Appliquer un filtre pour afficher des enregistrements spécifiques dans une base de données Access

Le filtrage est un moyen idéal pour afficher uniquement les données dont vous avez besoin. Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher des enregistrements spécifiques dans un formulaire, un état, une requête ou une feuille de données, ou pour imprimer uniquement certains enregistrements d’un état, d’une table ou d’une requête. Un filtre limite l’affichage des données à certains enregistrements, sans devoir modifier la disposition de l’objet sous-jacent. Cet article décrit les types de filtres dans Access et comment appliquer, enregistrer ou supprimer des filtres. Cet article ne concerne pas le filtrage des enregistrements dans une base de données Web Access 2010.

Contenu de cet article

Utilité des filtres

Sélectionner et appliquer un type de filtre

Filtres courants

Appliquer un filtre courant

Filtrer par sélection

Appliquer un filtre reposant sur une sélection

Filtrer par formulaire

Appliquer un filtre en remplissant un formulaire

Filtre avancé

Appliquer un filtre avancé

Supprimer ou réappliquer un filtre

Effacer un filtre

Enregistrer un filtre

Utilité des filtres

Étant donné que l’affichage après application d’un filtre ne contient que les enregistrements avec les valeurs que vous avez sélectionnées, le reste des données demeure masqué jusqu’à ce que vous effaciez le filtre.

Remarque   Les colonnes des feuilles de données et les contrôles de formulaires et d’états qui sont liés à des expressions ne prennent pas en charge le filtrage.

Il existe plusieurs types de filtres, dont certains sont faciles à appliquer et à supprimer. Access 2010 contient des filtres communs intégrés à toutes les vues. La disponibilité des commandes de filtrage dépend du type et des valeurs du champ.

Par exemple, pour afficher les enregistrements des personnes dont la date de naissance tombe un mois donné, cliquez sur la colonne DateNaissance, sous l’onglet Accueil dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Filtres de dates, puis sélectionnez la période souhaitée.

Filtrage sur un champ de date

1. Les filtres qui sont disponibles dépendent du type de données figurant dans la colonne sélectionnée.

2. L’option Toutes les dates dans la période permet d’ignorer la partie du jour et de l’année des valeurs de date.

Dans cette vue filtrée, vous voyez uniquement les enregistrements dont la partie Mois du champ DateNaissance a pour valeur « avril ».

Date de naissance filtrée sur avril

1. L’icône de filtre de l’en-tête de colonne et la barre de navigation entre les enregistrements indiquent que la vue active est filtrée sur la colonne de la date de naissance.

2. En mode Feuille de données, le fait de laisser le curseur de souris au-dessus de l’en-tête de colonne affiche le critère de filtrage actif.

Remarque    Lorsque vous appliquez un filtre à une colonne déjà filtrée, le filtre précédent est supprimé automatiquement. Bien qu’un seul filtre puisse être appliqué à la fois, vous pouvez spécifier un autre filtre pour chaque champ de la vue.

Par exemple, pour afficher les noms des contacts qui résident au Royaume-Uni dont la date de naissance tombe au mois d’avril, vous pouvez filtrer la table Contacts sur les champs PaysRégion et DateNaissance. Lorsque vous filtrez plusieurs champs dans une même vue, les filtres sont combinés à l’aide de l’opérateur AND de la manière suivante :

Pays/Région = Royaume-Uni AND mois de naissance = Avril

Pour rétablir la vue non filtrée : supprimez les filtres. La suppression d’un filtre l’enlève temporairement de la vue, ce qui vous permet de revenir à la vue originale non filtrée.

Pour basculer entre les vues filtrées et non filtrées : dans le groupe Trier et filtrer sous l’onglet Accueil, cliquez sur Basculer le filtre.

Pour supprimer définitivement un filtre d’une vue : effacez le filtre. Pour savoir comment procéder, voir la section Effacer un filtre.

