Ajouter une connexion de données à une base de données Microsoft Access

Si vos utilisateurs ont besoin de données provenant d'une base de données (format .accdb) Microsoft Office Access 2007 ou d'une base de données Access enregistrée dans une version antérieure (format .mdb), afin de remplir un formulaire basé sur votre modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath, vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire qui interroge une base de données Access.

Vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire, mais cette connexion de données peut uniquement interroger une base de données Access. Vous ne pouvez pas ajouter une connexion de données secondaire qui envoie des données de formulaire à une base de données Access.

Pour que vos utilisateurs envoient leurs données de formulaire à une base de données Access, vous pouvez concevoir un modèle de formulaire basé sur une base de données Access, puis activer la connexion de données d'envoi dans la connexion de données principale. Sinon, vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire à un service Web qui fonctionne avec votre base de données Access.

Pour obtenir des liens vers plus d'informations sur la conception de modèles de formulaire qui sont basés sur une base de données Access et sur l'ajout d'une connexion de données secondaire à un service Web, consultez la section Voir aussi.

Dans cet article

Vue d'ensemble

Problèmes de compatibilité

Avant de commencer

Étape 1: ajouter une connexion de données secondaire

Étape 2 : configurer le modèle de formulaire pour utiliser la connexion de données

Vue d'ensemble

Une connexion de données secondaire est une connexion de données que vous ajoutez à un modèle de formulaire. Elle est différente de la connexion de données principale que vous créez lorsque vous concevez un nouveau modèle de formulaire qui repose sur une base de données ou un service Web. Une connexion de données principale d'un modèle de formulaire peut recevoir des données à partir d'une source de données externe. Elle peut également envoyer des données de formulaire vers une source de données externe. Toutefois, un modèle de formulaire ne peut avoir qu'une seule connexion de données principale.

Vous pouvez ajouter autant de connexions de données secondaires à un modèle de formulaire que vous le souhaitez. Supposons, par exemple, que vous possédiez une base de données Access contenant une table qui stocke les données sur les employés et une autre table qui stocke les données sur les clients. Vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire qui récupère des données de la table Employés d'une part et une connexion de données secondaire qui récupère des données de la table Clients d'autre part, le tout dans la même base de données Access.

Bien que vous puissiez ajouter une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire qui peut envoyer des données de formulaire vers une source de données externe, comme un service Web ou une bibliothèque Windows SharePoint Services, vous pouvez utiliser des connexions de données secondaires uniquement pour récupérer des données à partir d'une base de données Access. Vous ne pouvez pas ajouter de connexion de données secondaire qui envoie des données de formulaire vers une base de données Access.

Lorsque vous ajoutez une connexion de données de requête à une base de données, InfoPath crée une source de données secondaire contenant des champ de données et des groupe qui correspondent à la méthode de stockage des données dans la base de données. Comme la structure de données dans la source de données secondaire doit correspondre à la méthode de stockage de données dans les tables de base de données, vous ne pouvez pas modifier les champs ou groupes dans la source de données secondaire.

Vous pouvez configurer chaque connexion de données de requête pour enregistrer ses résultats de façon à ce que les utilisateurs disposent d'un accès aux données lorsque leur formulaire n'est pas connecté à un réseau. En fonction de la nature des données, vous pouvez afficher les résultats de la requête uniquement lorsque les utilisateurs sont connectés à un réseau.

Note de sécurité : Si vous utilisez une connexion de données secondaire pour récupérer des données confidentielles d'une source de données externe, désactivez cette fonctionnalité pour vous aider à protéger les données contre une utilisation non autorisée en cas de perte ou de vol de l'ordinateur. Si vous désactivez cette fonctionnalité, les données ne seront disponibles que si l'utilisateur est connecté au réseau.

Lorsque vous ajoutez une connexion de données de requête à un modèle de formulaire, par défaut les formulaires qui sont basés sur ce modèle de formulaire utilisent la connexion de données lorsqu'ils sont ouverts par un utilisateur. Vous pouvez également configurer votre modèle de formulaire pour qu'il utilise la connexion de données de requête de l'une des façons suivantes :

  • Ajouter une règle    Vous pouvez configurer une règle pour utiliser la connexion de données de requête lorsque la condition de la règle se produit.

  • Ajouter un bouton    Vous pouvez ajouter un bouton au modèle de formulaire sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer pour obtenir les données en utilisant la connexion de données de requête.

