Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article explique comment vous pouvez entrer des données dans une base de données Access et fournit les informations générales nécessaires pour comprendre les divers processus de saisie de données. L’article explique également comment utiliser plusieurs techniques de saisie de données dans Access.

Dans cet article

Concepts de base de l’ajout d’enregistrements

Ajouter des enregistrements directement à une table en mode feuille de données

Ajouter des enregistrements à l’aide d’un formulaire

Modifier les éléments d’un champ de recherche

Entrer des chaînes vides

Ajouter des enregistrements à l’importation ou lier des données

Techniques pour gagner du temps lors de la saisie de données

Principes de base de l'ajout d'enregistrements

Pour entrer de façon rapide et précise des données dans une base de données Access, il convient d'assimiler les principes de fonctionnement d'une base de données. Les informations fournies dans les sections suivantes expliquent quelques-uns des principes structurels et conceptuels de base qui régissent la saisie de données.

Impact de la conception d'une base de données sur la saisie de données

Une base de données Access n’est pas un fichier dans le même sens qu’un document Microsoft Word ou un jeu de diapositive Microsoft PowerPoint. En revanche, une base de données Access est un ensemble d’objets — tables, formulaires, États, des requêtes et ainsi de suite, qui doivent collaborer pour une base de données fonctionner correctement.

En outre, ces objets doivent respecter un ensemble de principes de conception, faute de quoi, la base de données sera défaillante voire inopérante. À leur tour, ces principes de conception influent sur la façon dont vous entrez les données. Ne perdez pas de vue cette réalité concernant les objets et la conception des bases de données à mesure de votre cheminement.

  • Access stocke toutes les données dans une ou plusieurs tables. Le nombre de tables que vous utilisez dépend de la conception et de la complexité de la base de données. Bien que les données puissent être affichées dans un formulaire, un état ou dans les résultats renvoyés par une requête, Access stocke systématiquement les données dans des tables, et les autres objets de la base de données reposent sur ces tables.

  • Chaque table doit accepter un seul type de données. Par exemple, une table stockant les données sur les contacts professionnels ne doit pas contenir de données sur les ventes, sans quoi il pourrait devenir difficile, voire impossible, de retrouver les informations correctes.

  • En règle générale, chaque champ d'une table n'accepte qu'un seul type de données. Par exemple, vous ne pouvez pas stocker des notes dans un champ défini pour accueillir des données numériques. Si vous essayez d'entrer du texte dans un tel champ, Access affiche un message d'erreur. Toutefois, il ne s'agit pas d'une règle absolue. Par exemple, vous pouvez stocker des données numériques (des codes postaux, par exemple) dans un champ associé au type de données Texte, mais vous ne pouvez pas effectuer de calculs à partir de ces données.

  • À quelques exceptions près, les champs dans un enregistrement doivent accepter qu’une seule valeur. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer plusieurs adresses dans un champ d’adresse. Il s’agit Contrairement à Microsoft Excel, qui, par défaut, vous permet d’entrer un nombre quelconque de noms ou des adresses ou des images dans une seule cellule, sauf si vous définissez cette dernière pour accepter des types de données restreints.

    Toutefois, vous pouvez entrer une liste délimitée d’éléments dans les champs définis sur le type de données texte ou Mémo. En outre, Access fournit une fonctionnalité appelée le champ à plusieurs valeurs. Vous utilisez des champs à plusieurs valeurs pour joindre plusieurs éléments de données à un seul enregistrement et créer des listes acceptant plusieurs valeurs. Par exemple, vous pouvez joindre un ensemble de diapositives Microsoft PowerPoint et n’importe quel nombre d’images à un enregistrement dans votre base de données. Vous pouvez également créer une liste de noms et sélectionner autant de ces noms selon vos besoins. L’utilisation de champs à valeurs multiples peut sembler rompre les règles de conception de base de données, car vous pouvez stocker plusieurs enregistrements par champ de table, mais réellement ne, car Access applique les règles « en coulisses », en stockant les données dans des tables masquées spéciales.

  • Dans les versions antérieures d’Access (antérieure à 2007), que vous deviez concevoir et créer au moins une table avant de pouvoir entrer des données. Vous deviez décider des champs à ajouter à la table, et vous n’avez défini les types de données pour chaque champ. Dans les versions plus récentes de Access, vous pouvez ouvrir une table vide et commencer à entrer des données. Access déduit un type de données pour le champ basé sur ce que vous tapez.

Informations supplémentaires

Les informations contenues dans cette section aborde création de base de données, création de table et une fonctionnalité appelés champs à plusieurs valeurs.

Les liens ci-dessous permettent d'accéder à des articles qui fournissent des informations supplémentaires sur ces sujets.

Impact des types de données sur la saisie de données

Lorsque vous créez une table de base de données, vous sélectionnez un type de données pour chaque champ de cette table, ce qui permet d'assurer une saisie de données plus précise. Par exemple, supposons que vous ouvriez une table vide et que vous entriez des chiffres de vente. Par déduction, Access attribue au champ correspondant le type de données Numérique. Si un utilisateur tente d'entrer du texte dans ce champ, Access affiche un message d'erreur et empêche cet utilisateur de sauvegarder l'enregistrement modifié (ce qui permet par la même occasion de protéger les données). 

