Ajouter ou supprimer une colonne dans une feuille de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Microsoft Office Access 2007 fournit plusieurs méthodes permettant d'ajouter ou de supprimer des colonnes dans une feuille de données. Vous pouvez maintenant utiliser le mode Feuille de données pour ajouter ou supprimer des colonnes et pour définir leurs types de données. Vous pouvez également ajouter des champs à partir du volet Office ou ouvrir la table sous-jacente de la feuille de données et ajouter un champ en mode Création. Cette rubrique explique comment utiliser chaque méthode.

Remarque : Les informations contenues dans cette rubrique expliquent comment effectuer certaines (mais pas toutes) des tâches réalisables dans une feuille de données.

Pour plus d’informations sur la création et à l’aide de feuilles de données, voir l’article Ouvrir une feuille de données vide.

Que voulez-vous faire ?

Présentation des colonnes dans les feuilles de données

Ajouter une colonne en mode feuille de données

Supprimer une colonne en mode feuille de données

Ajouter une colonne en mode Création

Supprimer une colonne en mode Création

Comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations

Définir les types de données affichage ne reconnaît pas cette feuille de données

Présentation des colonnes dans les feuilles de données

Les feuilles de données sont la représentation visuelle des informations contenues dans une table de base de données ou des résultats renvoyés par une requête. Les colonnes d'une feuille de données ressemblent aux champs d'une table de base de données. Lorsque vous ajoutez ou supprimez une colonne d'une feuille de données, vous ajoutez ou supprimez un champ de la table sous-jacente de la feuille de données. Si ce champ contient des données, vous éliminez également ces informations.

Nouvelles fonctions concernant les colonnes

Office Access 2007 accélère et facilite l'ajout ou la suppression d'un champ de table grâce à l'utilisation du mode Feuille de données. Par défaut, toutes les tables du mode Feuille de données contiennent maintenant une colonne vide appelée Ajouter un nouveau champ. Pour ajouter une colonne, entrez des données dans la première cellule vide en dessous de l'en-tête de cette colonne. Vous pouvez également coller une ou plusieurs données dans la colonne vide. Vous n'avez plus besoin d'utiliser le mode Création pour ajouter ou supprimer des colonnes, mais vous pouvez toujours le faire si vous le souhaitez.

En outre, vous n’avez plus définir les types de données les plus courants pour la nouvelle colonne. Par défaut, les champs dans une table de base de données doivent contiennent des types de données, tels que du texte, dates et heures, des nombres et ainsi de suite. En règle générale, vous définissez des types de données lorsque vous créez les tables d’une base de données. Toutefois, Access reconnaît maintenant la plupart des types de données lorsque vous entrez tout d’abord les données dans une nouvelle colonne. Par exemple, si vous entrez un nom dans le premier champ dans votre nouvelle table, Access définit ce champ pour le type de données texte. Si vous collez une date, Access définit le champ avec les données Date/heure type et ainsi de suite. Si vous collez un mélange de données, tels que des codes postaux de plusieurs pays/régions, Access sélectionne le type de données qui effectue le meilleur travail de conserver les informations — en règle générale, le type de données texte. Pour plus d’informations, voir la section comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations, plus loin dans cet article.

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser le mode Feuille de données pour définir tous les types de données disponibles. De même, n'oubliez pas que les bases de données relationnelles adhèrent à un ensemble de règles de création donné.

Pour plus d’informations sur l’utilisation du mode feuille de données et la définition des types de données, voir l’article Ouvrir une feuille de données vide. Si vous n’êtes pas familiarisé avec les règles de création de bases de données relationnelles, voir l’article Concepts de base de création de base de données.

Conseil : Dans Access 2010, vous pouvez ajouter un champ en faisant glisser le nom du champ à partir du volet Liste de champs nouveau.

Les étapes décrites dans les sections suivantes expliquent comment ajouter et supprimer des colonnes dans les feuilles de données grâce aux modes Feuille de données et Création.

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Ajouter une colonne en mode Feuille de données

Les étapes de cette section expliquent comment utiliser le mode Feuille de données pour ajouter une colonne dans une feuille de données, comment donner un nom à la colonne et comment entrer des données. Lors de la procédure, gardez à l'esprit que ces étapes ajoutent et modifient un champ dans la table sous-jacente de votre feuille de données.

  1. Dans le volet de navigation, recherchez et double-cliquez sur la table dans laquelle ajouter le champ.

    Access ouvre la table en mode Feuille de données.

  2. Faites défiler la feuille de données vers la droite ou la gauche (selon vos paramètres régionaux et linguistiques Windows) et localisez la colonne vide.

