Autoriser quelqu'un d'autre à gérer votre courrier électronique et votre calendrier

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cette fonctionnalité nécessite l’utilisation d’un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange. Pour plus d’informations sur les comptes Microsoft Exchange et déterminer la version d’Exchange à laquelle se connecte votre compte, voir les liens dans la section Voir aussi.

Tout comme un assistant peut vous aider à gérer votre courrier papier entrant, vous pouvez utiliser Microsoft Outlook pour permettre à une autre personne, appelée délégué, de recevoir et répondre aux demandes de réunion ou aux réponses de demandes de réunion et d’envoyer des messages électroniques à votre nom. Vous pouvez également accorder à votre délégué des autorisations supplémentaires qui lui permettent de lire, de créer ou d’avoir un accès complet aux éléments contenus dans votre boîte aux lettres Exchange.

L’accès délégué est généralement utilisé entre un responsable et son assistant, où l’assistant (délégué) est chargée de traiter les demandes de réunion entrantes ou les messages électroniques du responsable et coordonner l’agenda du responsable. Cet article suppose que ce scénario pour expliquer cette fonctionnalité. Toutefois, l’accès délégué peut servir entre homologues.

Dans cet article

À propos de l’accès délégué

Activer l’accès délégué

Modifier les autorisations de votre délégué

Sélectionner les éléments que le délégué ne peut pas afficher

À propos de l’accès délégué

Deux utilisateurs de Microsoft Office Outlook 2007 qui disposent tous deux d'un compte Exchange dans la même organisation peuvent partager leurs dossiers Exchange. Le partage des dossiers est l'une des fonctionnalités de collaboration d'Exchange. Lorsque vous accordez l'accès à vos dossiers Outlook à un autre utilisateur d'Outlook, vous pouvez choisir d'accorder au délégué des autorisations en lecture seule ou plus avancées. Par défaut, les éléments marqués comme privés ne sont pas accessibles.

Important : Vous ne devez pas compter sur la fonctionnalité privé pour empêcher d’autres utilisateurs d’accéder aux détails des rendez-vous, des contacts ou des tâches via des méthodes de programmation ou à l’aide d’autres programmes de messagerie.

L’accès délégué est une fonctionnalité avancée qui ne se limite pas au partage des dossiers Outlook. Si vous souhaitez accorder des autorisations supplémentaires, par exemple autoriser un délégué à créer des messages électroniques ou répondre à des demandes de réunion à votre nom, vous devez utiliser l’accès délégué.

Remarques : 

  • En tant que responsable, votre courrier doit vous être remis dans votre boîte aux lettres sur le serveur Exchange, et non dans un fichier de dossiers personnels (.pst) sur votre ordinateur.

  • Vous devez utiliser la même version d’Office Outlook que celle de votre délégué.

Lorsqu’un délégué a envoient procuration, le délégué peut composer un message électronique et entrez le nom du responsable dans la zone à partir de. Les destinataires du message électronique verront le Nom du délégué au nom de nom du responsable en regard de texte.

Remarque : Il existe une fonctionnalité Exchange avancée qui permet à une ou plusieurs personnes de se voire accorder les autorisations Envoyer en tant que pour une autre boîte aux lettres Exchange. Une personne peut ainsi envoyer un message comme si elle la boîte aux lettres lui appartenait. Les autorisations Envoyer en tant que peuvent être associées ou non à l'accès délégué. Lorsqu'elles sont activées, le destinataire ne pourra voir que le nom du responsable en regard de la zone De. Un administrateur Exchange ou Microsoft Windows doit configurer cette option. Ce scénario est plus courant lorsqu'il existe une boîte aux lettres Exchange partagée (par exemple, lorsqu'un employé envoie des messages électroniques à des clients à partir d'une boîte aux lettres Exchange partagée et non pas de son compte Exchange).

