Assigner quelque chose à faire dans un flux de travail

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous créez un flux de travail, vous souhaitez souvent affecter du travail à un participant du flux de travail. Le scénario le plus simple est lorsque vous ne nécessitez aucune information de la part du participant - vous voulez simplement savoir si le travail a été terminé afin que le flux de travail puisse se poursuivre.

Par exemple, vous voulez peut-être que plusieurs participants révisent un document et l'annotent de leurs commentaires et de leurs suggestions de modification. Mais vous n'avez pas besoin du flux de travail pour recueillir leurs commentaires ou toute autre information ; vous souhaitez simplement savoir que le travail a été effectué.

Diagramme d'exemple de tâche

Pour cela, vous ajoutez l'action Assigner quelque chose à faire à votre flux de travail. L'action affecte une tâche à chacun des participants, en les invitant à apporter leurs révisions et, lorsqu'ils ont terminé, à cliquer sur le bouton Terminer la tâche dans leur formulaire de tâche. Le formulaire de tâche créé par cette action est très simple, puisqu'il contient uniquement un bouton Terminer la tâche et un bouton Annuler, sans aucun champ à remplir.

Cet article vous montre comment affecter un élément de tâche à un ou plusieurs participants du flux de travail de sorte que le flux de travail reste en attente jusqu'à ce que tous les participants aient exécuté la tâche.

Dans cet article

Quelle action dois-je utiliser pour créer cette tâche ?

Qu’est un formulaire de tâche personnalisé ?

Assigner quelque chose

Quelle action dois-je utiliser pour créer une tâche ?

Les tâches constituent la méthode principale d'interaction d'un flux de travail avec les participants du flux de travail. Si vous souhaitez que votre flux de travail demande à des personnes d'effectuer un travail ou recueille des informations de ces personnes, vous pouvez le configurer pour créer et affecter une tâche. Chaque fois qu'un flux de travail affecte une tâche, il reste en attente jusqu'à ce que cette tâche soit terminée. Le flux de travail reprend uniquement lorsqu'un participant clique sur le bouton Terminer la tâche du formulaire de tâche.

Vous disposez de trois actions différentes pour créer une tâche et chacune d'elles est conçue pour un type de situation spécifique :

  • Collecter les données d’un utilisateur     Cette action affecte une tâche à un seul utilisateur ou un groupe et renvoie l’identificateur unique de l’élément de tâche qui stocke les réponses aux questions de l’utilisateur, afin que le flux de travail peut ultérieurement rechercher ces informations à l’aide de l’ID. Avec cette action, vous utilisez l’Assistant tâche personnalisée pour concevoir un formulaire de tâche personnalisé qui collecte les informations voulues. Cette action crée une tâche qui peut être affectée uniquement à un seul utilisateur ou un groupe. Si vous affectez cette tâche à un groupe, chaque membre du groupe reçoit une notification de tâche, mais qu’une seule tâche élément est créé, et le flux de travail s’arrête jusqu'à ce que la première personne répond termine la tâche. Pour plus d’informations sur cette action, voir l’article collecter les données d’un utilisateur dans un flux de travail.

  • Assigner un formulaire à un groupe     Cette action affecte un formulaire à un ou plusieurs utilisateurs, puis stocke les réponses en tant que valeurs dans la liste des tâches. Contrairement à l’action précédente, cette action peut affecter une tâche séparément à plusieurs personnes et chaque flux de travail pause jusqu'à ce que chaque personne termine leur tâche avant de le réutiliser. Contrairement à l’action précédente, cette action ne retourne l’ID de l’élément de tâche pour une des réponses, afin que le flux de travail ne peut pas rechercher et utiliser ces informations ultérieurement comme base pour rendre les comparaisons ou décisions. Cette action vous également utilisez l’Assistant tâche personnalisée pour créer un formulaire de tâche personnalisé. Pour plus d’informations, voir l’article assigner un formulaire à un groupe dans un flux de travail.