Les paramètres du filtre s’appliquent jusqu’à ce que vous fermiez l’objet, même si vous passez à une autre vue de cet objet. En d’autres termes, si vous filtrez un formulaire en mode Feuille de données, les paramètres du filtre seront toujours actifs si vous basculez vers le mode Formulaire ou Page et ils le resteront jusqu’à ce que vous fermiez le formulaire. Si vous enregistrez l’objet alors que le filtre est appliqué, il sera disponible la prochaine fois que vous ouvrirez l’objet. Pour en savoir plus sur l’enregistrement d’un filtre, voir la section Enregistrer un filtre plus loin dans cet article.

Haut de la page

Sélectionner et appliquer un type de filtre

Vous pouvez sélectionner parmi plusieurs filtres prêts à l’emploi pour chaque type de données. Ces filtres sont disponibles en tant que commandes de menu dans les vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État et Page. Outre ces filtres, vous pouvez également filtrer un formulaire ou une feuille de données en complétant un formulaire (ce qui s’appelle Filtrer par formulaire).

Si vous souhaitez davantage de flexibilité et que vous savez comment écrire des expressions, vous pouvez créer vos propres filtres à l’aide des options de l’onglet Filtrer.

Sélectionnez parmi les types de filtres suivants :

Filtres communs : pour filtrer des valeurs spécifiques ou une plage de valeurs.

Filtrer par sélection : pour filtrer toutes les lignes d’une table qui contiennent une valeur identique à une valeur sélectionnée dans une ligne en filtrant la vue Feuille de données.

Filtrer par formulaire : pour filtrer plusieurs champs dans un formulaire ou une feuille de données ou si vous tentez de rechercher un enregistrement spécifique.

Filtre avancé : pour filtrer le type lorsque vous définissez des critères de filtre personnalisés.

Remarque   Si vous ne voyez pas les commandes de filtrage dans l’une des vues, il se peut que le créateur du formulaire ou de la base de données ait désactivé cette fonction. Contactez cette personne pour qu’elle vous aide.

Filtres courants

À l’exception des champs objet OLE et des champs qui affichent des valeurs calculées, tous les types de champ proposent des filtres classiques. La liste des filtres disponibles dépend du type de données et des valeurs du champ sélectionné.

Cliquez avec le bouton droit sur le champ à filtrer. Pour filtrer plusieurs colonnes ou contrôles, vous devez soit sélectionner et filtrer chaque colonne ou contrôle séparément, soit utiliser une option de filtrage avancé. Pour plus d’informations, voir les sections Filtrer par formulaire et Filtres avancés dans cet article.

Par exemple, pour voir les filtres disponibles pour le champ Date de naissance, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Filtrer.

Filtres de dates courants

Exemple de filtres de dates courants

1. Pour filtrer et n’afficher que des valeurs spécifiques, utilisez la liste déroulante Case à cocher, qui affiche toutes les valeurs actuellement proposées dans le champ.

2. Pour filtrer une plage de valeurs, cliquez sur l’un de ces filtres et spécifiez les valeurs requises. Par exemple, pour voir les anniversaires qui tombent entre la date du jour et la fin de l’année, cliquez sur Entre, puis spécifiez les dates de début et de fin appropriées dans la boîte de dialogue Entre. Pour voir les anniversaires qui tombent à une date spécifique, cliquez sur la date.

Il est important de noter que les valeurs d’un champ de date ont un impact sur la liste des filtres propres au type. Si la valeur la plus récente dans un champ de date tombe dans les deux dernières années, vous voyez une liste de filtres plus longue et plus détaillée. Si aucune des dates d’un champ n’est antérieure à deux ans, la liste de filtres est plus courte.

Liste de filtres de dates, versions longue et courte

Liste de filtres de dates, versions longue et courte

Remarque   Les filtres spécifiques au type ne sont pas disponibles pour les champs Oui/Non, objet OLE et pièces jointes. La liste de valeurs n’est pas disponible pour les champs Mémo, ni pour ceux qui contiennent du texte enrichi.

