Appliquer un filtre pour afficher des enregistrements spécifiques dans une base de données Access

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Le filtrage est un moyen pratique pour afficher uniquement les données que vous voulez affichées. Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher des enregistrements spécifiques dans un formulaire, un rapport, une requête ou une feuille de données, ou pour imprimer uniquement certains enregistrements à partir d’un rapport, la table ou la requête. En appliquant un filtre, vous ne pouvez limiter les données dans une vue sans modifier la disposition de l’objet sous-jacent. Cet article explique les types de filtres dans Access et comment appliquer, enregistrer ou supprimer des filtres dans une base de données Access 2010 client. Cet article ne s’applique pas aux filtrage des enregistrements dans une base de données web Access 2010.

Dans cet article

Comment les filtres sont utiles

Sélectionner et appliquer un type de filtre

Supprimer ou réappliquer un filtre

Effacer un filtre

Enregistrer un filtre

Comment les filtres sont utiles

Dans la mesure où l’affichage que vous obtiendrez après avoir appliqué un filtre contient uniquement les enregistrements contenant les valeurs que vous avez sélectionné, le reste des données reste masqué jusqu'à ce que vous effacez le filtre.

Remarque : Colonnes dans les feuilles de données et des contrôles dans les formulaires et rapports qui sont liées aux expressions ne prennent pas en charge le filtrage.

Il existe plusieurs types de filtres, certaines d'entre elles sont faciles à appliquer et supprimer. Access 2010 contient certains filtres courants sont intégrées à chaque affichage. La disponibilité des commandes de filtre varie selon le type et les valeurs du champ.

Par exemple, pour afficher les enregistrements des personnes dont l’anniversaire tombe pendant un mois donné, cliquez sur la colonne date de naissance, sous l’onglet accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Filtres de dates, puis sur la période date requise.

Filtrage sur un champ de date

1. les filtres qui sont disponibles dépendent du type de données dans la colonne sélectionnée.

2. filtre toutes les Dates de période ignore la partie jour et l’année des valeurs de date.

Dans cet affichage filtré, vous voyez uniquement les enregistrements dans lesquels la partie mois du champ date de naissance est définie sur avril.

Date de naissance filtrée sur avril

1. l’icône de filtre dans l’en-tête de colonne et la barre de navigation entre les enregistrements indique que la vue active est filtrée sur la colonne date de naissance.

2. dans l’affichage feuille de données, lorsque vous pointez, la souris sur l’en-tête de colonne, vous verrez le critère de filtre en cours.

Remarque : Lorsque vous appliquez un filtre à une colonne qui est déjà filtrée, le filtre précédent est automatiquement supprimé. Même si un seul filtre peut être en vigueur pour un champ à la fois, vous pouvez spécifier un filtre différent pour chaque champ dans l’affichage.

Par exemple, pour afficher les noms des contacts qui vivent au Royaume-Uni et dont l’anniversaire tombe en avril, vous pouvez filtrer la table Contacts sur le champ PaysRégion ainsi que sur le champ date de naissance. Lorsque vous filtrez plusieurs champs dans un affichage unique, les filtres sont combinées à l’aide de l’opérateur AND, comme ceci :

Pays/Région = Royaume-Uni AND mois de naissance = Avril

Pour revenir au mode non filtré : supprimer les filtres. Temporairement la suppression d’un filtre le supprime de la vue, afin que vous pouvez basculer vers l’affichage d’origine, non filtrée.

Pour basculer entre les vues filtrées et : dans le groupe Trier et filtrer sous l’onglet accueil, cliquez sur Basculer le filtre.

Pour supprimer définitivement un filtre d’un affichage : effacer le filtre. Pour savoir comment effacer des filtres, consultez la section Effacer un filtre.

Paramètres de filtre reste en vigueur jusqu'à ce que vous fermez l’objet, même si vous changez d’affichage de l’objet. En d’autres termes, si vous filtrez un formulaire en mode feuille de données, les paramètres de filtre seront toujours en vigueur même si vous basculez en mode formulaire ou mise en page et reste en vigueur jusqu'à ce que vous fermez le formulaire. Si vous enregistrez l’objet lorsque le filtre est appliqué, il sera disponible la prochaine fois que vous ouvrirez l’objet. Pour en savoir plus sur l’enregistrement d’un filtre, consultez la section Enregistrer un filtre dans cet article.

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Sélectionner et appliquer un type de filtre

Vous pouvez sélectionner à partir de plusieurs filtres prêts à l’emploi pour un type de données. Ces filtres sont disponibles en tant que commandes de menu dans les vues suivantes : feuille de données, formulaire, état et la disposition. Outre ces filtres, vous pouvez également filtrer un formulaire ou une feuille de données en effectuant un formulaire (appelé filtrer par formulaire).

