Astuce : Planifier une réunion en ligne et y participer

Vous pouvez planifier une réunion Microsoft Lync Online avec le complément de réunion en ligne pour Microsoft® Lync™ 2010 dans Microsoft® Outlook®. Vous pouvez aussi utiliser Lync Online pour démarrer une réunion non programmée afin d’aborder un sujet nécessitant une attention immédiate.

Que souhaitez-vous faire ?

Planifier une réunion en ligne

Définir les options d’accès à la réunion et de présentateur

Démarrer une réunion non planifiée à l’aide de la fonction Conférence maintenant

Participer à une réunion en ligne planifiée

Participer à une réunion non planifiée

Se connecter au système audio de la réunion

Choisir une option de connexion audio pour votre première utilisation de Lync Online

Modifier votre choix de système audio par défaut

Inviter des personnes qui ne possèdent pas Lync

Planifier une réunion en ligne

Pour créer une invitation à une réunion en ligne, procédez comme suit :

  1. Dans le Calendrier Microsoft® Outlook®, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur Nouvelle réunion en ligne(dans Microsoft® Outlook® 2010) ou Réunion en ligne (dans Microsoft® Office Outlook® 2007).

Image du ruban Outlook

  1. Dans la demande de réunion, dans la zone À, tapez les adresses de messagerie de chaque personne que vous souhaitez inviter à la réunion, chaque adresse doit être séparée par un point-virgule.

  2. Dans la demande de réunion, dans la zone Objet, tapez un objet pour la réunion.

  3. (Facultatif) Dans le corps de la demande de réunion, au-dessus du lienParticiper à une réunion en ligne, tapez des détails supplémentaires.
    Ne modifiez pas le texte existant dans la demande de réunion. Cela peut empêcher des personnes de participer à la réunion.

  4. (Facultatif) Dans la demande de réunion, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Afficher, cliquez sur Assistant planification. Utilisez l’Assistant planification pour vous assurer que tout le monde est bien disponible à l’heure de votre choix.

  5. Dans la demande de réunion, dans le groupe Réunion en ligne, cliquez sur Options de la réunion, puis acceptez ou modifiez les options par défaut si nécessaire.

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Définir les options d’accès à la réunion et de présentateur

Les options par défaut pour les réunions en ligne sont idéales pour des petites réunions ou des sessions de partage et de collaboration avec des personnes faisant partie de votre organisation. Si vous planifiez une réunion en ligne avec des personnes extérieures à votre organisation ou si votre réunion rassemble exceptionnellement un grand nombre de personnes, la boîte de dialogue Options de réunion en ligne peut vous aider à déterminer les aspects suivants :

  • Qui doit attendre dans la salle d’attente avant d’être admises à la réunion ? (Cette option n’est disponible que pour les réunions qui utilisent l’audio VoIP.)

  • Qui doit disposer de privilèges de présentateur pendant la réunion ?

Pour définir les options d’accès et de présentateur, effectuez les opérations suivantes :

  1. Dans la demande de réunion que vous venez de créer, sous l’onglet Réunion, dans le groupe Réunion en ligne, cliquez sur Options de la réunion.

Image du ruban Outlook

  1. Dans la boîte de dialogue Options de la réunion, cochez la case Personnaliser l’accès et les présentateurs pour cette réunion.

  2. Sous Accès et Présentateur, choisissez les options correspondant à la taille et au type de réunion que vous planifiez. Pour plus de conseils, consultez les captures d’écran et les tableaux à la fin de cette procédure.

  3. Cliquez sur Audio et téléphone pour afficher vos informations sur la conférence audio. Si l’option Audio et téléphone est introuvable, cela signifie que vos réunions utilisent uniquement l’audio VoIP et que l’audioconférence PSTN (public switched telephone network) n’est pas activée pour votre organisation. Pour plus d’informations, contactez votre administrateur informatique.

Les options d’accès permettent de définir les participants qui doivent patienter dans la salle d’attente avant d’être admis par un présentateur.

Options d’accès à la réunion Lync

Le tableau suivant décrit chaque option en détail.

Option d’accès

Qui attend dans la salle d’attente

Quand choisir cette option

Organisateur uniquement (verrouillé)

Tout le monde

Vous ne voulez pas que certaines personnes puissent voir vos documents ou diapositives Microsoft® PowerPoint® avant la réunion.

Personnes de mon entreprise que j’invite

Personnes qui n’ont pas de compte sur votre réseau et personnes qui n’ont pas été invitées

Vous évoquez un sujet sensible ou confidentiel.

Personnes de mon entreprise

Personnes qui n’ont pas de compte sur votre réseau

Tous les participants ont un compte sur le réseau de votre organisation

Tout le monde, y compris les personnes extérieures à mon entreprise (aucune restriction)

Personne (condition par défaut)

Vous invitez des participants extérieurs.

Les personnes qui se connectent par téléphone évitent la salle d’attente

N/A

Cette case à cocher est désactivée et grisée quand la réunion est « verrouillée » (option 1) ; désactivée mais sélectionnable avec les options 2 et 3 ; activée par défaut quand il n’y a pas de restriction d’accès (option 4, comme indiqué ici).

Les options de présentateur permettent de contrôler les participants qui jouissent automatiquement de privilèges de présentateur lorsque vous planifiez la réunion.

Définir les options du présentateur

Le tableau suivant décrit chacune de ces options en détail.

Option de présentateur

Qui est présentateur

Quand choisir cette option

Organisateur uniquement

Uniquement la personne qui planifie les réunions

Pour les présentations où les participants ne doivent pas interagir avec le contenu de la réunion. Notez que vous pouvez désigner d’autres présentateurs en cours de réunion.

