Archiver un fichier

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Lorsque vous archivez un fichier dans une bibliothèque sur un site Microsoft Windows SharePoint Services, les modifications que vous avez apportées sont disponibles pour les personnes qui utilisent la bibliothèque.

Dans cet article

Vue d’ensemble

Archiver un fichier

Remplacer une version mineure lors de la vérification d’un fichier

Présentation

Après avoir extrait un fichier et l'avoir mis à jour, vous l'archivez pour que d'autres personnes puissent voir les modifications. Dans une bibliothèque qui exige l'extraction, les fichiers sont extraits pour vous la première fois que vous les créez ou quand vous les téléchargez. Pour que d'autres puissent les voir ou les utiliser, vous devez les archiver. Si une bibliothèque exige l'approbation de contenu, les mises à jour doivent être approuvées avant que les utilisateurs de la bibliothèque puissent les voir.

Lorsque vous archivez un fichier, vous pouvez taper des commentaires sur les changements que vous avez apportés au fichier. Ceci aide les utilisateurs à comprendre ce que vous avez fait pendant que vous avez extrait le fichier. Les commentaires d'archivage sont particulièrement utiles si plusieurs personnes travaillent sur un même fichier. Si les versions font l'objet d'un suivi, vos commentaires sont intégrés dans l'historique des versions du fichier, ce qui est précieux si votre fichier est appelé à être révisé plusieurs fois.

Si le suivi porte à la fois sur les versions principales et les versions secondaires, vous êtes invité à choisir quel type de version vous archivez. Une version principale constitue en général un changement important, comme l'ajout d'une section, tandis qu'une version secondaire porte sur des points moins importants, la correction d'une faute d'orthographe par exemple. Si votre bibliothèque suit ces deux types de versions et exige l'approbation de contenu, l'archivage d'une version secondaire provoque la création d'un brouillon du fichier. Lorsque vous êtes prêt à faire approuver le contenu par les utilisateurs, vous devez publier ce brouillon en tant que version principale.

Normalement, vous ne devez archiver que les fichiers que vous avez extraits. Vous recevrez un avertissement si vous archivez un fichier extrait par une autre personne. Si vous archivez un tel fichier, vous écrasez tous les changements apportés au fichier par l'autre personne.

Il peut arriver que vous souhaitiez mettre à jour le fichier directement sur le serveur, pour que les autres puissent voir les changements puis poursuivre leur travail sur ce fichier. Ou bien, si les versions font l'objet d'un suivi, vous souhaitez peut-être que vos changements soient introduits dans l'historique de version, pour pouvoir les restaurer plus tard si nécessaire. Dans de telles situations, vous pouvez archiver une copie du fichier, mais le garder extrait pour continuer à travailler dessus.

Dans certains programmes compatibles avec Windows SharePoint Services 3.0, comme par exemple Microsoft Office Word 2007, vous pouvez archiver et extraire des fichiers à partir de ce programme sans avoir à revenir dans le serveur. Pour plus d'informations, consultez l'Aide de votre programme.

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Archiver un fichier

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Pointez sur le fichier que vous souhaitez archiver et cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Archiver.

  3. Dans la section Archivage de document de la page qui s'ouvre, si vous êtes invité à choisir le type de la version que vous archivez, c'est que votre bibliothèque assure le suivi des versions principales et secondaires des fichiers. Cliquez sur Version secondaire (brouillon) ou Version principale (publier), selon le type de changements apportés au fichier.

    Les options de version affectent également un numéro à la version que vous archivez. Par exemple 2.3 est la troisième version secondaire d'un fichier qui a déjà été publié deux fois en version principale, et 3.0 est la prochaine version principale de ce fichier.

  4. Pour vérifier les modifications tout en conservant le fichier extrait, sélectionnez le conserver le document extrait après l’archivage de cette version ? case à cocher dans la section Archivage de Document.

  5. Dans la section Commentaires, tapez une description des changements que vous avez apportés au fichier.

    Il se peut que votre entreprise ait des recommandations ou des exigences spécifiques pour la rédaction des commentaires d'archivage.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Si vous êtes invité à confirmer l'archivage, cliquez sur Oui.

    Par exemple, vous pouvez être invité à confirmer que vous voulez archiver le fichier, si celui-ci est encore ouvert en modification.

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Écraser une version secondaire lors de l'archivage d'un fichier

Pour écraser une version secondaire, archivez le fichier normalement, mais spécifiez que vous voulez écraser la version secondaire actuelle. Cette option contribue à empêcher l'allongement inutile de l'historique de versions, par exemple, si votre entreprise impose une stricte limitation du nombre de versions que vous pouvez conserver.

Vous ne pouvez écraser les versions secondaires que si le fichier fait l'objet d'un suivi des versions principales et secondaires, si vous êtes en train de travailler sur une version secondaire, et si vous archivez une nouvelle version secondaire. Vous devez d'autre part détenir l'autorisation d'effacer une version précédente.

Important : Ne choisissez cette option que si vous êtes certain de vouloir supprimer définitivement la version précédente du fichier, si par exemple elle contenait des erreurs de frappe. Lorsque vous écrasez une version secondaire, elle est effacée de l'historique des versions et vous ne pouvez pas la restaurer.

  1. Si la bibliothèque n'est pas ouverte, cliquez sur son nom dans le menu de lancement rapide.

    S'il n'y figure pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre bibliothèque.

  2. Pointez sur le fichier que vous souhaitez archiver et cliquez sur la flèche qui apparaît, puis cliquez sur Archiver.

  3. Dans la section Archivage de document de la page affichée, cliquez sur Remplacer la version secondaire actuelle.

  4. Pour vérifier les modifications tout en conservant le fichier extrait, sélectionnez le conserver le document extrait après l’archivage de cette version ? case à cocher dans la section Archivage de Document.

  5. Dans la section Commentaires, tapez une description des changements que vous avez apportés au fichier.

    Il se peut que votre entreprise ait des recommandations ou des exigences spécifiques pour la rédaction des commentaires d'archivage.

  6. Cliquez sur OK.

  7. Si vous êtes invité à confirmer l'archivage, cliquez sur Oui.

    Par exemple, vous pouvez être invité à confirmer que vous voulez archiver le fichier, si celui-ci est encore ouvert en modification.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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