Si vous souhaitez davantage de flexibilité et que vous savez comment écrire des expressions, vous pouvez créer vos propres filtres à l'aide des options de l'onglet Filtrer.

Sélectionner les types de filtres suivants :

Filtres courants: pour filtrer des valeurs spécifiques ou une plage de valeurs.

Filtrer par sélection: pour filtrer toutes les lignes d’une table contenant une valeur qui correspond à une valeur sélectionnée dans une ligne en filtrant l’affichage feuille de données.

Filtrer par formulaire: pour filtrer sur plusieurs champs dans un formulaire ou d’une feuille de données, ou si vous essayez de rechercher un enregistrement spécifique.

Filtre avancé: type de filtre dans lequel vous définissez des critères de filtre personnalisé.

Remarque : Si vous ne voyez pas les commandes de filtre dans une des vues, le concepteur du formulaire ou de base de données peut avoir désactivé le filtrage. Pour obtenir une assistance, contactez le concepteur.

Filtres courants

À l'exception des champs objet OLE et des champs qui affichent des valeurs calculées, tous les types de champ proposent des filtres classiques. La liste des filtres disponibles dépend du type de données et des valeurs du champ sélectionné.

Clic droit sur le champ que vous voulez filtrer. Pour filtrer plusieurs colonnes ou contrôles, vous devez soit sélectionner et filtrer chaque colonne ou contrôle séparément ou utiliser une option de filtre avancé. Voir les sections Filtrer par formulaire et filtres avancés dans cet article pour plus d’informations.

Par exemple, pour voir les filtres disponibles pour le champ date de naissance, sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur filtre

Filtres de dates courants
Exemple de filtres de dates courants

1. Pour filtrer et n'afficher que des valeurs spécifiques, utilisez la liste déroulante Case à cocher, qui affiche toutes les valeurs actuellement proposées dans le champ.

2. pour filtrer une plage de valeurs, cliquez sur un de ces filtres, puis spécifiez les valeurs requises. Par exemple, pour voir les anniversaires cet automne entre la date actuelle et la fin de l’année, cliquez sur entre et puis spécifiez les dates de début et de fin appropriées dans la boîte de dialogue entre. Pour afficher tous les anniversaires qui se trouvent sur une date spécifique, cliquez sur la date et tous les anniversaires qui se trouvent sur cette date spécifique sont affichent.

Il est important de noter que les valeurs d'un champ de date ont un impact sur la liste des filtres propres au type. Si la valeur la plus récente dans un champ de date tombe dans les deux dernières années, vous voyez une liste de filtres plus longue et plus détaillée. Si aucune des dates d'un champ n'est antérieure à deux ans, la liste de filtres est plus courte.

Liste de filtres de dates, versions longue et courte
Liste de filtres de dates, versions longue et courte

Remarque : Les filtres spécifiques au type ne sont pas disponibles pour les champs Oui/Non, objet OLE et pièces jointes. La liste de valeurs n'est pas disponible pour les champs Mémo, ni pour ceux qui contiennent du texte enrichi.

Appliquer un filtre courant

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que l’affichage n’est pas déjà filtré. Dans la barre de sélecteur d’enregistrement, vérifiez que soit la non filtré ou le grisée icône Aucun filtre est présente.

    Conseil : Pour supprimer tous les filtres d’un objet particulier, sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Effacer tous les filtres.

  3. Cliquez sur n’importe où dans la colonne ou le contrôle qui correspond au premier champ que vous voulez filtrer et, sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur filtre

Pour appliquer un filtre courant : pointez sur texte (ou nombre ou Date ) filtres, puis cliquez sur le filtre de votre choix. Filtres tels que est égal à et entre vous invite à entrer les valeurs.

Conseil : Certains caractères, tels que *, % et ?, ont une signification particulière lorsque spécifiées dans une zone de texte de filtre. Par exemple, * représente une chaîne de caractères, de telle sorte que la chaîne un * correspond à une chaîne commençant par uneet pas seulement la chaîne littérale un *. Pour ignorer la signification particulière d’un caractère, placez-le entre crochets [], comme ceci: [*]. Traitent les bases de données qui utilisent la norme ANSI-89 *, ?, [,],!, - et # comme des caractères spéciaux. Bases de données qui utilisent la norme ANSI-92 traitent %, _, [,], ^ et - comme des caractères spéciaux. Vous pouvez utiliser la norme avec Access, mais vous ne pouvez pas les combiner (par exemple, ?a*) dans une expression...

