Astuce : Savoir utiliser le statut de présence

Utilisez ce guide pour garder le contact avec les personnes qui vous importent ainsi qu'avec les personnes nécessaires à l'accomplissement de votre travail.

Que souhaitez-vous faire ?

Tenir vos contacts au courant de vos projets

Changer votre statut de présence

Informer les gens de ce qui est prévu aujourd'hui

Définir votre emplacement

Communiquer avec les personnes qui sont importantes dans votre vie

Rechercher des personnes

Attacher les contacts fréquents

Créer des groupes rassemblant vos contacts réguliers

Créer un groupe

Ajouter des personnes à un groupe

Envoyer un message instantané à un contact ou un groupe

Inviter d’autres personnes à une conversation par messagerie instantanée

Localiser un collaborateur très occupé

Baliser un contact

Afficher les moyens de communication disponibles pour un contact

Vérifier la position d'un contact

Consulter le calendrier d'un contact

Suivre vos communications quotidiennes

Envoyer un courrier électronique à un contact

Planifier une réunion avec un contact

Rechercher les conversations manquées

Mettre fin aux interruptions incessantes

Définir le statut Ne pas déranger

Tenir vos contacts au courant de vos projets

Le logiciel de communication Microsoft® Lync™ Online définit automatiquement votre présence selon votre activité ou votre calendrier Microsoft® Outlook®, mais vous pouvez définir un emplacement ou ajouter un message pour donner plus de détails aux personnes.

Changer votre statut de présence

  • Ouvrez Lync Online, puis, dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le menu de disponibilité sous votre nom et sélectionnez un statut différent, De retour dans quelques minutes par exemple.

Communicator

Le tableau suivant décrit les différents statuts de présence visibles par les autres personnes, ainsi que leur signification.

Statut de présence

Description

Présence Lync Disponible Disponible

Vous êtes en ligne et disponible.

Présence Lync Occupé(e) Occupé(e)

Vous participez à un appel Lync, ou, d'après votre calendrier Outlook, vous êtes en réunion et ne souhaitez pas être interrompu.

Présence Lync Ne pas déranger Ne pas déranger

Vous ne voulez pas être dérangé et vous ne verrez que les notifications de conversation envoyées par les contacts de votre Groupe de travail.

Présence Lync Absent(e) De retour dans quelques minutes

Vous n'êtes pas devant votre ordinateur pendant quelques instants.

Présence Lync Absent(e) Apparaître absent(e)

Votre ordinateur est inactif depuis un certain temps (15 minutes par défaut).

Présence Lync Absent(e) En congé

Vous ne travaillez pas et ne pouvez pas être contacté.

Présence Lync Hors connexion Hors connexion

Vous n'êtes pas connecté. Si vous avez empêché certaines personnes de visualiser votre présence, vous leur apparaîtrez toujours comme étant Hors connexion.

Présence Lync Inconnu Inconnu

Votre présence n'est pas connue. Si d'autres personnes n'utilisent pas Lync comme programme de messagerie instantanée, votre présence peut leur apparaître comme inconnue.

Informer les gens de ce qui est prévu aujourd'hui

  • Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur la zone de texte sous votre nom, puis tapez une note, par exemple « Travaille à domicile » ou « Travaille sur un projet urgent, merci de me contacter par messagerie instantanée au lieu de venir en personne. »

Communicator

Définir votre emplacement

  • Dans la fenêtre principale de Lync, sous votre statut de présence, Lync affiche un emplacement en relation avec le réseau auquel vous êtes connecté. Vous pouvez renommer cet emplacement en « Bureau » ou « Maison » afin de le rendre plus explicite. Dès lors, chaque fois que vous travaillerez depuis cet emplacement, les contacts avec qui vous partagez cette information auront une idée plus précise de l'endroit où vous vous trouvez. Pour plus d'informations sur la configuration des niveaux de confidentialité, voir Contrôler l'accès à vos informations de présence.

Communicator

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Communiquer avec les personnes qui sont importantes dans votre vie

Établissez votre liste de contacts de telle sorte qu'elle facilite vos communications et vous permette de voir les informations de présence et de contact des personnes qui comptent le plus pour vous. Le moyen le plus rapide de rechercher des personnes, qu'elles figurent déjà dans votre liste de contacts ou non, est d'utiliser le champ de recherche. Vous pouvez non seulement effectuer des recherches par nom ou numéro de téléphone, mais aussi par d'autres termes que le contact pourrait avoir utilisés dans son profil. Si un bouton Compétence apparaît sous la zone de recherche, essayez de taper une compétence, un domaine de spécialisation, un intitulé de poste, etc.

Pour vous aider à organiser votre liste de contacts, Lync Online pré-remplit automatiquement vos Contacts fréquents avec les 10 contacts avec lesquels vous communiquez le plus souvent. Vous pouvez également attacher vos plus importants contacts en haut de ce groupe de contacts pour y avoir accès plus rapidement. Lync Online pré-remplit cette liste avec les membres de votre équipe.

Rechercher des personnes

  • Dans la fenêtre principale de Lync, dans votre liste de contacts, commencez à saisir le nom d'une personne dans la zone de recherche. Les résultats apparaîtront en dessous.

Rechercher un contact

Attacher les contacts fréquents

  • Dans votre liste de contacts ou dans les résultats de la recherche, cliquez avec le bouton droit sur la personne puis cliquez sur Ajouter aux contacts fréquents.

Communicator

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Créer des groupes rassemblant vos contacts réguliers

Vous devez envoyer un petit message à tout un groupe ? Vous pouvez créer un groupe pour chaque équipe avec qui vous travaillez afin de pouvoir déterminer qui est disponible à tout moment ou pour contacter toute l'équipe.

