Améliorer l’efficacité de la saisie des données avec les champs Liste de choix

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Création d’un champ de recherche dans vos tableaux de Microsoft Office Access peut vous aider à améliorer l’efficacité du processus de saisie des données de votre base de données. Un champ de recherche peut afficher une valeur conviviale qui est liée à une autre valeur dans la liste de table ou une valeur de données source. Par exemple, le champ de recherche peut afficher un nom d’un contact qui est lié à un numéro d’identification contact correspondant dans une autre table, requête ou liste.

Cet article décrit les types de champs liste de choix et vous montre comment et quand créer chaque type.

Que voulez-vous faire ?

Choisissez un type de champ liste de choix

Créer des champs de recherche

Quand utiliser plusieurs valeurs dans un champ de recherche

Supprimer une propriété de recherche

Choisissez un type de champ liste de choix

Un champ de recherche affiche une liste de valeurs à partir de laquelle l’utilisateur peut choisir. Saisie des données peut être plus rapide et plus précise. Lorsqu’il existe déjà saisies dans un champ de données dans une autre table, vous pouvez éviter les erreurs duplication et possibles de retapant les données. Champs de recherche peuvent être simple ou complexe. Champs de recherche simple vous permettent de stocker une seule valeur tandis que les champs de recherche complexe ou les champs de recherche à plusieurs valeurs vous permettent de stocker plusieurs valeurs qui sont affichent dans une zone de liste déroulante ou un contrôle de zone de liste. Pour chaque entrée dans un champ à plusieurs valeur, une valeur d’affichage est « recherchée » en fonction de sa valeur liée correspondante. Quand un champ de recherche est affiché ou accessible dans une feuille de données, il est appelé une colonne de recherche. Les deux types de champs de recherche que vous pouvez créer sont une liste de choix et une liste de valeurs.

Utiliser une liste de choix

Lorsqu’un champ de recherche est basé sur une liste de recherche, le champ extrait ses données d’une table ou requête existante dans la base de données. Dans ce type de recherche, les tables sont associées, et lorsque les valeurs dans les modifications de la source de données, les données en cours sont disponibles dans le champ de recherche.

Utiliser une liste de valeurs de recherche

Lorsqu’un champ de recherche est basé sur une liste de valeurs de recherche, le champ de recherche obtient ses données à partir d’une liste de valeurs que vous tapez dans lorsque vous créez le champ. Ce type de champ de recherche est idéal lorsque vous avez un jeu de valeurs qui ne changent pas souvent limité.

Créer des champs de recherche

Vous pouvez créer un champ de recherche en mode Création ou feuille de données. Pour modifier un champ existant à un champ de recherche, utilisez le mode Création et modifiez le type de données. Pour ajouter un nouveau champ de recherche, utilisez une table existante ou une requête en tant que la source de données pour votre champ liste de choix ou créer votre propre liste de valeurs. Les sections suivantes décrivent les deux moyens de créer un champ de recherche.

Créer un champ de recherche basé sur une source de données de table ou une requête

  1. Ouvrez la table en mode feuille de données, puis cliquez sur l’en-tête de colonne dans laquelle vous souhaitez créer le champ de recherche.

  2. Cliquez sur le type de données de liste de choix et relation.

    Vue d’un champ Liste de choix

  3. Dans l’Assistant liste de choix sélectionnez je souhaite le champ de recherche récupère les valeurs dans une autre table ou requête est sélectionnée, puis cliquez sur suivant.

Remarque : Si un champ de recherche est lié à une liste SharePoint, toutes les modifications aux données doivent être apportées à la liste SharePoint.

  1. Pour sélectionner la source de la valeur du champ liste de choix, sélectionnez parmi les options de Tables, requêtes ou les deux.

Si l’application a été conçue pour le site Web, mais la table source dans le mode client, il doit avoir une clé primaire numérique ou Access affiche un message d’erreur. Dans ce cas, vous devez tout d’abord créer une clé primaire numérique pour la table en mode Création et puis revenir au mode Web pour créer le champ de recherche. Pour plus d’informations sur la création une table en mode Web voir créer une base de données à partager sur le Web.

  1. Sélectionnez une table ou une requête dans la liste, puis cliquez sur Suivant.

  2. Dans la liste Champs disponibles, sélectionnez le champ que vous souhaitez ajouter, puis cliquez sur la > bouton pour l’ajouter à la liste Champs sélectionnés. Assurez-vous que le champ sélectionné ou champs s’affichent dans la liste des champs sélectionnés, répétez ces étapes pour ajouter des champs jusqu'à ce que vous avez ajouté tous les champs requis, puis sur suivant.

