Boîtes aux lettres de salle et de ressource

Si vous avez une salle de conférence, un véhicule de société ou un équipement que plusieurs personnes peuvent utiliser, vous devez mettre au point une méthode de réservation de ces ressources pour tout le monde. Il est recommandé de créer une boîte aux lettres de salle ou de ressource dans Office 365 pour chaque ressource. Vous pouvez en créer une pour une salle de conférence, des équipements multimédia ou un véhicule utilitaire.

Une fois que vous avez créé une boîte aux lettres de salle ou de ressource, tous les membres de l’entreprise peuvent réserver la salle ou l’équipement pour des réunions ou des événements à l’aide d’Outlook. Vous allez découvrir comment utiliser et configurer ce type de boîte aux lettres dans les deux onglets suivants. Voici quelques questions fréquentes sur les boîtes aux lettres de salle et de ressource.

Ouvrez Outlook et créez une réunion. Ajoutez la salle ou la ressource à la réunion comme s’il s’agissait d’une personne, puis sélectionnez l’option Assistant Planification pour afficher le calendrier actualisé de la disponibilité de la salle ou de la ressource. Si la plage horaire est libre, la salle ou la ressource est disponible. Si elle apparaît en bleu, elle est réservée.

Ouvrez la réunion que vous avez programmée dans Outlook, puis supprimez la salle ou la ressource de la réunion comme vous le feriez avec un participant. Cela permet de libérer la salle ou la ressource et à d’autres personnes de la réserver.

Non, il n’est pas nécessaire de désigner une personne pour accepter ou refuser les demandes. Vous pouvez décider si vous souhaitez que la salle ou l’équipement soit réservé automatiquement ou géré par un membre de votre entreprise.

Non. Si la plupart des membres de votre organisation ont besoin d’une licence pour utiliser Office 365, vous n’avez pas besoin d’attribuer une licence à une boîte aux lettres de salle ou de ressource.

Non. Il n’est pas utile qu’une personne se charge de la boîte aux lettres de salle ou de ressource.

Pour utiliser les boîtes aux lettres de salle ou de ressource, ouvrez Outlook à partir de votre ordinateur ou connectez-vous à Outlook sur le web. Planifiez une réunion et ajoutez la salle ou la ressource à la réunion comme vous le feriez lorsque vous invitez d’autres employés ou des clients. Celle-ci est à présent réservée.

  1. Ouvrez Outlook sur votre ordinateur.

  2. Dans l’onglet Accueil, sélectionnez Nouveaux éléments > Réunion.

    Pour planifier une réunion, dans l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, sélectionnez Nouveaux éléments, puis Réunion.

    Vous pouvez également sélectionner Nouvelle réunion à partir de votre calendrier.

  3. Dans le champ À, tapez le nom de la salle de conférence ou de l’équipement que vous voulez réserver, ainsi que les participants que vous voulez inviter.

    Vous pouvez également cliquer sur À, puis double-cliquer sur la salle de conférence ou l’équipement dans la liste. Cliquez ensuite sur OK.

    Réserver une salle dans Outlook
  4. Dans la ligne Objet, tapez l’objet de la réservation ou de la réunion.

  5. Modifiez l’emplacement (facultatif).

  6. Modifiez l’heure de début et l’heure de fin, ou sélectionnez Journée entière. Pour répéter la réunion ou la réservation, sélectionnez Périodicité dans la partie supérieure.

    Réserver une heure de réunion

  7. Tapez un message décrivant l’objet et joignez des fichiers si nécessaire.

  8. Pour autoriser d’autres personnes à participer en ligne ou par téléphone à la réunion, cliquez sur Réunion Skype.

  9. Pour vérifier la disponibilité de la salle, de la ressource et des personnes que vous avez invitées, cliquez sur Assistant Planification dans la partie supérieure. Sélectionnez ensuite un horaire disponible dans le calendrier.

    Vérifier la disponibilité des salles et ressources

    Conseil : Dans le calendrier de planification, le bleu indique que la salle ou la ressource est réservée ou occupée. Sélectionnez un horaire libre (en blanc) sur le calendrier.

  10. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Envoyer.

Pour configurer une boîte aux lettres de salle ou de ressource, accédez au Centre d’administration Office 365. (Vous devez avoir des autorisations d’administration pour effectuer cette action). Créez la boîte aux lettres et informez tout le monde qu’il est possible de la réserver pour des réunions et des événements.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte professionnel ou scolaire.

  2. Accédez au Centre d’administration Office 365.

  3. Recherchez des salles ou équipements, ou accédez à Ressources > Salles et équipement.

    Accédez aux ressources Office 365, puis sélectionnez Salles et équipement
  4. Cliquez sur Ajouter.

  5. Remplissez les champs de la salle ou de la ressource :

    Ajouter une boîte aux lettres de salle dans Office 365
    • Salle ou Ressource : type de boîte aux lettres que vous voulez créer.

    • Nom : nom convivial ou brève description.

    • Adresse de courrier : alias de courrier de la salle ou de la ressource. Celle-ci est nécessaire pour envoyer une demande de réunion à la salle ou la ressource.

    • Capacité : nombre de personnes que la salle peut accueillir ou qui peuvent utiliser l’équipement en même temps.

    • Emplacement : numéro ou emplacement de la salle dans un bâtiment ou une région.

    • Numéro de téléphone : numéro de téléphone de la salle. Celui-ci est différent du numéro de téléphone de la réunion généré lorsque Skype Entreprise est utilisé.

  6. Cliquez sur Ajouter.

  7. Sélectionnez Afficher les détails pour afficher la boîte aux lettres de salle ou de ressource que vous avez créée.

    Vous pouvez également sélectionner Définir les options de planification pour modifier les horaires de réunion, fenêtres de réservation, etc. autorisés.

    Modifier les options de réservation des salles et ressources

  8. Sélectionnez ensuite Enregistrer, puis Fermer.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×