Application d’une validation des données aux cellules

La validation des données permet de limiter le type de données ou les valeurs que les utilisateurs peuvent entrer dans une cellule. Une des utilisations les plus courantes de la validation des données consiste à créer une liste déroulante. Visionnez cette vidéo pour découvrir une présentation rapide de la validation des données.

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Vous pouvez télécharger un exemple de classeur contenant tous les exemples de validation des données que vous trouverez dans cet article. Vous pouvez les suivre ou créer vos propres scénarios de validation des données.

Télécharger les exemples de validation des données Excel

Ajouter la validation des données à une cellule ou plage

Remarque : Les trois premières étapes décrites dans cette section permettent d’ajouter n’importe quel type de validation des données. Les étapes 4 à 8 sont propres à la création d’une liste déroulante.

  1. Sélectionnez une ou plusieurs cellules à valider.

  2. Dans l’onglet Données, dans le groupe Outils de données, cliquez sur Validation des données.

    Validation des données est situé dans l’onglet Données, dans le groupe Outils de données
  3. Dans l’onglet Options, dans la zone Autoriser, sélectionnez Liste.

    Onglet Paramètres de la boîte de dialogue Validation de données
  4. Dans la zone Source, tapez les valeurs de votre liste séparées par des virgules. Par exemple :

    1. Pour limiter la réponse d’une question, telle que « Avez-vous des enfants », à deux choix, tapez Oui, Non.

    2. Pour limiter la réputation en matière de qualité d’un fournisseur à trois évaluations, tapez Faible, Moyenne, Haute.

      Remarque : Ces étapes sont généralement uniquement recommandées pour les éléments de liste peu susceptibles de changer. Si vous disposez d’une liste qui peut évoluer ou si vous avez besoin d’ajouter ou de supprimer des éléments au fil du temps, nous vous conseillons de suivre l’étape Meilleure pratique ci-dessous.

      Meilleure pratique : Vous pouvez également créer cette liste de valeurs par référence à une plage de cellules situées ailleurs dans le classeur. Nous vous conseillons de créer votre liste, de la mettre en forme en tant que tableau Excel (à partir de l’onglet Accueil, sélectionnez Styles > Mettre sous forme de tableau > choisissez le style de tableau qui vous convient le mieux). Ensuite, sélectionnez la plage de données du tableau, qui est la partie du tableau contenant votre liste, et non l’en-tête du tableau (dans ce cas, Service), et attribuez-lui un nom significatif dans la zone Nom au-dessus de la colonne A.

      Donnez un nom significatif à la liste dans la zone Nom

    Au lieu de taper les valeurs de votre liste dans la zone Source de la validation des données, ajoutez le nom que vous venez de définir, précédé du signe égal (=).

    Faites précéder le nom de tableau du signe =

    L’avantage d’utiliser un tableau est que quand vous ajoutez ou supprimez des éléments dans la liste, votre liste de validation des données se met automatiquement à jour.

    Remarque : Il est préférable de placer vos listes dans une feuille de calcul distincte (masquée si nécessaire) que personne ne peut modifier.

  5. Assurez-vous que la case Liste déroulante dans la cellule est cochée. Sinon, vous ne serez pas en mesure de voir la flèche de la liste déroulante en regard de la cellule.

    Liste déroulante dans la cellule apparaissant en regard de la cellule
  6. Pour indiquer comment traiter les valeurs nulles, cochez ou décochez la case Ignorer si vide.

    Remarque : Si les valeurs que vous autorisez sont basées sur une plage de cellules qui possède un nom défini et que cette plage contient une cellule vide, la sélection de l’option Ignorer si vide permet d’entrer n’importe quelle valeur dans la cellule validée. Cela est également vrai pour toute cellule référencée par des formules de validation : si une cellule référencée est vide, la sélection de l’option Ignorer si vide permet d’entrer n’importe quelle valeur dans la cellule validée.

  7. Testez la validation des données pour vérifier qu’elle fonctionne correctement. Essayez d’entrer dans les cellules des données valides et non valides pour vérifier que vos paramètres fonctionnent et que les messages s’affichent de la façon escomptée.

