Ajouter une connexion de données à une base de données Microsoft Access

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Si vos utilisateurs auront besoin des données à partir d’une base de données Microsoft Office Access 2007 (format .accdb) ou d’une base de données Access enregistré dans une version antérieure (format .mdb) à remplir un formulaire basé sur votre modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath, vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire pour votre formulaire modèle qui demande une base de données Access.

Vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire, mais cette connexion de données ne pouvez interroger qu’une base de données Access. Vous ne pouvez pas ajouter une connexion de données secondaire qui envoie des données de formulaire vers une base de données Access.

Si vous souhaitez que vos utilisateurs à envoyer des données de formulaire vers une base de données Access, vous pouvez concevoir un modèle de formulaire basé sur une base de données Access et puis activer la connexion de données dans la connexion de données principale. Par ailleurs, vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire à un service Web qui fonctionne avec votre base de données Access.

Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur la conception des modèles de formulaires basés sur une base de données Access et ajout d’une connexion de données secondaire à un service Web dans la section Voir aussi.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Considérations relatives à la compatibilité

Avant de commencer

Étape 1 : Ajouter une connexion de données secondaire

Étape 2 : Configurer le modèle de formulaire pour utiliser la connexion de données

Présentation

Un secondaire connexion de données est une connexion de données que vous ajoutez à un modèle de formulaire. Une connexion de données secondaire est différente de la connexion de données principale, que vous créez lorsque vous créez un modèle de formulaire basé sur une base de données ou un service Web. Connexion de données principale d’un modèle de formulaire peut recevoir des données à partir d’une source de données externes et peut également envoyer des données de formulaire à une source de données externes. Toutefois, un modèle de formulaire peut avoir une connexion de données principale.

Vous pouvez ajouter autant connexions de données secondaire à un modèle de formulaire que vous le souhaitez. Par exemple, supposons que vous disposez d’une base de données Access qui contient une table qui stocke les données des employés et une autre qui stocke des données client. Vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire qui Récupère des données de la table employés, et vous pouvez également ajouter une autre connexion de données secondaire qui Récupère des données à partir de la table customer dans la même base de données Access.

Bien que vous pouvez ajouter une connexion de données secondaire à votre modèle de formulaire qui peut envoyer des données de formulaire vers une source de données externe, tel qu’un service Web ou une bibliothèque de Windows SharePoint Services, vous ne pouvez utiliser que des connexions de données secondaire pour récupérer des données à partir d’un accès base de données. Vous ne pouvez pas ajouter une connexion de données secondaire qui envoie des données de formulaire vers une base de données Access.

Lorsque vous ajoutez une connexion de données de requête à une base de données, InfoPath crée un secondaire source de données qui contient les champs de données et des groupes qui correspondent à la manière dont les données sont stockées dans la base de données. Étant donné que la structure de données dans la source de données secondaire doit correspondre à la manière dont les données sont stockées dans les tables de base de données, vous ne pouvez pas modifier les champs ou groupes dans la source de données secondaire.

Vous pouvez configurer chaque connexion de données de requête pour enregistrer les résultats afin que les utilisateurs ont accès aux données lorsque leur formulaire n’est pas connecté à un réseau. Selon la nature des données, vous souhaiterez peut-être afficher les résultats de la requête uniquement lorsque les utilisateurs sont connectés à un réseau.

Note de sécurité : Si vous utilisez une connexion de données secondaire pour récupérer des données sensibles à partir d’une source de données externe, vous souhaiterez désactiver cette fonctionnalité pour aider à protéger les données à partir d’une utilisation non autorisée en cas de perte ou de vol de l’ordinateur. Si vous désactivez cette fonctionnalité, les données seront disponibles uniquement si l’utilisateur est connecté au réseau.

Lorsque vous ajoutez une connexion de données à un modèle de formulaire, par défaut les formulaires basés sur ce modèle de formulaire utilisent la connexion de données lorsqu’ils sont ouverts par un utilisateur. Vous pouvez également configurer votre modèle de formulaire pour utiliser la connexion de données de requête d’une des façons suivantes :

  • Ajouter une règle    Vous pouvez configurer une règle pour utiliser la connexion de données de requête à chaque fois que la condition dans la règle se produit.

  • Ajouter un bouton    Vous pouvez ajouter un bouton au modèle de formulaire que les utilisateurs peuvent cliquer pour obtenir des données à l’aide de la connexion de données de requête.

