Apprendre la structure d'une base de données Access

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous familiariser avec les tables, les formulaires, les requêtes et les autres objets d'une base de données peut faciliter l'exécution d'un large éventail de tâches, telles que la saisie de données dans un formulaire, l'ajout ou la suppression de tables, la recherche et le remplacement de données, ainsi que l'exécution de requêtes.

Cet article présente une vue d'ensemble de la structure d'une base de données Microsoft Office Access. Access propose plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour vous familiariser avec la structure d'une base de données particulière. Cet article explique également comment, quand et pourquoi utiliser chaque outil.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre les concepts de base d’une base de données Access

Afficher des détails sur les objets dans une base de données

Explorer une table en mode Création

Afficher les relations entre les tables

Voir comment les objets utilisent d’autres objets

Comprendre les notions fondamentales d'une base de données Access

Une base de données est un rassemblement d'informations en rapport avec un sujet ou un objectif particulier, tel que le suivi de commandes clients ou la gestion d'une sélection de titres musicaux. Si votre base de données n'est pas stockée sur un ordinateur, ou si une seule partie l'est, vous gérez peut-être des informations à partir d'une variété de sources que vous devez coordonner et organiser.

Par exemple, supposons que les numéros de téléphone de vos fournisseurs sont stockés à différents emplacements : dans un fichier de carte contenant les numéros de téléphone des fournisseurs, dans des fichiers d’informations sur les produits dans un fichier CAB et dans une feuille de calcul contenant les informations de commande. Si le numéro de téléphone d’un fournisseur change, il se peut que vous deviez mettre à jour ces informations dans les trois emplacements. Dans une base de données Access bien conçue, le numéro de téléphone est stocké une seule fois ; vous ne devez mettre à jour ces informations qu’à un seul emplacement. En conséquence, lorsque vous mettez à jour le numéro de téléphone d’un fournisseur, il est mis à jour automatiquement dès que vous l’utilisez dans la base de données.

Fichiers de base de données Access

Vous pouvez utiliser Access pour gérer toutes vos informations dans un seul fichier. Au sein d'un fichier de base de données Access, vous avez la possibilité d'utiliser :

  • des tables pour stocker vos données ;

  • des requêtes pour rechercher et extraire uniquement les données requises ;

  • des formulaires pour afficher, ajouter et mettre à jour des données dans des tables ;

  • des états pour analyser ou imprimer des données dans une disposition spécifique.

Données de tables utilisées dans une requête, un formulaire et un état

1. Stockez les données une fois dans une table, mais affichez-les à partir de plusieurs emplacements. Lorsque vous mettez à jour les données, elles sont mises à jour automatiquement partout où elles apparaissent.

2. Extrayez des données à l’aide d’une requête.

3. Affichez ou entrez des données à l’aide d’un formulaire.

4. Affichez ou imprimez des données à l’aide d’un état.

Tous ces éléments (tables, requêtes, formulaires et états) sont des objets de base de données.

Remarque : Certaines bases de données Access contiennent des liens vers des tables stockées dans d'autres bases de données. Par exemple, vous pouvez utiliser une base de données Access qui ne contient rien d'autre que des tables et une autre base de données Access qui contient des liens vers ces tables, ainsi que des requêtes, des formulaires et des états basés sur les tables liées. Dans la plupart des cas, il importe peu qu'une table soit une table liée ou une table réellement stockée dans la base de données.

Tables et relations

Pour stocker vos données, vous créez une seule table pour chaque type d'informations à gérer. Ces types d'informations peuvent inclure des informations sur les clients, des produits et des renseignements sur les commandes. Pour rassembler des données provenant de plusieurs tables dans une requête, un formulaire ou un état, vous définissez des relations entre les tables.

Données stockées dans des tables jointes sur des champs liés

1. Les informations sur les clients qui se trouvaient auparavant dans une liste de publipostage résident maintenant dans la table Clients.

2. Les informations sur les commandes qui se trouvaient auparavant dans une feuille de calcul résident maintenant dans la table Commandes.

