Ajouter, supprimer ou modifier des colonnes de bibliothèque de documents ou des colonnes de site

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Lorsque vous concevez un modèle de formulaire Microsoft Office InfoPath, vous pouvez choisir d’afficher afficher les données que les utilisateurs entrent dans des champs spécifiques dans le formulaire sous forme de colonnes dans l’affichage par défaut d’une bibliothèque de documents sur un site Microsoft Windows SharePoint. Vous pouvez choisir les champs à utiliser comme colonnes lorsque vous créez votre modèle de formulaire, ou vous pouvez attendre pour spécifier les colonnes lorsque vous publiez votre modèle de formulaire dans la bibliothèque de documents.

Contenu de cet article

Avant de commencer

Spécifier des colonnes de bibliothèque de documents lors de la création d’un modèle de formulaire

Spécifier des colonnes de bibliothèque de documents lorsque vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents

Spécifier des colonnes de bibliothèque de documents lors de la publication d’un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents existants

Avant de commencer

Lorsque vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents, chaque formulaire créé dans cette bibliothèque de documents doit être basé sur ce modèle de formulaire. Publication d’un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents vous permet de déployer rapidement un formulaire à usage unique, par exemple une enquête informelle pour capturer des préférences de restaurant pour un déjeuner d’équipe.

Si vous publiez un modèle de formulaire à un serveur exécutant Windows SharePoint Services 3.0, vous pouvez également procédez comme suit :

Publier un modèle de formulaire comme type de contenu de site     Lorsque vous publiez un modèle de formulaire comme type de contenu de site, vous activez les utilisateurs pour affecter plusieurs modèles de formulaire à une bibliothèque de documents unique ou à affecter le modèle de formulaire à plusieurs bibliothèques au sein d’une collection de sites. Une collection de sites est un ensemble de sites Web sur un serveur virtuel qui ont le même propriétaire et partager les paramètres d’administration. Chaque collection de sites contient un site Web de niveau supérieur et peut contenir un ou plusieurs sous-sites. Il peut y avoir plusieurs collections de sites sur chaque serveur virtuel. Utilisez un type de contenu de site lorsque vous souhaitez réutiliser largement informations ou pour activer la collecte de données à partir de nombreuses formes dans un emplacement unique.

Permettre aux utilisateurs de modifier les champs à l’aide d’un mode feuille de données    Vous pouvez autoriser les utilisateurs à ajouter ou modifier des données d’un champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter ou mettre à jour des données pour un ou plusieurs formulaires sans réellement ouvrir les formulaires.

Remarque : Affichages feuille de données sont activés dans le navigateur Web uniquement pour les utilisateurs qui ont Microsoft Office Access 2007 installé.

Remarque : Prise en charge des types de contenu de site et de bibliothèques varie selon que votre serveur exécutant Microsoft Windows SharePoint Services 2.0 ou Windows SharePoint Services 3.0. Par conséquent, demandez à l’administrateur du serveur si vous ne savez pas quelle version de Windows SharePoint Services est en cours d’exécution sur le serveur.

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Spécifier des colonnes de bibliothèque de documents lors de la création d’un modèle de formulaire

  1. Ouvrez le modèle de formulaire.

  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Options de formulaire.

  3. Cliquez sur Promotion de propriétés.

  4. Effectuez l’une des actions suivantes :

    • Pour ajouter une colonne, cliquez sur Ajouter et cliquez sur le champ ou groupe extensible pour lequel vous voulez créer une colonne, puis tapez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      Remarque : Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

    • Pour supprimer une colonne, cliquez sur la colonne dans la liste, puis cliquez sur Supprimer.

    • Pour modifier une colonne, cliquez sur la colonne dans la liste, cliquez sur Modifier, puis apportez les modifications appropriées.

      Remarque : Certaines options d’ajout, suppression ou modification des colonnes sont disponibles uniquement lorsque vous publiez sur un site SharePoint.

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Spécifier des colonnes de bibliothèque de documents lorsque vous publiez un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents

  1. Enregistrer votre modèle de formulaire.

  2. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web sur un site SharePoint, la case à cocher Activer ce formulaire être remplis à l’aide d’un navigateur n’est pas disponible. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web, vous devez publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Recherchez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.

  6. Cliquez sur créer une nouvelle bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

  7. Tapez le nom et une description pour la bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

    Le nom et la description du modèle de formulaire seront affichent dans l’affichage par défaut de la bibliothèque de documents.