Appliquer un filtre courant

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l’une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que la vue n’est pas déjà filtrée. Dans la barre de sélection d’enregistrement, vérifiez que l’icône Non filtré ou l’icône grisée Aucun filtre est présente.

Conseil   Pour supprimer tous les filtres d’un objet particulier, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis sur Effacer tous les filtres.

  1. Cliquez n’importe où dans la colonne ou le contrôle qui correspond au premier champ à filtrer puis, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Filtrer.

Pour appliquer un filtre commun : Pointez sur Filtres detexte (ou chiffres ou dates), puis cliquez sur le filtre souhaité. Les filtres tels que Est égal à et Entre vous invitent à entrer les valeurs nécessaires.

Conseil    Certains caractères, tels que *, % et ?, ont une signification particulière dans une zone de texte d’un filtre. Par exemple, * représente une chaîne de caractères, de telle sorte que la chaîne a* correspondra à toutes les chaînes qui commencent par a, et pas seulement à la chaîne littérale a*. Pour ignorer la signification particulière d’un caractère, entourez-le de crochets [], comme ceci : a[*]. Les bases de données qui utilisent la norme ANSI-89 traitent *, ?, [, ], !, - et # comme des caractères spéciaux. Celles qui utilisent la norme ANSI-92 traitent %, _, [, ], ^ et - comme des caractères spéciaux. Vous pouvez utiliser l’une ou l’autre norme avec Access, mais vous ne pouvez pas combiner les deux normes (par exemple, ?a*) dans une expression donnée..

Pour appliquer un filtre basé sur des valeurs de champs : désactivez les cases à cocher en regard des valeurs sur lesquelles vous ne voulez pas filtrer, puis cliquez sur OK.

Conseil    Pour filtrer sur une seule valeur ou uniquement sur quelques valeurs d’une longue liste, désactivez d’abord la case à cocher (Sélectionner tout), puis sélectionnez les valeurs souhaitées.

Pour filtrer et n’afficher que les valeurs Null (une valeur Null indique l’absence de données) dans des champs contenant du texte, des chiffres et des dates : dans la liste de cases à cocher, désactivez la case à cocher (Sélectionner tout), puis activez la case à cocher en regard de (Vides).

Filtrer par sélection

Pour afficher toutes les lignes d’une table qui contiennent une valeur identique à la valeur sur une ligne, vous pouvez rapidement filtrer la vue Feuille de données en sélectionnant une valeur spécifique, puis en cliquant sur la commande Sélection. La liste déroulante affiche les options de filtrage disponibles. Ces options varient en fonction du type de données de la valeur sélectionnée. Une autre manière d’accéder aux options de filtre de sélection consiste à cliquer avec le bouton droit sur la cellule en question.

Par exemple, si la valeur 21/2/1967 est sélectionnée actuellement dans le champ Date de naissance, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Sélection pour afficher les commandes de filtrage en fonction de la sélection, puis sélectionnez votre option de filtrage..

Liste de filtres variant selon la sélection

La liste de commandes varie aussi selon ce qui est sélectionné dans la valeur. Par exemple, si vous sélectionnez uniquement certains caractères de cette valeur, vous voyez une liste de commandes différente, selon la partie du champ que vous avez sélectionnée.

Filtres reposant sur un champ partiellement sélectionné

1. Filtrer en utilisant le début de la valeur d’un champ...

2. ...le milieu de la valeur d’un champ...

3. ...ou la fin de la valeur d’un champ.

Remarque   Le filtrage sur une sélection partielle n’est pas disponible pour les champs à valeurs multiples. La commande Sélection n’est pas disponible pour les pièces jointes.

Pour supprimer un filtre, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre ou cliquez sur Avancé, puis sur Effacer tous les filtres.