Me montrer comment afficher les types de données

Dans le volet de navigation, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Double-cliquez sur la table que vous voulez examiner, ouvrez la table en mode feuille de données. Sous l’onglet champs, dans le groupe mise en forme, examinez la valeur dans la liste Type de données. Note, si vous utilisez Access 2007, vous trouverez cette liste sous l’onglet feuille de données, dans le groupe de Types de données et mise en forme. La valeur change lorsque vous placez le curseur dans les différents champs dans votre table. Cette illustration montre la liste :

    Liste Type de données

  • Cliquez avec le bouton droit sur la table à examiner, puis cliquez sur Mode Création.

    La table s'ouvre dans la grille de création. C'est dans la partie supérieure de cette grille que vous trouverez le nom et le type de données de chaque champ de la table. Cette figure illustre une table affichée dans la grille de création.

    Champs en mode Création

Le type de données que vous avez défini pour chaque champ de table fournit le premier niveau de contrôler ce que vous pouvez et ne pouvez pas entrer dans un champ. Dans certains cas, tels que lorsque vous travaillez avec un champ Mémo, vous pouvez entrer des données que vous voulez. Dans les autres cas, tels que lorsque vous travaillez avec un champ NuméroAuto, le type de données paramètre pour le champ vous empêche d’entrer les informations du tout. Le tableau suivant répertorie les types de données qui Access fournit et décrit leur impact sur la saisie de données.

Type de données

Effet sur la saisie de données

Texte

Les champs texte acceptent des caractères textuels ou numériques, y compris délimitée par des listes d’éléments. Un champ de texte accepte un plus petit nombre de caractères qu’un champ Mémo, comprise entre 0 et 255 caractères. Dans certains cas, vous pouvez utiliser les fonctions de conversion pour effectuer des calculs sur les données dans un champ de texte. Remarque : début dans Access 2013, les données de texte types ont été renommés en Texte court.

Mémo

Vous pouvez entrer une grande quantité de données de type texte et numérique dans ce type de champ. En outre, si le concepteur de base de données a défini le champ de telle sorte qu’il prenne en charge la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer les types de mise en forme que vous trouvez généralement dans les programmes de traitement de texte, tels que Word. Par exemple, vous pouvez appliquer différentes polices et tailles de police à certains caractères de votre texte, mettre ceux-ci en gras ou en italique, etc. Vous pouvez même ajouter des balises HTML (Hypertext Markup Language) aux données.

En outre, les champs Mémo ont une propriété nommée Ajouter uniquement. Lorsque vous activez cette propriété, vous pouvez ajouter de nouvelles données à un champ Mémo, mais vous ne pouvez pas modifier les données existantes. La fonctionnalité est conçue pour une utilisation dans des applications comme suivi bases de données, dans lequel vous devrez peut-être conserver un enregistrement permanent modifiable. Lorsque vous placez le curseur dans un champ Mémo avec la propriété Ajouter uniquement est activée, par défaut, le texte dans le champ disparaît. Vous ne pouvez pas appliquer les modifications de mise en forme ou autres au texte.

Remarque : début dans Access 2013, données Mémo types ont été renommés en Texte Long.

À l'instar des champs de texte, vous pouvez également exécuter des fonctions de conversion sur les données d'un champ Mémo.

Numérique

Vous ne pouvez entrer que des chiffres dans ce type de champ et il est possible d'effectuer des calculs sur les valeurs d'un champ numérique.

Grand numéro

Vous pouvez entrer uniquement des nombres dans ce type de champ, et vous pouvez effectuer des calculs sur les valeurs dans un champ grand nombre. Remarque Les types de données grand nombre sont disponibles uniquement dans la version d’abonnement Office 365 d’Access.

Date/Heure

Vous ne pouvez entrer que des dates et des heures dans ce type de champ. En fonction du paramétrage du champ défini par le concepteur de la base de données, les conditions suivantes peuvent s'appliquer :

  • Si le Concepteur de base de données défini un masque de saisie pour le champ (une série de caractères littéraux et espaces réservés qui s’affichent lorsque vous sélectionnez le champ), vous devez entrer des données dans les espaces et le format qui inclut le masque. Par exemple, si vous voyez un masque tel que jj, vous devez taper 2017 11 Oct dans les espaces prévus. Vous ne pouvez pas entrer un nom complet du mois, ou une valeur d’année à deux chiffres.

  • Si le concepteur n’avez pas créé un masque de saisie pour contrôler la façon dont vous entrez une date ou une heure, vous pouvez entrer la valeur à l’aide des dates valides ou le format d’heure. Par exemple, vous pouvez taper 11 octobre 2017, 11/10/17, 11 octobre 2017, et ainsi de suite.

  • Le Concepteur de base de données peuvent s’appliquer un format d’affichage dans le champ. Dans ce cas, aucun masque de saisie s’il existe, vous pouvez entrer une valeur dans presque n’importe quel format, mais Access affiche les dates selon le format d’affichage. Par exemple, vous pouvez entrer 10/11/2017, mais le format d’affichage peut-être être défini pour qu’il affiche la valeur en tant que 11-Oct-2017.

Monnaie

Vous ne pouvez entrer que des valeurs monétaires dans ce type de champ. En outre, vous ne devez pas entrer le symbole monétaire. En effet, par défaut, Access applique le symbole monétaire (¥, £, $, €, etc.) défini dans les paramètres régionaux de Windows.