  • Assigner quelque chose à faire     Contrairement aux deux autres actions de tâches, cette action crée un formulaire de tâche sans champs de formulaire à remplir, mais comprenant à la place un bouton Terminer la tâche sur lequel l'utilisateur clique lorsque la tâche est terminée. Cette tâche peut être affectée séparément à plusieurs personnes et le flux de travail reste en attente jusqu'à ce que chaque personne marque sa tâche comme étant terminée. Cette action ne retourne pas l'ID de l'élément de tâche - et ce n'est pas nécessaire car la tâche ne recueille aucune information à laquelle vous pourriez faire référence ultérieurement.

Le tableau suivant récapitule ces informations.

Scénario

Retourne l'ID de tâche pour les recherches de flux de travail ?

Crée plusieurs tâches ?

Vous permet de définir des champs dans le formulaire de tâche ?

Collecter les données d'un utilisateur

Oui

Non

Oui

Assigner un formulaire à un groupe

Non

Oui

Oui

Assigner quelque chose à faire

Non

Oui

Non

En outre, les trois actions de tâches sont soumises à certaines limitations :

  • Lorsqu'un flux de travail assigne une tâche à un groupe identifié par un alias ou une adresse unique, le flux de travail crée un seul élément de tâche, qui est ensuite partagé par le groupe entier. N'importe quel membre du groupe peut modifier ce formulaire de tâche et cliquer sur le bouton Terminer la tâche. Pour affecter des tâches individuelles à plusieurs utilisateurs (possible uniquement avec l'option Assigner un formulaire à un groupe ou Assigner quelque chose à faire), entrez chaque utilisateur individuellement dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs.

  • Toutes les tâches affectées par une seule action de flux de travail doivent être terminées avant que le flux de travail puisse se poursuivre. Si l'action du flux de travail affecte des tâches individuelles à six participants, par exemple, vous ne pouvez pas configurer le flux de travail de sorte qu'il se poursuive lorsque seulement trois tâches sur six sont terminées.

  • Une fois une tâche affectée à un participant par le flux de travail, cette tâche ne peut pas être transférée à un autre participant (par délégation, transfert, etc.). Toutefois, toute personne ayant le niveau d'autorisation par défaut Contribuer sur la liste Tâches peut modifier l'élément de tâche et par conséquent permettre au flux de travail de se poursuivre.

  • Un flux de travail ne peut utiliser chaque tâche qu'une seule fois. Lorsque vous créez une tâche à l'aide de l'Assistant Tâche personnalisée, vous ne pouvez pas réutiliser cette tâche ultérieurement dans le flux de travail. Vous pouvez créer une autre tâche qui effectue la même fonction, mais le nom de la tâche devra être différent et unique.

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Qu'est-ce qu'un formulaire de tâche personnalisé ?

Chaque fois que vous utilisez l'une des trois actions de tâches pour créer une tâche, Microsoft Office SharePoint Designer 2007 génère automatiquement un formulaire de tâche personnalisé pour cette tâche. Le formulaire de tâche personnalisé est la page qui est présentée au participant du flux de travail lorsqu'il modifie la tâche dans le navigateur.

Lorsque vous créez une tâche à l'aide de l'action Assigner quelque chose à faire, le formulaire de tâche personnalisé comprend deux boutons. Le participant clique sur Terminer la tâche lorsqu'il a terminé la tâche affectée. Le formulaire de tâche personnalisé pour cette action n'accepte aucune autre entrée du participant.

Formulaire de tâche personnalisé pour un élément de tâche

Dans Office SharePoint Designer 2007, le formulaire de tâche personnalisé apparaît sous forme de page .aspx dans le dossier de ce flux de travail. Le nom de fichier du formulaire de tâche personnalisé correspond au nom attribué à la tâche dans l'Assistant Formulaire personnalisé.

