Archiver un projet terminé

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Une fois que vous avez terminé d’un projet, il est probable que vous n’aurez plus accéder immédiatement et vous souhaiterez peut-être masquer ne soient pas affichées dans le centre de projets et affichages des tâches mes membres d’une équipe. L’archivage ou le masquage de projets terminés réduisent la » courrier non trié » dans ces vues, et vous aide à empêcher les utilisateurs d’apporter des modifications aux projets qui ne sont plus actives.

Il existe une méthode « standard » pour l’archivage des projets efficacement à l’aide de Microsoft Project Server 2010. Si cette méthode ne répond à vos besoins, il existe plusieurs méthodes de remplacement qui peuvent être mieux adaptés à votre organisation. Cet article traite de ces méthodes, ainsi que la meilleures pratiques pour les longues archivage.

Contenu de cet article

Archiver un projet à l’aide de la méthode standard

Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches de projet

Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet

Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs

Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive

Étape 5 : Archiver le site d’équipe de projet

Archivage d’un projet à l’aide d’une autre méthode

Meilleures pratiques pour les longues archivage

Archiver un projet à l’aide de la méthode standard

La méthode standard pour l’archivage d’un projet est un processus en plusieurs étapes :

  • Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches de projet

  • Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet

  • Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs

  • Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive

  • Étape 5 : Archiver le site d’équipe de projet

Ces étapes sont effectuées par le chef de projet et de l’administrateur, comme indiqué dans chacune des sections suivantes.

Étape 1 : Annuler la publication de toutes les tâches de projet

Si le projet a été publié précédemment aux membres d’équipe et que vous voulez supprimer le projet et ses tâches à partir de leur point de vue, responsable de projet devez annuler la publication de toutes les tâches du projet que vous archivez. Responsable de projet peut commencer ce processus dans Microsoft Project Web App, mais le processus de publication réel est effectué dans Microsoft Project Professionnel 2010.

Remarque : L’annulation d’une tâche ne supprime pas votre travail accepté et appliqué à partir du projet. Toutefois, tout l’historique d’approbation mise à jour associé à une tâche est supprimée.

Pour annuler la publication de toutes les tâches de projet :

  1. Dans la barre Lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre de projets.

  2. Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne Nom du projet.

  3. Sous l’onglet tâche, dans le groupe projet, cliquez sur la flèche sur le bouton Modifier, puis cliquez sur Dans Project Professionnel.

  4. Dans Project Professionnel 2010, faites défiler jusqu'à la colonne de droite dans la partie tableau de l’affichage diagramme de Gantt, cliquez sur l’en-tête d’Ajouter une nouvelle colonne, puis cliquez sur Publier. Si l’affichage diagramme de Gantt possède déjà la colonne Publier affichée, ignorez cette étape.

  5. Dans la colonne Publier pour chaque tâche dans le projet, cliquez sur non.

    Conseil : Pour accélérer ce processus pour les grands projets, définissez la première tâche sur non. Ensuite, cliquez sur la poignée dans le coin inférieur droit de la cellule et faites-le glisser pour copier le contenu de la cellule dans la colonne Publier.

  6. Sous l’onglet fichier, cliquez sur Publier.

  7. Une fois que le projet est publié, fermez et archiver le projet.

Étape 2 : Désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet

Ensuite, le responsable de projet devrez désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet, et qu’aucun rapport de feuille de temps n’est possible.

Pour désactiver les mises à jour dans la tâche récapitulative du projet :

  1. Dans la barre Lancement rapide, sous Projets, cliquez sur Centre de projets.

  2. Cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la colonne Nom du projet.

  3. Sous l’onglet Options, dans le groupe Afficher/masquer, activez la case à cocher Tâche récapitulative du projet.

  4. Sous l’onglet Options, dans le groupe tâches, cliquez sur Fermer pour mises à jour.

  5. Dans la section Sélectionner des tâches, activez la case à cocher pour la tâche récapitulative du projet (ID est égal à 0), puis cliquez sur Publier.

Étape 3 : Configurer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs

Une fois que le responsable de projet a préparé le projet pour l’archivage, l’administrateur crée un groupe de sécurité qui contient tous les utilisateurs à l’exception des administrateurs.

Pour créer un groupe de sécurité pour les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs :

  1. Dans la barre de lancement rapide, sous paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, sous sécurité, cliquez sur Gérer les groupes.

  3. Cliquez sur Nouveau groupe.

  4. Dans la section Informations sur les groupes, tapez Tous les utilisateurs Non-Admin dans la zone Nom du groupe.

  5. Dans la section utilisateurs, dans la zone Utilisateurs disponibles, sélectionnez les noms de tous les utilisateurs qui ne sont pas administrateurs, puis cliquez sur Ajouter pour les déplacer vers la zone Les utilisateurs sélectionnés.

  6. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 4 : Configurer une catégorie de sécurité Archive

Une fois que l’administrateur a créé le groupe Tous les utilisateurs Non-Admin, l’étape suivante consiste à créer une catégorie de sécurité Archive. Pendant ce processus, l’administrateur choisit les projets à archiver en les incluant dans cette catégorie.

Pour créer une catégorie de sécurité Archive:

  1. Dans la barre de lancement rapide, sous paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, sous sécurité, cliquez sur Gérer les catégories.

