Bibliothèques de documents SharePoint II : Tout sur l'extraction

Vue d'ensemble

Icône d’extraction

Votre entreprise utilise-t-elle un site Windows SharePoint Services 3.0 ou bien Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Si tel est le cas, nous vous recommandons de suivre ce deuxième cours sur les bibliothèques de documents. Vous allez y apprendre à extraire un fichier afin d'être la seule personne à pouvoir le modifier. Vous apprendrez également à archiver des fichiers, ainsi que d'autres informations utiles.

Vous n’avez pas la version Office 2007 ? Vous pouvez télécharger la version d’évaluation de 60 jours gratuite ou l’acheter dès maintenant.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • savoir pourquoi vous pourriez extraire ou archiver un fichier ;

  • extraire et archiver un fichier ;

  • savoir où un fichier est stocké lorsque vous l'extrayez.

Ce cours comprend :

  • une leçon d'autoformation ;

  • un test rapide (non noté) à la fin de chaque leçon ;

  • un aide-mémoire que vous pouvez extraire du cours.

Vous devez savoir ajouter et modifier des fichiers dans une bibliothèque SharePoint ou bien suivre le cours Bibliothèques de documents SharePoint I : Présentation du partage de fichiers.

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Votre entreprise utilise-t-elle un site Windows SharePoint Services 3.0 ou bien Microsoft Office SharePoint Server 2007 ? Si tel est le cas, nous vous recommandons de suivre ce deuxième cours sur les bibliothèques de documents. Vous allez y apprendre à extraire un fichier afin d'être la seule personne à pouvoir le modifier. Vous apprendrez également à archiver des fichiers, ainsi que d'autres informations utiles.

Pour en savoir plus sur ce cours, voir les rubriques Objectifs et À propos de ce cours, ou consultez la table des matières. Cliquez ensuite sur Suivant pour commencer la première leçon.

Comment extraire et archiver des fichiers

Mains cherchant à atteindre les fichiers d'une bibliothèque

L'extraction est importante lorsqu'il y a beaucoup de monde dans une bibliothèque.

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Une fois que vous et vos collègues vous serez habitués à travailler dans votre bibliothèque SharePoint, celle-ci se transformera en centre de très forte activité. Il y aura tout le temps quelqu'un en train d'ouvrir et de modifier des fichiers ! De ce fait, la situation peut devenir confuse si plusieurs personnes essaient de modifier un fichier en même temps.

Vous pouvez toujours cliquer sur le nom du fichier et sélectionner Modifier, comme cela est expliqué dans le cours Bibliothèques de documents SharePoint I : Présentation du partage de fichiers. Mais dans ce contexte d'affluence, si vous avez besoin de travailler sur un fichier pendant plus de 15 minutes, nous vous recommandons de commencer par extraire le fichier. Cela permettra de le réserver à votre usage personnel afin que les autres utilisateurs ne puissent pas le modifier tant que vous travaillez dessus.

L'extraction présente d'autres avantages qui sont expliqués dans ce cours.

Cliquez sur Suivant pour tout savoir sur l'extraction.

Le processus global

Fichier extrait par une personne, fichier en cours de modification, fichier archivé

Fonctionnement de l'extraction.

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Comment fonctionne l'extraction d'un fichier à utiliser dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007 ? Voici une explication générale.

1. Extraire le fichier. À ce stade, le fichier est réservé à votre seul usage personnel.

2. Modifier et enregistrer le fichier. Vous modifiez le fichier en cliquant sur son nom dans la bibliothèque. Une fois le fichier ouvert, vous pouvez travailler dessus et l'enregistrer autant de fois que nécessaire. Toutefois, lorsque vous enregistrez le fichier, vos modifications ne peuvent pas encore être vues par les autres utilisateurs.

3. Archiver le fichier. Lorsque vous archivez le fichier, les autres utilisateurs voient vos modifications et ont la possibilité de modifier le fichier.

Comment extraire et archiver un fichier

[Untitled] Invite demandant à un utilisateur d'archiver un fichier après l'avoir fermé

Animation expliquant comment extraire un fichier.

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Pour extraire un fichier à utiliser dans Word 2007, Excel 2007 ou PowerPoint 2007, vous devez placer le pointeur sur le nom du fichier, cliquer sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquer sur Extraire. Vous modifiez ensuite le fichier en cliquant sur son nom. Lorsque vous fermez le fichier après l'avoir modifié, vous êtes invité à l'archiver.