NuméroAuto

Il est impossible d'entrer ou de modifier des données dans ce type de champ. Access augmente les valeurs d'un champ NuméroAuto par incréments au fur et à mesure que vous ajoutez des enregistrements à une table.

Calculées

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Les résultats de ce champ sont déterminées par une expression que vous définissez. Access met à jour les valeurs dans un champ calculé chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un enregistrement à une table. Remarque Les types de données calculé ont été ajoutés au début Access dans Access 2010.

Oui/Non

Lorsque vous cliquez sur un champ prévu pour ce type de données, Access affiche une case à cocher ou une liste déroulante, selon la manière dot vous mettez en forme le champ. Si vous mettez en forme le champ de manière à afficher une liste, vous pouvez sélectionner Oui ou Non, Vrai ou Faux ou Activé ou Désactivé dans la liste, toujours en fonction du format appliqué au champ. Vous ne pouvez pas saisir de valeurs dans la liste, ni modifier les valeurs de la liste directement à partir d'un formulaire ou d'une table.

Objet OLE

Ce type de champ permet d’afficher les données d’un fichier créé à l’aide d’un autre programme. Par exemple, vous pouvez afficher un fichier texte, un graphique Excel ou un diaporama PowerPoint dans un champ de type Objet OLE.

Les pièces jointes représentent une méthode plus simple, plus rapide et plus souple pour afficher des données issues d’autres programmes. Pour plus d’informations, voir l’entrée Pièce jointe ci-après dans ce tableau.

Lien hypertexte

Vous pouvez entrer des données dans ce type de champ et Access l’ajuste dans une adresse Web. Par exemple, si vous tapez une valeur dans le champ, Access entoure votre texte avec des http://www. your_text.com. Si vous entrez une adresse Web valide, votre lien fonctionnera. Dans le cas contraire, votre lien entraîne un message d’erreur. En outre, la modification des liens hypertexte existants peut être difficile, car en cliquant sur un champ lien hypertexte avec votre souris lance votre navigateur et vous permet d’accéder au site spécifié dans le lien. Pour modifier un champ lien hypertexte, sélectionnez un champ adjacent, utilisez les touches TAB ou flèche pour déplacer le focus vers le champ lien hypertexte et appuyez sur F2 pour activer la modification.

Pièce jointe

Vous pouvez joindre des données d'autres programmes dans ce type de champ, mais vous ne pouvez pas saisir ou entrer de texte ou de données numériques.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un champ pièce jointe, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Assistant Liste de choix

L'Assistant Liste de choix n'est pas un type de données. Il s'agit de l'Assistant qui permet de créer deux types de listes déroulantes : les listes de valeurs et les champs Liste de choix. Une liste de valeurs utilise une liste délimitée d'éléments que vous entrez manuellement lorsque vous utilisez l'Assistant Liste de choix. Ces valeurs peuvent être indépendantes de toute autre donnée ou de tout autre objet de votre base de données.

En revanche, un champ liste de choix utilise une requête pour récupérer des données d’une ou plusieurs des autres tables dans une base de données, ou dans un autre emplacement tel qu’un serveur exécutant SharePoint. Le champ de recherche affiche ensuite les données dans une liste déroulante. Par défaut, l’Assistant liste de choix définit le champ de table sur le type de données numérique.

Vous pouvez travailler avec les champs liste de choix directement dans les tables, ainsi que dans les formulaires et états. Par défaut, les valeurs dans un champ de recherche apparaissent dans un type de contrôle de liste appelé une zone de liste déroulante, une liste comportant une flèche de déroulement : Liste de choix vide . Selon la façon dont le Concepteur de base de données a défini le champ de recherche et la zone de liste déroulante, vous pouvez modifier les éléments dans la liste et ajouter des éléments à la liste. Pour ce faire, le Concepteur de base de données doit définir une propriété pour le champ liste de choix (la propriété est appelée Limiter à liste, et le concepteur a désactiver cette option).

Si vous ne pouvez pas modifier directement les valeurs dans une liste de choix, vous devez ajouter ou modifier les données dans votre liste de valeurs prédéfinie, ou dans la table qui sert de source pour le champ de recherche. Pour plus d’informations à ce sujet, voir Modifier les éléments d’un champ de recherche, plus loin dans cet article.

Enfin, lorsque vous créez un champ Liste de choix, vous pouvez éventuellement le définir de telle sorte qu'il prenne en charge les valeurs multiples. Dans ce cas, chaque élément de la liste finale est associé à une case à cocher, et vous pouvez en activer ou en désactiver autant que nécessaire. Cette image illustre une liste standard à plusieurs valeurs :

Liste Case à cocher

Pour plus d’informations sur la création de champs liste de choix à valeurs multiples et l’utilisation des listes qui en résulte, voir les articles utiliser une liste qui stocke plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Remarque : Types de données pièce jointe, calculé et grand nombre ne sont pas disponibles dans les formats de fichier .mdb.

Impact des propriétés de champs de table sur la saisie de données

Outre les principes de conception qui contrôlent la structure d'une base de données et les types de données qui déterminent les informations que vous pouvez entrer dans un champ donné, plusieurs propriétés de champ peuvent également affecter la façon dont vous entrez les données dans une base de données Access.

Afficher les propriétés d’un champ de table

Access fournit deux moyens d’afficher les propriétés d’un champ de table. Vous pouvez utiliser les commandes de l’onglet feuille de données, ou vous pouvez ouvrir la table en mode Création. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Afficher les propriétés d'une table dans l'onglet Feuille de données

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser.