    Par défaut, les mots Ajouter un nouveau champ apparaissent dans l'en-tête de la nouvelle colonne. Cette illustration montre une colonne vide classique.

    Nouveau champ dans une feuille de données

  3. Double-cliquez sur l'en-tête de la colonne et donnez un nom au nouveau champ.

    - ou -

    Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de la colonne et cliquez sur Renommer la colonne dans le menu contextuel. Donnez ensuite un nom au champ.

  4. Entrez des données dans la première ligne vide sous l'en-tête.

    - ou -

    Collez une ou plusieurs données dans le champ, en commençant par la première cellule vide.

    Enregistrez vos modifications.

    Selon le type de données entré, Access définit un type de données pour le champ. Par exemple, si vous entrez un nom, Access définit le type de données Texte.

    Pour plus d’informations sur la façon dont Access définit les types de données, voir la section comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations. Pour savoir comment définir manuellement les types de données, voir définir les types de données que mode feuille de données ne reconnaît pas, également plus loin dans cet article.

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Supprimer une colonne en mode Feuille de données

Avant de supprimer une colonne d'une feuille de données, gardez à l'esprit certains éléments essentiels :

Supprimer une colonne en mode Feuille de données

  1. Cliquez avec le bouton droit sur la ligne d'en-tête de la colonne à supprimer.

  2. Cliquez sur Supprimer la colonne dans le menu contextuel.

  3. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

  4. Enregistrez vos modifications.

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Ajouter une colonne en mode Création

Si vous connaissez les versions antérieures d'Access, vous avez probablement déjà utilisé le mode Création. L'outil n'a pas changé dans Office Access 2007. Le mode Création procure une plus grande flexibilité que le mode Feuille de données, car il vous permet de définir tous les types de données disponibles et de créer un champ Liste de choix, tout cela, sans changer de mode.

Ajouter une colonne en mode Création

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis sur Mode Création dans le menu contextuel.

    - ou -

    Dans la barre d'état d'Access, cliquez sur Mode Création.

  2. Dans la colonne Nom du champ, sélectionnez une ligne vide et donnez un nom au nouveau champ.

  3. Dans la colonne Type de données, en regard de votre nouveau nom de champ, sélectionnez un type de données pour la nouvelle colonne.

  4. Enregistrez vos modifications.

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Supprimer une colonne en mode Création

Les règles de suppression d'une colonne en mode Feuille de données s'appliquent également au mode Création : si vous supprimez une colonne, vous perdez toutes ses données. En outre, avant de pouvoir supprimer une clé primaire ou un champ Liste de choix, vous devez d'abord supprimer les relations de ces champs.

Pour plus d’informations, voir les articles concepts sur la conception de base de données, Ajouter, définir, modifier ou supprimer la clé primaireet Ajouter ou modifier un champ de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs

Supprimer une colonne en mode Création

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table à modifier, puis sur Mode Création dans le menu contextuel.

    - ou -

    Dans la barre d'état d'Access, cliquez sur Mode Création.

  2. Sélectionnez le champ (la ligne) à supprimer.

  3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Supprimer les lignes.

    - ou -

    Appuyez sur SUPPR.

  4. Enregistrez vos modifications.

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Comprendre comment Access affecte les types de données lorsque vous entrez des informations

Lorsque vous créez une feuille de données vide, Access affecte un type de données à chaque champ la première fois que vous entrez des données. Le tableau suivant décrit les différents types de données que vous pouvez entrer et le type de données qu'Access affecte à chacun d'eux.

Remarque : Vous ne pouvez pas définir les types de données Pièce jointe ou Objet OLE ni activer la prise en charge de l'édition au format RTF en entrant des données dans un champ.

Pour plus d’informations sur ces types de données et activer l’édition de texte enrichi, voir l’article Ouvrir une feuille de données vide.

Le tableau suivant montre comment Access définit le type de données d'un champ lorsque vous entrez des données en mode Feuille de données.

Si vous entrez :

Office Access 2007crée un champ avec un type de données :

Jean

Texte

Un bloc de texte ou du texte et des nombres de plus de 256 caractères.

Mémo

Remarque : Vous ne pouvez pas utiliser le mode Feuille de données pour activer le format RTF. En outre, si vous activez une propriété dénommée Ajouter uniquement pour le champ Mémo, Access masque alors par défaut tout texte lorsque vous y placez le curseur.

Pour plus d’informations sur la mise en forme du texte enrichi l’activation, voir l’article entrer ou modifier des données dans un contrôle ou une colonne qui prend en charge le texte enrichi.

http://www.contoso.com

Access reconnaît les protocoles Internet suivants : http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook.

