Archivage dans Outlook 2016 pour Windows

Archivage dans Outlook 2016 pour Windows

Outlook 2016 inclut une fonctionnalité d’archivage rapide sous l’onglet Accueil du ruban, qui envoie des messages au dossier Archive . Les clients Office 365 pour les entreprises ont également accès à une Archive en ligne.

Remarque : pour prendre en charge la fonctionnalité d’archivage dans Outlook 2016, Outlook pour iOS et Android, et Outlook sur le web, le dossier Archive est créé automatiquement. Ce dossier respecte les stratégies de rétention éventuelles de votre boîte aux lettres, dont la suppression des e-mails.

Archiver des messages en un clic

Le bouton Archiver dans le groupe Supprimer de l’onglet Accueil permet de déplacer un ou plusieurs messages vers votre dossier Archive sans les supprimer. L’utilisation de la fonctionnalité d’archivage présente plusieurs avantages.

  • Vous pouvez retrouver aisément les éléments archivés à partir de la zone de recherche ou en accédant à votre dossier d’archivage.

  • Les éléments restent accessibles sur votre téléphone ou d’autres appareils via le dossier d’archivage.

Le déplacement de messages vers votre dossier d’archivage ne réduit pas la taille de votre boîte aux lettres. Les messages sont conservés dans votre boîte aux lettres, mais sont placés dans un autre dossier.

  1. Sélectionnez un ou plusieurs messages à archiver dans votre dossier.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Supprimer, sélectionnez Archiver.

    Archivage en un clic

    Remarque : Votre dossier Archive existe déjà, même si vous n’avez jamais utilisé la fonctionnalité d’archivage. Vous pouvez le trouver dans votre liste des dossiers Outlook. 

  3. Vos messages sont déplacés vers le dossier Archive. Si vous archivez un message par erreur, accédez au dossier Archive, puis replacez le message dans votre boîte de réception.

Quel est le rapport avec l’Archive en ligne ?

L’archivage en ligne est une fonctionnalité destinée aux clients Office 365 professionnels qui ont des boîtes aux lettres exceptionnellement volumineuses. Ces clients peuvent utiliser une archive en ligne pour éviter de supprimer les anciens messages. L’archive en ligne d’un utilisateur est semblable à un deuxième compte dans Outlook avec sa propre structure de dossiers. Elle n’est donc pas incluse dans les recherches effectuées à partir de la boîte de réception.

Si une archive en ligne est activée, les administrateurs et les utilisateurs peuvent configurer leur boîte aux lettres de façon à déplacer automatiquement les anciens messages vers l’archive en ligne à l’aide de stratégies d’archivage.

Recommandations pour l’utilisation de l’archivage et de l’archive en ligne

Nous vous recommandons d’utiliser la nouvelle fonctionnalité d’archivage pour conserver hors de votre boîte de réception les messages auxquels vous avez déjà répondu ou pour lesquels vous avez déjà effectué une action. Vous pouvez également supprimer des messages ou les déplacer vers des dossiers spécifiques si cela vous convient davantage.

Pour les utilisateurs disposant de boîtes aux lettres volumineuses dans une organisation Office 365 Entreprise, nous recommandons aux administrateurs de définir une stratégie d’archivage qui déplace les éléments vers une archive en ligne après un an, ou moins si les utilisateurs atteignent le quota de leur boîte aux lettres plus rapidement. Ainsi, les utilisateurs n’ont pas à supprimer les anciens messages pour faire de la place pour les nouveaux. Les messages antérieurs à la date spécifiée peuvent être déplacés du dossier Boîte de réception et du dossier d’archivage local.

Forum aux questions sur l’archivage

Vous ne pouvez pas utiliser votre archive en ligne comme destination du bouton Archiver pour deux raisons.

  1. L’archive en ligne ne fait pas l’objet de recherches par défaut lors des recherches effectuées à partir de la boîte de réception. Les messages archivés doivent pouvoir faire l’objet de recherches pour faciliter leur récupération.

  2. L’archive en ligne n’est pas disponible avec toutes les versions d’Outlook, y compris Outlook Mobile. Le déplacement de messages vers l’archive en ligne ne permet pas d’accéder aisément aux messages archivés sur votre téléphone.

L’archivage est une fonctionnalité claire déjà disponible dans Outlook Mobile, Outlook Web App, et Outlook.com, et proposée par d’autres fournisseurs de messagerie tels que Gmail. S’agissant d’un nom établi et l’archive en ligne étant une fonctionnalité existante, nous avons décidé de les conserver tels quelles.

Nous pensons que les fonctionnalités sont liées et utilisables ensemble en suivant les recommandations ci-dessus.

L’archivage automatique est une ancienne fonctionnalité d’Outlook qui permet de déplacer automatiquement d’anciens messages vers un fichier .pst. Les messages sont dès lors supprimés du serveur et plus difficiles à trouver. Si le disque dur contenant le fichier .pst devient inutilisable, vous pouvez perdre cette archive. L’archive en ligne constitue une alternative de niveau entreprise de l’archivage automatique. La nouvelle fonctionnalité d’archivage peut être utilisée avec l’archivage automatique.

Vous pouvez toujours utiliser l’archivage automatique si vous n’avez pas d’archive en ligne et si votre service informatique ne désactive pas la fonctionnalité. Pour plus d’informations sur l’archivage automatique dans Outlook 2016, voir Archiver manuellement d’anciens éléments dans Outlook pour Windows.

L’archivage est disponible sur Outlook pour Windows, Outlook Mobile, Outlook sur le web et Outlook.com. La fonctionnalité d’archivage ne peut pas être désactivée à l’aide d’une stratégie de groupe.

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