Assigner un formulaire à un groupe dans un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Votre flux de travail peut collecter et stocker des informations à partir de nombreuses personnes en les affectant une tâche à remplir un formulaire personnalisé. Ceux soumis valeurs sont stockées dans la liste des tâches, où vous pouvez les consulter ultérieurement.

Par exemple, chaque fois qu’un document est ajouté à votre bibliothèque de Documents partagés, vous souhaiterez plusieurs participants du flux de travail réviser le document et d’enregistrer leurs commentaires dans un formulaire. Ces commentaires peuvent ensuite être affichées dans la liste des tâches par le propriétaire du document.

Exemple de diagramme d'affectation de formulaire

Pour ce faire, vous ajoutez l’action assigner un formulaire à un groupe à votre flux de travail. L’action affecte une tâche à un ou plusieurs participants ou groupes, en les invitant à consulter le nouveau document, fournissent leurs réponses sur un formulaire de tâche personnalisé, puis, quand ils ont terminé, cliquez sur le bouton de Progression de la tâche sur le formulaire de tâche.

Cet article vous explique comment assigner un formulaire à un ou plusieurs participants du flux de travail ou des groupes afin que le flux de travail s’arrête jusqu'à ce que tous les participants terminé leurs formulaires.

Contenu de cet article

Quelle action dois-je utiliser pour créer cette tâche ?

Qu’est un formulaire de tâche personnalisé ?

Assigner un formulaire à un groupe

Afficher les informations fournies dans les formulaires

Quelle action dois-je utiliser pour créer une tâche ?

Les tâches constituent la méthode principale d'interaction d'un flux de travail avec les participants du flux de travail. Si vous souhaitez que votre flux de travail demande à des personnes d'effectuer un travail ou recueille des informations de ces personnes, vous pouvez le configurer pour créer et affecter une tâche. Chaque fois qu'un flux de travail affecte une tâche, il reste en attente jusqu'à ce que cette tâche soit terminée. Le flux de travail reprend uniquement lorsqu'un participant clique sur le bouton Terminer la tâche du formulaire de tâche.

Vous disposez de trois actions différentes pour créer une tâche et chacune d'elles est conçue pour un type de situation spécifique :

  • Collecter les données d’un utilisateur     Cette action affecte une tâche à un seul utilisateur ou un groupe et renvoie l’identificateur unique de l’élément de tâche qui stocke les réponses aux questions de l’utilisateur, afin que le flux de travail peut ultérieurement rechercher ces informations à l’aide de l’ID. Avec cette action, vous utilisez l’Assistant tâche personnalisée pour concevoir un formulaire de tâche personnalisé qui collecte les informations voulues. Cette action crée une tâche qui peut être affectée uniquement à un seul utilisateur ou un groupe. Si vous affectez cette tâche à un groupe, chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais qu’une seule tâche élément est créé, et le flux de travail s’arrête jusqu'à ce que la première personne répond termine la tâche. Pour plus d’informations sur cette action, voir l’article collecter les données d’un utilisateur dans un flux de travail.

  • Assigner un formulaire à un groupe     Cette action affecte un formulaire à un ou plusieurs utilisateurs, puis stocke les réponses en tant que valeurs dans la liste des tâches. Contrairement à l’action précédente, cette action peut affecter une tâche séparément à plusieurs personnes et chaque flux de travail pause jusqu'à ce que chaque personne termine leur tâche avant de le réutiliser. Contrairement à l’action précédente, cette action ne retourne l’ID de l’élément de tâche pour une des réponses, afin que le flux de travail ne peut pas rechercher et utiliser ces informations ultérieurement comme base pour rendre les comparaisons ou décisions. Cette action vous également utilisez l’Assistant tâche personnalisée pour créer un formulaire de tâche personnalisé.

  • Assigner quelque chose     Contrairement à d’autres actions de deux tâches, cette action crée un formulaire de tâche qui ne comporte aucun champ de formulaire à remplir le formulaire, mais utilise à la place un formulaire dans lequel l’utilisateur clique simplement un bouton de Progression de la tâche lorsque vous avez terminée la tâche. Cette tâche peut être affectée séparément à plusieurs personnes et le flux de travail s’arrête jusqu'à ce que chaque personne marque leur tâche comme terminée. Cette action ne renvoie pas l’ID de l’élément de tâche — et ne doit vraiment parce que la tâche ne collecte pas les informations que vous souhaiterez peut-être référencer ultérieurement. Pour plus d’informations, voir l’article Assigner quelque chose dans un flux de travail.