  8. Effectuez l’une des actions suivantes :

    Ajouter une colonne

    1. Cliquez sur Ajouter.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Pour ajouter une nouvelle colonne à la bibliothèque de documents, sélectionnez le champ dont les données que vous voulez voir apparaître dans la colonne, sélectionnez (aucun : Créer nouvelle colonne dans cette bibliothèque) dans la liste groupe de colonnes de Site, puis entrez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Pour utiliser une colonne de site existante, sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site et puis sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne.

        Remarque : Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

    Supprimer une colonne

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous voulez supprimer la colonne correspondante, puis cliquez sur Supprimer.

    Modifier une colonne

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez modifier la colonne correspondante, puis cliquez sur Modifier.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Tapez un nouveau nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site et sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne.

        Remarque : Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

  9. Lorsque vous avez terminé de définir les colonnes pour votre bibliothèque, cliquez sur suivant.

  10. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.

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Spécifier des colonnes de bibliothèque de documents lors de la publication d’un modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents existants

  1. Enregistrer votre modèle de formulaire.

  2. Dans le menu fichier, cliquez sur Publier.

  3. Dans l’Assistant Publication, cliquez sur vers un serveur SharePoint avec ou sans InfoPath Forms Services, puis cliquez sur suivant.

  4. Dans la zone Entrez l’emplacement de votre site SharePoint ou InfoPath Forms Services, tapez l’emplacement du site SharePoint, puis cliquez sur suivant.

  5. Dans la page suivante de l’Assistant, cliquez sur Bibliothèque de documents, puis cliquez sur suivant.

    Remarque : Si vous publiez un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web sur un site SharePoint, la case à cocher Activer ce formulaire être remplis à l’aide d’un navigateur n’est pas disponible. Pour créer un modèle de formulaire compatible avec les navigateurs web, vous devez publier votre modèle de formulaire à un serveur exécutant InfoPath Forms Services. Recherchez des liens vers plus d’informations sur InfoPath Forms Services dans la section Voir aussi.

  6. Cliquez sur mettre à jour le modèle de formulaire dans une bibliothèque de documents existante, puis cliquez sur la bibliothèque de documents que vous souhaitez mettre à jour.

  7. Cliquez sur Suivant.

  8. Effectuez l’une des actions suivantes :

    Ajouter une colonne

    1. Cliquez sur Ajouter.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Pour ajouter une nouvelle colonne à la bibliothèque de documents, sélectionnez le champ dont les données que vous voulez voir apparaître dans la colonne, sélectionnez (aucun : Créer nouvelle colonne dans cette bibliothèque) dans la liste groupe de colonnes de Site, puis entrez un nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Pour utiliser une colonne existante de la bibliothèque de documents ou une colonne de site, sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site, puis sélectionnez le nom dans la liste nom de colonne.

        Remarque : Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

    Supprimer une colonne

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous voulez supprimer la colonne correspondante, puis cliquez sur Supprimer.

    Modifier une colonne

    1. Sous Nom de colonne, cliquez sur le nom du champ dont vous souhaitez modifier la colonne correspondante, puis cliquez sur Modifier.

    2. Effectuez l’une des actions suivantes :

      • Tapez un nouveau nom pour la colonne dans la zone nom de colonne.

      • Sélectionnez la catégorie dans la liste groupe de colonnes de Site et sélectionnez un nom dans la liste nom de colonne.

        Remarque : Si vous sélectionnez un champ extensible pour afficher des données dans la bibliothèque de documents, vous pouvez définir comment vous voulez afficher le champ dans la bibliothèque de documents en cliquant sur une valeur dans la liste de fonctions. Vous pouvez choisir si vous voulez afficher la première valeur dans le champ, la dernière valeur dans le champ, ou un compteur de toutes les occurrences du champ ou si vous souhaitez fusionner toutes les valeurs.

        1. Pour permettre aux utilisateurs d’ajouter ou modifier les données de ce champ à l’aide d’un mode feuille de données ou en modifiant les propriétés d’un formulaire dans la bibliothèque de documents, activez la case à cocher Autoriser les utilisateurs à modifier les données dans ce champ à l’aide d’une feuille de données ou propriétés de la page.

          Remarque : Pour utiliser un mode feuille de données, les utilisateurs doivent disposer Microsoft Office Access 2007 sur leur ordinateur.

  9. Lorsque vous avez terminé de définir les colonnes pour votre bibliothèque, cliquez sur suivant.

  10. Dans la page suivante de l’Assistant, vérifiez que les informations sont correctes, puis cliquez sur Publier.

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