Personnes de mon entreprise

Toute personne que vous invitez, qui dispose d’un compte sur votre réseau

Pour les sessions de travail en groupe où les participants font partie de votre organisation et peuvent partager et modifier le contenu de la réunion.

Tout le monde, y compris les personnes extérieures à mon entreprise (aucune restriction)

Toute personne que vous invitez

Pour les sessions de travail en groupe avec des personnes qui ne disposent pas de compte sur votre réseau.

Personnes que je choisis

Vous et les participants que vous choisissez

Pour des présentations où interviennent plusieurs présentateurs.

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Démarrer une réunion non planifiée à l’aide de la fonction Conférence maintenant

 Pour démarrer une réunion non planifiée à l’aide de la commande Conférence maintenant, procédez comme suit :

  1. Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur la flèche Afficher le menu icône Options , puis cliquez sur Conférence maintenant.

Commencer une réunion en ligne ou une téléconférence maintenant

  1. Dans la fenêtre de conversation, cliquez sur le menu Options des personnes Image du bouton , puis effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour inviter des personnes de votre liste de contacts, cliquez sur Inviter par nom ou par numéro de téléphone, sélectionnez un ou plusieurs contacts, puis cliquez sur OK.

    • Pour inviter des personnes par l’envoi d’un message électronique, cliquez sur Inviter par message électronique, copiez les informations de la réunion puis remplissez la demande de réunion.

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Participer à une réunion en ligne planifiée

Pour participer à une réunion planifiée, procédez comme suit :

  1. Dans le Calendrier Outlook, ouvrez la réunion à laquelle vous souhaitez participer.

  2. Dans la demande de réunion, cliquez sur Participer à une réunion en ligne.

Image d’une invitation à une réunion

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Participer à une réunion non planifiée

Vous pouvez être invité à une réunion non planifiée ou à une Conférence maintenant ou à une réunion en cours :

  • Dans la notification qui apparaît dans la zone de notification à l’extrémité droite de la barre des tâches, cliquez sur Participer.

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Se connecter au système audio de la réunion

Vous pouvez configurer Lync pour vous connecter au système audio de la réunion toujours de la même façon ou bien vous demander à faire un choix.

Choisir une option de connexion audio pour votre première utilisation de Lync Online

La première fois que vous participez à une réunion ou à une téléconférence Lync, la boîte de dialogue Participer à une réunion audio apparaît.

Attention, vous pouvez voir différents choix selon la configuration de Lync au sein de votre organisation.

Boîte de dialogue Participer à l’audio de la réunion

Pour vous connecter au système audio de la réunion, suivez ces étapes :

  1. Dans la boîte de dialogue Participer à la réunion audio sélectionnez l’option que vous souhaitez. Pour plus d’informations, voir le tableau figurant à la fin de cette procédure.

  2. (Facultatif) Sélectionnez Ne plus afficher pour utiliser votre choix de connexion audio à chaque réunion.

  3. Cliquez sur OK pour participer à la réunion.

Option Participer à la réunion audio

Quand choisir cette option

Ne pas participer à la réunion audio

Vous vous connecterez à la réunion à l’aide du numéro de téléphone fourni par votre fournisseur de services d’audioconférence.

Utiliser Lync (audio et vidéo intégrés)

Vous utiliserez le système audio et vidéo intégré à Lync.

M’appeler au :

Vous voulez que le logiciel de communication Microsoft® Lync™ Server 2010 vous appelle. Vous pouvez spécifier un nouveau numéro de téléphone dans la zone de texte ou utiliser l’un des numéros affichés. Ces numéros sont ceux que vous avez saisis dans les options Téléphones de la boîte de dialogue Lync - Options.

Modifier votre choix de système audio par défaut

  1. Dans la fenêtre principale de Lync, cliquez sur le bouton Options Bouton Options Lync .

  2. Dans la boîte de dialogue Lync - Options, cliquez sur Téléphones, puis sousParticiperà une téléconférence, dans la case Participer à une réunion audio depuis, effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour utiliser le système audio intégré à l’ordinateur pendant les réunions, cliquez sur Lync.

    • Pour que votre fournisseur de services d’audioconférence vous appelle, choisissez un numéro de téléphone dans la liste.

      Remarque : Cette option n’est pas disponible dans la version actuelle de Lync Online.

    • Pour utiliser un téléphone pour vous connecter aux réunions, choisissez Ne pas participer à la réunion audio.

      Boîte de dialogue Options Onglet Téléphone--Participer à des téléconférences

  3. (Facultatif) Sous Participer à des téléconférences, cochez la case M’inviter à confirmer la source audio ou à en sélectionner une autre avant de participer Choisissez cette option si vos préférences audio changent souvent.

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Inviter des personnes qui ne possèdent pas Lync

Les personnes internes ou extérieures à votre organisation peuvent participer à une réunion Lync depuis un ordinateur sur lequel Lync n’est pas installé.

Lorsque la personne que vous invitez ouvre la demande de réunion puis clique sur le lien Participer à la réunion en ligne, elle voit un ou plusieurs des choix suivants, selon la configuration de votre organisation ou de la sienne :

Option participer

Autre client de réunion

Participer à la réunion à l’aide de votre navigateur Web

Microsoft® Lync™ Web App

Important :  Lync Web App requiert la version la plus récente du plug-in de navigateur Microsoft Silverlight. Si Silverlight n’est pas déjà installé, vous devez disposer des privilèges d’administrateur pour l’installer.

Télécharger et installer Lync Attendee

Lync 2010 Attendee

Utiliser Communicator

Microsoft® Office Communicator 2007 R2 ou Microsoft® Office Communicator 2007

Pour plus d’informations, voir Participer depuis un ordinateur sur lequel Lync Online n’est pas installé, dans l’aide Lync Online sur Office.com.

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