Appliquer un filtre reposant sur une sélection

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l’une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que la vue n’est pas déjà filtrée. Dans la barre de sélection d’enregistrement, vérifiez que l’icône Non filtré ou l’icône grisée Aucun filtre est présente.

  3. Passez dans l’enregistrement qui contient la valeur que vous voulez utiliser dans le filtre, puis cliquez dans la colonne (en mode Feuille de données) ou dans le contrôle (en mode Formulaire, État ou Page).

Pour filtrer en fonction d’une sélection partielle : sélectionnez les caractères souhaités et, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Sélection, puis cliquez sur le filtre à appliquer.

Filtrer par formulaire

Ce filtre est utile pour filtrer sur plusieurs champs dans un formulaire ou une feuille de données ou pour rechercher un enregistrement spécifique. Access crée un formulaire ou une feuille de données vide similaire à l’original. Vous pouvez ensuite remplir tous les champs souhaités. Lorsque vous avez terminé, Access recherche les enregistrements qui contiennent les valeurs spécifiées.

Remarque   Vous ne pouvez pas spécifier de valeurs pour des champs à valeurs multiples en utilisant un filtre par formulaire, ni pour les champs qui contiennent des données de type Mémo, Lien hypertexte, Oui/Non ou Objet OLE, bien que vous puissiez spécifier des valeurs pour d’autres champs du jeu d’enregistrements.

Par exemple, pour rechercher tous les enregistrements des clients dont la fonction est Propriétaire et qui se trouvent soit à Portland, soit à Eugene, ouvrez le formulaire ou la feuille de données Clients et, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire.

Entrez le premier jeu de valeurs, cliquez sur l’onglet Ou au bas de la feuille de données ou du formulaire, puis entrez le jeu de valeurs suivant. Notez que si vous souhaitez qu’une valeur du champ fasse office de filtre indépendamment des autres valeurs, vous devez entrer cette valeur sous l’onglet Rechercher et sous chaque onglet Ou, car chaque onglet Ou représente un autre jeu de valeurs de filtrage.

Pour afficher uniquement les enregistrements correspondant à votre entrée :    sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre.

Appliquer un filtre en remplissant un formulaire

  1. Ouvrez une table ou une requête en mode Feuille de données ou un formulaire en mode Formulaire.

  2. Assurez-vous que la vue n’est pas déjà filtrée. Dans la barre du sélecteur d’enregistrement, vérifiez que l’icône Non filtré ou l’icône grisée Aucun filtre est présente.

  3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis sur Filtrer par formulaire dans le menu contextuel.

  4. Selon que vous travaillez en mode Feuille de données ou Formulaire, effectuez l’une des opérations suivantes :

    Mode Feuille de données : cliquez sur la première ligne de la colonne à filtrer, cliquez sur la flèche qui apparaît, puis sélectionnez une valeur. Pour ajouter des valeurs supplémentaires, il vous suffit de cliquer sur l’onglet Ou au bas de la feuille de données et de sélectionner une autre valeur.

    Mode Formulaire : cliquez sur la flèche qui apparaît dans le contrôle et sélectionnez une valeur sur laquelle filtrer. Pour ajouter des valeurs supplémentaires, cliquez sur l’onglet Ou au bas du formulaire et sélectionnez une autre valeur.

    Conseils   Vous ne pouvez pas spécifier de valeurs pour des champs à valeurs multiples en utilisant un filtre par formulaire, mais vous pouvez spécifier des valeurs pour un champ à valeur unique du jeu d’enregistrements.

    • Pour spécifier une liste de valeurs possibles pour un champ, utilisez l’opérateur ou. Par exemple, spécifiez « Portland » ou « Oregon » dans le champ Ville pour filtrer les enregistrements qui contiennent l’une de ces deux valeurs.

    • Pour filtrer sur le statut d’un contrôle (comme une case à cocher ou un bouton), cliquez sur le contrôle pour qu’il ait le statut souhaité. Pour rendre un statut neutre au contrôle, afin qu’il ne soit pas utilisé comme critère de filtrage, assurez-vous qu’il n’est pas disponible (apparaît en grisé).

