Boîtes aux lettres inactives dans Office 365

Votre organisation peut avoir besoin de conserver le courrier électronique des anciens employés après leur départ. En fonction des exigences de rétention de votre organisation, il se peut que vous deviez conserver le contenu de la boîte aux lettres pendant quelques mois ou quelques années après la fin du contrat, ou indéfiniment. Quelle que soit la durée de conservation du courrier électronique, vous pouvez archiver les boîtes aux lettres des anciens employés dans Office 365 en utilisant des boîtes aux lettres inactives, sans supporter un coût d’abonnement mensuel pour la boîte aux lettres.

Contenu

Que sont les boîtes aux lettres inactives ?

Boîtes aux lettres inactives et stratégies de rétention Office 365

Boîtes aux lettres inactives et stratégies de rétention Exchange MRM

Boîtes aux lettres inactives et conservations eDiscovery

Boîtes aux lettres inactives et étiquettes Office 365

Création d’une boîte aux lettres inactive

Gestion des boîtes aux lettres inactives

Que sont les boîtes aux lettres inactives ?

Lorsqu’un employé quitte l’organisation (ou prend un congé prolongé), vous pouvez supprimer son compte Office 365. Les données des boîtes aux lettres des employés sont conservées pendant 30 jours après la suppression du compte. Au cours de cette période, vous pouvez toujours récupérer les données de l’utilisateur en restaurant son compte. Après 30 jours, les données sont supprimées définitivement.

Mais si votre organisation doit conserver le contenu de la boîte aux lettres pour les anciens employés, vous pouvez rendre la boîte aux lettres inactive en la plaçant en conservation pour litige ou en lui appliquant une stratégie de rétention Office 365 dans le Centre de sécurité et conformité Office 365, puis en supprimant le compte Office 365 correspondant. Le contenu d’une boîte aux lettres inactive est conservé pendant toute la durée de la conservation pour litige ou de la stratégie de rétention Office 365 appliquée avant la suppression de la boîte aux lettres. Vous pouvez toujours récupérer le compte d’utilisateur correspondant pendant 30 jours. Toutefois, après 30 jours, la boîte aux lettres inactive est conservée dans Office 365 jusqu’à la suppression de la conservation ou de la stratégie de rétention.

Important : Nous avons repoussé l’échéance du 1er juillet 2017 pour la création de conservations inaltérables pour rendre une boîte aux lettres inactive. Bientôt (plus tard cette année ou en début d’année prochaine), vous ne pourrez plus créer de conservations inaltérables dans Exchange Online. Actuellement, seuls les conservations pour litige et les stratégies de rétention d’Office 365 peuvent être utilisées pour créer une boîte aux lettres inactive. Toutefois, les boîtes aux lettres inactives existantes qui ont une conservation inaltérable resteront prises en charge, et vous pourrez continuer à gérer les conservations inaltérables sur les boîtes aux lettres inactives. Cela englobe la modification de la durée d’une conservation inaltérable et la suppression définitive d’une boîte aux lettres inactive en supprimant la conservation inaltérable.

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Boîtes aux lettres inactives et stratégies de rétention Office 365

Outre la conservation pour litige, il est également possible d’utiliser la nouvelle fonctionnalité de stratégie de rétention Office 365 dans le Centre de sécurité et conformité pour rendre une boîte aux lettres inactive. Pour rendre une boîte aux lettres inactive à l’aide d’une stratégie de rétention, procédez comme suit :

  • La stratégie doit être appliquée aux boîtes aux lettres Exchange ou aux emplacements Skype Entreprise (car le contenu associé à Skype est stocké dans la boîte aux lettres de l’utilisateur).

  • Elle doit être configurée pour conserver le contenu ou le conserver pour le supprimer ensuite. Si une stratégie de rétention est configurée uniquement pour supprimer le contenu, la boîte aux lettres concernée par la stratégie ne devient pas inactive après suppression de la boîte aux lettres.