  2. Cliquez sur l’onglet champs et les contrôles dans le groupe mise en forme pour afficher les propriétés pour chaque champ de table. Note, si vous utilisez Access 2007, vous trouverez cette liste sous l’onglet feuille de données, dans le groupe de Types de données et mise en forme.

Afficher les propriétés de la table en mode Création

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la table souhaitée, puis cliquez sur Mode Création image du bouton dans le menu contextuel.

    La table s'ouvre dans la grille de création d'Access.

  2. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l'onglet Général, si nécessaire.

    – ou –

    Pour afficher les propriétés d'un champ Liste de choix, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

    Un champ Liste de choix est un champ de table qui récupère des valeurs d'une ou plusieurs tables d'une base de données à l'aide d'une requête. Par défaut, le champ Liste de choix présente ces valeurs sous forme de liste. Selon la définition du champ Liste de choix, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments de cette liste.

Le tableau ci-dessous répertorie les propriétés qui ont le plus d'impact sur la saisie de données et explique en quoi elles l'affectent.

Propriété

Emplacement dans la grille de création d'une table

Valeurs possibles

Comportement lors de la saisie de données

Taille du champ

Onglet Général

0-255

La limite de caractères ne concerne que les champs de type Texte. Si vous entrez plus de caractères que la limite définie, le champ ignore les caractères excédentaires.

Null interdit

Onglet Général

Oui/Non

Lorsqu'elle est activée, cette propriété vous oblige à entrer une valeur dans un champ, et Access ne vous permet pas d'enregistrer de nouvelles données tant que vous n'avez pas renseigné un champ obligatoire. Lorsqu'elle est désactivée, le champ accepte les valeurs Null, ce qui signifie que le champ peut rester vide.

Remarque : Une valeur Null est différente d'une valeur nulle égale à zéro. Zéro est un chiffre, tandis que « Null » représente une valeur manquante, non définie ou inconnue.

Chaîne vide autorisée

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque cette propriété est activée, vous pouvez entrer des chaînes vides, c’est-à-dire des chaînes qui ne contiennent aucun caractère. Pour créer une chaîne vide, entrez deux guillemets droits dans le champ ("").

Indexé

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque vous indexez un champ de table, Access vous empêche d'ajouter des valeurs en double. Vous pouvez également créer un index à partir de plusieurs champs. Dans ce cas, vous pouvez dupliquer les valeurs dans un champ, mais pas dans les autres.

Masque de saisie

Onglet Général

Ensemble prédéfini ou personnalisé de caractères littéraux et d'espace réservé

Un masque de saisie vous oblige à entrer des données dans un format prédéfini. Les masques apparaissent lorsque vous sélectionnez un champ dans une table ou un contrôle dans un formulaire. Par exemple, supposons que vous cliquez sur un champ de Date et que le jeu de caractères : MMM-DD-YYYY. Il s’agit d’un masque de saisie. Il vous oblige à entrer des valeurs de mois comme abréviations de trois lettres, par exemple OCT et la valeur de l’année en tant que quatre chiffres, par exemple, OCT-15-2017.

Remarque : Les masques de saisie ne contrôlent que la saisie de données, et non la façon dont Access stocke ou affiche ces données.

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de masques de saisie, voir l’article formats de saisie de données de contrôle avec les masques de saisie. Pour plus d’informations sur la façon dont Access stocke et affiche les données Date/heure, voir l’article entrer une valeur de date ou d’heure.

Limiter à la liste

Onglet Liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive les modifications apportées aux éléments dans un champ de recherche. Nouveaux utilisateurs d’Access parfois essaient de modifier manuellement les éléments dans un champ de recherche. Si Access vous empêche de modifier les éléments d’un champ, cette propriété est définie sur Oui. Si cette propriété est activée et que vous devez modifier les éléments dans une liste, vous devez ouvrir la liste (si vous voulez pour modifier une liste de valeurs) ou la table qui contient les données sources pour la liste (si vous voulez modifier un champ de recherche) et modifiez les valeurs y. Pour plus d’informations sur l’utilisation de champs liste de choix, voir Modifier les éléments d’un champ de recherche, plus loin dans cet article.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Onglet Liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive la commande Modifier les éléments de liste pour les listes de valeurs, mais pas pour les champs Liste de choix. Pour activer cette commande pour les champs Liste de choix, entrez un nom de formulaire valide dans la propriété Formulaire Modifier les éléments de liste. La commande Autoriser les modifications de la liste de valeurs apparaît dans un menu contextuel auquel vous accédez en cliquant avec le bouton droit sur un contrôle de type Zone de liste ou Zone de liste déroulante. Lorsque vous exécutez la commande, la boite de dialogue Modifier les éléments de liste s'affiche. Autre cas de figure : si vous spécifiez le nom d'un formulaire dans la propriété Formulaire Modifier les éléments de liste, Access lance ce formulaire au lieu d'afficher la boîte de dialogue.