Pour appliquer un filtre en fonction des valeurs de champ : désactivez les cases à cocher en regard des valeurs sur lequel vous ne souhaitez pas filtrer, puis cliquez sur OK.

Pour filtrer sur une ou seulement quelques-unes de valeurs dans une longue liste, commencez par désactiver la (Sélectionner tout) case à cocher puis sélectionnez les valeurs souhaitées.

Pour filtrer les valeurs null (une valeur null indique l’absence de données) dans les champs de date, de nombre et de texte : dans la liste case à cocher, désactivez la (Sélectionner tout) case à cocher, puis activez la case à cocher à côté (vides).

Filtrer par sélection

Pour afficher toutes les lignes dans une table contenant une valeur qui correspond à la valeur d’une ligne, vous pouvez rapidement filtrer l’affichage feuille de données en sélectionnant une valeur spécifique, puis en cliquant sur la commande de sélection. La liste déroulante affiche les options de filtrage disponibles. Ces options peuvent varier, selon le type de données de la valeur sélectionnée. Un autre moyen d’accéder aux options de filtre sélection est avec le bouton droit de la cellule spécifique.

Par exemple, si la valeur 21/2/1967 est actuellement sélectionnée dans le champ date de naissance, sous l’onglet accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur sélection pour afficher le filtre par les commandes de sélection et sélectionnez votre option de filtrage...

Liste de filtres variant selon la sélection

La liste de commandes varie aussi selon ce qui est sélectionné dans la valeur. Par exemple, si vous sélectionnez uniquement certains caractères de cette valeur, vous voyez une liste de commandes différente, selon la partie du champ que vous avez sélectionnée.

Filtres reposant sur un champ partiellement sélectionné

1. Filtrer en utilisant le début de la valeur d'un champ...

2. ...le milieu de la valeur d'un champ...

3. ...ou la fin de la valeur d'un champ.

Remarque : Filtrage sur une sélection partielle n’est pas disponible pour les champs à plusieurs valeurs. La commande sélection n’est pas disponible pour les pièces jointes.

Pour supprimer un filtre, sous l’onglet accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre, ou cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Effacer tous les filtres.

Appliquer un filtre reposant sur une sélection

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que l’affichage n’est pas déjà filtré. Dans la barre de sélecteur d’enregistrement, vérifiez que soit la non filtré ou le grisée icône Aucun filtre est présente.

  3. Passez dans l'enregistrement qui contient la valeur que vous voulez utiliser dans le filtre, puis cliquez dans la colonne (en mode Feuille de données) ou dans le contrôle (en mode Formulaire, État ou Page).

Pour filtrer les données en fonction d’une sélection partielle ; Sélectionnez les caractères que vous voulez, sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur sélection, puis cliquez sur le filtre que vous voulez appliquer.

Filtrer par formulaire

Ce filtre est utile lorsque vous voulez filtrer sur plusieurs champs dans un formulaire ou d’une feuille de données, ou si vous essayez de rechercher un enregistrement spécifique. Access crée un formulaire vierge ou une feuille de données qui est similaire à la feuille de données ou le formulaire d’origine, puis vous permet de renseigner autant des champs que vous voulez. Lorsque vous avez terminé, Access trouve les enregistrements qui contiennent les valeurs spécifiées.

Remarque : Vous ne pouvez pas spécifier de valeurs pour des champs à valeurs multiples en utilisant un filtre par formulaire, ni pour les champs qui contiennent des données de type Mémo, Lien hypertexte, Oui/Non ou Objet OLE, bien que vous puissiez spécifier des valeurs pour d'autres champs du jeu d'enregistrements.

Par exemple, si vous voulez rechercher tous les enregistrements de client où titre de la personne à contacter est propriétaire, et cette personne se trouve soit à Portland , soit à Eugene, ouvrez la feuille de données clients ou un formulaire et, sous l’onglet accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Filtrer par formulaire.

Entrez le premier jeu de valeurs, puis cliquez sur l’onglet ou en bas de la feuille de données ou le formulaire, puis entrez le prochain jeu de valeurs. Notez que si vous voulez une valeur de champ à employer comme filtre indépendamment des autres valeurs, vous devez entrer cette valeur sur l’onglet Rechercher et chaque onglet ou. Chaque onglet ou représente un jeu différent de valeurs de filtre.

Pour afficher uniquement les enregistrements correspondant à votre entrée :    Sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre.