  3. Dans la page Gérer les catégories, cliquez sur Nouvelle catégorie.

  4. Dans la section nom et Description, tapez Archive dans la zone Nom de catégorie.

  5. Dans la section utilisateurs et groupes, sous utilisateurs et groupes disponibles, cliquez sur Tous les utilisateurs Non-Admin, puis cliquez sur Ajouter pour placer le groupe dans la zone utilisateurs et groupes avec des autorisations.

  6. Sous autorisations pour tous les utilisateurs Non-Admin (groupe), activez la case à cocher Refuser toutes les autorisations.

    Conseil : Activez la case à cocher Refuser pour chaque nœud de premier niveau d’autorisation (projet et des ressources ) Refuser toutes les autorisations mis en retrait sous chaque élément d’information.

  7. Dans la section projets, sélectionnez uniquement les projets indiqués, puis cliquez sur le nom du projet que vous archivez dans la zone Projets disponibles.

    Remarque : N’oubliez pas NON sélectionner les cases à cocher répertoriées sous appliquer les autorisations de sécurité des projets à tous les projets où. Cette opération peut entraîner des problèmes d’autorisations sur d’autres projets et des ressources.

  8. Cliquez sur Ajouter pour placer le projet dans la zone Projets sélectionnés.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

Étape 5 : Archiver le site d’équipe de projet

De nombreux projets utilisent le site d’équipe de projet associé pour recueillir des informations qui complète au planning de projet. Vous voudrez peut-être vous assurer que ces informations sont également archivées. Microsoft SharePoint Server 2010 permet la sauvegarde au niveau du site. Pour plus d’informations sur la façon dont l’administrateur doit exécuter cette étape, voir Exporter un site, la liste ou la bibliothèque de documents (SharePoint Server 2010).

Une fois que le site est sauvegardé, l’administrateur peut ensuite supprimer le site.

Pour supprimer un site d’équipe de projet :

  1. Dans la barre de lancement rapide, sous paramètres, cliquez sur Paramètres du serveur.

  2. Dans la page Paramètres du serveur, sous Stratégies opérationnelles, cliquez sur Sites de projet.

  3. Cliquez sur la ligne contenant le site d’équipe de projet que vous avez sauvegardée, puis cliquez sur Supprimer le Site.

  4. Cliquez sur OK pour confirmer la suppression.

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Archivage d’un projet à l’aide d’une autre méthode

La méthode standard de l’archivage est approfondie et permet la restauration, devez vous en avez besoin. Toutefois, l’archivage étendue n’est pas toujours qu’une organisation a besoin. Il suffit parfois masquage terminé projets d’affichage, ou d’enregistrer un projet local, est suffisant pour répondre à vos besoins d’archivage.

Si la méthode standard de l’archivage ne semble pas répondre à vos besoins, voici quelques alternatives :

  • Masquer le projet dans le centre de projets    Si vous êtes simplement vous recherchez pour masquer les projets terminés dans le centre de projets, vous pouvez ajouter un indicateur d’Archive à la page Détails du projet et filtrer un affichage Centre de projets pour afficher uniquement les projets dont l’indicateur d’Archive est défini sur Aucun.

  • Supprimer le projet à partir de la base de données de brouillon    Une autre option consiste à vous assurer que le projet est sauvegardé Archive de base de données, puis supprimez le projet dans les bases de données brouillon, Published et Création de rapports. Si vous avez besoin de données à partir du projet archivé ultérieurement, utilisez l’option Restaurer d’administration dans la page Paramètres du serveur pour rajouter à la base de données brouillon et puis publier à nouveau le projet.

  • Enregistrer du projet telle qu’un. Fichier MPP    si vous voulez supprimer complètement le projet à partir de Project Server, une autre option consiste à ouvrir le projet à partir de Project Server à l’aide de Project Professionnel 2010, puis enregistrez le projet en tant que fichier MPP. Pour plus d’informations, voir la section intitulée « Enregistrer localement, votre projet » dans la zone Enregistrer un projet. Nous vous recommandons d’enregistrer le projet avec toutes les données de champ personnalisé afin que le fichier MPP est isolé les autres modifications apportées aux champs personnalisés sur Project Server. Une fois que vous avez enregistré et sauvegardé le projet en tant que fichier MPP, il peut être supprimé à partir de Project Server. Si vous avez besoin récupérer le projet à une date ultérieure, vous pouvez ouvrir le fichier MPP dans Project Professionnel 2010 lorsque vous êtes connecté à Project Server, puis enregistrez le projet sur le serveur. Pour plus d’informations, voir la section intitulée « Enregistrer un projet local sur Project Server, » dans la zone Enregistrer un projet.

Remarque : L’utilisation de cette méthode interrompt tout problème du livrable et des liens risque entre le projet et son site d’équipe de projet dans Project Server.

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Meilleures pratiques pour les longues archivage

De temps à autre, vous peuvent modifier le format de fichier project MPP, les schémas de base de données Project Server et les schémas de site SharePoint pour refléter les nouvelles fonctionnalités. Ceci peut avoir un impact sur la compatibilité descendante dans la mesure où un projet enregistré en tant que fichier MPP, une ancienne sauvegarde d’une base de données de contenu de Project Server ou une sauvegarde de site d’équipe projet peut ne pas être utilisable immédiatement.

Une meilleure solution consiste à toujours planifier, y compris votre contenu archivé dans votre planification de la mise à niveau. Cela réduit la durée de récupération un ancien projet qui peut nécessiter plusieurs étapes de mise à niveau dans le cas contraire.

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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