Mais découvrons un exemple en action. Ellen Adams doit modifier le document Stratégie marketing Contoso. Étant donné que d'autres personnes pourraient essayer de modifier le document en même temps qu'elle, elle l'extrait avant de le modifier. Cliquez sur Lire pour voir comment elle procède.

Emplacement du fichier

Pointeur cliquant sur la commande Extraire, puis cliquant sur la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local

La case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local détermine où se trouve le fichier.

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Vous vous demandez peut-être où se trouve le fichier lorsqu'il est extrait. C'est une bonne question !

Si vous activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, présentée dans cette illustration, le fichier sera stocké sur votre ordinateur. Nous parlerons de son emplacement exact dans un instant.

Si vous n'activez pas cette case à cocher, le fichier restera sur le serveur tant qu'il est extrait.

Dans les deux cas, le fichier sera réservé à votre usage personnel et vos modifications ne pourront pas être vues par les autres utilisateurs tant que vous n'avez pas archivé le fichier. Toutefois, entre les deux méthodes, nous vous recommandons d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Pourquoi ? Cliquez sur Suivant pour le découvrir.

Extraction à l'aide du dossier Brouillons SharePoint

Fichier extrait vers un dossier, fichier en cours de modification, fichier archivé

Extraction à l'aide du dossier Brouillons SharePoint.

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Voici à quoi ressemble le processus lorsque vous activez la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local :

1. Lorsque vous extrayez le fichier, celui-ci est stocké dans un dossier sur votre ordinateur. Si vous utilisez Microsoft Windows XP, le fichier est extrait vers Mes documents\Mes brouillons SharePoint. Dans Windows Vista, il est extrait vers Documents\Brouillons SharePoint. Ceci peut être très utile lorsque vous utilisez un ordinateur portable. Vous pouvez en effet travailler sur le fichier pendant vos déplacements, même si vous ne disposez pas de connexion Internet avec la bibliothèque. 

2. Lorsque vous modifiez et enregistrez le fichier, vos modifications sont enregistrées dans votre dossier Brouillons, et non dans la bibliothèque. En outre, vous remarquerez que l'enregistrement du fichier est beaucoup plus rapide car il n'est pas effectué par le biais d'une connexion Internet.

3. Une fois que vous avez archivé le fichier, vos modifications sont visibles par tous. Le fichier redevient alors disponible pour permettre à d'autres personnes de travailler dessus.

Pour résumer, nous vous recommandons d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local. Cela vous permet de voyager avec le fichier et de l'enregistrer beaucoup plus rapidement.

Pour les utilisateurs de Windows Vista

Message d'erreur de Windows Vista expliquant que vous ne pouvez pas extraire de fichiers vers le dossier Brouillons local

Les utilisateurs de Windows Vista recevront sans doute un message d'erreur en activant la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local.

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Il y a une chose que les utilisateurs de Windows Vista doivent savoir : si vous essayez d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local, vous risquez de voir ce message d'erreur.

Vous pouvez cliquer sur OK et extraire quand même le fichier. Mais celui-ci ne sera pas extrait vers votre dossier Brouillons SharePoint. Cela signifie que vous n'aurez pas la possibilité de modifier le fichier hors connexion. Au contraire, vous devrez disposer d'une connexion Internet constante avec la bibliothèque pour modifier le fichier.

Si vous faites confiance à la bibliothèque que vous utilisez (par exemple, s'il s'agit d'une bibliothèque d'entreprise et que vous faites confiance aux fichiers qui y sont stockés), vous pouvez ajouter l'URL du site SharePoint à la liste des sites de confiance d'Internet Explorer. Vous ne recevrez alors plus ce message d'erreur pour le site. Vous trouverez des informations sur la procédure à suivre dans l'aide-mémoire situé à la fin de ce cours.

Une autre façon d'archiver un fichier

Cliquer sur la commande Archiver

Une autre façon d'archiver un fichier.

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Vous avez probablement remarqué dans l'animation qu'Ellen a été invitée à archiver le fichier après l'avoir fermé. Ce rappel est très pratique. Toutefois, si vous avez extrait un fichier vers votre dossier Brouillons local et que vous ne disposez pas de connexion Internet avec votre bibliothèque, il ne vous sera pas demandé d'archiver le fichier.

