Ajouter un ou plusieurs enregistrements à une base de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Cet article explique comment vous pouvez entrer des données dans une base de données Access et fournit les informations générales nécessaires pour comprendre les divers processus de saisie de données. L’article explique également comment utiliser plusieurs techniques de saisie de données dans Access.

Contenu de cet article

Concepts de base de l’ajout d’enregistrements

Ajouter des enregistrements directement à une table en mode feuille de données

Ajouter des enregistrements à l’aide d’un formulaire

Modifier les éléments d’un champ de recherche

Entrer des chaînes vides

Ajouter des enregistrements à l’importation ou lier des données

Techniques pour gagner du temps lors de la saisie de données

Concepts de base de l’ajout d’enregistrements

Pour entrer des données rapidement et précisément dans une base de données Access, il est utile de comprendre quelques les principes de fonctionne d’une base de données. Les informations contenues dans les sections suivantes expliquent parmi les principes de conception et la structure de base qui contrôlent la saisie de données.

Incidence de la conception de base de données saisie des données

Une base de données Access n’est pas un fichier dans le même sens qu’un document Microsoft Word ou un jeu de diapositive Microsoft PowerPoint. En revanche, une base de données Access est un ensemble d’objets — tables, formulaires, États, des requêtes et ainsi de suite, qui doivent collaborer pour une base de données fonctionner correctement.

En outre, ces objets doivent être conformes à un ensemble de principes de conception ou la base de données soit fonctionnera mal ou échouer complètement. À son tour, ces principes de conception affectent la saisie de données. Rappelez-vous ces faits sur les objets de base de données et la conception lorsque vous travaillez.

  • Access stocke toutes les données dans une ou plusieurs tables. Le nombre de tables que vous utilisez dépend de la création et la complexité de la base de données. Bien que vous pouvez afficher des données dans un formulaire, un état, ou dans les résultats renvoyés par une requête, Access stocke les données dans des tables et les autres objets de la base de données sont basés sur ces tables.

  • Chaque table doit accepter qu’un seul type de données. Par exemple, une table des informations de contacts professionnels doit contenir pas d’informations sur les ventes. Si c’est le cas, peut devenir difficile, voire impossible de trouver les informations recherchées.

  • En règle générale, chacun des champs dans une table n'accepte qu’un seul type de données. Par exemple, vous ne pouvez pas stocker notes dans un champ défini pour accepter des nombres. Si vous essayez d’entrer du texte dans ce champ, Access affiche un message d’erreur. Toutefois, qui n’est pas une règle absolue. Par exemple, vous pouvez stocker des nombres (par exemple, les codes postaux) dans un champ associé au type de données texte, mais vous ne pouvez pas effectuer des calculs sur ces données.

  • À quelques exceptions près, les champs dans un enregistrement doivent accepter qu’une seule valeur. Par exemple, vous ne pouvez pas entrer plusieurs adresses dans un champ d’adresse. Il s’agit Contrairement à Microsoft Excel, qui, par défaut, vous permet d’entrer un nombre quelconque de noms ou des adresses ou des images dans une seule cellule, sauf si vous définissez cette dernière pour accepter des types de données restreints.

    Toutefois, vous pouvez entrer une liste délimitée d’éléments dans les champs définis sur le type de données texte ou Mémo. En outre, Access fournit une fonctionnalité appelée le champ à plusieurs valeurs. Vous utilisez des champs à plusieurs valeurs pour joindre plusieurs éléments de données à un seul enregistrement et créer des listes acceptant plusieurs valeurs. Par exemple, vous pouvez joindre un ensemble de diapositives Microsoft PowerPoint et n’importe quel nombre d’images à un enregistrement dans votre base de données. Vous pouvez également créer une liste de noms et sélectionner autant de ces noms selon vos besoins. L’utilisation de champs à valeurs multiples peut sembler rompre les règles de conception de base de données, car vous pouvez stocker plusieurs enregistrements par champ de table, mais réellement ne, car Access applique les règles « en coulisses », en stockant les données dans des tables masquées spéciales.

  • Dans les versions antérieures d’Access (antérieure à 2007), que vous deviez concevoir et créer au moins une table avant de pouvoir entrer des données. Vous deviez décider des champs à ajouter à la table, et vous n’avez défini les types de données pour chaque champ. Dans les versions plus récentes de Access, vous pouvez ouvrir une table vide et commencer à entrer des données. Access déduit un type de données pour le champ basé sur ce que vous tapez.

Informations complémentaires

Les informations contenues dans cette section aborde création de base de données, création de table et une fonctionnalité appelés champs à plusieurs valeurs.

Les liens suivants vous dirigent vers des articles qui fournissent des informations supplémentaires sur ces sujets.

Impact des types de données sur la saisie de données

Lorsque vous créez une table de base de données, vous sélectionnez un type de données pour chacun des champs de cette table, un processus qui permet de garantir la saisie de données plus précise. Par exemple, supposons que vous ouvrez une table vide et entrez un ensemble de chiffres de vente. Access déduit puis le type de données numérique pour le champ. Si une personne tente d’entrer du texte dans ce champ, Access affiche une erreur de message et ne permettre à cet utilisateur enregistrer l’enregistrement modifié : une étape qui permet de protéger vos données.

