Archiver automatiquement des anciens éléments

Archiver automatiquement des anciens éléments

Le courrier peut rapidement saturer votre boîte de réception Outlook de nouveaux messages, réponses et autres transferts. Avant même de vous en rendre compte, vous pourriez avoir des milliers de messages. Gardez votre boîte de réception Outlook et ses dossiers sous contrôle en déplaçant vers une archive des éléments anciens que vous souhaitez conserver. Pour effectuer cette tâche automatiquement, utilisez l’archivage automatique.

Vous pouvez modifier la fréquence d’exécution de l’archivage automatique, l’emplacement de stockage des éléments archivés, ainsi que la durée de conservation des éléments par Outlook avant leur archivage.

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Options avancées.

  2. Sous Archivage automatique, cliquez sur Paramètres d’archivage automatique.

  3. Activez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours, puis indiquez une fréquence d’exécution pour l’archivage automatique.

  4. Choisissez éventuellement d’autres options. Par exemple, indiquez à Outlook de supprimer les anciens éléments au lieu de les archiver.

    Conseil : Il est possible que les fonctionnalités d’archivage et d’archivage automatique ne soient pas disponibles si votre profil de messagerie se connecte à un serveur Exchange Server. Il est possible également que votre organisation dispose d’une stratégie de rétention des messages électroniques qui remplace l’archivage automatique. Pour plus d’informations, renseignez-vous auprès de votre administrateur système.

Pour plus d’informations sur les paramètres d’archivage automatique, voir Explication des paramètres d’archivage automatique.

Modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel

  1. Dans la liste des dossiers du volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier, puis cliquez sur Propriétés.

  2. Sous l’onglet Archivage automatique, choisissez les options souhaitées.

La première fois que vous exécutez Outlook, l’archivage automatique est activé par défaut et a lieu tous les 14 jours. Vous pouvez modifier la fréquence d’archivage automatique, spécifier le fichier de données Outlook (.pst) utilisé pour stocker les éléments archivés, et choisir quand les éléments figurant dans vos dossiers Outlook sont archivés.

  1. Sélectionnez Outils > Options, puis l’onglet Autres.

  2. Sélectionnez Archivage automatique.

    Archivage automatique dans la boîte de dialogue Options des outils

  3. Activez la case à cocher Archiver automatiquement tous les n jours, puis spécifiez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique.

  4. Sélectionnez les options souhaitées.

    • Archiver automatiquement tous les   Choisissez la fréquence à laquelle vous souhaitez que l’archivage automatique ait lieu. L’archivage d’un grand nombre d’éléments simultanément peut ralentir les performances de votre ordinateur. Par conséquent, il est recommandé de choisir une période qui raccourcit le processus d’archivage automatique. Prenez en compte le nombre d’éléments que vous recevez en général pendant une période donnée, et ajustez le délai d’exécution en conséquence. Demander avant l’exécution de l’archivage automatique   Choisissez cette option si vous voulez qu’Outlook affiche un message de rappel avant que l’archivage automatique traite vos éléments Outlook. Lorsque vous voyez le message, vous pouvez cliquer sur Non pour annuler cette session de l’archivage automatique.

    • Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement)   Cette option est désactivée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les e-mails à l’issue de leur période échéance. La période de rétention par défaut pour les éléments des dossiers Brouillons et Boîte de réception est de six mois, et de trois mois pour le dossier Éléments envoyés, mais vous pouvez modifier ces périodes à l’aide de l’option Effacer les éléments plus anciens que.

    • Archiver ou supprimer les anciens éléments   Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime certains ou tous les éléments quand ils viennent à expiration. Cette option active d’autres options qui vous permettent de choisir les éléments qui sont archivés et ceux qui sont supprimés lorsqu’ils atteignent la fin de la période échéance. Choisissez ensuite des paramètres supplémentaires à appliquer à l’archivage et à la suppression .

      Remarque : Dans la boîte de dialogue Archivage automatique, « dossiers » fait référence aux principales zones de fonctionnalités de Outlook, telles que le dossier Calendrier, le dossier Tâche et les différents dossiers de courrier. En effet vos éléments de Calendrier et de Tâche sont stockés dans leurs dossiers respectifs Calendrier et Tâche.

    • Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers   Choisissez d’afficher le dossier Archive avec vos autres dossiers de travail dans le volet de navigation. Dans le dossier Archive principal, vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et afficher vos éléments archivés. Lorsque vous affichez les éléments archivés, vous pouvez vérifier que les éléments corrects ont été archivés, ainsi que faire glisser les éléments dont vous avez besoin vers un dossier de travail.

    • Effacer les éléments plus anciens que   Choisissez le paramètre par défaut définissant le moment où vous voulez que vos éléments soient archivés, exprimé en jours, semaines ou mois. Vous pouvez définir un délai d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie archiver (stocker) des éléments. Cela ne signifie pas « supprimer », sauf si vous avez spécifié ce paramètre ailleurs pour les dossiers.

    • Déplacer les anciens éléments vers   Le paramètre par défaut pour cet emplacement diffère pour les ordinateurs exécutant les systèmes d’exploitation Microsoft Windows Vista et Windows XP.

      Windows Vista : C:\Utilisateurs\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Windows XP : C:\Documents and Settings\utilisateur\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

      Si vous voulez choisir une autre destination pour les éléments archivés, vous pouvez accéder à un autre emplacement et le définir. Les éléments sont alors déplacés vers cet emplacement après leur période échéance.

      Remarque : Les éléments archivés dans un emplacement personnalisé ne sont pas supprimés, sauf si vous ouvrez les dossiers et les supprimez manuellement.

    • Supprimer définitivement les éléments   Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à expiration au lieu de les déplacer vers l’emplacement par défaut, qui est un autre dossier que vous avez désigné, ou le dossier Éléments supprimés.

    • Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant   Cette option s’applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Pour spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. À la place, suivez les instructions figurant sous le bouton, qui expliquent comment spécifier des paramètres pour des dossiers individuels. Ces instructions sont également incluses dans la section suivante, « Modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel ». Les modifications apportées à des dossiers spécifiques s’appliquent uniquement à ceux-ci.

    • Informations sur les stratégies de rétention   Dans votre organisation, un administrateur système peut définir des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de votre boîte aux lettres sont archivés automatiquement. Vous pouvez voir les stratégies ici, mais ne pouvez pas les modifier sans disposer des autorisations appropriées.

  5. Cliquez sur OK.

Modifier les paramètres d’archivage automatique d’un dossier individuel

  1. Dans la liste des dossiers affichée dans le Volet de navigation, cliquez sur le dossier que vous voulez modifier, puis sur Propriétés dans le menu contextuel.

  2. Cliquez sur l’onglet Archivage automatique.

  3. Sélectionnez les options souhaitées.

    Remarque : Pour plus d’informations sur les paramètres, consultez l’étape 4 de la section ci-dessus, « Consulter ou modifier les paramètres d’archivage automatique par défaut ».

  4. Cliquez sur OK.

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