Archiver des données Access

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Vous permettent de conserver vos données en régulièrement l’archivage des enregistrements obsolètes ou inactifs. Par exemple, supposons que vous utilisez Access pour gérer une bibliothèque de prêt. Vous pouvez avoir une table répertoriant les transactions de prêt, avec un champ contenant la date de l’élément a été emprunté et un champ contenant la date il a été retourné. Votre stratégie de rétention des enregistrements est peut-être archiver transaction de prêt enregistre un an après le retour de l’élément et de supprimer les enregistrements après deux ans.

Vous pouvez archiver toutes les tables dans une base de données, des tables spécifiques ou uniquement les enregistrements spécifiques, par exemple, les enregistrements qui sont antérieurs à une date particulière. Cette rubrique explique comment archiver des données.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Déplacer régulièrement des enregistrements dans une table d’archivage

Régulièrement remplacer une table

Remplacer régulièrement toutes les tables

Vue d’ensemble

Vous devez prendre en compte l’archivage des données lorsque vous avez des données que vous ne prévoyez pas d’utiliser plus et que vous voulez retrouver facilement les données au cas où vous en avez besoin. Vous pouvez avoir une stratégie qui guide vos plans archive, par exemple une stratégie de rétention des données.

L’archivage est souvent utilisé pour stocker les données selon une condition de date, telles que la fin d’un mois arrive.

Méthodes pour archiver des données

Le tableau suivant répertorie les façons d’archiver les données, lorsque vous devez utiliser chaque méthode et autres considérations.

Méthode

Description

À utiliser quand...

Autres considérations

Déplacer régulièrement des enregistrements dans une table d’archivage

Régulièrement, vous exécutez une requête qui sélectionne les données que vous souhaitez archiver et ajoute les données à une table d’archivage. Ensuite, vous exécutez une requête qui sélectionne les mêmes données (à partir de la table d’origine) avant de le supprime.

Certains des enregistrements dans une table à la condition que vous utilisez pour déterminer s’il faut archiver.

Exemple : à archiver les transactions de bibliothèque (extractions) si la Date activée dans a au moins un an.

  • Peut-être contourner intégrité référentielle, surtout si les enregistrements que vous souhaitez archiver se trouvent sur le côté « un » d’une relation un-à-plusieurs.

  • Si vous avez besoin utiliser des paramètres dans vos requêtes, vous devez créer un formulaire pour gérer les paramètres. Dans le cas contraire, vous risquez de perte de données.

Régulièrement remplacer une table

Régulièrement, vous rendre une copie d’une table spécifique archive et puis remplacez la table avec une nouvelle copie vide.

Tous les enregistrements dans une table à la condition que vous utilisez pour déterminer s’il faut archiver.

Exemple : vous disposez d’une table qui stocke variées température quotidiennes. Chaque année, la table d’archivage et démarrer avec un vide.

  • Peut-être contourner l’intégrité référentielle.

Remplacer régulièrement toutes les tables

Commencer avec une base de données fractionnée (une base de données comprenant : un fichier de base de données principale qui contient toutes les tables ; et un fichier de base de données frontale qui contienne tous les autres objets de base de données). Régulièrement, vous faire une copie d’archive de la base de données principale et remplacez la base de données principale par une vide.

Tous les enregistrements dans la plupart des tables de votre base de données répondent à la condition que vous permet de déterminer si vous souhaitez archiver.

Exemple : votre base de données se compose de plusieurs tables avec différents types de données météorologiques. Chaque année, vous archivez toutes les tables.

  • Si vous avez les tables de choix (de tables que vous utilisez pour stocker des valeurs pour la recherche, tels des codes postaux ou services), vous devrez peut-être importer leurs données dans la nouvelle base de données principale.

  • Vous ne pouvez pas utiliser une macro pour cette méthode. Vous devez archiver manuellement la base de données.

Travail autour de l’intégrité référentielle

Si les enregistrements que vous souhaitez archiver sont associées à des enregistrements dans les autres tables, vous devrez peut-être contourner la relation. Si les enregistrements que vous souhaitez archiver sont enregistrements « enfants » (elles appartiennent sur le côté « plusieurs » d’une relation un-à-plusieurs ), vous pouvez probablement en toute sécurité les archiver sans problème. Si les enregistrements que vous souhaitez archiver sont des enregistrements « parent » (elles appartiennent sur le côté « un » d’un relation un-à-plusieurs ), lorsque vous archivez les leurs « enfants » connexes enregistrements mai :

  • Vous empêche de supprimer les enregistrements « parent ». Cela peut entraîner des problèmes si vous avez déjà ajouté les enregistrements « parent » à la table d’archivage.