Que devez-vous faire dans ce cas ? C'est tout simple : vous archivez le fichier une fois que vous avez rétabli la connexion Internet avec votre bibliothèque, par exemple à votre retour au bureau. Vous effectuez cette opération à l'aide de votre navigateur Web. Placez le pointeur sur le fichier dans la bibliothèque de documents, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Archiver.

Remarque    Vous pouvez aussi ouvrir le fichier une fois de retour au bureau, puis le fermer. Il vous sera alors demandé de l'archiver.

Important    Aucun rappel automatique ne s'affichera pour vous demander d'archiver un fichier. Veillez donc à vous en souvenir à votre retour au bureau.

Ce que les autres utilisateurs voient lorsqu'un fichier est extrait

Pointeur placé sur l'icône d'extraction, info-bulle indiquant qu'Ellen Adams a extrait le fichier

Une icône d'extraction apparaît lorsque quelqu'un extrait un fichier. Placez le pointeur sur l'icône pour savoir qui a extrait le fichier.

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Que voient les autres utilisateurs lorsqu'un fichier est extrait ? Ils voient l'icône d'extraction, c'est-à-dire un carré vert orné d'une flèche blanche, apparaître pour le fichier. Dans l'illustration, vous pouvez voir que le fichier Stratégie marketing Contoso est extrait. Si vous placez votre souris sur une icône d'extraction, vous pouvez savoir qui a extrait le fichier. Dans ce cas, il s'agit d'Ellen Adams.

Que se passe-t-il si d'autres personnes essaient quand même de modifier ce fichier ? Elles reçoivent le message « Fichier en cours d'utilisation » qui leur explique que le fichier est verrouillé par Ellen en vue de sa modification. Elles peuvent l'ouvrir en lecture seule, mais elles verront la version antérieure du fichier, et pas celle sur laquelle Ellen travaille.

Si vous changez d'avis

Cliquer sur la commande Annuler l'extraction

Comment supprimer un fichier qui a été extrait.

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Imaginez que vous extrayez un fichier et que vous travaillez un peu dessus. Mais vous vous rendez compte que vos modifications ne sont pas aussi bonnes que prévu. Vous voulez donc revenir au fichier tel qu'il était avant l'extraction. C'est très facile à faire sans avoir à annuler toutes les modifications que vous avez apportées au document.

Comment procéder ? Il vous suffit d'ignorer l'extraction. Placez le pointeur sur le fichier, cliquez sur la flèche vers le bas qui apparaît, puis cliquez sur Annuler l'extraction. Le fichier revient à la version antérieure à l'extraction.

Extraction requise dans certaines bibliothèques

Pointeur cliquant sur un fichier, puis sur la commande Extraire et modifier

Cette boîte de dialogue subit une légère modification si une bibliothèque requiert l'extraction.

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Il peut arriver que les responsables de votre site configurent une bibliothèque de manière à vous obliger à toujours extraire les fichiers. Comment savoir si c'est le cas ? Grâce à un léger changement qui se produit lorsque vous essayez de modifier le fichier. En effet, la commande pour modifier le fichier devient Extraire et modifier.

Cette configuration est courante dans de nombreuses organisations. De fait, votre société peut avoir configuré ses bibliothèques de cette façon et vous avez peut-être toujours extrait vos fichiers sans même vous en rendre compte.

Importance de la version

Page d'accueil d'un site SharePoint

Exemple type de site Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007.

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N'oubliez pas que ce cours explique le fonctionnement des bibliothèques dans Windows SharePoint Services 3.0 et Microsoft Office SharePoint Server 2007. Si vous extrayez un fichier à l'aide d'une version antérieure, le processus peut être complètement différent.

Comment savoir de quelle version vous disposez ? C'est une question qui revient souvent. Demandez à la personne qui est responsable du site. Si c'est vous, demandez à la personne qui a configuré le serveur. Cette personne se trouve très probablement dans le service informatique de votre entreprise.

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Parmi les propositions suivantes, laquelle constitue une bonne raison d'extraire un fichier ?

Si vous avez besoin d'effectuer une modification rapide qui prendra moins de 5 minutes.

Non, désolé. Si vous êtes sûr que cela ne prendra que quelques minutes, il n'est pas nécessaire d'extraire le fichier. Réessayez.