Créer un groupe

  • Dans la fenêtre principale de Lync, dans votre liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur le nom d'un groupe (par exemple, Contacts fréquents), cliquez sur Créer un groupe, puis nommez le groupe.

Communicator

Ajouter des personnes à un groupe

  • Dans la liste de contacts, effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Faites glisser des contacts dans un groupe.

    • Recherchez un contact, puis, dans les résultats de la recherche, cliquez avec le bouton droit sur la personne, cliquez sur Ajouter à la liste de contacts et cliquez sur le nom du nouveau groupe.

Envoyer un message instantané à un contact ou un groupe

  • Dans votre liste de contacts, pointez sur le contact ou le groupe, puis attendez l'ouverture de la carte de visite.

  • Dans la carte de visite, cliquez sur le bouton Messagerie instantanée.

Communicator

Inviter d’autres personnes à une conversation par messagerie instantanée

  • Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes puis cliquez sur Inviter par nom ou par numéro de téléphone.

Communicator

Vous pouvez également faire glisser des contacts ou des groupes depuis la liste de contacts dans la fenêtre de conversation pour les ajouter.

Conseil :  Si des contacts sont externes à votre organisation, vous pouvez tout de même les ajouter. Cliquez simplement sur Inviter par courrier électronique, pour qu'ils puissent ensuite participer à la conversation en cliquant sur le lien se trouvant dans le message électronique (qu'ils possèdent ou non Lync).

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Localiser un collaborateur très occupé

Lync Online n'affiche pas seulement le statut d'une personne (par exemple, Disponible, Occupé(e) ou Absent(e)), il vous permet également de déterminer son emplacement et vous aide à évaluer le meilleur moyen de communication. Par exemple, vous pouvez « baliser » un contact, ce qui signifie que Lync Online affichera une notification dès que le statut du contact deviendra Disponible, pour savoir quand vous pouvez lui envoyer un message instantané ou vous déplacer jusqu'à son bureau.

Baliser un contact

  • Dans la fenêtre principale de Lync, dans la liste de contacts, cliquez avec le bouton droit sur un contact et cliquez sur Baliser pour des alertes de changement de statut.

Communicator

Afficher les moyens de communication disponibles pour un contact

  • Dans votre liste de contacts, pointez sur l'image d'un contact pour ouvrir la carte de visite.

  • Les différents moyens de communication que vous pouvez utiliser avec cette personne (messagerie électronique et instantanée, par exemple) sont indiqués au bas de la carte. Il vous suffit alors de cliquer sur un de ces boutons pour entrer en communication avec cette personne.

Communicator

Vérifier la position d'un contact

  • Dans votre liste de contacts, pointez sur l'image d'un contact, puis cliquez sur la flèche située dans le coin inférieur droit pour ouvrir une carte de visite développée.

Développer la carte de visite

  • La carte de visite affiche l'emplacement actuel de la personne (associé avec le réseau auquel il ou elle est actuellement connecté(e)) en supplément du bureau et des numéros de téléphone.

Consulter le calendrier d'un contact

  • Dans votre liste de contacts, double-cliquez sur l'image de la personne pour ouvrir la carte de visite développée.

  • Consultez l'entrée en regard de Calendrier.

Communicator

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Suivre vos communications quotidiennes

Les logiciels Lync Online et Outlook sont fortement liés. Vous pouvez non seulement gérer vos conversations de messagerie instantanée avec Lync Online, mais vous pouvez également envoyer des messages électroniques ainsi que des demandes de réunion Outlook à vos contacts Lync. Lync et Outlook vous permettent tous deux de consulter les conversations que vous avez manquées.

Envoyer un courrier électronique à un contact

  • Dans la fenêtre principale de Lync, pointez sur l'image ou l'indicateur de présence d'un contact. La carte de visite s'ouvre, et si la personne peut être contactée par courrier électronique, vous verrez un bouton prévu à cet effet en bas de la carte.

  • Cliquez sur ce bouton pour ouvrir un nouveau message électronique dans Outlook.

Communicator

Planifier une réunion avec un contact

  • Dans une carte de visite, cliquez sur le menu des options en regard du bouton de téléphone, puis cliquez sur Planifier une réunion.

Communicator

Rechercher les conversations manquées

  • Cliquez sur l'icône Conversations dans la fenêtre principale pour afficher toutes les conversations.

Remarque :  Dans la boîte de dialogue Lync - Options, cliquez sur Personnel, puis assurez-vous que la case à cocher Enregistrer mes conversations par messagerie instantanée dans le dossier Historique des conversations d'Outlook est activée.

Communicator

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Mettre fin aux interruptions incessantes

Vous pouvez définir le statut Ne pas déranger afin de limiter les interruptions. Tout le monde verra que vous souhaitez ne pas être dérangé, et si quelqu'un essaie néanmoins de vous inviter à une conversation par messagerie instantanée, vous ne serez pas dérangé par la notification (sauf si cette personne fait partie de votre Groupe de travail; pour plus d'informations, voir la note ci-dessous).

Définir le statut Ne pas déranger

  • Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur votre statut de présence, puis cliquez sur Ne pas déranger.

Communicator

Remarque :  Par défaut, vos contacts sont tous des Collègues. Pour placer un contact dans un Groupe de travail de manière à recevoir des notifications de conversation (même si votre statut est Ne pas déranger), cliquez avec le bouton droit sur le contact dans votre liste de contacts, cliquez sur Modifier les niveaux de confidentialité, puis cliquez sur groupe de travail. Pour désactiver toutes les notifications, quel que soit l'émetteur, lorsque votre statut est Ne pas déranger, cliquez sur le bouton Options, cliquez sur Alertes puis sur Ne pas afficher les alertes.

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