3. Un ID unique, tel qu’un code client, permet de distinguer un enregistrement d’un autre dans une table. En ajoutant le champ ID unique d’une table à une autre table et en définissant une relation entre les deux champs, Access peut établir une correspondance entre les enregistrements connexes dans les deux tables afin de vous permettre de les rassembler dans un formulaire, un état ou une requête.

Requêtes

Une requête peut vous aider à rechercher et extraire les données qui répondent aux conditions que vous spécifiez, y compris les données provenant de plusieurs tables. Vous pouvez également utiliser une requête pour mettre à jour ou supprimer plusieurs enregistrements en même temps et effectuer des calculs prédéfinis ou personnalisés sur vos données.

Une requête renvoie les résultats de différentes tables

1. La table Clients contient des informations sur les clients.

2. La table Commandes contient des informations sur les commandes des clients.

3. Cette requête extrait les données Réf commande et Date requise de la table Commandes et les données Nom de société et Ville de la table Clients. La requête retourne uniquement les commandes qui ont été demandées en avril et uniquement pour les clients basés à Londres.

Formulaires

Vous pouvez utiliser un formulaire pour afficher, entrer et modifier facilement des données une ligne à la fois. Vous pouvez également utiliser un formulaire pour effectuer d’autres actions, telles que l’envoi de données à une autre application. Les formulaires contiennent généralement des contrôles liés à des champs sous-jacents dans des tables. Lorsque vous ouvrez un formulaire, Access extrait les données d’une ou plusieurs de ces tables, puis affiche les données dans la mise en page que vous avez choisie lors de la création du formulaire. Vous pouvez créer un formulaire à l’aide de l’une des commandes Formulaires situées dans le Ruban, à l’aide de l’Assistant Formulaire ou manuellement en mode Création.

Les formulaires peuvent vous aider à afficher et entrer des données

1. Une table affiche de nombreux enregistrements en même temps, mais vous devrez peut-être faire défiler la page horizontalement pour voir toutes les données dans un seul enregistrement. En outre, lorsque vous affichez une table, vous ne pouvez pas mettre à jour les données de plusieurs tables en même temps.

2. Un formulaire se concentre sur un seul enregistrement à la fois et peut afficher des champs de plusieurs tables. Il peut également afficher des images et autres objets.

3. Un formulaire peut contenir un bouton sur lequel vous cliquez pour imprimer un état, ouvrir d’autres objets ou automatiser des tâches.

États

Vous pouvez utiliser un état pour analyser rapidement vos données ou les présenter d'une certaine manière à des fins de publication ou dans d'autres formats.

États affichant des données mises en forme ou calculées

1. Utilisez un état pour créer des étiquettes de publipostage.

2. Utilisez un état pour afficher les totaux dans un graphique.

3. Utilisez un état pour afficher les totaux calculés.

Maintenant que vous connaissez la structure élémentaire des bases de données Access, découvrez comment utiliser leurs outils intégrés afin d'explorer une base de données Access particulière.

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Voir les détails relatifs aux objets dans une base de données

L’un des meilleurs moyens d’en savoir plus sur une base de données particulière consiste à utiliser la Documentation de base de données. Celle-ci vous permet de générer un état contenant des informations détaillées sur les objets d’une base de données. Vous commencez par choisir les objets qui seront détaillées dans l’état. Lorsque vous exécutez la Documentation de base de données, son état contient toutes les données relatives aux objets de base de données que vous avez sélectionnés.

  1. Ouvrez la base de données à documenter.

  2. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Documentation de base de données.

  3. Dans la boîte de dialogue Documentation, cliquez sur l'onglet qui représente le type d'objet de base de données à documenter. Pour créer un état sur tous les objets d'une base de données, cliquez sur l'onglet Tous types d'objets.

  4. Sélectionnez un ou plusieurs objets répertoriés sous l'onglet. Pour sélectionner tous les objets d'un onglet, cliquez sur Sélectionner tout.