Remarque : Pour qu'Access reconnaisse le protocole et définisse le type de données Lien hypertexte, vous devez ajouter un espace non blanc à la fin du nom du protocole.

Lien hypertexte

50 000

Numérique, entier Long

50 000

Numérique, entier Long

50 000,99

Numérique, réel double

50 000,389

Numérique, réel double

31.12.06

Les formats de date et d'heure spécifiés dans vos paramètres régionaux et linguistiques Windows déterminent la manière dont Access met en forme les données Date/Heure.

Me montrer comment définir ou modifier ces paramètres

Dans Windows Vista   

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer Image du bouton , puis cliquez sur Le panneau de configuration.

  2. Si vous utilisez l’affichage par défaut dans le panneau de configuration, cliquez sur horloge, langue et région, puis sur Options régionales et linguistiques.

    - ou -

    Si vous utilisez l’affichage classique, double-cliquez sur Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s'affiche.

  3. Sous l'onglet Formats, cliquez sur Personnaliser ce format.

    La boîte de dialogue Personnaliser les options régionales s'affiche.

  4. Cliquez sur l'onglet souhaité et effectuez vos modifications. Par exemple, si vous désirez modifier tout ou partie d'un format numérique, cliquez sur l'onglet Nombres et modifiez-en les paramètres. Pour obtenir de l'aide sur cette option, cliquez sur le bouton Aide (?) puis sur l'option correspondante.

Dans Microsoft Windows XP (affichage classique)   

  1. Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

  2. Dans le Panneau de configuration, double-cliquez sur Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s'affiche.

  3. Sous Standards et formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Personnaliser les options régionales s'affiche.

  4. Cliquez sur l'onglet souhaité et effectuez vos modifications. Par exemple, si vous désirez modifier tout ou partie d'un format numérique, cliquez sur l'onglet Nombres et modifiez-en les paramètres. Pour obtenir de l'aide sur cette option, cliquez sur le bouton Aide (?) puis sur l'option correspondante.

Dans Microsoft Windows XP (affichage des catégories)   

  1. Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

    Le Panneau de configuration s'affiche.

  2. Cliquez sur Options régionales, date, heure et langue.

    La boîte de dialogue Options régionales, date, heure et langue s'affiche.

  3. Cliquez sur Modifier le format des nombres, des dates et de l'heure.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s'affiche.

  4. Sous Standards et formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Personnaliser les options régionales s'affiche.

  5. Cliquez sur l'onglet souhaité et effectuez vos modifications. Par exemple, si vous désirez modifier tout ou partie d'un format numérique, cliquez sur l'onglet Nombre et modifiez-en les paramètres. Pour obtenir de l'aide sur cette option, cliquez sur le bouton Aide (?) puis sur l'option correspondante.

.

Date/Heure

31 décembre 2006

Remarque : Vous devez entrer ou coller plus que le nom du jour pour qu'Access déduise le type de données Date/Heure. Par exemple, si vous entrez « mardi », Access sélectionne le type de données Texte. Pour qu'Access déduise le type de données Date/Heure, vous devez entrer un mois en plus du jour.

Date/Heure

10:50:23

Date/Heure

10:50

Date/Heure

17:50

Date/Heure

$12,50

Access reconnaît le symbole monétaire spécifié dans les options régionales et linguistiques de Windows.

Me montrer comment définir ou modifier ces paramètres

Dans Windows Vista   

  1. Cliquez sur le bouton Démarrer Image du bouton , puis cliquez sur Le panneau de configuration.

  2. Si vous utilisez l’affichage par défaut dans le panneau de configuration, cliquez sur horloge, langue et région, puis cliquez sur Options régionales et linguistiques.

    - ou -

    Si vous utilisez l'affichage classique, double-cliquez sur

    Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s'affiche.

  3. Sous Formats, cliquez sur Personnaliser ce format.

    La boîte de dialogue Personnaliser les options régionales s'affiche.

  4. Cliquez sur l'onglet Monétaire et dans la liste Symbole monétaire, sélectionnez le symbole à utiliser. Pour obtenir de l'aide sur cette option, cliquez sur le bouton Aide (?) puis sur l'option de votre choix.

Dans Microsoft Windows XP (affichage classique)   

  1. Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

    Le Panneau de configuration s'affiche.

  2. Dans le Panneau de configuration, double-cliquez sur Options régionales et linguistiques.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s'affiche.

  3. Sous Standards et formats, cliquez sur Personnaliser.

    La boîte de dialogue Personnaliser les options régionales s'affiche.