  • Elle peut reposer sur une requête pour conserver uniquement les éléments correspondant à une requête de recherche.

Pour en savoir plus sur la configuration des stratégies de rétention Office 365, consultez la rubrique Vue d’ensemble des stratégies de rétention dans Office 365.

Si vous utilisez une stratégie de rétention Office 365 pour rendre une boîte aux lettres inactive, Office 365 continue de traiter la stratégie de rétention sur la boîte aux lettres inactive. En d’autres termes, si la stratégie de rétention est configurée pour conserver puis supprimer le contenu, les éléments sont déplacés vers le dossier Éléments récupérables à l’expiration de la durée de conservation avant d’être supprimés de la boîte aux lettres inactive. Si la stratégie de rétention Office 365 n’est pas configurée pour supprimer des éléments, les éléments qui n’ont pas été supprimés définitivement par l’utilisateur (avant que la boîte aux lettres soit devenue inactive) ne sont pas déplacés vers le dossier Éléments récupérables et sont conservés indéfiniment dès que la boîte aux lettres devient inactive.

Vous pouvez envisager de créer une stratégie de rétention Office 365 destinée aux boîtes aux lettres inactives. Voici quelques bonnes raisons pour le faire et quelques éléments à garder à l’esprit.

  • Vous pouvez configurer la stratégie de rétention pour conserver le contenu de la boîte aux lettres uniquement le temps de répondre aux exigences de votre organisation concernant les anciens employés.

  • La stratégie de rétention vous permet d’identifier les boîtes aux lettres inactives, car elles seules seront attribuées à la stratégie.

  • Vous pourrez facilement identifier la stratégie de rétention attribuée aux boîtes aux lettres inactives de votre organisation. Ainsi, vous pourrez facilement modifier (ou supprimer) les paramètres de rétention si nécessaire. Vous pourrez également définitivement supprimer une boîte aux lettres inactive en la supprimant simplement de la stratégie à l’aide du Centre de sécurité et conformité. Sinon, vous devrez utiliser Exchange Online PowerShell pour supprimer une conservation pour litige d’une boîte aux lettres inactive, ou Centre de sécurité et conformité PowerShell pour exclure une boîte aux lettres inactive d’une stratégie de rétention Office 365 appliquée à l’échelle de l’organisation.

  • Si vous créez une stratégie de rétention Office 365 spécialement pour les boîtes aux lettres inactives, vous pouvez ajouter un nombre maximal de 1 000 boîtes aux lettres à la stratégie. Si vous êtes une organisation de très grande taille, vous devrez peut-être créer plusieurs stratégies de rétention Office 365 pour les utiliser avec les boîtes aux lettres inactives.

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Boîtes aux lettres inactives et stratégies de rétention Exchange MRM

Si une stratégie de rétention Exchange (fonctionnalité de gestion des enregistrements de messagerie dans Exchange Online) a été appliquée à la boîte aux lettres lorsqu’elle a été rendue inactive, les stratégies de suppression (qui correspondent à des balises de rétention configurées avec une action de rétention Delete) continueront d’être traitées sur la boîte aux lettres inactive. En d’autres termes, les éléments marqués avec une stratégie de suppression seront déplacés vers le dossier Éléments récupérables à l’expiration de la période de rétention. Ces éléments seront définitivement supprimés de la boîte aux lettres inactive à l’expiration de la durée de la conservation. Si aucune durée de conservation n’est spécifiée pour la boîte aux lettres inactive, les éléments du dossier Éléments récupérables seront conservés indéfiniment.

À l’inverse, les stratégies d’archivage (qui correspondent à des balises de rétention configurées avec une action de rétention MoveToArchive) incluses dans la stratégie de rétention attribuée à une boîte aux lettres inactive sont ignorées. Autrement dit, les éléments d’une boîte aux lettres inactive marqués avec une stratégie d’archivage resteront dans la boîte aux lettres principale à l’expiration de la période de rétention. Ils ne sont pas déplacés vers la boîte aux lettres d’archivage ni vers le dossier Éléments récupérables dans la boîte aux lettres d’archivage. Ils seront conservés indéfiniment.