Me montrer comment afficher les types de données

Dans le volet de Navigation, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Double-cliquez sur la table que vous voulez examiner, ouvrez la table en mode feuille de données. Sous l’onglet champs, dans le groupe mise en forme, examinez la valeur dans la liste Type de données. Note, si vous utilisez Access 2007, vous trouverez cette liste sous l’onglet feuille de données, dans le groupe de Types de données et mise en forme. La valeur change lorsque vous placez le curseur dans les différents champs dans votre table. Cette illustration montre la liste :

    Liste Type de données

  • Clic droit sur la table que vous souhaitez examiner et cliquez sur Mode Création.

    Access ouvre la table dans la grille de création et la partie supérieure de la grille affiche le nom et type de données de chaque champ de table. Cette illustration montre une table classique dans la grille de création.

    Champs en mode Création

Le type de données que vous avez défini pour chaque champ de table fournit le premier niveau de contrôler ce que vous pouvez et ne pouvez pas entrer dans un champ. Dans certains cas, tels que lorsque vous travaillez avec un champ Mémo, vous pouvez entrer des données que vous voulez. Dans les autres cas, tels que lorsque vous travaillez avec un champ NuméroAuto, le type de données paramètre pour le champ vous empêche d’entrer les informations du tout. Le tableau suivant répertorie les types de données qui Access fournit et décrit leur impact sur la saisie de données.

Type de données

Effet sur la saisie de données

Texte

Les champs texte acceptent des caractères textuels ou numériques, y compris délimitée par des listes d’éléments. Un champ de texte accepte un plus petit nombre de caractères qu’un champ Mémo, comprise entre 0 et 255 caractères. Dans certains cas, vous pouvez utiliser les fonctions de conversion pour effectuer des calculs sur les données dans un champ de texte. Remarque : début dans Access 2013, les données de texte types ont été renommés en Texte court.

Mémo

Vous pouvez entrer de grandes quantités de texte et des données numériques dans ce type de champ. En outre, si le Concepteur de base de données du champ défini pour prendre en charge de la mise en forme de texte enrichi, vous pouvez appliquer les types de mise en forme que vous trouvez généralement dans les programmes de traitement de texte, tel que Word. Par exemple, vous pouvez appliquer différentes polices et tailles de polices à des caractères spécifiques de votre texte et les rendre gras ou italique, etc.. Vous pouvez également ajouter des balises Hypertext Markup Language (HTML) aux données.

En outre, les champs Mémo ont une propriété nommée Ajouter uniquement. Lorsque vous activez cette propriété, vous pouvez ajouter de nouvelles données à un champ Mémo, mais vous ne pouvez pas modifier les données existantes. La fonctionnalité est conçue pour une utilisation dans des applications comme suivi bases de données, dans lequel vous devrez peut-être conserver un enregistrement permanent modifiable. Lorsque vous placez le curseur dans un champ Mémo avec la propriété Ajouter uniquement est activée, par défaut, le texte dans le champ disparaît. Vous ne pouvez pas appliquer les modifications de mise en forme ou autres au texte.

Remarque : début dans Access 2013, données Mémo types ont été renommés en Texte Long.

Comme des champs de texte, vous pouvez également exécuter des fonctions de conversion sur les données dans un champ Mémo.

Numérique

Vous pouvez entrer uniquement des nombres dans ce type de champ, et vous pouvez effectuer des calculs sur les valeurs dans un champ numérique.

Grand numéro

Vous pouvez entrer uniquement des nombres dans ce type de champ, et vous pouvez effectuer des calculs sur les valeurs dans un champ grand nombre. Remarque Les types de données grand nombre sont disponibles uniquement dans la version d’abonnement Office 365 d’Access.

Date/Heure

Vous pouvez entrer uniquement les dates et heures dans ce type de champ. Selon la manière dont le Concepteur de base de données définit le champ, vous pouvez rencontrer ces conditions :

  • Si le Concepteur de base de données défini un masque de saisie pour le champ (une série de caractères littéraux et espaces réservés qui s’affichent lorsque vous sélectionnez le champ), vous devez entrer des données dans les espaces et le format qui inclut le masque. Par exemple, si vous voyez un masque tel que jj, vous devez taper 2017 11 Oct dans les espaces prévus. Vous ne pouvez pas entrer un nom complet du mois, ou une valeur d’année à deux chiffres.

  • Si le concepteur n’avez pas créé un masque de saisie pour contrôler la façon dont vous entrez une date ou une heure, vous pouvez entrer la valeur à l’aide des dates valides ou le format d’heure. Par exemple, vous pouvez taper 11 octobre 2017, 11/10/17, 11 octobre 2017, et ainsi de suite.

  • Le Concepteur de base de données peuvent s’appliquer un format d’affichage dans le champ. Dans ce cas, aucun masque de saisie s’il existe, vous pouvez entrer une valeur dans presque n’importe quel format, mais Access affiche les dates selon le format d’affichage. Par exemple, vous pouvez entrer 10/11/2017, mais le format d’affichage peut-être être défini pour qu’il affiche la valeur en tant que 11-Oct-2017.

Devise

Vous pouvez entrer que des valeurs monétaires dans ce type de champ. En outre, vous n’avez pas à entrer manuellement un symbole monétaire. Par défaut, Access applique le symbole monétaire (¥, £, $ et ainsi de suite) spécifié dans vos paramètres régionaux Windows.

NuméroAuto

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Access incrémente les valeurs dans un champ NuméroAuto chaque fois que vous ajoutez un enregistrement à une table.

Calculé

Vous ne pouvez pas entrer ou modifier les données de ce type de champ à tout moment. Les résultats de ce champ sont déterminées par une expression que vous définissez. Access met à jour les valeurs dans un champ calculé chaque fois que vous ajoutez ou modifiez un enregistrement à une table. Remarque Les types de données calculé ont été ajoutés au début Access dans Access 2010.