Instructions destinées à l'administrateur Exchange pour activer les autorisations Envoyer en tant que

  1. Dans Microsoft Windows Server 2003, ouvrez le composant Utilisateurs et ordinateurs Active Directory.

  2. Dans le menu affichage, cliquez sur Fonctionnalités avancées.

  3. Sous le nœud de domaine, cliquez sur Utilisateurs.

  4. Ouvrez le compte d'utilisateur auquel vous souhaitez ajouter les autorisations Envoyer en tant que.

  5. Sous l'onglet Sécurité, cliquez sur Ajouter.

  6. Dans la zone Entrez les noms des objets à sélectionner, tapez le nom complet ou le nom d'utilisateur de la personne à laquelle vous souhaitez accorder les autorisations Envoyer en tant que. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés en séparant chaque nom par un point-virgule.

  7. Cliquez sur OK.

  8. Dans la liste Autorisations, cliquez sur Envoyer en tant que, puis activez la case à cocher Autoriser.

Conseil : Pour déterminer si un délégué dispose des autorisations Exchange envoyer en tant qu’ou uniquement Outlook déléguer Access envoyer procuration, demandez au délégué pour créer un nouveau message et envoyez-le à son propre compte de messagerie. Vérifiez que le délégué entre le nom de la boîte aux lettres dans la zone de, par exemple, le nom du responsable. Lorsque le message est reçu, si les deux noms apparaissent dans la zone d’ainsi que le texte « de la part de », le délégué dispose uniquement Outlook déléguer l’accès Envoyer procuration.

En tant que la personne octroi d’autorisation, déterminer le niveau d’accès du délégué à vos dossiers. Vous pouvez accorder une autorisation de délégué pour lire les éléments dans vos dossiers ou pour lire, créer, modifier et supprimer des éléments. Par défaut, lorsque vous ajoutez un délégué, le délégué a accès complet à vos dossiers de calendrier et vos tâches. Le délégué peut également répondre aux demandes de réunion en votre nom.

Si vous souhaitez que le délégué puisse consulter tous les messages de votre dossier Boîte de réception, vous devez lui accorder des autorisations supplémentaires. Vous trouverez des instructions permettant d'accorder des autorisations dans la section Activer l'accès délégué section.

Si vous accordez à une personne l'accès à vos dossiers Exchange, celle-ci peut accéder à tous les éléments contenus dans les dossiers, à l'exception de ceux marqués comme privés. Vous trouverez des instructions permettant d'autoriser les déléguer à afficher les éléments privés dans la section Sélectionner les éléments que le délégué ne peut pas afficher. Les éléments contenus dans les sous-dossiers ne sont pas accessibles au délégué, sauf si vous modifiez les autorisations de partage sur les sous-dossiers ou que vous en créez d'autres. Les nouveaux sous-dossiers héritent des autorisations d'accès du dossier parent.

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Activer l'accès délégué

Un délégué se voit automatiquement accorder les autorisations Envoi par procuration. Il peut donc effectuer les opérations suivantes :

  • répondre à une demande de réunion qui vous a été envoyée, en tant que responsable ;

  • recevoir les réponses aux demandes de réunion qui vous ont été envoyées, en tant que responsable ;

  • Composez et envoyez un message électronique qui, lorsqu’elles sont reçues, aura Nom du délégué au nom de nom du responsable en regard de.

Par défaut, le délégué ne peut lire que les demandes de réunion et les réponses à celles-ci envoyées au responsable. Il ne dispose pas d'un accès en lecture aux autres messages de votre dossier Boîte de réception.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

  2. Cliquez sur l'onglet Délégués, puis sur Ajouter.

    Accès délégué

    Si l’onglet délégués ou le bouton Ajouter est manquant

    Il est possible que l'onglet Délégués ou le bouton Ajouter ne soient pas affichés pour l'une ou plusieurs des raisons suivantes :

    • Une connexion active n'existe pas entre Outlook et Exchange. La barre d'état d'Outlook doit afficher Connecté à Microsoft Exchange ou En ligne.