  3. Si vous avez sélectionné plusieurs champs, et que vous voulez spécifier les options de tri pour le champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas en regard du premier champ de tri, puis cliquez sur le nom du champ par lequel vous voulez trier les valeurs.

  4. Pour modifier l’ordre de tri, cliquez sur le bouton croissant, puis cliquez sur suivant.

  5. Pour ajuster la largeur du champ liste de choix, utilisez la souris pour faire glisser la colonne à la largeur de votre choix, puis cliquez sur suivant.

Remarque : Vous pouvez ajuster la largeur de colonne du champ liste de choix, mais si vous réduisez la largeur afin qu’il n’est plus visible, il ne sera pas affiché.

Conseil : Ne désactivez pas la case à cocher Colonne clé cachée. Ainsi, lors de l’utilisation de la colonne de recherche, seules sont affichées les valeurs que vous souhaitez faire apparaître dans le champ et non les valeurs du champ de clé primaire.

  1. Tapez un nom pour le champ de recherche.

  2. Pour créer une colonne de recherche à plusieurs valeurs, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

Remarque : Autoriser plusieurs valeurs doit être activée pour autoriser le stockage de plusieurs valeurs. Consultez la section Quand autoriser plusieurs valeurs dans un champ de recherche.

Assistant Liste de choix, sélection de l’option de recherche à plusieurs valeurs

  1. Cliquez sur Terminer et cliquez sur l’onglet fichier, puis cliquez sur Enregistrer.

Conseil : Pour vérifier ou modifier les propriétés d’un champ de recherche, ouvrez la table en mode Création et les propriétés sont disponibles sous l’onglet liste de choix, sous Propriétés du champ.

Utilisation d’une table ou d’une requête en tant que source de données d’un champ de recherche

haut de la Page

Créer un champ de recherche basé sur une liste de valeurs

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Cliquez sur la cellule dans la colonne Type de données qui correspond à la colonne que vous voulez définir comme un champ de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez un type de données, puis cliquez sur Assistant liste de choix.

Remarque : Si Access affiche un message qu’il est impossible de démarrer l’Assistant liste de choix, vous devez modifier le type de données du champ.

  1. Dans l’Assistant liste de choix, sélectionnez je taperai les valeurs souhaitées, puis cliquez sur suivant.

  2. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez le nombre de colonnes qui doivent figurer dans la liste de choix.

Remarque : Vous pouvez ajuster la largeur de colonne du champ liste de choix mais si vous réduisez la largeur afin qu’il n’est plus visible, il ne sera pas affiché.

  1. Tapez les valeurs que vous voulez affichées dans la liste de choix, puis cliquez sur suivante.

Vous pouvez modifier une liste de valeurs directement dans la zone de texte contenu dans les propriétés du champ liste de choix.

  1. Si vous avez spécifié plusieurs colonnes à l’étape 4, vous devez choisir la colonne à utiliser pour identifier de façon unique chaque valeur. Dans la zone Champs disponibles, double-cliquez sur la colonne à utiliser pour identifier de façon unique chaque valeur, puis cliquez sur Suivant.

Remarque : Cette étape ne s’affiche pas si vous n’avez pas spécifié plusieurs colonnes à l’étape 4.

  1. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez un nom pour le champ de recherche.

  2. Si vous créez une colonne de recherche à plusieurs valeurs, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

    Remarque : Autoriser plusieurs valeurs doit être activée pour autoriser le stockage de plusieurs valeurs. Consultez la section Quand autoriser plusieurs valeurs dans un champ de recherche.

  3. Cliquez sur Terminer, puis cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications.

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Quand utiliser plusieurs valeurs dans un champ de recherche

Songez à autoriser plusieurs valeurs à afficher dans le champ de recherche si une des conditions suivantes s’applique à celle dans laquelle votre base de données est utilisée :

  • Vous disposez d’une liste en cours de valeurs qui permet à l’utilisateur plusieurs choix de saisie de données.

  • Si votre base de données fréquemment accède à un site SharePoint.

  • Votre base de données est liée à un site SharePoint.

Autoriser l’utilisation de plusieurs valeurs dans un champ est utile, il peut également réduire les fonctionnalités de la base de données si vous déplacez vers un serveur.

Avertissement : Une fois que vous créez un champ de recherche valeur plusieurs dont source de données est une table existante, vous ne pourrez pas modifier le type de données ou la taille du champ liste de choix sans supprimer d’abord les relations.