Oui/Non

Lorsque vous cliquez sur un champ qui est défini sur ce type de données, Access affiche une case à cocher ou une liste déroulante, en fonction de la mise en forme le champ. Si vous mettez en forme le champ pour afficher une liste, vous pouvez sélectionner soit Oui ou non, Vrai ou faux, ou sur ou inactif dans la liste, une nouvelle fois selon le format appliqué au champ. Vous ne pouvez pas entrer des valeurs dans la liste ou modifiez les valeurs dans la liste directement à partir d’un formulaire ou un tableau.

Objet OLE

Vous utilisez ce type de champ lorsque vous souhaitez afficher des données à partir d’un fichier créé avec un autre programme. Par exemple, vous pouvez afficher un fichier texte, un graphique Excel ou une présentation PowerPoint dans un champ objet OLE.

Pièces jointes permettent plus facile, plus rapide et plus flexible pour afficher les données provenant d’autres programmes. Consultez l’entrée de pièce jointe, plus loin dans cette table, pour plus d’informations.

Lien hypertexte

Vous pouvez entrer des données dans ce type de champ et Access l’ajuste dans une adresse Web. Par exemple, si vous tapez une valeur dans le champ, Access entoure votre texte avec des http://www. your_text.com. Si vous entrez une adresse Web valide, votre lien fonctionnera. Dans le cas contraire, votre lien entraîne un message d’erreur. En outre, la modification des liens hypertexte existants peut être difficile, car en cliquant sur un champ lien hypertexte avec votre souris lance votre navigateur et vous permet d’accéder au site spécifié dans le lien. Pour modifier un champ lien hypertexte, sélectionnez un champ adjacent, utilisez les touches TAB ou flèche pour déplacer le focus vers le champ lien hypertexte et appuyez sur F2 pour activer la modification.

Pièce jointe

Vous pouvez joindre des données provenant d’autres programmes à ce type de champ, mais vous ne pouvez pas taper ou dans le cas contraire entrer du texte ou des données numériques.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’un champ pièce jointe, voir l’article joindre des fichiers et des graphismes aux enregistrements de votre base de données.

Assistant Liste de choix

L’Assistant liste de choix n’est pas un type de données. À la place, vous utilisez l’Assistant pour créer les deux types de listes déroulantes : listes de valeurs et les champs de recherche. Une liste de valeurs utilise une liste délimitée d’éléments que vous entrez manuellement lorsque vous utilisez l’Assistant liste de choix. Ces valeurs peuvent être indépendantes de n’importe quel autre objets ou des données dans votre base de données.

En revanche, un champ liste de choix utilise une requête pour récupérer des données d’une ou plusieurs des autres tables dans une base de données, ou dans un autre emplacement tel qu’un serveur exécutant SharePoint. Le champ de recherche affiche ensuite les données dans une liste déroulante. Par défaut, l’Assistant liste de choix définit le champ de table sur le type de données numérique.

Vous pouvez travailler avec les champs liste de choix directement dans les tables, ainsi que dans les formulaires et états. Par défaut, les valeurs dans un champ de recherche apparaissent dans un type de contrôle de liste appelé une zone de liste déroulante, une liste comportant une flèche de déroulement : Liste de recherche vide . Selon la façon dont le Concepteur de base de données a défini le champ de recherche et la zone de liste déroulante, vous pouvez modifier les éléments dans la liste et ajouter des éléments à la liste. Pour ce faire, le Concepteur de base de données doit définir une propriété pour le champ liste de choix (la propriété est appelée Limiter à liste, et le concepteur a désactiver cette option).

Si vous ne pouvez pas modifier directement les valeurs dans une liste de choix, vous devez ajouter ou modifier les données dans votre liste de valeurs prédéfinie, ou dans la table qui sert de source pour le champ de recherche. Pour plus d’informations à ce sujet, voir Modifier les éléments d’un champ de recherche, plus loin dans cet article.

Enfin, lorsque vous créez un champ de recherche, vous pouvez éventuellement définir à prendre en charge plusieurs valeurs. Lorsque vous procédez ainsi, la liste résultante affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste, et vous pouvez activer ou désactiver tous les éléments selon vos besoins. La figure suivante illustre une liste à plusieurs valeurs par défaut :

Liste Case à cocher

Pour plus d’informations sur la création de champs liste de choix à valeurs multiples et l’utilisation des listes qui en résulte, voir les articles utiliser une liste qui stocke plusieurs valeurs et Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Remarque : Types de données pièce jointe, calculé et grand nombre ne sont pas disponibles dans les formats de fichier .mdb.

Impact des propriétés de champ de table sur la saisie de données

Outre les principes de conception qui contrôlent la structure d’une base de données et les types de données qui contrôlent ce que vous pouvez entrer dans un champ donné, plusieurs propriétés de champ peuvent également affecter la saisie de données dans une base de données Access.

Afficher les propriétés d’un champ de table

Access fournit deux moyens d’afficher les propriétés d’un champ de table. Vous pouvez utiliser les commandes de l’onglet feuille de données, ou vous pouvez ouvrir la table en mode Création. Les étapes suivantes expliquent comment utiliser ces deux techniques.

Afficher les propriétés de table sous l’onglet Feuille de données

  1. Dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table que vous voulez utiliser.

  2. Cliquez sur l’onglet champs et les contrôles dans le groupe mise en forme pour afficher les propriétés pour chaque champ de table. Note, si vous utilisez Access 2007, vous trouverez cette liste sous l’onglet feuille de données, dans le groupe de Types de données et mise en forme.