Appliquer un filtre en remplissant un formulaire

  1. Ouvrez une table ou une requête en mode Feuille de données ou un formulaire en mode Formulaire.

  2. Vérifiez que l’affichage n’est pas déjà filtré. Dans la barre de sélecteur d’enregistrement, vérifiez que soit la non filtré ou le grisée icône Aucun filtre est présente.

  3. Sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Filtrer par formulaire dans le menu contextuel.

  4. Selon que vous travaillez en mode Feuille de données ou Formulaire, effectuez l'une des opérations suivantes :

    Mode feuille de données : Cliquez sur la première ligne dans la colonne sur lequel vous voulez filtrer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sélectionnez une valeur. Pour ajouter des valeurs supplémentaires, cliquez simplement sur le ou tab à la partie inférieure de la feuille de données et sélectionnez une autre valeur.

    Mode formulaire: cliquez sur la flèche qui apparaît dans le contrôle, puis sélectionnez une valeur à filtrer. Pour ajouter des valeurs supplémentaires, cliquez sur le ou onglet en bas de l’écran, sélectionnez une autre valeur.

    Conseils : Vous ne pouvez pas spécifier des valeurs de champ pour les champs à plusieurs valeurs à l’aide du filtre par formulaire, mais vous pouvez spécifier des valeurs d’un champ non à plusieurs valeurs dans le jeu d’enregistrements.

    • Pour spécifier une liste de valeurs possibles pour un champ, utilisez l’opérateur or . Par exemple, spécifier « Portland » ou « Oregon » dans le champ Ville pour filtrer les enregistrements contenant une valeur.

    • Pour filtrer sur le statut d'un contrôle (comme une case à cocher ou un bouton), cliquez sur le contrôle pour qu'il ait le statut souhaité. Pour rendre un statut neutre au contrôle, afin qu'il ne soit pas utilisé comme critère de filtrage, assurez-vous qu'il n'est pas disponible (apparaît en grisé).

    • Pour filtrer les enregistrements qui ont la valeur null (manquante), non null, blank (vide ou « »), ou des valeurs non vides, tapez Est Null, Est pas Null, » «, ou pas » » dans le champ.

  5. Si vous souhaitez spécifier deux jeux de critères, par exemple, pour afficher uniquement les noms de contacts dont la valeur PaysRégion est des États-Unis et dont l’anniversaire tombe en avril, vous pouvez effectuer une des opérations suivantes :

    • Pour extraire tous les enregistrements qui répondent à n’importe lequel d'entre plusieurs jeux de critères, spécifiez les critères en entrant le premier jeu de critères, cliquez sur le ou onglet, puis entrez le prochain jeu de critères. Notez que si vous voulez une valeur de champ à employer comme filtre indépendamment des autres valeurs, vous devez entrer cette valeur le onglet Rechercher et chaque onglet ou. En d’autres termes, la onglet Rechercher et chaque onglet ou représente un jeu différent de valeurs de filtre.

    • Notez également que chaque fois que vous ajoutez un critère de champ à la onglet ou, Access crée un autre onglet ou. Cela vous permet de spécifier plusieurs critères « ou ». Le filtre renvoie des enregistrements contenant toutes les valeurs spécifiées dans les onglet Rechercher, ou toutes les valeurs spécifiées dans la première ou tab, ou toutes les valeurs spécifiées dans la seconde onglet ou et ainsi de suite.

Pour supprimer un filtre et afficher tous les enregistrements, cliquez sur Basculer le filtre à nouveau.

Pour modifier un filtre par formulaire, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur nouveau Filtrer par formulaire. Le jeu de critères de filtre en cours s’affiche.

Filtre avancé

Parfois, vous souhaiterez peut-être appliquer un filtre qui est un type de filtre avancé et vous devrez peut-être écrire des critères de filtre vous-même. Par exemple, pour rechercher les enregistrements qui contiennent une date se produisant pendant les sept derniers jours ou les six derniers mois.

En utilisant les filtres avancés nécessite l’écriture d’expressions. Les expressions sont similaires aux formules dans Excel et aux critères que vous spécifiez lorsque vous créez une requête.

Un exemple de l’endroit où vous pouvez utiliser un filtre avancé est, pour rechercher les noms des contacts dont l’anniversaire s’est produite pendant les sept derniers jours. Une fois que vous appliquez un filtre avancé, vous pouvez restreindre les résultats à ceux dont pays/région est des États-Unis.