    • Vos messages ne sont pas remis dans votre boîte aux lettres Exchange. Votre courrier doit être remis dans votre boîte aux lettres Exchange, et non pas dans un fichier de dossiers personnels (.pst) sur votre ordinateur.

    • Le complément qui contient la fonction d'accès délégué n'est peut-être pas installé ou activé.

      1. Dans le menu Outils, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, puis sur Compléments.

      2. Dans la liste Gérer, cliquez sur Extensions de client Exchange, puis sur Atteindre.

      3. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments, activez la case à cocher Accès délégué.

        Si L’accès délégué n’est pas répertoriée, vous devez installer le complément.

        1. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments, cliquez sur Installer.

        2. Sélectionnez le fichier dlgsetp.ecf, puis cliquez sur Ouvrir.

        3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments.

          Nous vous recommandons de redémarrer Outlook.

  3. Tapez le nom de la personne à désigner comme délégué ou recherchez-le et cliquez dessus dans la liste.

    Remarque : Le délégué doit être une personne qui figure dans la liste d’adresses globale Exchange.

  4. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

  5. Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, vous pouvez accepter les paramètres d'autorisations par défaut ou sélectionner des niveaux d'accès personnalisés pour les dossiers Exchange.

    Si un délégué a besoin d'une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion et les réponses, les paramètres d'autorisations par défaut, notamment Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions sont suffisants. Vous pouvez conserver l'option Aucune pour le paramètre d'autorisation Boîte de réception. Les demandes de réunion et réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué.

    Remarque : Par défaut, le délégué est accordé éditeur (peut lire, créer et modifier des éléments) autorisé à votre dossier de calendrier, car une fois le délégué répond à la réunion en votre nom, la réunion est automatiquement ajoutée à votre dossier de calendrier.

    Description des niveaux d'autorisation pour les délégués

    • Relecteur     Cette autorisation permet au délégué de lire les éléments présents dans le dossier du responsable.

    • Auteur     Cette autorisation, le délégué peut lire et créer des éléments et modifier et supprimer des éléments que vous créez. Par exemple, un délégué peut créer des demandes de tâches et les demandes de réunion directement dans le dossier tâches ou le calendrier du responsable et puis envoyer l’élément de part du responsable.

    • Éditeur     Cette autorisation au délégué de faire tout ce qu’un auteur peut faire et en outre peut modifier et supprimer les éléments créés par le responsable.

    Autoriser des accès de délégué

  6. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, cochez la case Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

  7. Si vous le souhaitez, vous pouvez cocher la case Le délégué peut voir mes éléments privés.

    Important : Il s’agit d’un paramètre global qui affecte tous vos dossiers Exchange, notamment tous les dossiers Courrier, Contacts, Calendrier, Tâches, Notes et Journal. Vous ne pouvez pas autoriser l’accès aux éléments privés dans un seul dossier.

  8. Cliquez sur OK.

Remarque : Les messages qui ont été envoyés avec les autorisations Envoi par procuration contiennent le nom du responsable et du délégué en regard de la zone De. En revanche, les messages envoyés avec les autorisations Envoyer en tant que ne contiennent que le nom du responsable. Pour plus d'informations sur les autorisations Envoyer en tant que, voir la section À propos de l'accès délégué.

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Modifier les autorisations de votre délégué

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l’onglet Délégués.

    L’onglet délégués est manquant

    Il est possible que l'onglet Délégués ne soit pas affiché pour l'une ou plusieurs des raisons suivantes :

    • Une connexion active n'existe pas entre Outlook et Exchange. La barre d'état d'Outlook doit afficher Connecté à Microsoft Exchange ou En ligne.

    • Vos messages ne sont pas remis dans votre boîte aux lettres Exchange. Votre courrier doit être remis dans votre boîte aux lettres Exchange, et non pas dans un fichier de dossiers personnels (.pst) sur votre ordinateur.