Remarques : 

  • Après avoir créé votre liste déroulante, vérifiez qu’elle fonctionne comme prévu. Par exemple, vous voudrez peut-être vérifier si la cellule est suffisamment large pour afficher toutes vos entrées.

  • Si la liste d’entrées de votre liste déroulante se trouve dans une autre feuille de calcul et que vous souhaitez empêcher les utilisateurs de la consulter ou d’y apporter des modifications, envisagez de masquer et protéger cette feuille de calcul. Pour plus d’informations sur la protection d’une feuille de calcul, voir Verrouiller les cellules pour les protéger.

  • Supprimer une validation des données - Sélectionnez la ou les cellules qui contiennent la validation que vous souhaitez supprimer, puis accédez à Données > Validation des données. Dans la boîte de dialogue Validation des données, appuyez sur le bouton Effacer tout, puis sur OK.

Le tableau ci-après répertorie d’autres types de validation des données et montre comment les appliquer à vos feuilles de calcul.

Pour :

Procédez comme suit :

Restreindre l’entrée des données à des nombres entiers compris dans une plage

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section Ajouter la validation des données à une cellule ou plage ci-dessus.

  2. Dans la liste Autorisert, sélectionnez Nombre entier.

  3. Dans la zone Données, cliquez sur le type de restriction voulu. Par exemple, pour définir des limites supérieure et inférieure, sélectionnez comprise entre.

  4. Entrez une valeur minimale, maximale ou spécifique à autoriser.

    Boîte de dialogue Critères de validation

    Vous pouvez également entrer une formule qui renvoie une valeur numérique.

    Imaginons que vous validez des données dans la cellule F1. Pour définir une limite minimale des déductions à deux fois le nombre d’enfants dans cette cellule, sélectionnez est supérieur ou égal à dans la zone Données et entrez la formule, =2*F1, dans la zone Minimum. .

Restreindre l’entrée des données à des nombres décimaux compris dans une plage

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section Ajouter la validation des données à une cellule ou plage ci-dessus.

  2. Dans la zone Autoriser, sélectionnez Décimal.

  3. Dans la zone Données, cliquez sur le type de restriction voulu. Par exemple, pour définir des limites supérieure et inférieure, sélectionnez comprise entre.

  4. Entrez une valeur minimale, maximale ou spécifique à autoriser.

    Vous pouvez également entrer une formule qui renvoie une valeur numérique. Par exemple, pour définir une limite maximale sur les commissions et les primes à 6 % du salaire d’un vendeur dans la cellule E1, sélectionnez est inférieur ou égal à dans la zone Données, puis entrez la formule, =E1*6%, dans la zone Maximum.

    Remarque : Pour autoriser les utilisateurs à entrer des pourcentages, par exemple 20 %, sélectionnez Décimal dans la zone Autoriser, sélectionnez le type de restriction voulu dans la zone Données, entrez le minimum, le maximum ou une valeur spécifique comme décimale, par exemple 0,2, puis affichez la cellule de validation des données en tant que pourcentage. Pour cela, sélectionnez la cellule et cliquez sur Style de pourcentage Image du bouton dans le groupe Nombre de l’onglet Feuille.

Restreindre l’entrée des données à une date comprise dans une plage de dates

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section Ajouter la validation des données à une cellule ou plage ci-dessus.

  2. Dans la zone Autoriser, sélectionnez Date.

  3. Dans la zone Données, sélectionnez le type de restriction souhaité. Par exemple, pour autoriser des dates après un certain jour, sélectionnez supérieure à.

  4. Entrez la date de début ou de fin ou une date spécifique à autoriser.

    Vous pouvez également entrer une formule qui renvoie une date. Par exemple, pour définir une période entre la date d’aujourd’hui et 3 jours à compter d’aujourd’hui, sélectionnez comprise entre dans la zone Données, entrez =AUJOURDHUI() dans la zone Date de début et =AUJOURDHUI()+3 dans la zone Date de fin.

    Paramètres des critères de validation permettant de restreindre la saisie de la date à un intervalle de temps spécifique

Restreindre l’entrée des données à une heure comprise dans un intervalle

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section Activer la validation des données pour une cellule ou une plage ci-dessus.