Boîtes aux lettres inactives et conservations de découverte électronique

Si une conservation associée à un cas eDiscovery dans le Centre de sécurité et conformité est placée sur une boîte aux lettres et que la boîte aux lettres ou le compte d’utilisateur Office 365 est supprimé, la boîte aux lettres devient inactive. Toutefois, nous vous déconseillons d’utiliser les conservations de cas eDiscovery pour rendre une boîte aux lettres inactive. En effet, les cas eDiscovery sont réservés à des cas datés spécifiques, liés à une procédure juridique. Un jour, la procédure se terminera, les conservations associées au dossier seront supprimées et le cas eDiscovery sera clos. En fait, si une conservation est placée sur une boîte aux lettres inactive associée à un cas eDiscovery, et que la conservation est annulée ou le cas eDiscovery est clos (ou supprimé), la boîte aux lettres inactive sera définitivement supprimée. Par ailleurs, vous ne pouvez pas créer une conservation eDiscovery temporaire. En effet, le contenu d’une boîte aux lettres inactive sera conservé indéfiniment ou jusqu’à la suppression de la conservation et de la boîte aux lettres inactive. Par conséquent, nous vous recommandons d’utiliser une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 pour les boîtes aux lettres inactives.

Pour en savoir plus sur les cas de découverte électronique et les conservations, voir Gérer les cas de découverte électronique dans le Centre de sécurité et conformité Office 365.

Boîtes aux lettres inactives et étiquettes Office 365

Les étiquettes dans Office 365 vous permettent de classer les données de messagerie de votre organisation à des fins de gouvernance et d’appliquer des règles de rétention à partir de cette classification. Une étiquette peut être appliquée à un élément de messagerie, soit manuellement par les utilisateurs, soit automatiquement par les administrateurs. De plus, une seule étiquette peut être appliquée à un élément de messagerie. Si une étiquette est appliquée à un seul élément de messagerie de la boîte aux lettres d’un utilisateur et que la boîte aux lettres ou le compte d’utilisateur Office 365 est supprimé, la boîte aux lettres devient inactive. Tout comme les conservations de cas eDiscovery, nous vous déconseillons d’utiliser les étiquettes pour rendre une boîte aux lettres inactive. Nous vous recommandons plutôt d’utiliser une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365. Dans le cas des étiquettes, si vous ne voyez pas qu’une étiquette a été appliquée à un élément de messagerie, vous risqueriez de rendre une boîte aux lettres inactive à la suppression du compte d’utilisateur.

Pour en savoir plus sur les étiquettes, voir Vue d’ensemble des étiquettes disponibles dans Office 365.

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Création d’une boîte aux lettres inactive

Pour qu’une boîte aux lettres devienne inactive, elle doit disposer d’une licence Exchange Online (Plan 2) afin qu’une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 lui soit attribuée avant sa suppression. Après la suppression de la boîte aux lettres, la licence qui lui était associée peut être affectée à un nouvel utilisateur. Les boîtes aux lettres inactives ne requièrent pas de licences en cours.

Remarque : Si une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 est déjà appliquée à une boîte aux lettres, il vous suffit de supprimer le compte d’utilisateur Office 365 correspondant pour créer une boîte aux lettres inactive.

Le tableau suivant résume le processus de création d’une boîte aux lettres inactive pour différents scénarios de rétention. Pour plus d’informations, voir Gérer les boîtes aux lettres inactive dans Office 365.

Pour...

Vous devez…

Résultat

Conserver le contenu de la boîte aux lettres indéfiniment après le départ d’un employé de l’organisation

  • Appliquer une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 à la boîte aux lettres.

