Bibliothèques de documents SharePoint I : introduction

Vue d’ensemble

Icône de bibliothèque de documents Vous vous demandez comment utiliser Word avec SharePoint, utiliser Excel avec SharePoint, utiliser PowerPoint et OneNote avec SharePoint, utiliser une bibliothèque de documents SharePoint ? Ce cours va vous apporter les bases nécessaires.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • voir à quel point une bibliothèque de documents SharePoint peut vous être utile, à vous et vos collègues ;

  • partager des documents Word, des feuilles de calcul Excel, des présentations PowerPoint et des fichiers OneNote en les ajoutant à une bibliothèque de documents SharePoint ;

  • afficher et modifier des fichiers via SharePoint, soit dans le navigateur, soit dans un programme Office ;

  • identifier les raisons pour lesquelles les options Afficher dans le navigateur et Modifier dans le navigateur ne sont pas disponibles.

Ce cours comprend :

  • Un cours d’autoformation.

  • Un court test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire, que vous pouvez imprimer à la fin du cours.

D’autres cours sont disponibles sur Formations Microsoft Office.

Version hors connexion (78,8 Mo)

Qu’est-ce qu’une bibliothèque de documents ?

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Bases de la bibliothèque : ajout de fichiers, changement de noms de fichiers et suppression de fichiers

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Comment afficher les fichiers dans une bibliothèque

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Comment modifier les fichiers dans une bibliothèque

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Conseils d’utilisation des bibliothèques de documents

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Pourquoi les commandes Afficher dans le navigateur et Modifier dans le navigateur sont-elles manquantes ?

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Pourquoi ne puis-je pas modifier un fichier dans un programme ?

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Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Qu’est-ce qu’une bibliothèque de documents ?

Un emplacement où partager des fichiers uniquement avec soi-même.

Généralement non. Bien que vous puissiez avoir une bibliothèque de documents qui vous est exclusivement réservée, vous n’êtes généralement pas la seule personne à l’utiliser. Réessayez.

Un emplacement où partager des fichiers avec d’autres personnes.

Oui, c’est exact. Une fois que des fichiers ont été ajoutés au site, ils sont visibles et modifiables par les utilisateurs.

Un emplacement où partager des documents Word sur le Web.

Faux, les bibliothèques de documents ne se limitent pas aux documents Word. Réessayez.

Un emplacement où partager les événements et les dates de réunion avec d’autres personnes de votre société.

Non, désolé. Un calendrier est probablement le meilleur outil pour cela. Réessayez.

Comment ajouter des fichiers de votre ordinateur à une bibliothèque de documents ?

Sous l’onglet Documents, cliquez sur Nouveau document.

Faux, ceci permet de créer entièrement un document mais pas d’ajouter un fichier à partir de votre ordinateur. Réessayez.

Effectuez un glisser-déplacer des fichiers vers l’onglet Documents.

Faux, vous ne pouvez pas faire glisser des fichiers vers l’onglet Documents. Réessayez.

Sous l’onglet Documents, cliquez sur Télécharger un document.

Exact. Il s’agit d’une méthode possible pour télécharger un fichier de votre ordinateur vers une bibliothèque de documents.

Sous l’onglet Bibliothèque, cliquez sur Télécharger des fichiers.

Faux. Il n’existe pas de commande Télécharger des fichiers sous l’onglet Bibliothèque. Réessayez.

Votre URL de bibliothèque est la suivante. De quelle partie de l’URL avez-vous besoin pour pouvoir enregistrer cette dernière via Word, Excel ou PowerPoint ?

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/AllItems.aspx

http://sharepoint/télécharger_fichiers_ici

Non, c’est inexact. Réessayez.

http://sharepoint/Team%20Files/

Oui, tout à fait. Supprimez « Forms/AllItems.aspx » et cela fonctionnera.

http://sharepoint/Team%20Files/Forms/

Non, ce n’est pas exact. Réessayez.

http://sharepoint/

Non, beaucoup trop court. Réessayez.

Pourquoi vouloir afficher un fichier d’une bibliothèque de documents ?

Pour apporter une modification rapide et relativement légère à un document.