Remarque : Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste à partir des contrôles Zone de liste et Zone de liste déroulante situés dans les formulaires, et à partir des contrôles Zone de liste situés dans les tables et les jeux de résultats de requête. Les formulaires doivent être ouverts en mode Création ou Navigation ; les tables et les jeux de résultats de requête doivent être ouverts en mode Feuille de données.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Onglet Liste de choix

Nom d'un formulaire de saisie de données

Si vous entrez le nom d’un formulaire de saisie de données comme valeur de cette propriété de table, ce formulaire s’ouvre lorsqu’un utilisateur exécute la commande Modifier les éléments de liste. Sinon, la boîte dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche lorsque les utilisateurs exécutent la commande.

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Ajouter directement des enregistrements à une table en mode Feuille de données

Une table qui s'ouvre en mode Feuille de données s'apparente à une feuille de calcul Excel, et vous pouvez taper ou coller des données dans un ou plusieurs champs (l'équivalent d'une cellule dans une feuille de calcul).

Prenez en compte les points suivants lorsque vous travaillez dans Access :

  • Vous n'avez pas besoin d'enregistrer explicitement vos données. Access valide vos modifications apportées à la table dès lors que vous placez le curseur dans un nouveau champ de la même ligne ou sur une autre ligne.

  • Par défaut, les champs d'une base de données Access sont définis pour accepter un certain type de données, tel que du texte ou des données numériques. Vous devez entrer le type de données correspondant à celui du champ. À défaut, Access affiche un message d'erreur :

    Message d'erreur de valeur non valide

  • Un champ peut être associé à un masque de saisie. Un masque de saisie est un jeu de caractères littéraux et espaces réservés qui vous demande d'entrer les données dans un format spécifique.

    Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article formats de saisie de données de contrôle avec les masques de saisie.

  • À l’exception des pièces jointes et listes à valeurs multiples, vous pouvez entrer qu’un seul enregistrement dans la plupart des champs. Si vous ne savez pas si un champ accepte les pièces jointes, vous pouvez vérifier les propriétés du champ. Pour ce faire, consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article. Vous pouvez toujours identifier une liste à plusieurs valeurs, car Access affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste.

Entrer des données dans une table

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table que vous souhaitez utiliser.

    Par défaut, Access ouvre la table en mode Feuille de données (grille semblable à une feuille de calcul Excel).

  2. Cliquez sur le premier champ que vous souhaitez utiliser ou activez-le, puis entrez vos données.

  3. Pour passer au champ suivant sur la même ligne, appuyez sur la touche Tab, utilisez les touches de direction droite/gauche ou cliquez dans la cellule du champ suivant.

    Lorsque vous appuyez sur la touche Tab, par défaut, Access s'appuie sur vos paramètres régionaux Windows pour déterminer si le curseur doit être déplacé vers la gauche ou la droite. Si la langue par défaut de l'ordinateur se lit de gauche à droite, le curseur se déplace vers la droite lorsque vous appuyez sur la touche Tab. À l'inverse, si la langue par défaut se lit de droite à gauche, le curseur se déplace vers la gauche.

    Pour passer à la cellule suivante d'une même colonne, utilisez les touches de direction vers le haut/vers le bas ou cliquez dans la cellule désirée.

Appliquer la mise en forme de texte enrichi à des données dans un champ texte Long (Mémo)

  1. La table ouverte en mode feuille de données, sélectionnez un champ de texte Long. Si vous utilisez Access 2007 ou Access 2010 qui serait un champ Mémo.

    En règle générale, les champs texte Long contiennent des commentaires ou des notes, afin que vous pouvez rechercher un champ nommé « Commentaires » ou « Notes ». Si vous ne trouvez pas le champ texte Long, consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Ruban d'images Access

    Vous pouvez appliquer des polices et des tailles différentes, mettre le texte en gras ou en italique, modifier les couleurs, etc.

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Ajouter des enregistrements à l'aide d'un formulaire

Les formulaires de saisie de données peuvent fournir un moyen plus simple, plus rapide et plus précis pour entrer des données. La création de formulaires s'avère particulièrement utile pour entrer des données dans plusieurs tables en même temps, pour masquer certains champs d'une table, pour simplifier l'utilisation d'une base de données (initiative qui peut réduire les coûts de formation) ou pour contribuer à garantir que les utilisateurs entrent les données de manière précise.

Comment vous utilisez un formulaire pour modifier des données dépend de la conception du formulaire. Les formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles, tels que des listes, des zones de texte, des boutons et des feuilles de données — grilles semblables aux feuilles de calcul Excel. À son tour, chacun des contrôles dans le formulaire lit les données depuis ou écrit des données dans un champ de table sous-jacente. Que pouvez-vous faire avec un contrôle donné dépend du type de données que vous avez défini pour le champ de table sous-jacente, des propriétés définies pour ce champ et éventuellement des différentes propriétés que le Concepteur de base de données défini pour chaque contrôle. Pour plus d’informations sur l’impact des types de données et propriétés du champ sur la saisie de données, voir les sections impact des types de données sur la saisie de données et impact des propriétés de champ de table sur la saisie de données, plus haut dans cet article.

Les sections suivantes expliquent comment utiliser les contrôles de saisie de données les plus courants. Si vous avez des questions sur une base de données spécifique, contactez votre administrateur système ou le concepteur de la base de données.

Ajouter ou modifier du texte dans une zone de texte

Lorsque vous ajoutez ou modifiez du texte dans une zone de texte, vous travaillez avec des données dans un texte ou un champ de texte (Mémo) Long. N’oubliez pas que vous pouvez définir un champ texte Long (ou le contrôle lié au champ texte Long) prendre en charge la mise en forme de texte enrichi, et vous pouvez ensuite appliquer différentes polices, tailles, styles et couleurs à votre texte.

