menu Outils, puis sur Ce dossier.

Comme vous pouvez l’imaginer, l’action Envoyer/Recevoir envoie vos informations au calendrier sur le site SharePoint. En même temps, vous recevez les mises à jour.

Déconnecter le calendrier d’Outlook

Supprimer le calendrier de site de l’équipe dans le menu contextuel

Commande Supprimer dans le menu contextuel.

Si vous souhaitez déconnecter le calendrier SharePoint d’Outlook, vous devez procéder comme suit :

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’entrée du calendrier sous Autres calendriers.

2. Dans le menu contextuel, cliquez sur Supprimer « Nom du calendrier SharePoint » (où Nom du calendrier SharePoint est le nom du calendrier partagé).

Cette opération supprimera la copie du calendrier d’Outlook et de votre ordinateur personnel. Elle n’affectera pas le calendrier sur le site SharePoint. Si vous changez d’avis et souhaitez vous reconnecter, vous pouvez toujours le faire en recommençant depuis le site SharePoint.

Conseil     Si votre objectif est de masquer temporairement le calendrier SharePoint, décochez simplement la case en regard du nom du calendrier SharePoint (dans le volet de navigation sous Autres calendriers).

Vous n’êtes pas sûr de vous souvenir de cette procédure ? Ne vous inquiétez pas. L’aide-mémoire à la fin de ce cours inclut un résumé de toutes les étapes indiquées.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Pour connecter un calendrier SharePoint à Outlook, quel est le point de départ ?

Outlook.

Ce n’est pas la bonne réponse. Avez-vous une autre proposition ? Essayez de nouveau.

Le calendrier sur le site SharePoint.

C’est exact. Vous cliquez sur la commande Se connecter à Outlook dans le menu Actions.

Peu importe. Vous pouvez commencer dans Outlook ou sur le site.

Ce n’est pas la bonne réponse. Vous devez commencer à un endroit spécifique. C’est un indice. Essayez de nouveau.

Vous pouvez entrer des rendez-vous dans un calendrier SharePoint directement à partir d’Outlook.

Vrai.

Exact.

Faux.

La bonne réponse était Vrai. Tant que vous disposez des autorisations requises, vous pouvez entrer des rendez-vous à partir d’Outlook et les faire apparaître sur le site.

Supposons que votre objectif est de copier un rendez-vous du calendrier SharePoint dans votre calendrier Outlook principal. Quelle est la meilleure méthode ?

Couper-coller depuis le navigateur vers Outlook.

Ce n’est pas la bonne réponse. Dans ce cas, il n’est pas possible de couper-coller. Essayez de nouveau.

Afficher les deux calendriers dans Outlook et utiliser la commande Copier dans un dossier.

C’est exact. Méthode simple et précise avec laquelle vous ne risquez pas de déplacer accidentellement l’élément au mauvais endroit.

Afficher les deux calendriers dans Outlook et faire glisser l’élément de l’un vers l’autre.

Non. Même si cette méthode est possible, nous la déconseillons car elle comporte trop de risques d’erreur. Avez-vous une autre proposition ? Essayez de nouveau.

Vous pouvez voir le calendrier SharePoint même lorsque vous êtes hors connexion.

Vrai.

C’est exact.

Faux.

La bonne réponse était Vrai. C’est l’un des avantages de la connexion du calendrier à Outlook.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Définir ou supprimer des rappels

Ce cours est le deuxième d’une série de quatre cours. Voici des liens vers les autres cours :

Calendriers SharePoint I : profiter des avantages du calendrier d’équipe

Calendriers SharePoint III : créer votre propre calendrier

Calendriers SharePoint IV : trucs et astuces

Rendre le calendrier SharePoint visible dans Microsoft® Office Outlook®

  1. Dans un navigateur Web, ouvrez le calendrier sur le site créé avec Windows® SharePoint® Services 3.0 ou Microsoft® Office SharePoint® Server 2007.