Afficher les propriétés de la table en mode Création

  1. Dans le volet de Navigation, cliquez sur la table souhaitée, puis cliquez sur Mode Création Image du bouton dans le menu contextuel.

    Access ouvre la table dans la grille de création.

  2. Dans la partie inférieure de la grille, cliquez sur l’onglet Général, si ce n’est pas déjà fait.

    –ou–

    Pour afficher les propriétés d’un champ de recherche, cliquez sur l’onglet liste de choix.

    Un champ de recherche est un champ de table qui utilise une requête pour récupérer des valeurs dans une ou plusieurs tables dans une base de données. Par défaut, le champ de recherche présente ces valeurs sous la forme d’une liste. Selon la manière dont un concepteur de base de données définit le champ de recherche, vous pouvez sélectionner un ou plusieurs éléments à partir de cette liste.

Le tableau suivant répertorie les propriétés qui ont le plus grand impact sur la saisie de données et explique comment ils impact sur la saisie de données.

Propriété

Emplacement dans la grille de création de table

Valeurs possibles

Comportement lorsque vous essayez d’entrer des données

Taille du champ

Onglet Général

0 et 255

La limite de caractères s’applique uniquement aux champs définis sur le type de données texte. Si vous essayez d’entrer plus que le nombre spécifié de caractères, le champ les caractères excédentaires.

Obligatoire

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque activé, cette propriété vous oblige à entrer une valeur dans un champ, et Access ne vous permet pas d’enregistrer toutes les nouvelles données jusqu'à ce que vous remplissez un champ requis. Lorsque désactivée, le champ accepte les valeurs null, ce qui signifie que le champ peut rester vide.

Remarque : Une valeur null n’est pas la même chose qu’une valeur nulle. Zéro est un chiffre et « null » est une valeur manquante, non définie ou inconnue.

Autoriser des chaînes nulles

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque activé, vous pouvez entrer des chaînes vides, des chaînes qui ne contiennent aucun caractère. Pour créer une chaîne de longueur nulle, vous entrez une paire de guillemets doubles dans le champ (» «).

Indexées

Onglet Général

Oui/Non

Lorsque vous indexez un champ de table, Access vous empêche d’ajout de valeurs en double. Vous pouvez également créer un index à partir de plusieurs champs. Si vous procédez ainsi, vous pouvez dupliquer les valeurs dans un champ, mais pas dans les deux champs.

Masque de saisie

Onglet Général

Prédéfini ou personnalisé jeux de caractères littéraux et espaces réservés

Un masque de saisie vous oblige à entrer des données dans un format prédéfini. Les masques apparaissent lorsque vous sélectionnez un champ dans une table ou un contrôle dans un formulaire. Par exemple, supposons que vous cliquez sur un champ de Date et que le jeu de caractères : MMM-DD-YYYY. Il s’agit d’un masque de saisie. Il vous oblige à entrer des valeurs de mois comme abréviations de trois lettres, par exemple OCT et la valeur de l’année en tant que quatre chiffres, par exemple, OCT-15-2017.

Remarque : N’oubliez pas que les masques de saisie uniquement contrôlent la saisie de données, pas façon dont Access stocke ou affiche ces données.

Pour plus d’informations sur la création et l’utilisation de masques de saisie, voir l’article formats de saisie de données de contrôle avec les masques de saisie. Pour plus d’informations sur la façon dont Access stocke et affiche les données Date/heure, voir l’article entrer une valeur de date ou d’heure.

Limiter à liste

Onglet liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive les modifications apportées aux éléments dans un champ de recherche. Nouveaux utilisateurs d’Access parfois essaient de modifier manuellement les éléments dans un champ de recherche. Si Access vous empêche de modifier les éléments d’un champ, cette propriété est définie sur Oui. Si cette propriété est activée et que vous devez modifier les éléments dans une liste, vous devez ouvrir la liste (si vous voulez pour modifier une liste de valeurs) ou la table qui contient les données sources pour la liste (si vous voulez modifier un champ de recherche) et modifiez les valeurs y. Pour plus d’informations sur l’utilisation de champs liste de choix, voir Modifier les éléments d’un champ de recherche, plus loin dans cet article.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Onglet liste de choix

Oui/Non

Active ou désactive la commande Modifier les éléments de liste pour les listes de valeurs, mais pas pour les champs liste de choix. Pour activer cette commande pour les champs de recherche, entrez un nom de formulaire valide dans la propriété Formulaire modifier les éléments de liste . La commande Autoriser les modifications de liste de valeurs apparaît dans un menu contextuel que vous ouvrez par clic droit sur la zone ou liste modifiable contrôle zone de liste. Lorsque vous exécutez la commande, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche. Sinon, si vous spécifiez le nom d’un formulaire dans la propriété Formulaire modifier les éléments de liste , Access ouvre ce formulaire au lieu d’afficher la boîte de dialogue.

Remarque : Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste à partir de la zone de liste et une zone de liste déroulante située dans un formulaire, ainsi qu’à partir d’une zone de liste déroulante située dans les tables et les résultats d’une requête. Formulaires doivent être ouverts en mode Création ou affichage du navigateur ; tables et les jeux de résultats de requête doit être ouvert en mode feuille de données.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Onglet liste de choix

Nom d’un formulaire de saisie de données

Si vous entrez le nom d’un formulaire de saisie de données en tant que la valeur de cette propriété de table, ce formulaire s’ouvre lorsqu’un utilisateur exécute la commande Modifier les éléments de liste. Dans le cas contraire, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste s’affiche lorsque les utilisateurs exécutent la commande.