Modifier du texte dans une zone de texte

  • Placez le curseur dans la zone de texte et modifier vos données. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas effectuer des calculs sur des nombres dans un texte ou un texte Long (Mémo) champ.

Appliquer une mise en forme de texte enrichi

Remarque : Vous pouvez suivre ces étapes uniquement lorsqu’une zone de texte est liée à un champ texte Long (Mémo). Consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  1. Le formulaire ouvert en mode formulaire ou mise en page, ou la table ouverte en mode feuille de données, sélectionnez le champ de texte Long (Mémo).

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Ruban d'images Access

    Vous pouvez appliquer des polices et des tailles différentes, mettre du texte en gras ou en italique, en modifier la couleur, etc.

Entrer des données à l'aide d'une liste

Vous pouvez utiliser des listes dans les formulaires, les tables et les jeux de résultats de requête ouverts en mode Feuille de données (grille semblable à une feuille de calcul Excel).

Lorsque vous utilisez une liste dans un formulaire, il est possible que vous notiez la présence d'un contrôle de type Zone de liste déroulante ou Zone de liste. Les figures suivantes illustrent, dans l'ordre, un contrôle Zone de liste déroulante et un contrôle Zone de liste.

Liste de choix vide

Contrôle de zone de liste simple dans un formulaire

Lorsque vous utilisez une liste dans une table ou un jeu de résultats de requête, Access utilise par défaut une zone de liste déroulante.

En outre, listes peuvent prendre en charge plusieurs valeurs. Si vous voyez une liste avec une case à cocher en regard de chaque élément de liste, vous pouvez sélectionner jusqu'à 100 éléments de cette liste. Listes à plusieurs valeurs que vous pouvez créer sans programmation peuvent résoudre un problème d’entreprise courants. Par exemple, supposons que vous utilisez une base de données Access pour effectuer le suivi des problèmes de support client. Si vous avez besoin d’affecter plusieurs personnes à un problème, vous pouvez utiliser une liste à plusieurs valeurs. Ces données montrent les listes à plusieurs valeurs.

Liste déroulante Case à cocher ouverte   Liste Case à cocher

Vous pouvez également modifier les éléments d'une liste. Si vous ou le concepteur de base de données activez la commande, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer directement des éléments dans la liste. Toutefois, comme les concepteurs de base de données peuvent choisir de désactiver cette commande, il est possible qu'elle ne soit pas disponible pour toutes les bases de données.

Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment utiliser et modifier les listes.

Sélectionner des éléments dans une liste déroulante

  1. Ouvrez le formulaire, la table ou le jeu de résultats de requête contenant la liste.

    Remarque : Vous devez ouvrir les formulaires en mode Formulaire ou Mise en page. Les tables et les jeux de résultats de requête doivent être ouverts en mode Feuille de données.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la liste, puis sélectionnez l'élément souhaité.

  3. Pour valider votre choix dans votre base de données, placez le curseur dans un autre champ.

Sélectionner des éléments dans une zone de liste

  1. Ouvrez le formulaire contenant la liste.

  2. Parcourez les éléments de la zone de liste, puis sélectionnez celui qui vous intéresse.

  3. Pour valider votre choix dans votre base de données, placez le curseur dans un autre champ.

Sélectionner des éléments dans une liste déroulante Case à cocher

  1. Ouvrez le formulaire, la table ou le jeu de résultats de requête contenant la liste.

    Remarque : Vous pouvez utiliser des listes déroulantes Case à cocher dans les formulaires, les tables et les jeux de résultats de requête. Pour ce faire, vous devez ouvrir les formulaires en mode Formulaire ou Navigation, et les tables et les jeux de résultats de requête en mode Feuille de données.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la liste.

  3. Activez au maximum 100 cases à cocher, puis cliquez sur OK.

Sélectionner des éléments dans une liste Case à cocher

  1. Ouvrez le formulaire contenant la liste.

    Remarque : Vous devez ouvrir le formulaire en mode Formulaire ou Navigation.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la liste.

  3. Activez au maximum 100 cases à cocher, puis cliquez sur OK.

Modifier les éléments d'une liste

Remarque : Vous pouvez modifier n'importe quel type de liste dans un formulaire, une table ou un jeu de résultats de requête. N'oubliez pas que vous devez ouvrir les formulaires en mode Formulaire ou Navigation, et les tables et autres jeux de résultats de requête en mode Feuille de données. De même, gardez à l'esprit que le concepteur de base de données ou le service informatique peut désactiver cette commande. Elle ne sera peut-être donc pas toujours accessible.

  1. Ouvrez le formulaire, la table ou le jeu de résultats de requête contenant la liste.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur la liste à modifier, puis cliquez sur Modifier les éléments de liste.

    Une boîte de dialogue ou un formulaire de saisie de données s'affiche. L'écran que vous obtenez dépend du type de liste que vous souhaitez modifier. Il existe deux types de base dans Access : les listes de valeurs et les listes de recherche. Les listes de valeurs affichent un jeu d'éléments que vous entrez manuellement, tandis que les listes de recherche récupèrent leurs données dans une ou plusieurs tables à l'aide d'une requête. Effectuez l'une des opérations ci-après.