Si vous avez besoin d'apporter une correction rapide à un fichier qui ne prendra que 5 secondes.

Non, c'est faux. Si vous êtes sûr que cela ne prendra que quelques secondes, il n'est pas nécessaire d'extraire le fichier. Réessayez.

Si vous voulez vous assurer que d'autres personnes peuvent continuer à modifier le document tant qu'il est ouvert sur votre ordinateur.

Non, en fait, c'est l'inverse. Réessayez.

Si vous avez besoin d'effectuer une modification dans le fichier qui vous prendra plus de 15 minutes.

Correct. C'est bien dans cette situation qu'il faut utiliser l'extraction.

Parmi les propositions suivantes, laquelle constitue pour vous une bonne raison d'extraire un fichier ?

Si vous voulez vous assurer que vous êtes la seule personne à pouvoir modifier le fichier jusqu'à ce que vous l'archiviez.

Correct. L'extraction permet de réserver le fichier à votre usage personnel afin que personne d'autre ne puisse le modifier tant que vous travaillez dessus.

Si vous voulez vous assurer que votre patron est la seule personne à pouvoir modifier le fichier jusqu'à ce qu'il l'archive.

Non, l'extraction est une opération que vous réalisez pour vous-même et pas pour quelqu'un d'autre. Réessayez.

Si vous avez besoin d'examiner le fichier de près sans avoir à le modifier.

Faux. Réessayez.

Si vous voulez que le fichier soit modifié simultanément par plusieurs personnes exactement au même moment.

Faux. Malheureusement, plusieurs personnes ne peuvent pas modifier un fichier en même temps. Réessayez.

Henry a Windows XP et utilise une bibliothèque dotée de l'URL suivante :

http://contoso/sales/pricesheets/

Lorsqu'il extrait une feuille de calcul, il active la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local.

Où est stocké le fichier une fois extrait ?

http://contoso/sales/pricesheets/pricesheets.

Faux. C'est ici que le fichier serait stocké si la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local n'était pas activée. Réessayez.

http://contoso/spreadsheets/SharePoint%20Drafts.

Faux. Le fichier n'est pas extrait vers le serveur, mais vers un autre emplacement. Réessayez.

Mes documents\Brouillons SharePoint.

Correct. 

Documents\Brouillons SharePoint.

Non, c'est inexact, mais vous y êtes presque. C'est ici que le fichier serait stocké si Henry utilisait Windows Vista. Réessayez.

Parmi les opérations suivantes, laquelle constitue un moyen d'archiver un fichier à l'aide de Word 2007 ?

Fermer le fichier.

Correct. Il s'agit tout simplement de fermer le fichier. Vous serez ensuite invité à archiver le fichier, à condition bien sûr de disposer d'une connexion Internet avec la bibliothèque.

Dans le menu Fichier, cliquer sur Archiver.

Non, mauvaise réponse. Ce n'est pas ainsi que vous archivez un fichier. Réessayez.

Cliquer avec le bouton droit sur le fichier dans Brouillons SharePoint, puis cliquer sur Archiver lorsque vous y êtes invité.

Faux. Vous pouvez bien sûr double-cliquer sur un fichier dans Brouillons SharePoint si vous le souhaitez. Il va alors s'ouvrir et vous pourrez travailler dessus, l'enregistrer, etc. Par contre, il ne va pas vous proposer de l'archiver si vous cliquez dessus avec le bouton droit de la souris. Réessayez.

Double-cliquer sur le fichier dans le dossier Brouillons SharePoint.

Faux. Vous pouvez bien sûr double-cliquer sur un fichier dans Brouillons SharePoint si vous le souhaitez. Il va alors s'ouvrir et vous pourrez travailler dessus, l'enregistrer, etc. Mais cela ne constitue pas un moyen d'archiver un fichier. Réessayez.

Vous avez extrait un fichier sur votre ordinateur portable. Vous êtes ensuite parti en déplacement, puis vous êtes revenu au bureau où vous avez rétabli votre connexion Internet avec la bibliothèque. Parmi les opérations suivantes, laquelle constitue un moyen d'archiver le fichier ?

Dans votre navigateur Web, ouvrez la bibliothèque. Placez le pointeur sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche vers le bas, puis cliquez sur Archiver dans le menu.

Correct. C'est de cette manière que vous pouvez archiver un fichier après avoir travaillé dessus hors connexion.