  2. Dans la zone Autoriser, sélectionnez sur Heure.

  3. Dans la zone Données, sélectionnez le type de restriction souhaité. Par exemple, pour autoriser des heures avant une certaine heure de la journée, sélectionnez inférieure à.

  4. Entrez une heure de début, de fin ou une heure spécifique à autoriser. Si vous voulez entrer des heures spécifiques, utilisez le format hh:mm.

    Par exemple, supposons que la cellule E2 est configurée avec une heure de début (8:00) et la cellule F2 avec une heure de fin (17:00), et que vous voulez limiter les heures de réunion à ces heures, sélectionnez entre dans la zone Données, entrez =E2 dans la zone Heure de début, puis entrez =F2 dans la zone Heure de fin.

    Paramètres de validation permettant de restreindre la saisie de l’heure dans un intervalle de temps

Restreindre l’entrée des données à un texte d’une longueur précise

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section Activer la validation des données pour une cellule ou une plage ci-dessus.

  2. Dans la zone Autoriser, sélectionnez Longueur du texte.

  3. Dans la zone Données, sélectionnez le type de restriction souhaité. Par exemple, pour autoriser un certain nombre de caractères, cliquez sur inférieure ou égale à.

  4. Par exemple, pour limiter l’entrée à 25 caractères, sélectionnez inférieur ou égal à dans la zone Données et entrez 25 dans la zone Maximum.

    Exemple de validation des données avec longueur de texte limitée

Déterminer le contenu autorisé en fonction du contenu d’une autre cellule

  1. Suivez les étapes 1 à 3 de la section Ajouter la validation des données à une cellule ou plage ci-dessus. Dans la zone Autoriser, sélectionnez le type de données souhaité.

  2. Dans la zone Données, sélectionnez le type de restriction souhaité.

  3. Dans la zone ou les zones situées sous la zone Données, cliquez sur la cellule que vous souhaitez utiliser pour indiquer les valeurs autorisées.

    Par exemple, pour autoriser des entrées pour un compte uniquement si le résultat ne dépasse pas le budget dans la cellule E1, sélectionnez Autoriser >Nombre entier, Données, « inférieur à » ou « égal à » et Maximum >= =E1.

    Paramètres de validation permettant d’effectuer un calcul en fonction du contenu d’une autre cellule

Remarque : Les exemples suivants utilisent l’option Personnalisé là où vous écrivez des formules pour définir vos conditions. Peu importe ce qui est affiché dans la zone Données, puisqu’elle est désactivée avec l’option Personnalisé.

Pour vérifier que

Entrez cette formule

La cellule contenant une référence produit (C2) commence toujours par le préfixe standard « Réf- » et comporte au moins 10 caractères (supérieur à 9).

=ET(GAUCHE(C2, 3) ="Réf-",NBCAR(C2) > 9)

Exemple 6 Formules utilisées pour la validation des données

La cellule contenant un nom de produit (D2) ne contient que du texte.

=ESTTEXTE(D2)

Exemple 2 : Formules utilisées pour la validation des données

La cellule contenant un anniversaire (B6) doit contenir un nombre supérieur au nombre d’années défini dans la cellule B4.

=SI(B6<=(AUJOURDHUI()-(365*B4)),VRAI,FAUX)

Exemple de validation des données pour restreindre une entrée à un âge minimal

Toutes les données de la plage de cellules A2:A10 contiennent des valeurs uniques.

=NB.SI($A$2:$A$10,A2)=1

Exemple 4 : Formules utilisées pour la validation des données

Remarque : Vous devez d’abord entrer la formule de validation des données pour la cellule A2, puis copier A2 dans la plage A3:A10 afin que le deuxième argument de la formule NB.SI corresponde à la cellule active. La partie A2)=1 sera remplacée par A3)=1, A4)=1 etc.

Pour plus d’informations

Vérifiez que l’adresse de courrier entrée dans la cellule B4 contient le symbole @.