    • Pour modifier une liste de valeurs, utilisez la boîte de dialogue Modifier les éléments d'une liste et cliquez sur OK une fois les modifications apportées.

    • Si vous modifiez une liste de recherche, un formulaire de saisie de données s'affiche. C'est dans ce formulaire que vous modifiez les données de la liste.

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Modifier les éléments d'un champ Liste de choix

Un champ Liste de choix présente une liste de données que les utilisateurs peuvent utiliser pour sélectionner un ou plusieurs éléments. Vous pouvez créer deux types de listes de recherche.

  • Listes de valeurs    Ces listes contiennent un jeu de valeurs codé de manière irréversible que vous entrez manuellement. Les valeurs résident dans la propriété Contenu du champ Liste de choix.

  • Listes de recherche    Ces listes récupèrent des valeurs dans une autre table à l'aide d'une requête. La propriété Contenu du champ contient non pas une liste de valeurs codée de manière irréversible mais une requête.

Par défaut, Access affiche les données de recherche dans une liste déroulante, mais vous pouvez spécifier un contrôle de type Zone de liste. Une liste déroulante s'ouvre pour présenter la liste, puis se referme dès lors que vous avez effectué une sélection. Par contre, une zone de liste reste ouverte en permanence.

Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste ou vous pouvez modifier les données directement dans la propriété Source ligne ou la table source. Pour plus d’informations sur l’utilisation de la commande Modifier les éléments de liste, voir entrer des données à l’aide d’une liste, plus haut dans cet article. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment modifier les éléments directement dans la propriété Source ligne ou la table source. Le processus décompose plusieurs étapes.

  • Identifiez le champ Liste de choix. La procédure à suivre est légèrement différente selon que vous utilisez un formulaire ou une table.

  • Identifiez le type de champ Liste de choix (liste de valeurs ou liste de recherche). Si vous utilisez une liste de recherche, identifiez la table source qui fournit les données au champ Liste de choix.

  • Modifiez les éléments de la liste de valeurs.

    – ou –

    Ouvrez la table source de la liste de recherche et modifiez les données dans cette table.

Identifier un champ Liste de choix dans un formulaire

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Création.

    – ou –

    Si le formulaire est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur son onglet, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

    – ou –

    Sous l’onglet accueil, dans le groupe affichage, cliquez sur le bouton d’affichage pour basculer entre les affichages disponibles. Vous pouvez également, cliquez sur la flèche sous affichage et puis sélectionnez une des vues disponibles dans le menu...

    Ruban d'images Access

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle Zone de liste ou Zone de liste déroulante, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l'onglet Toutes et recherchez les propriétés Origine source et Contenu. La propriété Origine source doit indiquer Liste valeurs ou Table/Requête, tandis que la propriété Contenu doit contenir soit une liste d'éléments séparés par des points-virgules, soit une requête. Si nécessaire, agrandissez la feuille de propriétés de sorte que vous puissiez lire la liste d'éléments ou la requête.

    En règle générale, listes de valeurs utilisent la syntaxe suivante base : "élément« ; » élément« ; » élément" «

    Dans ce cas, la liste est un jeu d'éléments mis entre guillemets et séparés par des points-virgules.

    Requêtes Sélection utilisent la syntaxe de base suivante : Sélectionnez [nom_table_ou_requête]. [ nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou une requête et à un champ de cette table ou requête. La deuxième clause ne fait référence qu'à la table ou à la requête. Il s'agit là d'un point important à se rappeler : les clauses SELECT ne peuvent pas contenir le nom d'une table ou d'une requête, même si elles contiennent le nom d'au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou une requête. Vous pouvez donc toujours identifier la table ou la requête source d'un champ Liste de choix en examinant la clause FROM.

  4. Effectuez l'une des opérations ci-après.

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments de la liste. Veillez à mettre chaque élément entre guillemets (" ") et à les séparer d'un point-virgule.

    • Si la requête présente dans la liste de recherche fait référence à une autre requête, dans le volet de navigation, ouvrez cette deuxième requête en mode Création (cliquez avec le bouton droit dessus, puis cliquez sur Mode Création). Notez le nom de la table qui apparaît dans la partie supérieure du Concepteur de requêtes, puis passez à l'étape suivante.

      - ou -

      Si la requête présente dans le champ Liste de choix fait référence à une table, notez le nom de cette table, puis passez à l'étape suivante.

  5. Double-cliquez sur la table dans le volet de navigation pour l'ouvrir en mode Feuille de données, puis apportez les modifications nécessaires aux éléments de la liste.

Identifier un champ Liste de choix dans une table

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création de requête, dans la colonne Type de données, cliquez sur (ou activez) un champ Texte, Numérique ou Oui/Non.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création de table, cliquez sur l'onglet Liste de choix, puis examinez les propriétés Origine source et Contenu.

    La propriété Origine source doit indiquer Liste valeurs ou Table/Requête. La propriété Contenu doit contenir soit une liste de valeurs, soit une requête.

    Listes de valeurs utilisent la syntaxe suivante base : "élément« ; » élément« ; » élément" «

    Dans ce cas, la liste est un jeu d'éléments mis entre guillemets et séparés par des points-virgules.