    • Pour filtrer sur les enregistrements qui ont des valeurs Null (manquantes), non Null, vides (ou "") ou non vides, tapez Est Null, Est Pas Null, "" ou Pas "" dans le champ.

  5. Si vous souhaitez spécifier deux jeux de critères, par exemple pour afficher uniquement les noms des contacts dont la valeur PaysRégion est « États-Unis » et dont l’anniversaire tombe en avril, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour extraire tous les enregistrements qui remplissent l’un des jeux de critères, spécifiez les critères en entrant le premier jeu de critères. Cliquez sur l’onglet Ou et entrez le jeu de critères suivant. Notez que si vous souhaitez qu’une valeur du champ fasse office de filtre indépendamment des autres valeurs, vous devez entrer cette valeur sous l’onglet Rechercher et sous tous les onglets Ou. Autrement dit, l’onglet Rechercher et chaque onglet Ou représentent un jeu de critères de filtrage différent.

    • Notez également que chaque fois que vous ajoutez un critère de champ sous l’onglet Ou, Access crée un autre onglet Ou, afin que vous puissiez spécifier plusieurs critères « ou ». Le filtre renvoie tous les enregistrements qui contiennent toutes les valeurs spécifiées sous l’onglet Rechercher ou toutes les valeurs spécifiées sous le premier onglet Ou, ou toutes les valeurs spécifiées sous le deuxième onglet Ou, et ainsi de suite.

Pour supprimer un filtre et afficher tous les enregistrements, cliquez à nouveau sur Basculer le filtre.

Pour modifier un filtre par formulaire, cliquez sur Avancé, puis de nouveau sur Filtrer par formulaire. Le jeu de critères du filtre actif s’affiche.

Filtre avancé

Vous souhaiterez parfois appliquer un type de filtre avancé et devrez parfois écrire les critères de filtre vous-même, par exemple pour rechercher des enregistrements qui contiennent des dates comprises dans les sept derniers jours ou les dix derniers mois.

L’utilisation de filtres avancés nécessite d’écrire des expressions. Celles-ci ressemblent à des formules dans Excel et aux critères que vous définissez lorsque vous créez une requête.

Vous pourriez par exemple utiliser un filtre avancé pour rechercher les noms des contacts dont les anniversaires ont eu lieu durant les sept derniers jours. Après avoir appliqué un filtre avancé, vous pouvez limiter davantage les résultats à ceux dont le pays ou la région est « États-Unis ».

Appliquer un filtre avancé

  1. Ouvrez une table, une requête, un formulaire ou un état dans l’une des vues suivantes : Feuille de données, Formulaire, État ou Page.

  2. Assurez-vous que la vue n’est pas déjà filtrée. Dans la barre de navigation dans les enregistrements, vérifiez que Pas de filtre est estompé (pas disponible). Si cette barre de navigation n’est pas affichée, cliquez sur Options avancées dans le groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil, puis cliquez sur Effacer tous les filtres (si la commande Effacer tous les filtres est estompée, c’est qu’aucun filtre n’est actif).

  3. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Avancé, puis sur Filtre/tri avancé dans le menu contextuel.

  4. Ajoutez à la grille les champs sur lesquels vous voulez filtrer.

  5. Spécifiez un critère dans la ligne Critères de chaque champ. Les critères sont appliqués globalement et seuls sont affichés les enregistrements qui satisfont à tous les critères de la ligne Critères. Pour spécifier d’autres critères pour un champ, tapez le premier critère dans la ligne Critères et le second critère dans la ligne Ou, etc.

    Conseils    Le jeu complet de critères de la ligne Ou est appliqué comme alternative au jeu de critères de la ligne Critères. Tout critère que vous souhaitez appliquer pour ces deux jeux de critères doit être spécifié à la fois sur la ligne Critères et sur la ligne Ou. Cliquez sur Basculer le filtre pour afficher les lignes filtrées.