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Ajouter des enregistrements directement à une table en mode feuille de données

Une table ouverte en mode feuille de données s’apparente à une feuille de calcul Excel, et vous pouvez taper ou coller des données dans un ou plusieurs champs — l’équivalent d’une cellule dans une feuille de calcul.

Gardez les points suivants lorsque vous travaillez.

  • Vous n’avez pas besoin d’enregistrer explicitement vos données. Access valide vos modifications apportées à la table lorsque vous déplacez le curseur vers un nouveau champ dans la même ligne, ou lorsque vous déplacez le curseur vers une autre ligne.

  • Par défaut, les champs dans une base de données Access sont définis pour accepter un type de données, tels que le texte ou les nombres spécifique. Vous devez entrer le type de données que le champ est défini sur Accepter. Si vous n’avez pas, Access affiche un message d’erreur :

    Message d'erreur de valeur non valide

  • Un champ peut avoir un masque de saisie. Un masque de saisie est un jeu de caractères littéraux et espaces réservés qui vous oblige à entrer des données dans un format spécifique.

    Pour plus d’informations sur les masques de saisie, voir l’article formats de saisie de données de contrôle avec les masques de saisie.

  • À l’exception des pièces jointes et listes à valeurs multiples, vous pouvez entrer qu’un seul enregistrement dans la plupart des champs. Si vous ne savez pas si un champ accepte les pièces jointes, vous pouvez vérifier les propriétés du champ. Pour ce faire, consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article. Vous pouvez toujours identifier une liste à plusieurs valeurs, car Access affiche une case à cocher en regard de chaque élément de liste.

Entrer des données dans un tableau

  1. Dans le volet de Navigation, double-cliquez sur la table que vous voulez utiliser.

    Par défaut, Access ouvre la table en mode feuille de données — une grille qui ressemble à une feuille de calcul Excel.

  2. Cliquez sur ou dans le cas contraire placer le focus sur le premier champ que vous voulez utiliser, puis entrez vos données.

  3. Pour accéder au champ suivant dans la même ligne, appuyez sur TAB, utilisez les touches de direction droite ou gauche ou cliquez sur la cellule dans le champ suivant.

    Lorsque vous appuyez sur TAB, par défaut, Access utilise vos paramètres régionaux Windows pour déterminer si elle déplace le curseur vers la gauche ou vers la droite. Si l’ordinateur utilise une langue qui lit de gauche à droite, le curseur se déplace vers la droite lorsque vous appuyez sur la touche TAB. Si l’ordinateur utilise une langue qui lit de droite à gauche, le curseur se déplace vers la gauche.

    Pour déplacer vers la cellule suivante dans une colonne, utilisez les touches de direction ou cliquez sur la cellule.

Appliquer la mise en forme de texte enrichi à des données dans un champ texte Long (Mémo)

  1. La table ouverte en mode feuille de données, sélectionnez un champ de texte Long. Si vous utilisez Access 2007 ou Access 2010 qui serait un champ Mémo.

    En règle générale, les champs texte Long contiennent des commentaires ou des notes, afin que vous pouvez rechercher un champ nommé « Commentaires » ou « Notes ». Si vous ne trouvez pas le champ texte Long, consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Image du ruban Access

    Vous pouvez appliquer différentes polices et les tailles, mettre du texte en gras ou italique, modifier les couleurs et ainsi de suite.

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Ajouter des enregistrements à l’aide d’un formulaire

Formulaires de saisie de données peuvent fournir un moyen plus facile, plus rapide et plus précis d’entrer des données. La création de formulaires lorsque vous avez besoin d’entrer des données dans plusieurs tables à la fois. Vous également créez des formulaires lorsque vous voulez masquer certains champs dans une table, lorsque vous souhaitez rendre une base de données plus facile à utiliser (une étape qui permet de réduire les coûts de formation), et lorsque vous voulez vous assurer que les utilisateurs entrent des données avec précision.

Comment vous utilisez un formulaire pour modifier des données dépend de la conception du formulaire. Les formulaires peuvent contenir un nombre quelconque de contrôles, tels que des listes, des zones de texte, des boutons et des feuilles de données — grilles semblables aux feuilles de calcul Excel. À son tour, chacun des contrôles dans le formulaire lit les données depuis ou écrit des données dans un champ de table sous-jacente. Que pouvez-vous faire avec un contrôle donné dépend du type de données que vous avez défini pour le champ de table sous-jacente, des propriétés définies pour ce champ et éventuellement des différentes propriétés que le Concepteur de base de données défini pour chaque contrôle. Pour plus d’informations sur l’impact des types de données et propriétés du champ sur la saisie de données, voir les sections impact des types de données sur la saisie de données et impact des propriétés de champ de table sur la saisie de données, plus haut dans cet article.

Les sections suivantes expliquent comment utiliser les contrôles d’entrée des données les plus courants. Si vous avez des questions concernant votre base de données spécifique, contactez votre administrateur système ou le Concepteur de base de données.

Ajouter ou modifier du texte dans une zone de texte

Lorsque vous ajoutez ou modifiez du texte dans une zone de texte, vous travaillez avec des données dans un texte ou un champ de texte (Mémo) Long. N’oubliez pas que vous pouvez définir un champ texte Long (ou le contrôle lié au champ texte Long) prendre en charge la mise en forme de texte enrichi, et vous pouvez ensuite appliquer différentes polices, tailles, styles et couleurs à votre texte.