Le tableau suivant récapitule ces informations.

Scénario

Retourne l'ID de tâche pour les recherches de flux de travail ?

Crée plusieurs tâches ?

Vous permet de définir des champs dans le formulaire de tâche ?

Collecter les données d'un utilisateur

Oui

Non

Oui

Assigner un formulaire à un groupe

Non

Oui

Oui

Assigner quelque chose à faire

Non

Oui

Non

En outre, les trois actions de tâches sont soumises à certaines limitations :

  • Lorsqu'un flux de travail assigne une tâche à un groupe identifié par un alias ou une adresse unique, le flux de travail crée un seul élément de tâche, qui est ensuite partagé par le groupe entier. N'importe quel membre du groupe peut modifier ce formulaire de tâche et cliquer sur le bouton Terminer la tâche. Pour affecter des tâches individuelles à plusieurs utilisateurs (possible uniquement avec l'option Assigner un formulaire à un groupe ou Assigner quelque chose à faire), entrez chaque utilisateur individuellement dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs.

  • Toutes les tâches affectées par une seule action de flux de travail doivent être terminées avant que le flux de travail puisse se poursuivre. Si l'action du flux de travail affecte des tâches individuelles à six participants, par exemple, vous ne pouvez pas configurer le flux de travail de sorte qu'il se poursuive lorsque seulement trois tâches sur six sont terminées.

  • Une fois une tâche affectée à un participant par le flux de travail, cette tâche ne peut pas être transférée à un autre participant (par délégation, transfert, etc.). Toutefois, toute personne ayant le niveau d'autorisation par défaut Contribuer sur la liste Tâches peut modifier l'élément de tâche et par conséquent permettre au flux de travail de se poursuivre.

  • Un flux de travail ne peut utiliser chaque tâche qu'une seule fois. Lorsque vous créez une tâche à l'aide de l'Assistant Tâche personnalisée, vous ne pouvez pas réutiliser cette tâche ultérieurement dans le flux de travail. Vous pouvez créer une autre tâche qui effectue la même fonction, mais le nom de la tâche devra être différent et unique.

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Qu'est-ce qu'un formulaire de tâche personnalisé ?

Chaque fois que vous utilisez l'une des trois actions de tâches pour créer une tâche, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 génère automatiquement un formulaire de tâche personnalisé pour cette tâche. Le formulaire de tâche personnalisé est la page qui est présentée au participant du flux de travail lorsqu'il modifie la tâche dans le navigateur.

Lorsque vous créez une tâche à l'aide de l'action Assigner un formulaire à un groupe ou Collecter les données d'un utilisateur, le formulaire de tâche personnalisé peut comprendre autant de champs de formulaire que vous le souhaitez. Dans notre exemple, le participant est invité à fournir des réponses en texte à deux questions.

Formulaire de tâche personnalisé pour une affectation de groupe

Dans Office SharePoint Designer 2007, le formulaire de tâche personnalisé apparaît sous forme de page .aspx dans le dossier de ce flux de travail. Le nom de fichier du formulaire de tâche personnalisé correspond au nom attribué à la tâche dans l'Assistant Formulaire personnalisé.

Formulaire de tâche personnalisé dans la liste des dossiers

Les formulaires de tâches personnalisés sont associés à la page maître par défaut du site et comprennent un composant WebPart Formulaire de données pour interagir avec le flux de travail. Vous pouvez personnaliser la disposition et l'aspect du formulaire de tâche personnalisé - par exemple, en lui associant une autre page maître ou en modifiant les styles. Toutefois, pour modifier les champs qui apparaissent sur le formulaire, vous devez utiliser l'Assistant Tâche personnalisée dans le Concepteur de flux de travail. Vous ne pouvez pas modifier les champs du formulaire en modifiant directement le composant WebPart Formulaire de données. Si vous apportez d'autres modifications au composant WebPart Formulaire de données (en termes de présentation et non de fonctionnalité), notez que ces personnalisations seront perdues à chaque recompilation du flux de travail. Les personnalisations dans le reste de la page seront conservées.