Appliquer un filtre avancé

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l'une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que la vue n'est pas déjà filtrée. Dans la barre de navigation dans les enregistrements, vérifiez que Pas de filtre est estompé (pas disponible). Si cette barre de navigation n'est pas affichée, cliquez sur Options avancées dans le groupe Trier et filtrer de l'onglet Accueil, puis cliquez sur Effacer tous les filtres (si la commande Effacer tous les filtres est estompée, c'est qu'aucun filtre n'est actif).

  3. Sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Filtre/tri avancé dans le menu contextuel.

  4. Ajoutez à la grille les champs sur lesquels vous voulez effectuer filtrer.

  5. Spécifiez un critère dans la ligne Critères de chaque champ. Les critères sont appliqués globalement et seuls sont affichés les enregistrements qui satisfont à tous les critères de la ligne Critères. Pour spécifier d'autres critères pour un champ, tapez le premier critère dans la ligne Critères et le second critère dans la ligne Ou, etc.

    Conseils : Le jeu complet de critères de la ligne Ou est appliqué comme alternative au jeu de critères de la ligne Critères. Tout critère que vous souhaitez appliquer pour ces deux jeux de critères doit être spécifié à la fois sur la ligne Critères et sur la ligne Ou. Cliquez sur Basculer le filtre pour afficher les lignes filtrées.

    Une bonne façon de découvrir à écrire des critères consiste à appliquer un filtre courant ou un filtre basé sur une sélection qui donne un résultat qui est éloigné de ce que vous recherchez. Ensuite, avec le filtre appliqué à la vue, affichez le onglet d’objet de filtre

Commandes spéciales sous l’onglet Filtre du document

Deux commandes spéciales sont disponibles sur le onglet filtre du document. Lorsque vous cliquez n’importe où au-dessus de la grille de création, sous l’onglet, le chargement de requête et Enregistrer en tant que requête commandes sont disponibles dans le menu contextuel.

Options de filtrage spécial

La commande Charger à partir d’une requête charge la structure d’une requête sélectionnée dans la grille. Cela vous permet d’utiliser les critères de requête comme critères de filtre.

La commande Enregistrer en tant que requête vous permet d’enregistrer les paramètres du filtre en tant que nouvelle requête.

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Supprimer ou réappliquer un filtre

Pour basculer vers le mode non filtré des données, supprimez les filtres en cliquant sur filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements pour revenir à la vue complète.

Lorsque vous supprimez les filtres actifs, ils sont temporairement supprimés de tous les champs de la vue. Par exemple, si vous appliquez d'abord des filtres sur les champs PaysRégion et Date de naissance, puis que vous supprimez ces filtres, vous verrez de nouveau tous les enregistrements.

Pour réappliquer filtres les plus récents, cliquez sur non filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements.

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Effacer un filtre

Effacer un filtre lorsque vous n’avez plus besoin. Effacement d’un filtre supprime de la vue, et vous pouvez l’appliquer n’est plus en cliquant sur non filtré dans la barre d’état. Vous pouvez effacer un filtre à partir d’un seul champ, ou effacer tous les filtres de tous les champs dans l’affichage.

  • Pour effacer un filtre d’un seul champ : avec le bouton droit de la colonne filtrée ou le contrôle, puis cliquez sur Effacer le filtre de nom de champ.

  • Pour effacer tous les filtres de tous les champs : sur le famille onglet, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis cliquez sur Effacer tous les filtres dans le menu contextuel.

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Enregistrer un filtre

Il peut être utile enregistrer un filtre si vous prévoyez d’utiliser celle-ci à nouveau. Les paramètres de filtre qui sont en vigueur au moment de lorsque vous fermez une table, requête, formulaire ou rapport sont automatiquement enregistrées en même temps que l’objet, et qu’elles sont disponibles pour réappliquer. Toutefois, par défaut, les paramètres de filtre ne sont pas automatiquement appliquées pour vous lors de la prochaine ouverture de l’objet.

Pour vous assurer que les filtres sont appliqués automatiquement lorsque vous ouvrez ensuite une table, requête, formulaire ou rapport, à partir de la feuille de propriétés de l’objet, définissez l’objet propriété FiltrerSurchargementOui. La propriété FiltrerSurchargement est appliquée la prochaine fois que vous ouvrez l’objet. Chaque fois que vous modifiez ce paramètre, vous devez fermer l’objet et le rouvrir afin d’appliquer le nouveau paramètre.

Remarque : La propriété FiltrerSurchargement s’applique uniquement lors du chargement de l’objet. Définition de cette propriété pour un objet en mode création avant de basculer vers un autre affichage n’entraîneront pas le paramètre à appliquer. Vous devez fermer et rouvrir l’objet de modifications apportées à la propriété FiltrerSurchargement prennent effet...

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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