Archivage dans Outlook 2016 pour Windows

Archivage dans Outlook 2016 pour Windows

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Il existe plusieurs méthodes pour archiver les messages dans Outlook 2016. Les méthodes que vous pouvez utiliser varient selon que vous utilisez Outlook 2016 avec une Office 365 pour les autres types de comptes tels que Outlook.com, Gmail, POP ou IMAP, compte Exchange ou compte professionnel.

Tous les comptes dans Outlook 2016 ont accès à un dossier d’Archive. Le dossier d’Archive est un des dossiers par défaut d’Outlook, tels que boîte de réception, éléments envoyés et le dossier éléments supprimés. Vous ne pouvez pas supprimer le dossier d’archivage. Si vous utilisez Outlook avec un compte Exchange ou Exchange Online, les stratégies de dossier tels que des stratégies de rétention s’appliquent vers le dossier Archive.

Utilisation du bouton Archive pour déplacer les messages vers le dossier d’archivage ne réduisez la taille des boîtes aux lettres. Si vous avez besoin réduire la taille de votre boîte aux lettres, vous pouvez utiliser l’Archive en ligne dans Office 365 pour entreprise ou la fonctionnalité d’archivage automatique.

Archiver les messages en une seule opération dans Outlook 2016

Vous pouvez utiliser le bouton Archiver dans le groupe Supprimer dans le ruban pour déplacer un ou plusieurs messages vers votre dossier d’archivage sans les supprimer. Il existe plusieurs avantages par rapport à l’utilisation d’Archive.

  • Éléments archivés restent faciles à rechercher dans la zone de recherche ou en accédant à votre dossier d’archivage . Lorsque vous tapez un terme dans la zone de recherche, par défaut, Outlook 2016 recherche dans tous les dossiers dans votre boîte aux lettres.

  • Éléments sont toujours disponibles sur votre téléphone ou d’autres appareils via le dossier d’archivage

Archiver les éléments dans Outlook 2016

  1. Sélectionnez un ou plusieurs messages dans votre boîte de réception ou un autre dossier à archiver.

  2. Dans le groupe Supprimer, cliquez sur Archiver. Vous pouvez également utiliser la touche retour arrière pour archiver immédiatement un ou plusieurs messages sélectionnés.

    Archivage en un clic

    Remarque : Votre dossier d’archivage existe déjà, même si vous n’avez jamais utilisé la fonctionnalité avant. Vous la trouverez dans votre liste des dossiers Outlook. Si vous ne voyez pas le dossier et que vous utilisez Outlook 2016, accédez à fichier > compte Office > Options de mise à jour > mettre à jour maintenant.

  3. Vos messages sont déplacés vers le dossier Archive. Si vous archivez un message par erreur, accédez au dossier Archive, puis replacez le message dans votre boîte de réception.

Remarque: le bouton Archiver ne s’affiche dans Outlook 2016. Les versions antérieures d’Outlook n’ont pas le bouton Archiver dans le ruban.

Archiver les messages à l’aide du clavier

Vous pouvez archiver un ou plusieurs messages sélectionnés en cliquant sur la touche retour arrière . Si vous cliquez sur la touche SUPPR , les messages d’atteindre le dossier Éléments supprimés. Vous ne pouvez pas modifier le comportement de la touche Retour arrière.

Comment trouver le dossier d’archivage ?

Votre dossier d’Archive est dans la liste des dossiers. Pour afficher la liste des dossiers, sélectionnez affichage > Volet des dossiers. puis sélectionnez Normal.

Dans le menu du volet Dossiers, l’option Normal est sélectionnée.

Comment effectuer des recherches dans le dossier d’archivage ?

Par défaut, lorsque vous recherchez des éléments Outlook à l’aide de la fonctionnalité de boîte aux lettres en cours de recherche en haut de la liste des dossiers Outlook recherche dans votre boîte aux lettres entière.

Rechercher votre mailbox_C3_2017912153435

Si vous souhaitez limiter la recherche à votre dossier d’archivage, sélectionnez tout d’abord le dossier d’archivage dans la liste des dossiers. Votre zone de recherche va maintenant rechercher uniquement le dossier d’archivage.

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Comment est-elle différente de l’Archive en ligne ?

L’archivage en ligne est une fonctionnalité destinée aux clients Office 365 professionnels qui ont des boîtes aux lettres exceptionnellement volumineuses. Ces clients peuvent utiliser une archive en ligne pour éviter de supprimer les anciens messages. L’archive en ligne d’un utilisateur est semblable à un deuxième compte dans Outlook avec sa propre structure de dossiers. Elle n’est donc pas incluse dans les recherches effectuées à partir de la boîte de réception.

Si une archive en ligne est activée, les administrateurs et les utilisateurs peuvent configurer leur boîte aux lettres de façon à déplacer automatiquement les anciens messages vers l’archive en ligne à l’aide de stratégies d’archivage.

Quand dois-je utiliser Archive et Archive en ligne ?

Nous recommandons d’utiliser la fonctionnalité d’Archive pour conserver votre boîte de réception clearof les messages que vous avez déjà une réponse ou l’action. Pensez à l’Archive comme un dossier de fichiers. Vous pouvez stocker des éléments dans le dossier d’archivage et toujours y accéder facilement. Vous pouvez également supprimer les messages ou les déplacer vers des dossiers spécifiques si ce n’est plus votre style.

Pour les utilisateurs avec des boîtes aux lettres volumineuses dans une organisation Office 365 Entreprise, nous vous recommandons des administrateurs définir une stratégie d’archivage qui déplace les éléments d’une Archive en ligne après un an ou moins si les utilisateurs atteignent leur quota de boîte aux lettres plus rapide. Ainsi, les utilisateurs ne rencontrent supprimer les anciens messages pour pouvoir placer les nouveaux messages. Messages antérieurs à l’heure spécifiée peut être déplacé dans le dossier boîte de réception et le dossier d’archivage local.

Forum aux questions sur l’archivage

Non. Le dossier d’Archive est un des dossiers de système d’Outlook par défaut et ne peut pas être renommé, déplacé ou supprimé.

L’archivage est une fonctionnalité claire déjà disponible dans Outlook Mobile, Outlook Web App, et Outlook.com, et proposée par d’autres fournisseurs de messagerie tels que Gmail. S’agissant d’un nom établi et l’archive en ligne étant une fonctionnalité existante, nous avons décidé de les conserver tels quelles.

Archivage automatique est une fonctionnalité Outlook plus ancienne qui permet de déplacement automatique de l’ancien e-mails vers un fichier .pst. Cela signifie que les e-mails sont supprimés à partir du serveur et sont plus difficile à rechercher. Si le disque dur contenant le AutoArchive.pst est devenu inutilisable, ces messages sont perdus. Archive en ligne est une échelle de l’entreprise de remplacement pour l’archivage automatique.

Vous pouvez toujours utiliser l’archivage automatique si vous n’avez pas d’archive en ligne et si votre service informatique ne désactive pas la fonctionnalité. Pour plus d’informations sur l’archivage automatique dans Outlook 2016, voir Archiver manuellement d’anciens éléments dans Outlook pour Windows.

L’archivage est disponible sur Outlook pour Windows, Outlook Mobile, Outlook sur le web et Outlook.com. La fonctionnalité d’archivage ne peut pas être désactivée à l’aide d’une stratégie de groupe.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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