  2. Dans le menu Actions Image menu , cliquez sur Se connecter à Outlook.

    Connexion d’un calendrier du site SharePoint à Outlook

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez connecter le calendrier SharePoint à Outlook, cliquez sur Oui.

Dans Outlook, en mode Calendrier, le calendrier SharePoint est ajouté sous Autres calendriers.

Si les cases à cocher sont sélectionnées pour le calendrier SharePoint et votre calendrier Outlook par défaut, les deux calendriers apparaissent en mode Calendrier côte à côte.

Entrer un élément du calendrier à partir d’Outlook

  1. Dans Outlook, maintenez le pointeur sur l’heure voulue dans le calendrier SharePoint, puis cliquez.

  2. Tapez les détails.

Vous avez besoin de davantage de temps pour votre rendez-vous ? Faites glisser la poignée pour rallonger la durée du rendez-vous.

Conseil     Voici comment ouvrir rapidement le calendrier SharePoint dans le navigateur Web directement à partir d’Outlook.

Volet de navigation dans le calendrier, commande Ouvrir dans le navigateur Web dans le menu contextuel

1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’entrée du calendrier sous Autres calendriers.

2. Cliquez sur Ouvrir dans le navigateur Web.

Vérifier les autorisations pour le calendrier SharePoint à partir d’Outlook

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres du compte.

  2. Cliquez sur l’onglet Listes SharePoint.

  3. Dans le tableau, consultez l’entrée de la colonne Autorisations pour le calendrier que vous avez connecté à Outlook.

Remarque     Vous devrez disposer d’autorisations d’écriture pour pouvoir créer, modifier ou supprimer des éléments. Pour obtenir les autorisations appropriées, contactez la personne qui a configuré le calendrier SharePoint.

Copier des entrées du calendrier privé dans le calendrier public

Suivez les étapes suivantes pour copier un élément de votre calendrier personnel dans le calendrier SharePoint :

  1. Sélectionnez l’élément.

  2. Cliquez sur Copier dans un dossier dans le menu Edition.

  3. Dans la boîte de dialogue Copier les éléments, sélectionnez le calendrier partagé dans le dossier Listes SharePoint comme destination.

  4. Cliquez sur OK.

  5. Lorsque vous recevez le message concernant l’incompatibilité du contenu, cliquez sur Oui.

Inversement : copier des entrées du calendrier public dans le calendrier privé

Suivez les étapes suivantes pour copier un élément du calendrier SharePoint dans votre calendrier personnel :

  1. Dans Outlook, sélectionnez l’élément dans le calendrier SharePoint.

  2. Cliquez sur Copier dans un dossier dans le menu Edition.

  3. Dans la boîte de dialogue Copier les éléments, sélectionnez le dossier Calendrier sous Boîte aux lettres comme destination.

  4. Cliquez sur OK.

Synchroniser vos entrées

Pour synchroniser les entrées du calendrier SharePoint entre la version Outlook et la version Web, procédez comme suit :

  1. Dans Outlook, cliquez pour sélectionner le dossier de calendrier SharePoint sous Autres calendriers.

  2. Cliquez sur Envoyer/Recevoir dans le menu Outils, puis sur Ce dossier.

Déconnecter le calendrier d’Outlook

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’entrée du calendrier sous Autres calendriers et cliquez sur Supprimer « Nom du calendrier SharePoint » (où Nom du calendrier SharePoint est le nom du calendrier partagé).

Cette opération supprimera la copie du calendrier d’Outlook et de votre ordinateur personnel. Elle n’affectera pas le calendrier sur le site SharePoint. Si vous changez d’avis et souhaitez vous reconnecter, vous pouvez toujours le faire en recommençant depuis le site SharePoint.

Conseil     Si votre objectif est de masquer temporairement le calendrier SharePoint, décochez simplement la case correspondante (dans le volet de navigation sous Autres calendriers).

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