Modifier du texte dans une zone de texte

  • Placez le curseur dans la zone de texte et modifier vos données. N’oubliez pas que vous ne pouvez pas effectuer des calculs sur des nombres dans un texte ou un texte Long (Mémo) champ.

Appliquer la mise en forme de texte enrichi

Remarque : Vous pouvez suivre ces étapes uniquement lorsqu’une zone de texte est liée à un champ texte Long (Mémo). Consultez les étapes décrites dans Afficher les propriétés d’un champ de table, plus haut dans cet article.

  1. Le formulaire ouvert en mode formulaire ou mise en page, ou la table ouverte en mode feuille de données, sélectionnez le champ de texte Long (Mémo).

  2. Sous l’onglet accueil, dans le groupe police, utilisez les boutons et menus pour mettre en forme le texte.

    Image du ruban Access

    Vous pouvez appliquer différentes polices et les tailles, mettre du texte en gras ou italique, modifier les couleurs et ainsi de suite.

Entrer des données à l’aide d’une liste

Vous pouvez utiliser des listes dans les formulaires, les tables et requêtes résultat jeux ouvert en mode feuille de données — une grille qui ressemble à une feuille de calcul Excel.

Lorsque vous utilisez une liste sur un formulaire, vous pouvez voir un contrôle de zone de liste déroulante ou un contrôle de zone de liste. Ces chiffres représenter une zone de liste déroulante et zone de liste, respectivement.

Liste de recherche vide

Contrôle de zone de liste simple dans un formulaire

Lorsque vous utilisez une liste dans un jeu de résultats table ou requête, Access utilise une zone de liste déroulante par défaut.

En outre, listes peuvent prendre en charge plusieurs valeurs. Si vous voyez une liste avec une case à cocher en regard de chaque élément de liste, vous pouvez sélectionner jusqu'à 100 éléments de cette liste. Listes à plusieurs valeurs que vous pouvez créer sans programmation peuvent résoudre un problème d’entreprise courants. Par exemple, supposons que vous utilisez une base de données Access pour effectuer le suivi des problèmes de support client. Si vous avez besoin d’affecter plusieurs personnes à un problème, vous pouvez utiliser une liste à plusieurs valeurs. Ces données montrent les listes à plusieurs valeurs.

Liste déroulante Case à cocher ouverte   Liste Case à cocher

Vous pouvez également modifier les éléments dans une liste. Si vous ou votre Concepteur de base de données activer la commande, vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des éléments de liste directement dans la liste. Toutefois, concepteurs de base de données peuvent choisir de désactiver la commande, il peut ne pas être disponible pour toutes les bases de données.

Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment utiliser et modifier des listes.

Sélectionner des éléments dans une liste déroulante

  1. Ouvrez le formulaire, un tableau ou un jeu de résultats de requête qui contient la liste.

    Remarque : Vous devez ouvrir les formulaires en mode formulaire ou mode page. Vous devez ouvrir les tables et jeux de résultats de la requête en mode feuille de données.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la liste et sélectionnez l’élément souhaité.

  3. Pour valider votre choix dans votre base de données, déplacez le curseur vers un autre champ.

Sélectionner des éléments dans une zone de liste

  1. Ouvrez le formulaire qui contient la liste.

  2. Faites défiler vers le bas de la liste des éléments dans la zone de liste et sélectionnez l’élément souhaité.

  3. Pour valider votre choix dans votre base de données, déplacez le curseur vers un autre champ.

Sélectionner des éléments dans une liste déroulante case à cocher

  1. Ouvrez le formulaire, un tableau ou un jeu de résultats de requête qui contient la liste.

    Remarque : Vous pouvez utiliser les listes déroulantes de case à cocher dans les formulaires, les tables et les jeux de résultats de requête. Pour ce faire, vous devez ouvrir les formulaires en mode formulaire ou parcourir et vous devez ouvrir les tables et les jeux de résultats de la requête en mode feuille de données.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la liste.

  3. Activez les cases à cocher jusqu'à 100, puis cliquez sur OK.

Sélectionner des éléments dans une liste case à cocher

  1. Ouvrez le formulaire qui contient la liste.

    Remarque : Vous devez ouvrir le formulaire en mode formulaire ou vue Parcourir.

  2. Cliquez sur la flèche vers le bas en regard de la liste.

  3. Activez au maximum 100 cases à cocher, puis cliquez sur OK.

Modifier les éléments d’une liste

Remarque : Vous pouvez modifier n’importe quel type de liste dans un formulaire, un tableau ou un jeu de résultats de requête. N’oubliez pas que vous devez ouvrir les formulaires en mode formulaire ou parcourir et vous devez ouvrir les tables et jeux de résultats de la requête en mode feuille de données. En outre, n’oubliez pas que le Concepteur de base de données ou le service informatique peut désactiver cette commande, il peut ne pas être disponible à tout moment.

  1. Ouvrez le formulaire, un tableau ou un jeu de résultats de requête qui contient la liste.

  2. Avec le bouton droit de la liste que vous voulez modifier, puis cliquez sur Modifier les éléments de liste.

    Une boîte de dialogue ou un formulaire de saisie de données s’affiche. L’écran que vous voyez dépend du type de liste que vous voulez modifier. Access utilise deux principaux types de listes, valeurs et les listes de recherche. Listes de valeurs affichent un ensemble d’éléments que vous entrez manuellement et listes de choix utilisent une requête pour récupérer les données à partir d’une ou plusieurs tables. Effectuez l’une des opérations suivantes.