    • Le complément qui contient la fonction d'accès délégué n'est peut-être pas installé ou activé.

      1. Dans le menu Outils, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, puis sur Compléments.

      2. Dans la liste Gérer, cliquez sur Extensions de client Exchange, puis sur Atteindre.

      3. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments, activez la case à cocher Accès délégué.

        Si L’accès délégué n’est pas répertoriée, vous devez installer le complément.

        1. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments, cliquez sur Installer.

        2. Sélectionnez le fichier dlgsetp.ecf, puis cliquez sur Ouvrir.

        3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments.

          Nous vous recommandons de redémarrer Outlook.

  2. Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Autorisations.

    Si vous souhaitez supprimer toutes les autorisations de l'accès délégué, cliquez sur Supprimer et passez les étapes restantes.

    Autoriser des accès de délégué

  3. Modifiez les autorisations pour chaque dossier Outlook auquel le délégué a accès.

  4. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, cochez la case Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

Remarque : Si vous souhaitez qu’un délégué reçoive des copies de vos demandes de réunion et des réponses que vous recevez, vérifiez qu’il dispose de l’autorisation Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) sur votre dossier Calendrier, puis cochez la case Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions.

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Sélectionner les éléments que le délégué ne peut pas afficher

Si vous avez octroyé à un délégué un droit d'accès à certains de vos dossiers Outlook, vous pouvez l'empêcher de visualiser certaines informations personnelles des rendez-vous, réunions, tâches et contacts. Ouvrez chaque élément personnel, et dans le groupe Options, cliquez sur Privé.

Si vous souhaitez qu'un délégué puisse afficher vos éléments privés, procédez comme suit :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l’onglet Délégués.

    L’onglet délégués est manquant

    Il est possible que l'onglet Délégués ne soit pas affiché pour l'une ou plusieurs des raisons suivantes :

    • Une connexion active n'existe pas entre Outlook et Exchange. La barre d'état d'Outlook doit afficher Connecté à Microsoft Exchange ou En ligne.

    • Vos messages ne sont pas remis dans votre boîte aux lettres Exchange. Votre courrier doit être remis dans votre boîte aux lettres Exchange, et non pas dans un fichier de dossiers personnels (.pst) sur votre ordinateur.

    • Le complément qui contient la fonction d'accès délégué n'est peut-être pas installé ou activé.

      1. Dans le menu Outils, cliquez sur Centre de gestion de la confidentialité, puis sur Compléments.

      2. Dans la liste Gérer, cliquez sur Extensions de client Exchange, puis sur Atteindre.

      3. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments, activez la case à cocher Accès délégué.

        Si L’accès délégué n’est pas répertoriée, vous devez installer le complément.

        1. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments, cliquez sur Installer.

        2. Sélectionnez le fichier dlgsetp.ecf, puis cliquez sur Ouvrir.

        3. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Gestionnaire de compléments.

          Nous vous recommandons de redémarrer Outlook.

  2. Dans la liste, cliquez sur le nom du délégué que vous souhaitez autoriser à consulter vos rendez-vous privés.

  3. Cliquez sur Autorisations.

  4. Activez la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

    Éléments privés et accès délégué

Important : Vous ne devez pas compter sur la fonctionnalité privé pour empêcher d’autres utilisateurs d’accéder aux détails des rendez-vous, des contacts ou des tâches. Pour vous assurer que d’autres personnes ne peuvent pas lire les éléments que vous avez marqués comme privés, ne leur accordez pas d’autorisation Relecteur (peut lire des éléments) dans votre dossier de calendrier, Contacts ou tâches. Une personne qui vous est accordée l’autorisation de Relecteur (peut lire des éléments) pour accéder à vos dossiers peut utiliser les méthodes de programmation ou d’autres programmes de messagerie pour afficher les détails d’un élément privé. Utilisez la fonctionnalité privée uniquement lorsque vous partagez des dossiers avec les personnes que vous faites confiance.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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