Dans Word, accédez à l'onglet Accueil. Placez le pointeur sur le nom du fichier, puis cliquez sur Archiver.

Non, désolé. La commande Archiver n'est pas disponible sous l'onglet Accueil. Réessayez.

Dans Windows, cliquez avec le bouton droit sur le fichier dans Brouillons SharePoint, puis cliquez sur Archiver.

Faux. La commande Archiver n'est pas disponible ici. Réessayez.

Dans Windows, double-cliquez sur le fichier dans le dossier Brouillons SharePoint.

Faux. La commande Archiver est disponible ailleurs, mais pas dans le dossier Brouillons SharePoint. Réessayez.

Vous utilisez Windows Vista et vous recevez un message d'erreur lorsque vous archivez un fichier. Le message d'erreur vous explique que vous ne pouvez pas utiliser votre dossier Brouillons local. Pour éliminer ce message d'erreur, vous pouvez ajouter le site à :

Votre liste de favoris tertiaires.

Faux. Les favoris tertiaires n'existent pas. Réessayez.

Votre liste de sites de confiance.

Oui, c'est exact. Pour savoir comment procéder, consultez l'aide-mémoire situé à la fin de ce cours.

Vos favoris ou vos signets, en fonction du navigateur que vous utilisez.

Faux. Il est en effet judicieux d'ajouter votre bibliothèque aux favoris ou signets de votre navigateur Web. Mais cela ne vous permettra absolument pas de vous débarrasser de ce message d'erreur. Réessayez.

Votre dossier Brouillons SharePoint dans Windows Vista.

Faux. Ce n'est pas un endroit où ajouter un site. C'est un endroit où des fichiers sont stockés. Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi :

Comment extraire un fichier à utiliser dans Microsoft® Office Word, Office Excel® ou Office PowerPoint® 2007

  1. Accédez à votre bibliothèque en tapant son URL dans votre navigateur Web.

  2. Pointez sur le nom du fichier pour faire apparaître une flèche orientée vers le bas.

  3. Cliquez sur la flèche vers le bas et, dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Extraire.

    Remarques    

    • L'icône du fichier va prendre la forme de l'icône d'extraction, à savoir un carré vert orné d'une flèche blanche.

    • Si vous voulez travailler sur le fichier hors connexion sur votre ordinateur, assurez-vous d'activer la case à cocher Utiliser mon dossier Brouillons local.

  4. Ensuite, pour modifier le fichier, cliquez sur son nom, puis sur OK.

Comment archiver un fichier Word, Excel ou PowerPoint 2007

  1. Assurez-vous de disposer d'une connexion Internet avec la bibliothèque.

  2. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Fermez tout simplement le fichier une fois que vous avez terminé vos modifications. Vous serez invité à l'archiver.

    • Accédez à votre bibliothèque en tapant son URL dans votre navigateur Web. Pointez sur le nom du fichier, cliquez sur la flèche vers le bas, puis cliquez sur Archiver.

Comment ignorer votre extraction

  1. Accédez à votre bibliothèque en tapant son URL dans votre navigateur Web.

  2. Pointez sur le nom du fichier pour faire apparaître une flèche orientée vers le bas.

  3. Cliquez sur la flèche vers le bas et, dans le menu qui s'affiche, cliquez sur Annuler l'extraction.

Comment ajouter votre site SharePoint à la liste des sites de confiance

  1. Rendez-vous sur votre site SharePoint à l'aide de votre navigateur Web.

  2. Cliquez sur l'onglet Accueil dans le coin supérieur gauche.

  3. Dans votre navigateur Web, cliquez sur Outils, puis sur Options Internet.

  4. Cliquez sur l'onglet Sécurité, puis sur Sites de confiance.

  5. Cliquez sur Sites.

  6. Votre site Web doit figurer dans le champ Ajouter ce site Web à la zone. Si ce n'est pas le cas, tapez l'adresse de votre page d'accueil.

  7. Cliquez sur Ajouter.

  8. S'il ne s'agit pas d'un site sécurisé (son adresse Web ou URL ne commence pas par HTTPS), désactivez la case à cocher Exiger un serveur sécurisé (https:) pour tous les sites de cette zone.

  9. Cliquez sur Fermer.

S’applique à : Excel 2007, Word 2007, PowerPoint 2007, SharePoint Server 2007



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