    En règle générale, les requêtes Sélection utilisent la syntaxe suivante base : Sélectionnez [nom_table_ou_requête]. [ nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou une requête et à un champ de cette table ou requête. La deuxième clause ne fait référence qu'à la table ou à la requête. Il s'agit là d'un point important à se rappeler : les clauses SELECT ne peuvent pas contenir le nom d'une table ou d'une requête, même si elles contiennent le nom d'au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou une requête. Vous pouvez donc toujours identifier la table ou la requête source d'un champ Liste de choix en examinant la clause FROM.

  4. Effectuez l'une des opérations ci-après.

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments de la liste. Veillez à mettre chaque élément entre guillemets (" ") et à les séparer d'un point-virgule.

    • Si la requête présente dans le champ Liste de choix fait référence à une autre requête, dans le volet de navigation, ouvrez cette deuxième requête en mode Création (cliquez avec le bouton droit dessus, puis cliquez sur Mode Création). Notez le nom de la table qui apparaît dans la partie supérieure du Concepteur de requêtes, puis passez à l'étape suivante.

      - ou -

      Si la requête présente dans le champ Liste de choix fait référence à une table, notez le nom de cette table, puis passez à l'étape suivante.

  5. Double-cliquez sur la table dans le volet de navigation pour l'ouvrir en mode Feuille de données, puis apportez les modifications nécessaires aux éléments de la liste.

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Entrer des chaînes vides

Access vous permet de faire une distinction entre deux types de valeurs vierges : les valeurs Null et les chaînes vides. Les valeurs Null indiquent une valeur inconnue, tandis que les chaînes vides indiquent des champs qui contiennent un espace. Par exemple, supposons que vous ayez créé une table regroupant les données de vos clients, et que cette table contienne un champ Numéro de télécopie. Vous pouvez laisser ce champ vide si vous ne connaissez pas avec certitude le numéro de télécopie d'un client. Dans ce cas, le fait de laisser le champ vide a pour effet d'entrer une valeur Null, ce qui signifie que vous ne connaissez pas la valeur. Si, par la suite, vous découvrez que le client n'a pas de télécopieur, vous pouvez entrer une chaîne de longueur nulle dans le champ pour indiquer que vous savez qu'il n'existe pas de valeur.

Remarque : N’oubliez pas que vous pouvez définir une propriété qui empêche les champs d’accepter les valeurs null. Pour plus d’informations sur la définition de cette propriété, voir impact des types de données sur la saisie de données, plus haut dans cet article.

  1. Ouvrez une table en mode Feuille de données ou un formulaire en mode Formulaire ou Navigation.

  2. Sélectionnez le champ désiré, puis tapez deux guillemets droits sans les séparer d'un espace ("").

  3. Placez le curseur dans un autre enregistrement pour valider vos modifications dans la base de données. Par défaut, les guillemets disparaissent.

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Ajouter des enregistrements en important ou en créant un lien vers des données

Vous pouvez importer ou attacher des données dans une variété de sources, notamment d’autres bases de données Access, des classeurs Excel, fichiers texte et des documents Word et listes sur les serveurs exécutant Microsoft SharePoint Services.

Les procédures d'importation et de liaison à ces sources de données ne sont pas traitées dans cet article. Les liens suivants donnent accès à des informations sur l'importation et la liaison à des données.

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Techniques pour gagner du temps lors de l'entrée de données

Access propose plusieurs méthodes pour accélérer la saisie de données. Les procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment définir une valeur par défaut pour les champs et les listes de formulaires et comment utiliser des touches de raccourci pour réutiliser des valeurs lorsqu'il s'agit de trier des données.

Définir une valeur par défaut pour un champ ou un contrôle

Si de nombreux enregistrements partagent la même valeur pour un champ donné, tel que la ville ou le pays/la région, vous pouvez gagner du temps en définissant une valeur par défaut pour le contrôle lié à ce champ. Ainsi, dès que vous ouvrirez le formulaire ou créerez un enregistrement, votre valeur par défaut s'affichera par défaut dans ce contrôle.

Définir une valeur par défaut pour un contrôle

  1. Ouvrez le formulaire en mode Création.

  2. Cliquez avec le bouton droit sur le contrôle que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Sous l'onglet Données, attribuez à la propriété Valeur par défaut la valeur souhaitée.

  4. Répétez les étapes 1 à 3 pour définir une nouvelle valeur par défaut.

Spécifier une valeur différente

  • Pour une valeur située dans une zone de texte, entrez les nouvelles données. Vous pouvez remplacer une valeur par défaut à tout moment.

    – ou –

  • Pour une valeur dans une liste, sélectionnez une nouvelle valeur dans la liste.

Réutiliser des valeurs lors d’un tri

Lorsque vous déplacez entre les enregistrements, vous devrez peut-être trier chaque enregistrement à l’aide de la même valeur. Lorsque vous faites, vous pouvez gagner du temps en utilisant les touches de raccourci pour répéter cette valeur de tri. Par exemple, supposons que vous triez les listes de commandes par type de produit. Dans le premier enregistrement, vous tapez boissons pour effectuer un tri sur commandes clients qui ont acheté des boissons. Lorsque vous passez à l’enregistrement suivant, vous pouvez copier et réutiliser cette valeur de tri.

Remarque : Ces étapes supposent que vous avez ouvert un formulaire en mode Formulaire.

  1. Passez au champ qui réutilise la valeur du champ correspondant dans l’enregistrement précédent.

  2. Appuyez sur Ctrl+’ (apostrophe).

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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