Formulaire de tâche personnalisé dans la liste des dossiers

Les formulaires de tâches personnalisés sont associés à la page maître par défaut du site et comprennent un composant WebPart Formulaire de données pour interagir avec le flux de travail. Vous pouvez personnaliser la disposition et l'aspect du formulaire de tâche personnalisé - par exemple, en lui associant une autre page maître ou en modifiant les styles. Toutefois, pour modifier les champs qui apparaissent sur le formulaire, vous devez utiliser l'Assistant Tâche personnalisée dans le Concepteur de flux de travail. Vous ne pouvez pas modifier les champs du formulaire en modifiant directement le composant WebPart Formulaire de données. Si vous apportez d'autres modifications au composant WebPart Formulaire de données (en termes de présentation et non de fonctionnalité), notez que ces personnalisations seront perdues à chaque recompilation du flux de travail. Les personnalisations dans le reste de la page seront conservées.

Pour modifier les champs du formulaire de tâche personnalisé, vous devez ouvrir le flux de travail dans Office SharePoint Designer 2007 (menu Fichier, commande Ouvrir le flux de travail). Lorsque vous ouvrez le flux de travail et que vous modifiez la tâche à l'aide de l'Assistant Tâche personnalisée, l'avertissement ci-dessous s'affiche.

Message d'avertissement

Si vous utilisez l'action Assigner quelque chose à faire, le formulaire de tâche personnalisé contient uniquement les champs Titre et Description. Vous pouvez modifier le texte de ces champs à votre gré et recompiler le flux de travail, et toutes les instances en cours d'exécution du flux de travail continueront à s'exécuter avec le nouveau formulaire.

Si vous utilisez l'action Collecter les données d'un utilisateur ou Assigner un formulaire à un groupe, la situation est légèrement différente, car le formulaire de tâche personnalisé contient probablement des champs de formulaire visant à collecter des données. Si vous modifiez le formulaire de tâche personnalisé et recompilez le flux de travail, toutes les instances en cours d'exécution du flux de travail continuent à s'exécuter avec le nouveau formulaire. Toutefois, si vous supprimez ou modifiez des champs (par exemple, en modifiant leur type ou en les renommant), une erreur de flux de travail se produit si les instances en cours d'exécution du flux de travail font référence à des données autres que les données attendues. Par exemple, un flux de travail en cours d'exécution peut effectuer une recherche et s'attendre à ce qu'un champ contienne des données (ne soit pas vide), alors qu'il est à présent vide ou d'un type différent. Par conséquent, il est important de ne pas effectuer de modifications visant à supprimer, à renommer ou à modifier de quelque manière que ce soit des champs du formulaire auxquels des instances du flux de travail en cours d'exécution pourraient tenter de faire référence.

Outre le formulaire de tâche personnalisé, chaque fois que vous utilisez l'une des trois actions de tâches pour créer une tâche, Office SharePoint Designer 2007 génère automatiquement un type de contenu pour cette tâche dans la liste des tâches. Le type de contenu définit les champs disponibles et le format qu'ils utilisent, tel que spécifié dans l'Assistant Tâche personnalisée. Le nom du type de contenu correspond au nom que vous attribuez à la tâche dans l'Assistant Formulaire personnalisé. Par exemple, si vous créez une tâche nommée « Réviser le document », vous verrez un type de contenu portant ce nom dans la page Paramètres de la liste Tâches.

Type de contenu de tâche dans le navigateur

Il est recommandé de modifier les types de contenu de flux de travail en ouvrant le flux de travail dans Office SharePoint Designer 2007, plutôt que de modifier les colonnes ou d'autres paramètres pour ce type de contenu dans le navigateur. La modification du type de contenu dans le navigateur peut altérer le formulaire de tâche personnalisé qui lui est associé.

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Assigner quelque chose à faire

Vous utilisez l'action Assigner quelque chose à faire pour créer le formulaire de tâche personnalisé et pour affecter la tâche à un ou plusieurs participants.