    • Si vous modifiez une liste de valeurs, la boîte de dialogue Modifier les éléments de liste permet de modifier les données de liste, puis cliquez sur OK lorsque vous avez terminé.

    • Si vous modifiez une liste de choix, un formulaire de saisie de données s’affiche. Utilisez ce formulaire pour modifier les données de liste.

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Modifier les éléments d’un champ de recherche

Un champ de recherche affiche une liste de données qui permet aux utilisateurs de sélectionner un ou plusieurs éléments. Vous pouvez créer deux types de listes de recherche.

  • La liste des valeurs    Contiennent une série codé en dur de valeurs que vous entrez manuellement. Les valeurs se trouvent dans la propriété Contenu du champ liste de choix.

  • Des listes de recherche    Ces utilisent une requête pour récupérer des valeurs d’une autre table. La propriété Contenu du champ contient une requête à la place d’une liste de valeurs codé en dur.

Par défaut, Access affiche les données de recherche dans une liste déroulante, mais vous pouvez spécifier un contrôle de zone de liste. Une liste déroulante s’ouvre pour présenter la liste et puis se ferme une fois que vous effectuez une sélection. Une zone de liste, en revanche, reste ouverte à tout moment.

Vous pouvez exécuter la commande Modifier les éléments de liste ou vous pouvez modifier les données directement dans la propriété Source ligne ou la table source. Pour plus d’informations sur l’utilisation de la commande Modifier les éléments de liste, voir entrer des données à l’aide d’une liste, plus haut dans cet article. Les étapes décrites dans cette section expliquent comment modifier les éléments directement dans la propriété Source ligne ou la table source. Le processus décompose plusieurs étapes.

  • Identifier le champ de recherche. Vous suivez un processus légèrement différent lorsque vous travaillez avec un formulaire à une table.

  • Identifier le type de champ liste de choix, une liste de valeurs ou une liste de choix. Si vous utilisez une liste de choix, vous identifiez la table source qui contient les données pour le champ de recherche.

  • Modifier les éléments dans la liste de valeurs.

    -ou-

    Ouvrez la table source de la liste de choix et modifier les données de cette table.

Identifier un champ de recherche à partir d’un formulaire

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de l’écran, puis cliquez sur Mode Création.

    -ou-

    Si le formulaire est déjà ouvert, vous pouvez avec le bouton droit de l’onglet du formulaire et cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

    –ou–

    Sous l’onglet accueil, dans le groupe affichage, cliquez sur le bouton d’affichage pour basculer entre les affichages disponibles. Vous pouvez également, cliquez sur la flèche sous affichage et puis sélectionnez une des vues disponibles dans le menu...

    Image du ruban Access

  2. Droit le contrôle de la zone de liste de zone ou une liste déroulante, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Dans la feuille de propriétés, cliquez sur l’onglet toutes et recherchez les propriétés Origine Source et Contenu. La propriété Origine Source doit contenir Table/requête ou Liste de valeurs, et la propriété Contenu doit contenir soit une liste d’éléments séparés par des points-virgules ou d’une requête. Le cas échéant, agrandissez la feuille de propriétés de sorte que vous pouvez lire la liste d’éléments ou de la requête.

    En règle générale, listes de valeurs utilisent la syntaxe suivante base : "élément« ; » élément« ; » élément" «

    Dans ce cas, la liste est un ensemble d’éléments entouré par des guillemets doubles et séparés par des points-virgules.

    Requêtes Sélection utilisent la syntaxe de base suivante : Sélectionnez [nom_table_ou_requête]. [ nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou requête et un champ dans cette table ou requête. La deuxième clause fait référence uniquement à la table ou requête. Voici un point clé à retenir : clauses SELECT ne contienne pas le nom d’une table ou requête, même si elles contiennent le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou requête. Par conséquent, vous pouvez toujours trouver la table ou la requête de source de pour un champ de recherche en lisant la clause FROM.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments dans la liste. Vérifiez que vous délimitent chaque élément entre guillemets doubles et séparez chaque élément par un point-virgule.

    • Si la requête dans la liste de choix fait référence à une autre requête, dans le volet de Navigation, ouvrez cette deuxième requête en mode création (avec le bouton droit de la requête et cliquez sur Mode Création ). Notez le nom de la table qui s’affiche dans la partie supérieure du Concepteur de requête, puis accédez à l’étape suivante.

      -ou-

      Si la requête dans le champ de recherche fait référence à une table, notez le nom de la table, puis accédez à l’étape suivante.

  5. Double-cliquez sur la table dans le volet de Navigation pour l’ouvrir en mode feuille de données et modifiez les éléments de liste selon vos besoins.

Identifier un champ de recherche à partir d’un tableau

  1. Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table, puis cliquez sur Mode Création.

  2. Dans la partie supérieure de la grille de création de requête, dans la colonne Type de données, cliquez sur ou dans le cas contraire placer le focus sur du texte, nombre, ou champ Oui/non.

  3. Dans la partie inférieure de la grille de création de table, cliquez sur l’onglet liste de choix et consultez ensuite les propriétés Origine Source et Contenu.

    La propriété Origine Source doit indiquer Liste valeurs ou Table/requête. La propriété Source ligne doit contenir une liste de valeurs ou une requête.

    Listes de valeurs utilisent la syntaxe suivante base : "élément« ; » élément« ; » élément" «

    Dans ce cas, la liste est un ensemble d’éléments entouré par des guillemets doubles et séparés par des points-virgules.

    En règle générale, les requêtes Sélection utilisent la syntaxe suivante base : Sélectionnez [nom_table_ou_requête]. [ nom_champ] FROM [nom_table_ou_requête].