  • Utiliser du code personnalisé    Si vous ne pouvez pas ajouter une règle ou un bouton, vous pouvez utiliser du code personnalisé pour obtenir les données en utilisant la connexion de données de requête. L'utilisation de code personnalisé nécessite la création de code personnalisé par un développeur.

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Problèmes de compatibilité

Vous ne pouvez pas ajouter de connexion de données à une base de données Access à un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web.

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Avant de commencer

Avant d'ajouter une connexion de données secondaire à une base de données Access à votre modèle de formulaire, vous avez besoin des informations suivantes :

  • Le nom et l'emplacement de la base de données.

    Remarque : Si votre base de données Access est stockée à un emplacement réseau, assurez-vous que vos utilisateurs peuvent y accéder.

  • Le nom de la table ou de la requête qui doit fournir des données aux formulaires basés sur ce modèle de formulaire. Vous allez utiliser cette table ou requête en tant que table ou requête principale lorsque vous configurez la connexion de données de requête.

  • Les noms de n'importe quelle autre table ou requête qui fournissent des données supplémentaires à la table ou à la requête principale. Dans la plupart des cas, les relation entre tables sont déjà établies dans la base de données. Si vous devez établir manuellement les relations entre la table ou la requête principale et une autre table ou requête, vous avez besoin des noms de champ associés des deux tables ou requêtes.

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Étape 1: ajouter une connexion de données secondaire

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Connexions de données.

  2. Dans la boîte de dialogue Connexions de données, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans l'Assistant Connexion de données, cliquez sur Créer une connexion dans, sur Réception des données, puis sur Suivant.

  4. Dans la page suivante de l'Assistant, cliquez sur Base de données (Microsoft SQL Server ou Microsoft Office Access uniquement), puis sur Suivant.

  5. Dans la page suivante de l'Assistant, cliquez sur Sélectionner une base de données.

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, accédez à l'emplacement de votre base de données.

    Remarque : Si votre base de données est stockée à un emplacement réseau, accédez au chemin d'accès convention d’affectation des noms (UNC) de l'emplacement. N'accédez pas à l'emplacement réseau par le biais d'un lecteur réseau mappé. Si vous utilisez un lecteur réseau mappé, les utilisateurs qui créent des formulaires basés sur ce modèle de formulaire rechercheront la base de données à partir d'un lecteur réseau mappé. Si l'utilisateur ne possède pas de lecteur réseau mappé, le formulaire ne trouvera pas la base de données.

  7. Cliquez sur le nom de votre base de données, puis sur Ouvrir.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner une table, cliquez sur la table ou la requête principale que vous voulez utiliser, puis sur OK.

  9. Dans la page suivante de l'Assistant, activez la case à cocher Afficher les colonnes de la table.

    Par défaut, l'ensemble des champs de la table ou la requête est ajouté à la source de données principale du modèle de formulaire.

  10. Désactivez les cases à cocher pour les champs que vous ne voulez pas inclure dans la source de données secondaire.

    Ajoutez toute table ou requête supplémentaire à la connexion de données.

    Procédure

    1. Cliquez sur Ajouter une table.

    2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une table ou une requête, cliquez sur le nom de la table enfant, puis sur Suivant. InfoPath essaie de définir les relations en faisant correspondre les noms de champs des deux tables. Si vous ne souhaitez pas utiliser la relation suggérée, sélectionnez la relation, puis cliquez sur Supprimer la relation. Pour ajouter une relation, cliquez sur Ajouter une relation. Dans la boîte de dialogue Ajouter une relation, cliquez sur le nom de chaque champ correspondant dans leur colonne respective, puis cliquez sur OK.

    3. Cliquez sur Terminer.

    4. Pour ajouter d'autres tables enfants, répétez cette procédure.

  11. Cliquez sur Suivant.

  12. Pour que les résultats de la connexion de données de requête soient disponibles lors de la connexion du formulaire à un réseau, activez la case à cocher Enregistrer une copie des données dans le modèle de formulaire.

    Note de sécurité : L'activation de cette case à cocher stocke les données sur l'ordinateur de l'utilisateur lorsque le formulaire utilise cette connexion de données. Si le formulaire extrait des données confidentielles de cette connexion de données, il est conseillé de désactiver cette fonctionnalité pour protéger les données en cas de perte ou de vol de l'ordinateur.