Dans notre exemple, la tâche affectée aux participants consiste à réviser un document dans la bibliothèque Documents partagés et à annoter le document de leurs commentaires et suggestions de modification.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Flux de travail.

  2. Dans la première page du Concepteur de flux de travail, attribuez un nom au flux de travail, choisissez la liste ou la bibliothèque à laquelle le flux de travail sera associé, puis activez les cases à cocher en regard des options de démarrage souhaitées.

    Première page du Concepteur de flux de travail

  3. Cliquez sur Suivant.

  4. Cliquez sur Actions, puis sur Assigner quelque chose à faire.

    Si cette action n'apparaît pas dans la liste, cliquez sur Autres actions pour afficher la liste complète.

  5. Dans l'action, cliquez sur quelque chose à faire.

    Page du Concepteur de flux de travail avec sélection de quelque chose à faire à l'aide du curseur

  6. Dans la première page de l'Assistant Tâche personnalisée, cliquez sur Suivant.

  7. Dans la page suivante, dans la zone Nom, tapez le nom de cette tâche.

    Remarque : Le nom de la tâche doit être unique dans le site actif.

  8. Dans la zone Description, tapez des instructions générales à l'intention du destinataire de la tâche.

    Cette description s'affiche en haut du formulaire de tâche personnalisé ; par conséquent, incluez ici toutes les instructions que vous souhaitez communiquer au participant du flux de travail, pas seulement une description générale.

    Deuxième page de Assistant Tâche personnalisée

  9. Cliquez sur Terminer.

    L'illustration suivante montre cette tâche telle qu'elle sera affichée dans le navigateur du participant du flux de travail lorsqu'il la modifiera. C'est le formulaire de tâche personnalisé Réviser le document.aspx que vous venez de créer à l'aide de l'Assistant Tâche personnalisée.

    Formulaire de tâche personnalisé pour un élément de tâche

    Dans le Concepteur de flux de travail, il vous reste encore à définir l'autre paramètre de l'action Assigner quelque chose à faire.

  10. Dans l'action, cliquez sur ces utilisateurs.

    Page du Concepteur de flux de travail avec sélection de ces utilisateurs à l'aide du curseur

  11. Dans la boîte de dialogue Sélectionner des utilisateurs, tapez un nom ou une adresse de messagerie ou cliquez sur un utilisateur ou un groupe existant dans la liste, puis cliquez sur Ajouter.

    Répétez cette étape pour inclure le cas échéant tous les autres participants auxquels vous souhaitez affecter cette tâche.

    Remarques : 

    • Dans l’action Assigner quelque chose, le flux de travail crée une tâche pour chaque personne et le groupe que vous incluez ici. Cette action ne pas développer le groupe et affecter une tâche distincte pour chaque personne dans le groupe. Pour plus d’informations, voir la section précédente quelle action dois-je utiliser pour créer une tâche ?

    • Plutôt que d'entrer un nom d'utilisateur ou de groupe ou une adresse de messagerie spécifique, vous pouvez stocker ces informations dans une liste distincte, puis utiliser une recherche de flux de travail pour obtenir les informations souhaitées. Ceci vous permet de configurer différents utilisateurs et groupes en tant que participants du flux de travail sans devoir modifier le flux de travail lui-même.

  12. Lorsque tous les participants appropriés sont affichés dans la zone Utilisateurs sélectionnés, cliquez sur OK.

Dans notre exemple, le flux de travail créera et affectera désormais la tâche chaque fois qu'un nouveau document sera ajouté à la bibliothèque Documents partagés. Le flux de travail reste en attente jusqu'à ce que chaque tâche soit marquée comme étant terminée. L'action ou étape suivante peut être n'importe quelle action ou étape requise par votre processus ; par exemple, vous pouvez configurer le flux de travail pour envoyer une notification par courrier électronique lorsque tous les participants ont terminé leurs révisions.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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