    - ou -

  • Devenir « orphelins » — enregistrements qui appartiennent à un « parent » qui n’existe pas. Cela peut entraîner des problèmes avec l’intégrité des données et fonctionnalités différentes dans votre base de données qui utilise les enregistrements « orphelines ».

Pour prendre en compte l’intégrité référentielle, procédez comme suit :

  1. Déterminez quels enregistrements appartiennent aux enregistrements que vous souhaitez archiver « enfants ». Par exemple, si vous voulez archiver les enregistrements du bien que j’ai prêter à ma bibliothèque, j’ai tout d’abord déterminer s’il existe toutes les transactions ouvert sur ces éléments, par exemple, si les biens ont été extraits mais ne pas retournés.

  2. Effectuez l’une des actions suivantes :

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Déplacer régulièrement des enregistrements dans une table d’archivage

Tout d’abord, vous effectuez une copie vide de la table qui contient les enregistrements que vous souhaitez archiver. Cette nouvelle table vide est votre table d’archivage. Ensuite, vous créez un requête Ajout pour copier les enregistrements de la table d’origine dans la table d’archivage. Ensuite, vous créez un requête Suppression pour supprimer les enregistrements archivés à partir de la table d’origine. Enfin, vous créez une macro qui s’exécute les deux requêtes. Lorsque vous souhaitez archiver les enregistrements, vous exécutez la macro.

Conseil : Vous pouvez joindre une macro à un bouton dans un formulaire, de sorte que lorsque le bouton est activé, la macro s’exécute.

Étape 1 : Créer une table d’archivage

Étape 2 : Créer une requête qui copie les données dans votre table d’archive

Étape 3 : Créer une requête Suppression qui supprime les mêmes données dans votre table d’origine

Étape 4 : Créer une macro qui s’exécute deux requêtes

Étape 1 : Créer une table d’archivage

Si vous souhaitez conserver toutes vos enregistrements archivés dans une table, vous n’effectuer cette étape une seule fois. La table d’archivage que vous créez dans cette étape contiendra tous vos enregistrements archivés.

Si vous voulez supprimer votre ancien table d’archive lorsque vous créez un nouveau, vous n’avez pas besoin d’effectuer cette étape. Vous pouvez utiliser un requête Création de table au lieu d’une requête Ajout pour copier les données dans votre table d’archive. Pour ce faire, passez directement à l’étape 2.

Si vous souhaitez utiliser une nouvelle table archive chaque fois que vous archivez et que vous voulez conserver vos tables archive ancien, renommer votre ancienne table archive avant de créer un nouvel identifiant. Si vous archivez basé sur une date, compte tenu de nommer des votre ancien tables archive en fonction de la plage de dates qu’elles représentent.

Remarque : Si vous créez une nouvelle table archive chaque heure et conserver l’ancien, vous devez renommer l’ancienne archive avant d’exécuter vos requêtes.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez la table qui contient les enregistrements à archiver, appuyez sur CTRL + C, puis appuyez sur CTRL + V.

  2. Dans la boîte de dialogue Coller la Table sous, sous Options de collage, sélectionnez Structure seulement.

  3. Dans la zone Nom de la Table, supprimer les mots Copie d’et ajouter un trait de soulignement et l’archive « word » dans le nom de table existante, puis cliquez sur OK. Par exemple, si la table d’origine est nommée Transactions la table d’archive est nommée Transactions_archive.

    Coller la table sous

Étape 2 : Créer une requête qui copie les données dans votre table d’archive

  1. Sous l’onglet <ui>Créer</ui>, dans le groupe <ui>Autre</ui>, cliquez sur <ui>Création de requête</ui>.

  2. Utilisez la boîte de dialogue Afficher la Table pour ajouter la table qui contient les enregistrements que vous souhaitez archiver. Fermez la boîte de dialogue Afficher la Table.

  3. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur l’astérisque (*) dans le tableau que vous venez d’ajouter. Le nom de table et un astérisque apparaissent dans la première colonne de la grille de création de requête.

    Remarque : L’astérisque indique que la requête doit inclure tous les champs de la table dans le résultat de la requête. Lorsque vous utilisez l’astérisque, si les champs sont ajoutés ou supprimés à partir de la table, le résultat de la requête s’ajuste en conséquence.

  4. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur le champ que vous souhaitez utiliser pour spécifier une condition enregistrements doit répondre aux avant leur archivage. Par exemple, si votre tableau Transactions comporte un champ intitulé activée dans Date et que vous voulez archiver tous les enregistrements où cette date est plus d’un an, double-cliquez Checked date. Le champ apparaît dans la colonne suivante vide de la grille de création de requête.