  5. Cliquez sur OK.

    La fonctionnalité Documentation de base de données permet de créer un état qui contient des données détaillées sur chaque objet sélectionné, puis d'ouvrir cet état en mode Aperçu avant impression. Par exemple, si vous exécutez cette fonctionnalité dans un formulaire de saisie de données, l'état créé répertorie les propriétés du formulaire dans son ensemble, les propriétés de chacune des sections du formulaire et les propriétés des boutons, étiquettes, zones de texte et autres contrôles compris dans le formulaire, ainsi que tous les modules de code et toutes les autorisations d'accès utilisateur associés au formulaire.

  6. Pour imprimer l'état, sous l'onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Imprimer, cliquez sur Imprimer.

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Explorer une table en mode Création

L’ouverture d’une table en mode Création vous permet de voir le détail de sa structure. Par exemple, vous pouvez examiner le type de données de chaque champ, observer la présence d’éventuels masques de saisie ou voir si la table utilise des champs Liste de choix (utilisant des requêtes pour extraire des données d’autres tables). Ces informations sont utiles, car les types de données et les masques de saisie peuvent affecter votre capacité à trouver des données et à exécuter des requêtes Mise à jour. Par exemple, supposons que vous vouliez utiliser une requête Mise à jour pour actualiser des champs spécifiques d’une table en copiant les données de champs similaires d’une autre table. La requête ne s’exécute pas si les types de données des champs ne correspondent pas dans les tables source et de destination.

  1. Ouvrez la base de données à analyser.

  2. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à explorer, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  3. Si nécessaire, notez le nom de chaque champ de la table et le type de données attribué à chaque champ.

    Le type de données attribué à un champ peut limiter la taille et le type des données que les utilisateurs peuvent entrer dans ce champ. Par exemple, les utilisateurs peuvent être limités à 20 caractères dans un champ de texte et ne pas être en mesure de saisir du texte dans un champ défini sur le type de données Numérique.

  4. Pour déterminer si un champ est un champ Liste de choix, cliquez sur l'onglet Liste de choix situé dans la section inférieure de la grille de création de la table, sous Propriétés du champ.

    Un champ de recherche affiche un ensemble de valeurs (un ou plusieurs champs, tels qu’un prénom et un nom), mais stocke généralement un ensemble de valeurs différent (un champ, tel qu’un ID numérique). Par exemple, un champ de recherche peut stocker l’ID d’un employé (la valeur stockée), mais afficher son nom (la valeur affichée). Lorsque vous utilisez un champ de recherche dans des expressions ou dans des opérations de recherche et de remplacement, vous utilisez la valeur stockée, et non la valeur affichée. Se familiariser avec les valeurs stockées et affichées d’un champ de recherche est le meilleur moyen de s’assurer qu’une expression ou une opération de recherche et de remplacement qui utilise un champ de recherche fonctionne comme vous le souhaitez.

    L’illustration suivante montre un champ de recherche par défaut. Souvenez-vous que les paramètres affichés dans la propriété Contenu du champ varient.

    Utilisation d’une table ou d’une requête en tant que source de données d’un champ de recherche

    Le champ Liste de choix représenté ici utilise une requête pour extraire des données d'une autre table. Vous pouvez également rencontrer un autre type de champ Liste de choix, appelé liste de valeurs, qui utilise une liste de choix préprogrammée. Cette illustration présente une liste de valeurs standard.

    Utilisation d’une liste de valeurs en tant que source de données d’un champ de recherche

    Par défaut, les listes de valeurs utilisent le type de données Texte.

    La meilleure façon pour rechercher les listes de recherche et la valeur est en affichant l’onglet liste de choix, puis en cliquant sur les entrées dans la colonne Type de données pour chaque champ de la table. Pour plus d’informations sur la création de champs liste de choix et listes de valeurs, voir créer un champ de recherche.

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Voir les relations entre les tables

Pour afficher une représentation graphique des tables dans une base de données, des champs dans chaque table et des relations entre ces tables, utilisez l’onglet d’objet Relations. L’onglet d’objet Relations fournit une vue d’ensemble de la structure des tables et des relations d’une base de données (informations essentielles lorsque vous avez besoin de créer ou de modifier les relations entre les tables).