Définir ou modifier les propriétés d’un champ Liste de choix

Lorsque vous utilisez l’Assistant Liste de choix, les propriétés des champs Liste de choix sont définies automatiquement. Vous pouvez toutefois les modifier pour changer le comportement du champ.

  • Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Mode Création.

  • Sélectionnez le champ dont vous souhaitez modifier la propriété de recherche.

  • Cliquez sur l’onglet Liste de choix.

  • Cliquez sur la flèche en regard de la propriété à modifier et sélectionnez l’option de votre choix.

Le tableau suivant répertorie les propriétés de champ de recherche que vous pouvez définir ou modifier.

Propriété

Action

Contrôle de l’affichage

En fonction du type de contrôle, les choix suivants sont disponibles :

Case à cocher Champs Oui/Non uniquement.

  • Zone de texte     Affiche le contenu entré par un utilisateur.

  • Zone de liste     Affiche la liste des valeurs dans une fenêtre ouverte.

  • Zone de liste déroulante     Affiche les valeurs sélectionnées une fois fermée et la liste des valeurs disponibles une fois ouverte.

Remarque : Définition du Contrôle de l’affichagepropriété à la Zone de texte ou de case à cocher désactive les recherches.

Origine source

Il est possible de remplir le champ Liste de choix avec des valeurs d’une autre table, d’une requête ou d’une liste de valeurs que vous définissez. Vous pouvez également constituer la liste avec les noms des champs d’une table ou d’une requête.

Contenu

Désignez la table, la requête ou la liste de valeurs fournissant les valeurs du champ Liste de choix. Lorsque la propriété Origine source possède la valeur Table/Requête ou Liste des champs, cette propriété doit contenir le nom d’une table, d’une requête ou une instruction SQL correspondant à la requête. Lorsque la propriété Origine source possède la valeur Liste valeurs, cette propriété doit contenir une liste de valeurs séparées par des points virgules.

Colonne connexe

Définissez la colonne dans la propriété Contenu qui fournit la valeur stockée par le champ Liste de choix. Cette valeur est comprise entre 1 et le nombre de colonnes dans la propriété Contenu.

Nombre de colonnes

Indiquez le nombre de colonnes du contenu à afficher dans la colonne de recherche. Cette propriété peut être définie par une valeur comprise entre 1 et 255.

En-têtes des colonnes

Indiquez si les en-têtes de colonne doivent être affichés. La valeur disponible est Non (par défaut) ou Oui.

Largeur des colonnes

Entrez la largeur de chaque colonne. Par exemple, si vous ne souhaitez pas afficher une colonne, entrez 0.

Lignes dans la liste

Indiquez le nombre de lignes apparaissant lorsque vous affichez la colonne de recherche.

Largeur de la liste

Définissez la largeur du contrôle qui apparaît lorsque vous affichez la colonne de recherche.

Limiter à la liste

Indiquez si l’utilisateur peut entrer une valeur qui ne figure pas dans la liste.

Autoriser plusieurs valeurs

Indiquez si le champ de recherche utilise un champ à plusieurs valeurs et permet à plusieurs valeurs à sélectionner. Ce paramètre ne peut être (par défaut) ou sur Oui. Si vous sélectionnez Oui, l’utilisateur sera en mesure de sélectionner plusieurs valeurs dans la propriété Source ligne pour chaque enregistrement. Pour plus d’informations sur l’utilisation de cette option, consultez ; Quand autoriser plusieurs valeurs dans un champ de recherche.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Spécifier si les éléments dans un champ de recherche de liste de valeurs peuvent être modifiés. Lorsque la valeur Oui, clic droit sur le champ de recherche affiche l’option de menu Modifier les éléments de liste. Si le champ de recherche comporte plusieurs colonnes, cette propriété est ignorée.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Spécifiez un formulaire existant que vous pouvez utiliser pour modifier les éléments de liste dans un champ de recherche.

Afficher uniquement les valeurs de la source

Permet de n’afficher que les valeurs correspondant au contenu actif lorsque la propriété Autoriser plusieurs valeurs possède la valeur Oui.

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Supprimer une propriété de recherche

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Sélectionnez le champ dont vous souhaitez supprimer la propriété de recherche.

  3. Cliquez sur l’onglet Liste de choix.

  4. Dans la liste déroulante de Contrôle de l’affichage, cliquez sur Zone de texte, puis enregistrez la modification.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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