    Une excellente manière d’apprendre à écrire des critères consiste à appliquer un filtre commun ou un filtre basé sur une sélection qui génère un résultat proche de ce que vous recherchez. Ensuite, avec le filtre appliqué à la vue, affichez l’onglet Filtre de l’objet.

Commandes spéciales sous l’onglet Filtre du document

L’onglet Filtre du document vous propose deux commandes spéciales. Lorsque vous cliquez avec le bouton droit n’importe où au-dessus de la grille de création sous l’onglet, les commandes Charger à partir d’une requête et Enregistrer en tant que requête apparaissent dans le menu contextuel.

Options de filtrage spécial

La commande Charger à partir d’une requête charge la structure d’une requête sélectionnée dans la grille. Cela vous permet d’utiliser les critères de requête comme critères de filtre.

La commande Enregistrer en tant que requête vous permet d’enregistrer les paramètres du filtre en tant que nouvelle requête.

Haut de la page

Supprimer ou réappliquer un filtre

Pour basculer vers la vue non filtrée des données, supprimez les filtres en cliquant sur Filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements afin de revenir à la vue complète.

Lorsque vous supprimez les filtres actifs, ils sont temporairement supprimés de tous les champs de la vue. Par exemple, si vous appliquez d’abord des filtres sur les champs PaysRégion et Date de naissance, puis que vous supprimez ces filtres, vous verrez de nouveau tous les enregistrements.

Pour réappliquer les filtres les plus récents, cliquez sur Non filtré dans la barre de navigation entre les enregistrements.

Haut de la page

Effacer un filtre

Effacez un filtre lorsque vous n’en avez plus besoin. Il disparaît de la vue et vous ne pouvez plus le réappliquer en cliquant sur Non filtré dans la barre d’état. Vous pouvez effacer un filtre unique d’un champ unique ou effacer tous les filtres de tous les champs dans la vue.

  • Pour effacer un filtre d’un champ : cliquez avec le bouton droit sur la colonne ou le contrôle filtré, puis cliquez sur Effacer le filtre de nom du champ.

  • Pour effacer tous les filtres de tous les champs : sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtre, cliquez sur Avancé, puis sur Effacer tous les filtres dans le menu contextuel.

Haut de la page

Enregistrer un filtre

Il peut être utile d’enregistrer un filtre pour le réutiliser ultérieurement. Les paramètres de filtrage en vigueur lorsque vous fermez une table, une requête, un formulaire ou un état sont enregistrés automatiquement avec l’objet. Vous pourrez alors les appliquer de nouveau. Cependant, par défaut, les paramètres de filtrage ne sont pas appliqués automatiquement lors de la prochaine ouverture de l’objet.

Pour vous assurer que les filtres actifs soient appliqués automatiquement à la prochaine ouverture d’une table, d’une requête, d’un formulaire ou d’un état, depuis la feuille de propriétés de l’objet, affectez à la propriété FiltrerSurchargement de l’objet la valeur Oui. La propriété FiltrerSurchargement est appliquée la prochaine fois que vous ouvrez l’objet. Chaque fois que vous modifiez ce paramètre, vous devez fermer l’objet et le rouvrir afin d’appliquer le nouveau paramètre.

Remarque    La propriété FiltrerSurchargement ne s’applique que lorsque l’objet se charge. Définir cette propriété pour un objet en mode Création puis passer dans une autre vue n’appliquera pas la propriété. Vous devez fermer et rouvrir l’objet pour que les modifications apportées à la propriété FiltrerSurchargement prennent effet.

Haut de la page

S’applique à : Access 2010, Access 2007



Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Oui Non

Comment pouvons-nous nous améliorer ?

255 caractères restants

Afin de protéger votre vie privée, n’indiquez aucune information de contact dans vos commentaires. Lisez notre déclaration de confidentialité.

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Ressources de support

Changer la langue