=ESTNOMBRE(TROUVE("@",B4)

Exemple de validation des données vérifiant qu’une adresse de courrier contient le symbole @

  • Pourquoi la commande Validation des données n’est pas activée dans le ruban ? La commande n’est peut-être pas disponible pour les raisons suivantes :

    • Un tableau Microsoft Excel est lié à un site SharePoint Vous ne pouvez pas activer la validation des données pour un tableau Excel qui est lié à un site SharePoint. Pour activer la validation des données, vous devez annuler la liaison du tableau Excel ou le convertir en plage.

    • Vous êtes en train de saisir des données La commande Validation des données n’est pas disponible dans l’onglet Données pendant que vous entrez des données dans une cellule. Pour achever la saisie des données, appuyez sur Entrée ou sur Échap.

    • La feuille de calcul est protégée ou partagée Vous ne pouvez pas modifier les paramètres de validation des données si votre classeur est partagé ou protégé. Pour savoir comment mettre fin au partage ou à la protection d’un classeur, voir Protéger un classeur.

  • Puis-je modifier la taille de la police ? Non, la taille de police est fixe. La seule façon de modifier la taille d’affichage est d’ajuster le zoom de votre écran dans le coin inférieur droit de la fenêtre Excel. Vous pouvez toutefois utiliser une zone de liste déroulante ActiveX. Consultez Ajouter une zone de liste ou une zone de liste déroulante à une feuille de calcul.

  • Existe-t-il une manière de configurer le remplissage automatique ou la sélection automatique de la validation des données en cours de frappe ? Non, mais si vous utilisez une zone de liste modifiable ActiveX, vous n’avez pas ces fonctionnalités.

  • Puis-je effectuer des sélections multiples dans une liste de validation des données ? Non, sauf si vous utilisez une liste modifiable ActiveX ou une zone de liste.

  • Puis-je sélectionner un élément dans une liste de validation des données et le faire remplir dans une autre liste ? Oui. Cette option est appelée « validation des données dépendantes ». Pour plus d’informations, consultez Créer des listes déroulantes dépendantes.

  • Comment puis-je supprimer toutes les validations de données d’une feuille de calcul ? Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Atteindre > Spécial. Dans l’onglet Accueil > Édition > Rechercher et sélectionner (ou appuyez sur F5 ou Ctrl+G sur le clavier), puis Spécial > Validation des données et sélectionnez Toutes (pour rechercher toutes les cellules avec une validation des données) ou Identiques (pour rechercher les cellules qui correspondent à des paramètres de validation des données spécifiques).

    Boîte de dialogue Sélectionner les cellules

    Ouvrez ensuite la boîte de dialogue Validation des données (onglet Données > Validation des données), appuyez sur le bouton Effacer tout, puis sur OK.

  • Puis-je forcer une personne à effectuer une entrée dans une cellule avec la validation des données ? Non, mais vous pouvez utiliser VBA (Visual Basic pour Applications) pour vérifier si une personne a effectué une entrée dans certaines conditions, par exemple avant d’enregistrer ou de fermer le classeur. Si personne n’a effectué de sélection, vous pouvez annuler l’événement et l’empêcher de continuer jusqu’à ce qu’une sélection soit effectuée.

  • Comment puis-je donner une couleur aux cellules en fonction d’une sélection de liste de validation des données ? Vous pouvez utiliser la mise en forme conditionnelle. Dans ce cas, utilisez l’option Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules contenant.

    Mettre en forme uniquement les cellules qui contiennent une option
  • Comment valider une adresse de courrier ? Vous pouvez utiliser la méthode Personnalisé > Formule et vérifier si le symbole @ existe dans l’entrée. Dans ce cas, la formule utilisée est =ESTNUM(CHERCHE("@",D2)). La fonction CHERCHE recherche le symbole @ et si celui-ci est trouvé, elle renvoie la position numérique dans la chaîne de texte et autorise l’entrée. Si celui-ci est introuvable, la fonction renvoie une erreur et empêche l’entrée.

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Voir aussi

informations supplémentaires sur la validation de données

Vidéo : créer et gérer des listes déroulantes

Ajouter ou supprimer des éléments dans une liste déroulante

Supprimer une liste déroulante

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