  • Utiliser le code personnalisé    Si vous ne pouvez pas ajouter une règle ou un bouton, vous pouvez utiliser un code personnalisé pour obtenir des données à l’aide de la connexion de données de requête. À l’aide de code personnalisé nécessite un développeur créer le code personnalisé.

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Considérations en matière de compatibilité

Vous ne pouvez pas ajouter une connexion de données à une base de données Access à un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web.

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Avant de commencer

Avant d’ajouter une connexion de données secondaire à une base de données Access à votre modèle de formulaire, vous devez les informations suivantes :

  • Le nom et l’emplacement de la base de données.

    Remarque : Si votre base de données Access est stocké dans un emplacement réseau, vérifiez que votre base de données est accessible à vos utilisateurs.

  • Le nom de la table ou la requête qui fournit les données aux formulaires basés sur ce modèle de formulaire. Vous allez utiliser cette table ou requête en tant que la table primaire ou la requête lorsque vous configurez la connexion de données de requête.

  • Les noms de toute autre table ou requête qui fournissent des données supplémentaires à la table primaire ou la requête. Dans la plupart des cas, les relations entre les tables sont déjà établies dans la base de données. Si vous devez définir manuellement les relations entre la table primaire ou requête et une autre table ou requête, vous devez les noms de champs associé des deux tables ou requêtes.

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Étape 1 : Ajouter une connexion de données secondaire

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Connexions de données.

  2. Dans la boîte de dialogue Connexions de données, cliquez sur Ajouter.

  3. Dans l’Assistant connexion de données, cliquez sur créer une nouvelle connexion à, cliquez sur réception des données, puis sur suivant.

  4. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur base de données (Microsoft SQL Server ou Microsoft Office Access uniquement), puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Sélectionner une base de données.

  6. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la Source de données, accédez à l’emplacement de votre base de données.

    Remarque : Si votre base de données est stocké dans un emplacement réseau, accédez à l’emplacement (UNC) convention d’appellation universel de l’emplacement. Ne pas naviguez jusqu'à l’emplacement réseau via un lecteur réseau mappé. Si vous utilisez un lecteur réseau mappé, les utilisateurs qui créent des formulaires basés sur ce modèle de formulaire recherche la base de données à partir d’un lecteur réseau mappé. Si l’utilisateur ne dispose pas d’un lecteur réseau mappé, le formulaire ne trouve pas la base de données.

  7. Cliquez sur le nom de votre base de données, puis cliquez sur Ouvrir.

  8. Dans la boîte de dialogue Sélectionner le tableau, cliquez sur la table primaire ou la requête que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.

  9. Dans la page suivante de l’Assistant, activez la case à cocher Afficher les colonnes d’un tableau.

    Par défaut, tous les champs dans la table ou requête sont ajoutés à la source de données principale du modèle de formulaire.

  10. Désactivez les cases à cocher pour les champs que vous ne souhaitez pas inclure dans la source de données secondaire.

    Ajouter des tables supplémentaires ou les requêtes à la connexion de données.

    Comment ?

    1. Cliquez sur Ajouter une Table.

    2. Dans la boîte de dialogue Ajouter une Table ou requête, cliquez sur le nom de la table enfant, puis cliquez sur suivant. InfoPath tente de définir les relations en faisant correspondre les noms de champs dans deux tables. Si vous ne souhaitez pas utiliser la relation proposée, sélectionnez la relation, puis cliquez sur Supprimer la relation. Pour ajouter une relation, cliquez sur Ajouter une relation. Dans la boîte de dialogue Ajouter une relation, cliquez sur le nom de chaque champ associé dans la colonne correspondante, puis cliquez sur OK.

    3. Cliquez sur Terminer.

    4. Pour ajouter des tables enfant supplémentaires, répétez ces étapes.

  11. Cliquez sur Suivant.

  12. Pour rendre les résultats de la connexion de données de requête lorsque le formulaire n’est pas connecté à un réseau, activez la case à cocher Enregistrer une copie des données dans le modèle de formulaire.

    Note de sécurité : Activez cette case à cocher stocke les données sur l’ordinateur de l’utilisateur lorsque le formulaire utilise cette connexion de données. Si le formulaire récupère des données sensibles à partir de cette connexion de données, vous souhaiterez peut-être désactiver cette fonctionnalité pour aider à protéger les données en cas de perte ou de vol de l’ordinateur.

  13. Cliquez sur Suivant.

  14. Dans la page suivante de l’Assistant, tapez un nom descriptif pour cette connexion de données secondaire et vérifiez que les informations dans la section Résumé sont correctes.

