Attribuer une stratégie de rétention aux messages électroniques

Les stratégies de rétention font partie de la technologie de gestion des enregistrements de messagerie (MRM) disponible avec les comptes Microsoft Exchange Server 2010. La gestion des enregistrements de messagerie facilite la conservation des messages nécessaires pour se conformer à la stratégie de l’organisation, aux réglementations gouvernementales ou aux obligations légales, ainsi que la suppression du contenu qui n’a plus de valeur juridique ou commerciale.

Remarque :  Il existe des conditions de licence Microsoft Outlook et Exchange Server pour cette fonctionnalité. Pour plus d’informations, voir Conditions de licence Outlook requises pour les fonctionnalités Exchange.

Contenu de cet article

À propos de la stratégie de rétention

Assigner une stratégie de rétention à un dossier d'e-mail

Assigner une stratégie de rétention à des messages e-mail

Obtenir des stratégies de rétention supplémentaires

Supprimer une stratégie de rétention

À propos de la stratégie de rétention

Les organisations peuvent créer des stratégies de rétention par défaut pour tous les éléments de courrier d’une boîte aux lettres Exchange Server, des stratégies spécifiques pour les dossiers par défaut (par exemple, Boîte de réception, Brouillons, Éléments envoyés, Éléments supprimés et Courrier indésirable), ou créer des stratégies de rétention que les utilisateurs peuvent appliquer à certains dossiers ou éléments spécifiques. Votre administrateur Exchange Server peut configurer l’ensemble ou une partie de ces options.

Important :  Si vous avez des questions concernant les stratégies de rétention de votre organisation, prenez connaissance les directives de celle-ci ou contactez votre service juridique.

Il est plus facile d’assigner une stratégie de rétention à un dossier plutôt qu’individuellement à chaque message. Toutefois, même si une stratégie de rétention est assignée à un dossier, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs messages, puis leur assigner une stratégie différente. Une stratégie assignée à un message prend le pas sur toute stratégie de dossier héritée.

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Assigner une stratégie de rétention à un dossier d'e-mail

  1. Dans le volet de navigation, cliquez sur un dossier de courrier.

  2. Sous l’onglet Dossier, dans le groupe Propriétés, cliquez sur Stratégie.

Commande Stratégie du ruban

La commande Stratégie ne figure pas dans le ruban.

Si la commande Stratégie ne figure pas dans le ruban, cela signifie que votre administrateur Exchange Server n’a pas activé les stratégies de rétention pour votre compte, ou que vous n’utilisez pas une licence Outlook requise pour la fonctionnalité. Pour plus d’informations, voir Conditions de licence Outlook requises pour les fonctionnalités Exchange.

  1. Sous l’onglet Stratégie dans la liste Stratégie de dossier, cliquez sur une entrée basée sur les directives de votre organisation.

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Assigner une stratégie de rétention à des messages e-mail

  1. Dans la liste des messages, sélectionnez un message.

Conseil :  Pour sélectionner plusieurs messages, maintenez la touche CTRL enfoncée tandis que vous cliquez sur chaque message.

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Indicateurs, cliquez Assigner une stratégie.

Commande Attribuer une stratégie du ruban

La commande Assigner une stratégie ne figure pas dans le ruban.

Si la commande Assigner une stratégie ne figure pas dans le ruban, cela signifie que votre administrateur Exchange Server n’a pas activé les stratégies de rétention et d’archivage pour votre compte, ou que vous n’utilisez pas une licence Outlook requise pour la fonctionnalité. Pour plus d’informations, voir Conditions de licence Outlook requises pour les fonctionnalités Exchange.

  1. Sous Stratégie de rétention, cliquez sur une entrée basée sur les directives de votre organisation.

La stratégie de rétention d’un message apparaît dans l’en-tête du Volet de lecture sous les noms des destinataires, et inclut la date d’expiration. Si aucune stratégie de rétention n’est appliquée, aucune information n’apparaît sous les noms de destinataire du message.

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Obtenir des stratégies de rétention supplémentaires

Les utilisateurs d’Outlook ne peuvent pas créer de stratégies de rétention. Celles-ci doivent être créées par votre administrateur Exchange Server. Cependant, il se peut que votre organisation fournisse des stratégies de rétention facultatives supplémentaires qui n’apparaissent pas par défaut. Si des stratégies de rétention supplémentaires sont disponibles, procédez comme suit pour les ajouter aux choix disponibles qui s’affichent lorsque vous appliquez des stratégies.

  1. Dans la liste des messages, sélectionnez un message.

Conseil :  Pour sélectionner plusieurs messages, maintenez la touche CTRL enfoncée tandis que vous cliquez sur chaque message.

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Indicateurs, cliquez Assigner une stratégie.

Commande Attribuer une stratégie du ruban

  1. Sous Stratégie de rétention, cliquez sur Autres stratégies de rétention.

  2. Dans la boîte de dialogue Stratégies de rétention, cliquez sur Ajouter ou supprimer des stratégies de rétention.

Microsoft Outlook Web App (OWA) s’ouvre dans une fenêtre du navigateur web.

  1. Dans Outlook web Access, entrez vos informations d’identification pour vous connecter.

OWA s’ouvre sur Options et la section Stratégies de rétention.

  1. Dans la liste, cliquez sur une stratégie, puis sur Ajouter.

La stratégie facultative est ajoutée à la liste des stratégies que vous pouvez sélectionner lorsque vous spécifiez une stratégie de rétention sur un dossier ou un élément.

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Supprimer une stratégie de rétention

Lorsque vous supprimez une stratégie de rétention d’un message de courrier, la stratégie éventuellement assignée au dossier s’applique à l’élément.

  1. Dans la liste des messages, sélectionnez un message.

Conseil :  Pour sélectionner plusieurs messages, maintenez la touche CTRL enfoncée tandis que vous cliquez sur chaque message.

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Indicateurs, cliquez Assigner une stratégie.

Commande Attribuer une stratégie du ruban

  1. Sous Stratégie de rétention, cliquez sur Utiliser une stratégie de dossier.

La stratégie de rétention d’un message apparaît dans l’en-tête du Volet de lecture sous les noms des destinataires, et inclut la date d’expiration. Si aucune stratégie de rétention n’est appliquée, aucune information n’apparaît sous les noms de destinataire du message.

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