    Dans ce cas, la requête contient deux clauses (SELECT et FROM). La première clause fait référence à une table ou requête et un champ dans cette table ou requête. La deuxième clause fait référence uniquement à la table ou requête. Voici un point clé à retenir : clauses SELECT ne contienne pas le nom d’une table ou requête, même si elles contiennent le nom d’au moins un champ. Toutefois, toutes les clauses FROM doivent faire référence à une table ou requête. Par conséquent, vous pouvez toujours trouver la table ou la requête de source de pour un champ de recherche en lisant la clause FROM.

  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Si vous utilisez une liste de valeurs, modifiez les éléments dans la liste. Vérifiez que vous délimitent chaque élément entre guillemets doubles et séparez chaque élément par un point-virgule.

    • Si la requête dans le champ de recherche fait référence à une autre requête, dans le volet de Navigation, ouvrez cette deuxième requête en mode création (avec le bouton droit de la requête et cliquez sur Mode Création ). Notez le nom de la table qui s’affiche dans la partie supérieure du Concepteur de requête, puis accédez à l’étape suivante.

      -ou-

      Si la requête dans le champ de recherche fait référence à une table, notez le nom de la table, puis accédez à l’étape suivante.

  5. Double-cliquez sur la table dans le volet de Navigation pour l’ouvrir en mode feuille de données et modifiez les éléments de liste selon vos besoins.

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Entrer des chaînes vides

Access vous permet de faire la distinction entre les deux types de valeurs vides : valeurs Null et les chaînes. Les valeurs NULL indiquent une valeur inconnue et chaînes vides indiquent des champs qui contiennent un espace. Par exemple, supposons que vous avez table des données client, et que cette table contienne un champ numéro de télécopie. Vous pouvez laisser le champ vide si vous n’êtes pas sûr du numéro de télécopie d’un client. Dans ce cas, si vous laissez le champ vide insère une valeur null, ce qui signifie que vous ne savez pas quelle est la valeur. Si plus tard, vous déterminez que le client n’a pas de télécopieur, vous pouvez entrer une chaîne de longueur nulle dans le champ pour indiquer que vous savez qu’il n’existe pas.

Remarque : N’oubliez pas que vous pouvez définir une propriété qui empêche les champs d’accepter les valeurs null. Pour plus d’informations sur la définition de cette propriété, voir impact des types de données sur la saisie de données, plus haut dans cet article.

  1. Ouvrir une table en mode feuille de données ou un formulaire en mode formulaire ou parcourir.

  2. Sélectionnez le champ souhaité, puis tapez deux guillemets droits sans espace entre eux (» «).

  3. Déplacer le curseur vers un autre enregistrement pour valider les modifications apportées à la base de données. Par défaut, les guillemets disparaissent.

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Ajouter des enregistrements à l’importation ou lier des données

Vous pouvez importer ou attacher des données dans une variété de sources, notamment d’autres bases de données Access, des classeurs Excel, fichiers texte et des documents Word et listes sur les serveurs exécutant Microsoft SharePoint Services.

Expliquant comment importer et lier à ces sources de données est au-delà de la portée de cet article. Ces liens vous dirigent vers des informations sur l’importation et la liaison aux données.

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Techniques pour gagner du temps lors de la saisie de données

Access propose plusieurs méthodes pour accélérer le processus d’entrée de données. Procédures décrites dans les sections suivantes expliquent comment définir une valeur par défaut pour les listes et les champs dans les formulaires et comment utiliser les touches de raccourci pour réutiliser des valeurs lorsque vous triez des données.

Définir une valeur par défaut pour un champ ou un contrôle

Si un grand nombre d’enregistrements partage la même valeur pour un champ donné, tel qu’une ville ou pays/région, vous pouvez gagner du temps en définissant une valeur par défaut pour le contrôle lié à ce champ. Lorsque vous ouvrez le formulaire ou créez un nouvel enregistrement, votre valeur par défaut s’affiche dans le contrôle, par défaut.

Définir la valeur par défaut d’un contrôle

  1. Ouvrez le formulaire en mode Création.

  2. Cliquez sur le contrôle que vous voulez utiliser, puis cliquez sur Propriétés.

  3. Sous l’onglet données, définissez la propriété Valeur par défaut sur la valeur souhaitée.

  4. Répétez les étapes 1 à 3 pour définir une nouvelle valeur par défaut.

Spécifier une valeur différente

  • Pour une valeur dans une zone de texte, entrez les nouvelles données. Vous pouvez remplacer une valeur par défaut à tout moment.

    –ou–

  • Pour une valeur dans une liste, sélectionnez une nouvelle valeur dans la liste.

Réutiliser des valeurs lors du tri

Lorsque vous déplacez entre les enregistrements, vous devrez peut-être trier chaque enregistrement à l’aide de la même valeur. Lorsque vous faites, vous pouvez gagner du temps en utilisant les touches de raccourci pour répéter cette valeur de tri. Par exemple, supposons que vous triez les listes de commandes par type de produit. Dans le premier enregistrement, vous tapez boissons pour effectuer un tri sur commandes clients qui ont acheté des boissons. Lorsque vous passez à l’enregistrement suivant, vous pouvez copier et réutiliser cette valeur de tri.

Remarque : Ces étapes part du principe que vous avez un formulaire ouvert en mode formulaire.

  1. Accéder au champ qui réutilise la valeur du champ correspondant dans l’enregistrement précédent.

  2. Appuyez sur CTRL +' (apostrophe).

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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