    Grille de création de la requête

    Répétez cette étape si vous souhaitez utiliser des critères avec des champs supplémentaires.

  5. Utilisez la ligne critères pour spécifier des critères pour les champs que vous venez d’ajouter. Par exemple, vous pouvez spécifier que la Date dans activée doit être antérieure à 1er janvier 2008 à l’aide de l’expression < #1/1/2008 # dans la ligne critères.

    Si les valeurs de vos critères modifier chaque fois que vous archivez, vous devez effectuer votre requête demander une entrée. Pour ce faire, vous utilisez un paramètre dans la ligne critères afin que la requête vous invite à indiquer d’entrée. Pour utiliser un paramètre, utilisez une expression comme normalement mais au lieu d’une valeur spécifiée, utilisez une question brève entourée crochets. Par exemple, vous pouvez utiliser l’expression < [Archiver transactions terminées avant :], comme suit :

    Expression de paramètre

    Pour plus d’informations sur l’utilisation des paramètres, voir l’article créer une requête demander une entrée.

    Vous souhaiterez également utiliser la ligne ou pour spécifier d’autres conditions. Pour plus d’informations sur l’utilisation de critères, voir l’article exemples de critères de requête.

    Conseil : Si vous utilisez un champ de date pour spécifier des critères et que vous souhaitez archiver tous les enregistrements antérieurs à la date actuelle, entrez < Date() dans la ligne critères pour le champ de date.

  6. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Si vous avez déjà créé la table d’archivage, vous avez besoin d’une requête Ajout pour ajouter les enregistrements spécifiés à cette table.

      1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout.

      2. Dans la boîte de dialogue Ajout, dans la zone Nom de la Table, sélectionnez le nom de la table d’archivage, puis cliquez sur OK.

        Ajouter à

        Dans la grille de création de requête, la ligne Ajouter à s’affiche.

      3. Désactivez la ligne Ajouter à de tous les champs que vous avez utilisé pour spécifier les critères. (Uniquement l’astérisque doit comporter une valeur pour l’Ajouter à.)

        Ligne Ajouter à de la grille de création de la requête

    • Si vous n’avez pas créé la table d’archivage, vous avez besoin d’une requête Création de table pour créer la table d’archivage en utilisant les enregistrements spécifiés.

      1. Sous l’onglet Créer, accédez au groupe Type de requête et cliquez sur Création de table.

      2. Dans la boîte de dialogue Création de Table, dans la zone Nom de la Table, tapez le nom de la table d’archivage, puis cliquez sur OK.

  7. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

Étape 3 : Créer une requête Suppression qui supprime les mêmes données dans votre table d’origine

  1. Sous l’onglet <ui>Créer</ui>, dans le groupe <ui>Autre</ui>, cliquez sur <ui>Création de requête</ui>.

  2. Utilisez la boîte de dialogue Afficher la Table pour ajouter la table qui contient les enregistrements que vous souhaitez archiver. Fermez la boîte de dialogue Afficher la Table.

  3. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur l’astérisque (*) dans le tableau que vous venez d’ajouter. Le nom de table et un astérisque apparaît dans la première colonne de la grille de création de requête.

  4. Dans la fenêtre de création de requête, double-cliquez sur les mêmes champs que vous avez utilisé pour spécifier une condition dans la requête Ajout.

  5. Utilisez la ligne critères pour spécifier des critères pour les champs que vous venez d’ajouter. Pour plus d’informations sur l’utilisation de critères, voir l’article exemples de critères de requête.

    Important : Si votre requête Ajout ou création de table utilisé un paramètre, doivent donc votre requête Suppression. Par ailleurs, vous devez vous assurer que vous entrez la même valeur pour les deux requêtes. Si vous entrez des valeurs de paramètre différentes, vous risquez de perdre des données. Pour empêcher les pertes de données, envisagez d’utiliser un formulaire pour collecter les valeurs et les requêtes demandez à l’écran pour les valeurs d’entrée. Pour plus d’informations, voir l’article créer une requête demander une entrée.

  6. Sous l’onglet Création, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Supprimer.

    La ligne Supprimer apparaît dans la grille de création de requête.

    Ligne Supprimer de la grille de création de la requête

  7. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

Étape 4 : Créer une macro qui s’exécute deux requêtes

  1. Sous l’onglet <ui>Créer</ui>, dans le groupe <ui>Autre</ui>, cliquez sur <ui>Macro</ui>. Si cette commande n’est pas disponible, cliquez sur la flèche se trouvant sous le bouton <ui>Module</ui> ou <ui>Module de classe</ui>, puis cliquez sur <ui>Macro</ui>.

