Autoriser quelqu’un d’autre à gérer votre courrier électronique et votre calendrier

Autoriser quelqu’un d’autre à gérer votre courrier électronique et votre calendrier

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Tout comme un assistant peut vous aider à gérer le courrier papier que vous recevez, une autre personne, appelée délégué, peut recevoir des messages électroniques et des demandes de réunion en votre nom et y répondre. Vous pouvez également accorder à votre délégué des autorisations supplémentaires qui lui permettent de lire, de créer ou de modifier des éléments dans votre boîte aux lettres Microsoft Exchange Server.

Remarque :  Un compte Microsoft Exchange Server est obligatoire.

Contenu de cet article

À quoi sert un accès délégué ?

Désigner une personne comme étant mon délégué

Modifier les autorisations d’un délégué

Modifier l’accès délégué aux éléments privés

À quoi sert un accès délégué ?

L’accès délégué va au-delà du partage simple de l’accès à vos dossiers. Les délégués reçoivent des autorisations supplémentaires, telles que la possibilité de créer des messages électroniques ou de répondre aux demandes de réunion en votre nom. Voir Gérer les éléments de courrier et de calendrier d’une autre personne pour découvrir comment les délégués peuvent effectuer ces tâches.

Remarque : Vous et votre délégué devez utiliser la même version d’Outlook.

Comme c’est vous qui accordez les autorisations, vous déterminez également le niveau d’accès du délégué à vos dossiers. Vous pouvez autoriser ce dernier à uniquement lire des éléments de vos dossiers ou encore l’autoriser à lire, créer, modifier et supprimer des éléments. Par défaut, lorsque vous ajoutez un délégué, ce dernier a un accès complet à vos dossiers Calendrier et Tâches. Il peut également répondre aux demandes de réunion en votre nom.

Quels sont les niveaux d’autorisations accordés aux délégués ?

  • Relecteur     Cette autorisation permet au délégué de lire les éléments présents dans vos dossiers.

  • Auteur     Cette autorisation permet au délégué de lire et de créer des éléments, mais aussi de modifier et de supprimer les éléments qu’il crée. Par exemple, un délégué peut créer des demandes de tâches et de réunions directement à partir de votre dossier Tâches ou Calendrier, puis envoyer l’élément créé en votre nom.

  • Rédacteur     Cette autorisation permet au délégué de faire tout ce qu’un auteur peut faire, et lui permet en outre de modifier et de supprimer les éléments que vous avez créés.

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Désigner une personne comme étant mon délégué

Un délégué reçoit automatiquement les autorisations Envoi par procuration. Par défaut, le délégué peut lire uniquement vos demandes de réunion et les réponses. Il ne dispose pas d’un accès en lecture aux autres messages de votre dossier Boîte de réception.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.

  3. Cliquez sur Ajouter.

    Si Ajouter n’apparaît pas, il se peut qu’aucune connexion n’existe entre Outlook et Exchange. La barre d’état Outlook affiche l’état de connexion.

  4. Tapez le nom de la personne à désigner comme délégué ou recherchez-le et cliquez dessus dans la liste.

    Remarque : Le délégué doit être une personne qui figure dans la liste d’adresses globale Exchange de votre organisation.

  5. Cliquez sur Ajouter, puis sur OK.

  6. Dans la boîte de dialogue Autorisations accordées aux délégués, acceptez les paramètres d’autorisations par défaut ou sélectionnez des niveaux d’accès personnalisés pour les dossiers Exchange.

    Si un délégué a besoin d’une autorisation pour traiter uniquement les demandes de réunion et les réponses, les paramètres d’autorisations par défaut, telles que Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions, sont suffisants. Vous pouvez conserver l’option Aucune pour le paramètre d’autorisation Boîte de réception. Les demandes de réunion et les réponses iront directement dans la boîte de réception du délégué.

    Remarque : Par défaut, le délégué se voit accorder l’autorisation Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) sur votre dossier Calendrier. Lorsqu’il répond à une demande de réunion en votre nom, celle-ci est ajoutée automatiquement à votre dossier Calendrier.

  7. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

  8. Si vous le souhaitez, vous pouvez activer la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

    Important : Ce paramètre affecte tous les dossiers Exchange. Cela inclut tous les dossiers Courrier, Contacts, Calendrier, Tâches, Notes et Journal. Il n’est pas possible d’octroyer un accès à des éléments privés figurant uniquement dans des dossiers spécifiques.

  9. Cliquez sur OK.

    Remarques : 

    • Les messages envoyés avec les autorisations Envoi par procuration contiennent votre nom et celui du délégué en regard de la zone De. Les messages envoyés avec les autorisations Envoyer en tant que ne contiennent que votre nom.

    • Une fois que vous ajoutez une personne en tant que délégué, ils peuvent ajouter votre boîte aux lettres Exchange à son profil Outlook. Pour obtenir des instructions, voir Gérer les éléments de calendrier et de messagerie d’un autre utilisateur.

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Modifier les autorisations d’un délégué

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.

  3. Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier les autorisations, puis cliquez sur Autorisations.

    Remarque : Si vous souhaitez supprimer toutes les autorisations Accès délégué, ne cliquez pas sur Autorisations, mais plutôt sur Supprimer et ignorez le reste de ces étapes.

  4. Modifiez les autorisations pour tout dossier Outlook auquel le délégué a accès.

  5. Pour envoyer un message informant le délégué des modifications de ses autorisations, activez la case à cocher Envoyer automatiquement un message au délégué pour résumer ces autorisations.

Remarque : Si vous souhaitez qu’un délégué reçoive des copies de vos demandes de réunion et des réponses que vous recevez, vérifiez qu’il dispose de l’autorisation Rédacteur (peut lire, créer et modifier des éléments) sur votre dossier Calendrier, puis activez la case à cocher Mon délégué reçoit une copie des messages relatifs à mes réunions.

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Modifier l’accès délégué aux éléments privés

Si vous avez octroyé à un délégué un droit d’accès à vos dossiers Outlook, vous pouvez l’empêcher de visualiser certaines informations personnelles des rendez-vous, réunions, tâches et contacts. Ouvrez chaque élément personnel, et dans le groupe Balises, cliquez sur Privé.

Pour octroyer l’accès à vos éléments privés, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis sur Accès délégué.

  3. Cliquez sur le nom du délégué dont vous souhaitez modifier l’accès à vos rendez-vous privés, puis cliquez sur Autorisations.

  4. Activez la case à cocher Le délégué peut voir mes éléments privés.

Important : Il n’est pas recommandé de se fier à la fonctionnalité Privé pour empêcher d’autres personnes d’accéder aux détails d’un rendez-vous, d’un contact ou d’une tâche. Pour vous assurer qu’aucune autre personne ne puisse lire les éléments marqués comme privés, ne leur accordez pas l’autorisation Relecteur (peut lire les éléments) sur votre dossier Calendrier, Contacts ou Tâches.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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