Pour modifier les champs du formulaire de tâche personnalisé, vous devez ouvrir le flux de travail dans Office SharePoint Designer 2007 (menu Fichier, commande Ouvrir le flux de travail). Lorsque vous ouvrez le flux de travail et que vous modifiez la tâche à l'aide de l'Assistant Tâche personnalisée, l'avertissement ci-dessous s'affiche.

Message d'avertissement

Si vous modifiez le formulaire de tâche personnalisé et recompilez le flux de travail, toutes les instances en cours d’exécution du flux de travail continuent à fonctionner avec le nouveau formulaire. Si vous supprimez ou modifiez des champs (par exemple, en modifiant leur type ou en renommant les), une erreur de flux de travail se produira si les instances du flux de travail en cours d’exécution font référence aux données qui ne sont pas ce qui est attendu. Par exemple, un flux de travail en cours d’exécution peut effectuer une recherche et ils doivent s’attendre à un champ contenant des données (être non vide), mais maintenant il est vide, ou le champ peut avoir changé type. Par conséquent, il est important de ne pas apporter des modifications qui supprime, renomme ou modifie dans le cas contraire tentent d’instances de flux de travail en cours d’exécution pour faire référence à des champs de formulaire.

Outre le formulaire de tâche personnalisé, chaque fois que vous utilisez une des actions trois tâches pour créer une tâche, Office SharePoint Designer 2007 génère automatiquement un type de contenu de cette tâche dans la liste des tâches. Le type de contenu définit les champs disponibles et quel format qu’ils utilisent, comme indiqué dans l’Assistant tâche personnalisée. Le nom du type de contenu correspond au nom que vous donnez à la tâche dans l’Assistant formulaire personnalisée. Par exemple, si vous créez une tâche nommée « Document révision », vous verrez un type de contenu portant le même nom dans la page Paramètres de la liste des tâches.

Type de contenu de tâche dans le navigateur

Il est recommandé de modifier les types de contenu de flux de travail en ouvrant le flux de travail dans Office SharePoint Designer 2007, plutôt que de modifier les colonnes ou d'autres paramètres pour ce type de contenu dans le navigateur. La modification du type de contenu dans le navigateur peut altérer le formulaire de tâche personnalisé qui lui est associé.

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Assigner un formulaire à un groupe

Vous utilisez l'action Assigner un formulaire à un groupe pour créer le formulaire de tâche personnalisé et pour affecter la tâche à un ou plusieurs participants.

Dans notre exemple, la tâche consiste à réviser un document dans la bibliothèque Documents partagés et à entrer les réponses dans le formulaire de tâche personnalisé.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Flux de travail.

  2. Dans la première page du Concepteur de flux de travail, attribuez un nom au flux de travail, choisissez la liste ou la bibliothèque à laquelle le flux de travail sera associé, puis activez les cases à cocher en regard des options de démarrage souhaitées.

    Première page du concepteur de flux de travail

  3. Cliquez sur Suivant.

  4. Cliquez sur Actions, puis sur Assigner un formulaire à un groupe.

    Si cette action n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Autres actions pour afficher la liste complète.

  5. Dans l'action, cliquez sur un formulaire personnalisé.

    Page du Concepteur de flux de travail avec sélection d'un formulaire personnalisé à l'aide du curseur

  6. Dans la première page de l'Assistant Tâche personnalisée, cliquez sur Suivant.

  7. Dans la page suivante, dans la zone Nom, tapez le nom de cette tâche.

    Remarque : Le nom de la tâche doit être unique dans le site actif.

  8. Dans la zone Description, tapez des instructions générales à l'intention du destinataire de la tâche.

    Cette description s'affiche en haut du formulaire de tâche personnalisé ; par conséquent, incluez ici toutes les instructions que vous souhaitez communiquer au participant du flux de travail, pas seulement une description générale.

    Deuxième page de Assistant Tâche personnalisée

  9. Cliquez sur Suivant.

  10. Cliquez sur Ajouter pour définir un champ de formulaire personnalisé pour cette tâche.

  11. Dans la zone Nom du champ, tapez un nom pour ce champ.

  12. Dans la zone Description, tapez la question pour laquelle ce champ du formulaire stocke les réponses.

  13. Dans la liste Type d'information, choisissez une option pour mettre en forme le champ de manière appropriée au type d'informations recueillies.