Remarque : Vous pouvez également utiliser l'onglet Relations pour ajouter, modifier ou supprimer des relations.

  • Ouvrez la base de données à analyser.

  • Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/masquer, cliquez sur relations...

L’onglet d’objet Relations s’affiche et vous montre les relations entre toutes les tables dans la base de données ouverte.

Relation entre deux tables

Pour plus d’informations sur les relations entre les tables, consultez le Guide des relations entre les tables.

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Voir la manière dont les objets utilisent d'autres objets

Le volet Dépendances d’objet illustre comment les objets de base de données, tels que les tables, formulaires, requêtes et états, interagissent avec ou dépendent d’autres objets.

Vous pouvez utiliser l’onglet Dépendances d’objet pour éviter de supprimer accidentellement des sources d’enregistrements. Par exemple, supposez que vous avez une requête Commandes trimestrielles dans une base de données Ventes et que vous n’en avez plus besoin. Avant de supprimer la requête, vous devez déterminer si d’autres objets de la base de données, tels que des formulaires ou des états, l’utilisent comme source de données. Vous pouvez ensuite modifier les objets dépendants afin de supprimer les références à la requête, ou supprimer les objets dépendants en même temps que la requête. L’affichage d’une liste complète des objets dépendants peut vous aider à gagner du temps, car cela vous évite d’avoir à vérifier manuellement les propriétés des objets, et à minimiser les erreurs en identifiant des détails qu’un audit manuel risquerait d’ignorer.

Lorsque vous souhaitez modifier la structure d’un objet de base de données, le volet Dépendances d’objet peut également être utile en vous montrant comment d’autres objets seront affectés par la modification de la structure. Vous devez utiliser le volet Dépendances d’objet pour vous aider à planifier les modifications de structure majeures.

Utiliser le volet Dépendances d’objet

  1. Ouvrez la base de données à examiner.

  2. Dans le volet de navigation, sélectionnez ou ouvrez une table, un formulaire, un état ou une requête.

  3. Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Dépendances d'objet.

  4. Si vous y êtes invité, cliquez sur OK pour mettre à jour les informations de dépendance.

    Le volet Dépendances d'objet apparaît.

    Le volet Dépendances d’objet

  5. Pour voir la liste des objets qui utilisent l'objet que vous avez sélectionné lors de l'étape 2, cliquez sur Objets qui dépendent de moi en haut du volet. Pour voir la liste des objets que l'objet sélectionné utilise, cliquez sur Objets dont je dépends.

  6. Pour afficher les informations de dépendance pour un objet, cliquez sur l’icône de développement (+) en regard de cet objet. Access affiche jusqu’à quatre niveaux de dépendance pour un objet.

N'oubliez pas les points suivants lorsque vous utilisez le volet Dépendances d'objet :

  • Les informations de dépendance ne sont disponibles que si vous disposez des autorisations nécessaires pour ouvrir un objet en mode Création.

  • Le volet ne présente pas d'informations pour les macros et les modules de code.

  • Le volet fonctionne uniquement pour les tables, les formulaires, les états et les requêtes, à l'exception des types de requêtes suivants :

    • Requêtes Action — requêtes qui insèrent, mettent à jour ou suppriment des données

    • requêtes SQL, notamment les requêtes Union, les requêtes Définition de données et les requêtes SQL directes ;

    • sous-requêtes.

      Quand Access rencontre des requêtes imbriquées, les informations de dépendance sont générées uniquement pour la première requête (celle qui englobe les autres). Cette règle s'applique également aux tables et requêtes source de la sous-feuille de données d'une requête et aux champs Liste de choix.

  • Accès génère les informations de dépendance en recherchant les mappages de noms gérés par la fonctionnalité de correction automatique — une fonctionnalité qui corrige automatiquement les erreurs courantes qui se produisent suite à l’affectation d’un nouveau nom à un formulaire, un état, une table, une requête, un champ, ou un contrôle sur un formulaire ou un état. Si le suivi des informations de correction automatique de nom est désactivé, vous est invité à l’activer avant de pouvoir afficher les informations de dépendance.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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