  2. Dans la première ligne de la grille de création de macro, dans la colonne Action, sélectionnez OpenQuery.

    Action de macro d’ouverture de requête

  3. Dans la partie inférieure de la grille, sous Arguments d’Action, dans la zone Nom de la requête, sélectionnez le (ajout ou création de table) requête que vous avez créé à l’étape 2 dans la liste déroulante.

    Argument d’action de macro d’ouverture de requête

  4. Dans la deuxième ligne de la grille de création de macro, dans la colonne Action, sélectionnez OpenQuery.

  5. Dans la partie inférieure de la grille, sous Arguments d’Action, dans la zone Nom de la requête, sélectionnez la requête Suppression dans la liste déroulante.

    Votre macro doit ressembler à ceci :

    Macro prête à être enregistrée

  6. Appuyez sur CTRL + S pour enregistrer la macro.

    Lorsque vous souhaitez archiver les enregistrements, exécutez la macro.

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Régulièrement remplacer une table

Si vous souhaitez toujours archiver toutes les données dans un tableau, vous n’êtes pas obligé d’utiliser des requêtes ou des macros. Comme alternative, vous pouvez régulièrement remplacer la table avec une copie vide.

Important : Si la table que vous archivez est liée à d’autres tables, vous devrez peut-être contourner l’intégrité référentielle.

  1. Dans le volet de Navigation, sélectionnez la table que vous souhaitez archiver, appuyez sur CTRL + C et appuyez sur CTRL + V.

  2. Dans la boîte de dialogue Coller la Table sous, sous Options de collage, sélectionnez Structure seulement, puis cliquez sur OK.

    Access nomme la copie de la copie de nom de table d’origine.

  3. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table d’origine, puis sur Renommer dans le menu contextuel qui s’affiche.

    Donnez un nom qui indique qu’il contient, par exemple « DailyTemperatureExtremes_archive_2007 » à la table.

  4. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la copie vide, puis sur Renommer dans le menu contextuel qui s’affiche.

    Donnez à la copie vide le nom de la table d’origine.

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Remplacer régulièrement toutes les tables

Si vous utilisez une base de données fractionnée, vous pouvez remplacer régulièrement toutes les tables en remplaçant la base de données principale avec une copie vide.

Tout d’abord, vous préparez la copie vide. À moins que les modifications de la conception de votre base de données, vous pouvez réutiliser cette copie chaque fois que vous archivez. Puis, lorsque vous souhaitez archiver, vous renommez la base de données principale existante pour indiquer qu’il s’agit d’une archive, puis enregistrez la copie vide en tant que la nouvelle base de données principale.

Préparer une copie d’une base de données principale vide

Importer les définitions de table pour toutes les tables dans la base de données principale.

  1. Créer une nouvelle base de données. Supprimer Table1.

  2. Dans l’onglet Données externes, accédez au groupe Importer et cliquez sur Access.

  3. Dans la boîte de dialogue Données externes, sélectionnez Importer les tables, requêtes, formulaires, États, macros et modules dans la base de données Active, puis cliquez sur Parcourir.

  4. Dans la boîte de dialogue Ouvrir un fichier, sélectionnez la base de données principale. Cliquez sur Ouvrir pour fermer la boîte de dialogue Ouvrir un fichier, puis cliquez sur OK.

  5. Dans la boîte de dialogue Importer des objets, cliquez sur Options.

  6. Sous Importer Tables, sélectionnez Définition uniquement.

  7. Sous l’onglet Tables, cliquez sur Sélectionner tout, cliquez sur OK, puis sur Fermer.

Ajoutez ensuite des données dans les tables de choix dans la copie vide. Pour chaque table de recherche, procédez comme suit :

  1. Créer un lien vers la table de choix dans la base de données principale existante.

  2. Créer une requête Ajout qui ajoute tous les enregistrements d’origine à la copie.

Remplacer la base de données principale avec une copie vide

Tout d’abord, renommez la base de données principale existante pour indiquer qu’il est maintenant une archive.

Ensuite, ouvrez la copie vide et enregistrez-le en utilisant le nom d’origine de la base de données principale.

  1. Cliquez sur le Bouton Microsoft Office Image du bouton Office et pointez sur Enregistrer sous. Le menu Enregistrer sous s’ouvre.

  2. Sous Enregistrer la base de données dans un autre format, cliquez sur Base de données Access 2007.

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