    Boîte de dialogue Ajouter un champ

  14. Cliquez sur Suivant.

  15. La page suivante de l'Assistant varie en fonction du Type d'information que vous avez choisi dans la page précédente. Spécifiez les paramètres souhaités.

  16. Répétez les étapes 10 à 15 pour chaque champ qui doit apparaître dans le formulaire.

  17. Après avoir défini tous les champs souhaités, cliquez sur Terminer dans l'Assistant Tâche personnalisée.

    L'illustration suivante montre cette tâche telle qu'elle sera affichée dans le navigateur du participant du flux de travail lorsqu'il la modifiera. C'est le formulaire de tâche personnalisé Réviser le document.aspx que vous venez de créer à l'aide de l'Assistant Tâche personnalisée.

    Formulaire de tâche personnalisé pour une affectation de groupe

    Dans le Concepteur de flux de travail, il vous reste encore à définir l'autre paramètre dans l'action Assigner un formulaire à un groupe.

  18. Dans l'action, cliquez sur ces utilisateurs.

    Page du Concepteur de flux de travail avec sélection de ces utilisateurs à l'aide du curseur

  19. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs, tapez un nom ou une adresse de messagerie ou cliquez sur un utilisateur ou un groupe existant dans la liste, puis cliquez sur Ajouter.

    Répétez cette étape pour inclure le cas échéant tous les autres participants auxquels vous souhaitez affecter cette tâche.

    Remarques : 

    • L’action assigner un formulaire à un groupe crée une tâche pour chaque personne et le groupe que vous incluez ici. Cette action ne pas développer le groupe et affecter une tâche distincte pour chaque personne dans le groupe. Pour plus d’informations, voir la section précédente quelle action dois-je utiliser pour créer une tâche ?

    • Plutôt que d'entrer un nom d'utilisateur ou de groupe ou une adresse de messagerie spécifique, vous pouvez stocker ces informations dans une liste distincte, puis utiliser une recherche de flux de travail pour obtenir les informations souhaitées. Ceci vous permet de configurer différents utilisateurs et groupes en tant que participants du flux de travail sans devoir modifier le flux de travail lui-même.

  20. Lorsque tous les participants appropriés sont affichés dans la zone Utilisateurs sélectionnés, cliquez sur OK.

Dans cet exemple, le flux de travail est désormais créer et affecter la tâche chaque fois qu’un document est ajouté à la bibliothèque Documents partagés. Le flux de travail est suspendue jusqu'à ce que chaque tâche est marquée comme terminée. L’action ou l’étape suivante peut être tout ce que votre processus requiert — par exemple, vous pouvez configurer le flux de travail pour envoyer une notification par courrier électronique lorsque tous les participants terminé leurs révisions.

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Afficher les informations comprises dans les formulaires

Une fois que le flux de travail a recueilli les informations envoyées dans le formulaire de tâche personnalisé, la façon la plus simple de consulter ces informations est d'afficher la page d'état du flux de travail pour cette instance du flux de travail.

  1. Dans la liste ou bibliothèque où réside l'élément qui a démarré le flux de travail, dans la colonne correspondant au flux de travail approprié, cliquez sur l'entrée d'état de cet élément.

    Colonne d'état du flux de travail dans la bibliothèque Documents partagés

  2. Dans la page d'état du flux de travail, dans la section Tâches, cliquez sur le lien dans la colonne de titre pour le participant dont vous souhaitez afficher la réponse dans cet élément de tâche.

    Lien à la tâche de flux de travail dans la page d'état du flux de travail

Contrairement à l'action Collecter les données d'un utilisateur, l'action Assigner un formulaire à un groupe ne renvoie pas l'ID des tâches qu'elle crée ; vous ne pouvez donc pas utiliser une recherche de flux de travail pour récupérer les réponses et les envoyer dans un message électronique de flux de travail.

En outre, un flux de travail ne peut pas rechercher l'ID de l'instance du flux de travail pour le flux de travail en cours d'exécution, ce qui est nécessaire pour générer la partie de chaîne de requête pour l'URL de la page d'état du flux de travail. Par conséquent, un message électronique de flux de travail ne peut pas inclure un lien vers la page d'état du flux de travail pour le flux de travail en cours.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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