  13. Cliquez sur Suivant.

  14. Dans la page suivante de l'Assistant, tapez un nom descriptif pour cette connexion de données secondaire, puis vérifiez l'exactitude des informations dans la section Résumé.

  15. Pour configurer le formulaire afin de recevoir automatiquement des données lorsque le formulaire est ouvert, activez la case à cocher Extraire automatiquement les données à l'ouverture du formulaire.

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Étape 2 : configurer le modèle de formulaire pour utiliser la connexion de données

Si vous souhaitez que les formulaires basés sur ce modèle de formulaire utilisent cette connexion de données une fois que l'utilisateur a ouvert le formulaire, vous pouvez ajouter une règle au modèle de formulaire qui utilise cette connexion de données sous certaines conditions ou vous pouvez ajouter un bouton au modèle de formulaire sur lequel les utilisateurs peuvent cliquer pour utiliser cette connexion de données.

Ajouter une règle

Vous pouvez ajouter une règle au modèle de formulaire qui sert à extraire des données de la connexion de données de requête dès que la condition pour la règle est remplie. Par exemple, vous pouvez ajouter une zone de texte à votre modèle de formulaire qu'un utilisateur peut remplir pour obtenir des données spécifiques à partir d'une source de données externe. Vous pouvez ensuite ajouter une règle qui utilise la connexion de données dès qu'un utilisateur entre des données dans la zone de texte.

La procédure suivante suppose que vous avez créé une connexion de données de requête pour votre modèle de formulaire, et que vous avez configuré un contrôle (autre qu'un bouton) sur votre modèle de formulaire pour afficher les données à partir de cette connexion de données.

  1. Si le modèle de formulaire a plusieurs vues, cliquez sur Nom de la vue dans le menu Vue pour ouvrir la vue qui contient le contrôle dans laquelle vous souhaitez afficher les données de la source de données secondaire.

  2. Double-cliquez sur le contrôle auquel vous souhaitez ajouter une règle.

  3. Cliquez sur l'onglet Données.

  4. Sous Validation et règles, cliquez sur Règles.

  5. Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur Ajouter.

  6. Dans la zone Nom, tapez un nom pour la règle.

  7. Pour spécifier une condition pour l'exécution de la règle, cliquez sur Définir une condition, puis entrez la condition. La règle s'exécute lorsque la condition est remplie. Si vous ne définissez pas une condition, la règle s'exécute lorsque l'utilisateur change la valeur du contrôle, puis déplace son curseur loin du contrôle.

  8. Cliquez sur Ajouter une action.

  9. Dans la liste Action, cliquez sur Exécuter une requête via une connexion de données.

  10. Dans la liste Connexion de données, cliquez sur la connexion de données de requête que vous souhaitez utiliser, puis sur OK pour fermer chaque boîte de dialogue ouverte.

  11. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu du formulaire dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

Ajouter un bouton

Vous pouvez ajouter un contrôle de bouton à votre modèle de formulaire, sur lequel vos utilisateurs peuvent cliquer pour obtenir des données à partir de la connexion de données de requête.

  1. Si le modèle de formulaire a plusieurs vues, cliquez sur Nom de la vue dans le menu Vue pour ouvrir la vue qui contient le contrôle dans laquelle vous souhaitez afficher les données de la source de données secondaire.

  2. Si le volet Office Contrôles n'est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion ou appuyez sur Alt+I, A.

  3. Faites glisser un contrôle de bouton sur votre modèle de formulaire.

  4. Double-cliquez sur le contrôle de bouton que vous venez d'ajouter au modèle de formulaire.

  5. Cliquez sur l'onglet Général.

  6. Dans la liste Action, cliquez sur Actualiser.

  7. Dans la zone Étiquette, tapez le nom que vous souhaitez faire apparaître sur le bouton sur votre modèle de formulaire.

  8. Cliquez sur Paramètres.

  9. Dans la boîte de dialogue Actualiser, effectuez l'une des actions suivantes :

    • Pour recevoir les données les plus récentes à partir de toutes les sources de données externes avec les connexions de données secondaires à ce modèle de formulaire, cliquez sur Toutes les sources de données secondaires.

    • Pour configurer le bouton afin de recevoir les données les plus récentes de l'une des sources de données externes avec une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire, cliquez sur Une connexion de données secondaire, puis sur une source de données secondaire dans la liste Choisir la source de données secondaire.

  10. Cliquez sur OK pour fermer chaque boîte de dialogue ouverte.

  11. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu du formulaire dans la barre d'outils Standard ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

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