Faux, vous n’affichez pas les fichiers lorsque vous avez besoin d’apporter des modifications. Réessayez.

Pour co-créer un fichier avec une autre personne.

Faux. La co-création signifie que vous modifiez un fichier en même temps qu’une autre personne. Réessayez.

Pour voir uniquement une partie du document, et non l’ensemble de ce dernier.

Non, pas nécessairement. Lorsque vous affichez un fichier, vous pouvez le faire défiler, et effectuer un zoom avant et arrière dans ce dernier pour le voir dans son intégralité. Réessayez.

Pour ouvrir quelque chose sans le modifier.

Oui, c’est exact. Il est relativement facile d’apporter des modifications à un fichier par mégarde. Par conséquent, affichez simplement un fichier lorsque vous n’avez pas besoin d’y apporter de modifications. N’y accédez pas en écriture.

Lorsque vous utilisez une bibliothèque de documents, comment modifiez-vous un document dans le programme Word ?

Pointez sur le fichier, cliquez sur le menu, puis choisissez Modifier le document maintenant.

Non désolé, c’est inexact. Il n’existe aucune commande Modifier le document maintenant. Réessayez.

Pointez sur le fichier, cliquez sur le menu, puis sur Modifier les propriétés.

Faux. Toutefois, si vous avez besoin de renommer le fichier, il s’agit de la méthode à suivre. Réessayez.

Pointez sur le fichier, cliquez sur le menu, puis sur Modifier dans Microsoft Word.

Oui, c’est exactement ça.

Pointez sur le fichier, cliquez sur le menu, puis sur Extraire.

Faux. L’extraction vous permet de réserver un fichier, ce qui est commode lorsque vous voulez être le seul à le modifier. Toutefois, l’extraction ne suffit pas pour ouvrir un fichier et le modifier. Vous devez effectuer une action supplémentaire pour pouvoir le modifier. Réessayez.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Comment télécharger un fichier vers une bibliothèque

  1. Accédez à votre bibliothèque en tapant son URL dans votre navigateur Web.

  2. En haut de la page, cliquez sur l’onglet Documents.

  3. Cliquez sur Télécharger un document.

  4. Pour télécharger un seul fichier, cliquez sur Parcourir. Pour télécharger plusieurs fichiers, cliquez sur Télécharger plusieurs fichiers, puis cliquez sur Recherchez des fichiers.

  5. Sélectionnez le ou les fichiers, puis cliquez sur Ouvrir.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Si nécessaire, cliquez sur Terminé.

  8. Si vous ne voyez pas vos fichiers dans la bibliothèque, actualisez le navigateur en appuyant sur la touche F5.

Comment effectuer un enregistrement dans une bibliothèque à partir de Word, Excel et PowerPoint 2010

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Enregistrer sous.

  2. Dans la zone Nom de fichier, tapez l’URL de votre bibliothèque, puis cliquez sur Enregistrer.
    Remarque Incluez uniquement la partie de l’URL allant jusqu’à « Forms ».

    Exact :
    http://contoso/sites/sales/Shared%20Documents/

    Faux :
    http://contoso/sites/sales/Shared%20Documents/Forms/AllItems.aspx

  3. Une fois la bibliothèque affichée, tapez un nom de fichier, puis cliquez sur le bouton Enregistrer.

Comment afficher un fichier

  1. Accédez à votre bibliothèque en tapant son URL dans votre navigateur Web.

  2. Pointez sur le nom du fichier, puis cliquez sur le menu.

  3. Cliquez sur Afficher dans le navigateur pour passer rapidement le fichier en revue.

  4. S’il manque certaines fonctionnalités ou certains outils dans le navigateur, cliquez dans le menu Fichier sur Ouvrir dans <nom du programme>.

Comment modifier un fichier

  1. Accédez à votre bibliothèque en tapant son URL dans votre navigateur Web.

  2. Pointez sur le nom du fichier, puis cliquez sur le menu.

  3. Cliquez sur Modifier dans le navigateur pour apporter des modifications rapides. Sinon, cliquez sur Modifier dans <nom du programme> pour apporter des modifications plus substantielles dans le programme.


S’applique à : SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010



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