  • Éviter d’indiquer une durée pour la conservation pour litige ou de configurer la stratégie de rétention Office 365 pour supprimer des éléments. Utilisez plutôt une stratégie de rétention qui conserve les éléments indéfiniment.

  • Supprimer le compte Office 365 de l’utilisateur.

Tout le contenu de la boîte aux lettres inactive, y compris le dossier Éléments récupérables, est conservé indéfiniment.

Conserver le contenu de la boîte aux lettres pendant une période donnée après le départ d’un employé de l’organisation et le supprimer

  • Appliquer une conservation pour litige ou une stratégie de rétention Office 365 à la boîte aux lettres.

  • Indiquer une durée de rétention pour la conservation pour litige ; appliquer une stratégie de rétention qui conserve puis supprime des éléments.

  • Supprimer le compte Office 365 de l’utilisateur.

À l’expiration de la durée de conservation d’un élément de messagerie, l’élément est déplacé vers le dossier Éléments récupérables puis supprimé définitivement (purgé) de la boîte aux lettres inactive à l’expiration de la période de rétention des éléments supprimés. La durée de la conservation est calculée à partir de la date de réception ou de création d’origine d’un élément de boîte aux lettres. Tout autre contenu de la boîte aux lettres inactive est conservé.

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Gestion des boîtes aux lettres inactives

Une fois que la boîte aux lettres est inactive, vous pouvez effectuer différentes tâches de gestion.

  • Modifier la durée de la conservation d’une boîte aux lettres inactive      Lorsqu’une boîte aux lettres devient inactive, vous pouvez modifier la durée de la conservation pour litige ou de la stratégie de rétention Office 365 appliquée à la boîte aux lettres inactive. Pour connaître la procédure détaillée, voir Modifier la durée de conservation d’une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

  • Récupérer une boîte aux lettres inactive      Si un ancien employé (ou un employé en congé) réintègre votre organisation, ou si un nouvel employé est embauché pour assumer les responsabilités de l’ancien employé, vous pouvez récupérer le contenu de la boîte aux lettres inactive. Lorsque vous récupérez une boîte aux lettres inactive, celle-ci est convertie en une nouvelle boîte aux lettres, le contenu et la structure de dossiers de la boîte aux lettres inactive sont conservés, et la boîte aux lettres est liée à un nouveau compte d’utilisateur. Une fois récupérée, la boîte aux lettres inactive n’existe plus. Pour connaître la procédure détaillée et savoir ce qui se produit lors de la récupération d’une boîte aux lettres inactive, voir Récupérer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

  • Restaurer une boîte aux lettres inactive      Si un autre employé assume les responsabilités de l’ancien employé, ou si un autre utilisateur doit accéder au contenu de la boîte aux lettres inactive, vous pouvez restaurer (ou fusionner) le contenu de la boîte aux lettres inactive vers une boîte aux lettres existante. Lorsque vous restaurez une boîte aux lettres inactive, le contenu est copié vers une autre boîte aux lettres. La boîte aux lettres inactive est conservée et reste inactive. La boîte aux lettres inactive peut toujours faire l’objet d’une recherche à l’aide des outils de découverte électronique, son contenu peut être restauré vers une autre boîte aux lettres et il peut être récupéré ou supprimé ultérieurement. Pour connaître la procédure détaillée, voir Restaurer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

  • Supprimer une boîte aux lettres inactive      Si vous n’avez plus besoin du contenu d’une boîte aux lettres inactive, vous pouvez la supprimer définitivement en retirant toutes les conservations ou les stratégies de rétention Office 365 appliquées à cette boîte aux lettres inactive. Si une boîte aux lettres est devenue inactive depuis plus de 30 jours, elle est marquée pour suppression définitive après la suppression de la conservation. Si la boîte aux lettres est devenue inactive au cours des 30 derniers jours, vous pouvez la restaurer après avoir supprimé la conservation ou la stratégie de rétention. Pour connaître la procédure détaillée, voir Supprimer une boîte aux lettres inactive dans Office 365.

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