  15. Pour configurer le formulaire pour recevoir automatiquement des données lorsque le formulaire est ouvert, activez la case à cocher extraire automatiquement les données lorsque le formulaire est ouvert.

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Étape 2 : Configurer le modèle de formulaire pour utiliser la connexion de données

Si vous souhaitez que les formulaires basés sur ce modèle de formulaire à utiliser cette connexion de données une fois que l’utilisateur ouvre le formulaire, vous pouvez ajouter un règle au modèle de formulaire qui utilise cette connexion de données une condition, ou vous pouvez ajouter un bouton au modèle de formulaire qui vos utilisateurs peuvent cliquer pour utiliser cette connexion de données.

Ajouter une règle

Vous pouvez ajouter une règle au modèle de formulaire qui permet d’extraire des données à partir de la connexion de données de requête à chaque fois que la condition de la règle est remplie. Par exemple, vous pouvez ajouter une zone de texte à votre modèle de formulaire un utilisateur peut compléter pour obtenir des données spécifiques à partir d’une source de données externe. Vous pouvez ensuite ajouter une règle qui utilise la connexion de données chaque fois qu’un utilisateur entre des données dans la zone de texte.

La procédure suivante suppose que vous avez créé une connexion de données de requête pour votre modèle de formulaire et que vous avez configuré un contrôle (autres qu’un bouton) sur votre modèle de formulaire pour afficher les données à partir de cette connexion de données.

  1. Si le modèle de formulaire comporte plusieurs vues, cliquez sur nom de l’affichage dans le menu affichage pour accéder à la vue avec le contrôle dans lequel vous souhaitez afficher les données à partir de la source de données secondaire.

  2. Double-cliquez sur le contrôle que vous souhaitez ajouter une règle.

  3. Cliquez sur l’onglet Données.

  4. Sous règles de Validation et, cliquez sur règles.

  5. Dans la boîte de dialogue règles, cliquez sur Ajouter.

  6. Dans la zone nom, tapez un nom pour la règle.

  7. Pour spécifier une condition lors de la règle doit être exécutée, cliquez sur Définir une Condition, puis entrez la condition. La règle s’exécutera lorsque la condition se produit. Si vous ne définissez pas une condition, la règle s’exécutera chaque fois que l’utilisateur modifie la valeur dans le contrôle, puis passe son curseur en s’éloignant de ce contrôle.

  8. Cliquez sur Ajouter une Action.

  9. Dans la liste Action, cliquez sur requête en utilisant une connexion de données.

  10. Dans la liste de connexion de données, cliquez sur la connexion de données de requête que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK pour fermer chaque boîte de dialogue Ouvrir.

  11. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu dans la barre d’outils Standard, ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

Ajouter un bouton

Vous pouvez ajouter un contrôle de bouton à votre modèle de formulaire que vos utilisateurs peuvent cliquer pour obtenir des données à partir de la connexion de données de requête.

  1. Si le modèle de formulaire comporte plusieurs vues, cliquez sur nom de l’affichage dans le menu affichage pour accéder à la vue avec le contrôle dans lequel vous souhaitez afficher les données à partir de la source de données secondaire.

  2. Si le volet Office Contrôles n’est pas visible, cliquez sur Autres contrôles dans le menu Insertion, ou appuyez sur Alt+I, C.

  3. Faites glisser un contrôle de bouton sur votre modèle de formulaire.

  4. Double-cliquez sur le contrôle de bouton que vous venez d’ajouter au modèle de formulaire.

  5. Cliquez sur l’onglet Général.

  6. Dans la liste Action, cliquez sur Actualiser.

  7. Dans la zone étiquette, tapez le nom que vous voulez voir apparaître sur le bouton dans votre modèle de formulaire.

  8. Cliquez sur Paramètres.

  9. Dans la boîte de dialogue Actualiser, effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour recevoir des données les plus récentes à partir de toutes les sources de données externes avec les connexions de données secondaire à ce modèle de formulaire, cliquez sur toutes les sources de données secondaire.

    • Pour configurer le bouton pour recevoir des données les plus récentes à partir d’une source de données externes avec une connexion de données secondaire pour votre modèle de formulaire, cliquez sur une connexion de données secondaire, puis cliquez sur une source de données secondaire dans la source de données Choisir le moniteur secondaire liste.

  10. Cliquez sur OK pour fermer chaque boîte de dialogue ouverte.

  11. Pour tester vos modifications, cliquez sur Aperçu dans la barre d’outils Standard, ou appuyez sur Ctrl+Maj+B.

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