  4. Cliquez sur l'onglet Monétaire et dans la liste Symbole monétaire, sélectionnez le symbole à utiliser. Pour obtenir de l'aide sur cette option, cliquez sur le bouton Aide (?) puis sur l'option de votre choix.

Dans Microsoft Windows XP (affichage des catégories)   

  1. Dans la barre des tâches de Windows, cliquez sur Démarrer, puis sur Panneau de configuration.

    Le Panneau de configuration s'affiche.

  2. Cliquez sur Options régionales, date, heure et langue.

    La boîte de dialogue Options régionales, date, heure et langue s'affiche.

  3. Cliquez sur Modifier le format des nombres, des dates et de l'heure.

    La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s'affiche.

  4. Sous Standards et Formats, cliquez sur Personnaliser. La boîte de dialogue Options régionales et linguistiques s’affiche.

  5. Cliquez sur l'onglet Monétaire et dans la liste Symbole monétaire, sélectionnez le symbole à utiliser. Pour obtenir de l'aide sur cette option, cliquez sur le bouton Aide (?) puis sur l'option de votre choix.

Devise

21,75

Numérique, réel double

123.00 %

Numérique, réel double

3.46E+03

Numérique, réel double


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Définir les types de données que le mode Feuille de données ne reconnaît pas

Par défaut, vous ne pouvez pas effectuer certaines tâches en mode Feuille de données :

  • Vous ne pouvez pas définir les types de données Pièce jointe ou Objet OLE en collant des données dans une cellule vide.

  • Vous ne pouvez pas activer l'édition au format RTF pour un champ Mémo en collant des données. Pour activer la prise en charge de l'édition au format RTF, vous devez définir une option pour le champ en mode Création.

Les étapes de cette section expliquent comment effectuer ces tâches

Pour obtenir des informations plus complètes sur chaque tâche, voir l’article Ouvrir une feuille de données vide.

Définir les types de données Objet OLE ou Pièce jointe

  1. Si tel n'est pas déjà le cas, sélectionnez la colonne vide (celle appelée Ajouter un nouveau champ) dans la feuille de données.

  2. Cliquez sur la première ligne de données vide sous l'en-tête.

  3. Sous l’onglet feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur la flèche dans la liste déroulante en regard de Type de données et sélectionnez un type de données.

    Liste des types de données

  4. Enregistrez vos modifications.

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Activer l'édition au format RTF pour un champ Mémo

Vous pouvez utiliser le mode Feuille de données pour ajouter un champ Mémo à une table, mais vous devez utiliser le mode Création pour activer l'édition au format RTF pour ce champ Mémo. Les étapes suivantes expliquent comment effectuer ces deux tâches.

Ajouter un champ Mémo à une table

  1. Si tel n'est pas déjà le cas, sélectionnez la colonne vide (celle appelée Ajouter un nouveau champ) dans la feuille de données.

  2. Cliquez sur la première ligne de données vide sous l'en-tête.

  3. Sur le onglet de feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur la flèche dans le menu déroulant en regard de la liste Type de données et sélectionnez un type de données

  4. Enregistrez vos modifications et passez à la procédure suivante, dans laquelle vous allez activer l'édition au format RTF.

Activer l'édition au format RTF pour un champ Mémo

  1. Faites passer votre table du mode Feuille de données au mode Création. Access propose plusieurs méthodes pour cela :

    Si vous utilisez les onglets d'objet, cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de la feuille de données ouverte et cliquez sur Mode Création.

    - ou -

    Dans la barre d'état d'Access, cliquez sur Mode Création.

    - ou -

    Dans le volet de Navigation, avec le bouton droit de la table sous-jacente de la feuille de données, puis cliquez sur Mode Création.

  2. En mode Création, sélectionnez votre champ Mémo.

  3. Dans l'onglet Général du volet Propriétés du champ, cliquez sur la flèche de la cellule à côté de Format du texte et sélectionnez Texte enrichi dans la liste.

    Un message de confirmation vous demande si vous souhaitiez convertir la colonne au Format RTF. Cliquez sur Oui pour convertir la colonne.

  4. Enregistrez vos modifications.

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Convertir une colonne en champ Liste de choix

Par défaut, vous ne pouvez pas utiliser le mode Feuille de données pour convertir une nouvelle colonne en champ Liste de choix. Si vous débutez dans l'utilisation d'Access, un champ Liste de choix affiche des données provenant d'une autre source (soit une table, soit une liste d'éléments) dans une liste. Par défaut, Access utilise une liste déroulante pour afficher les données de recherche, mais peut également utiliser une zone de liste (liste qui ne s'ouvre et ne se ferme pas) dans un formulaire.

Vous pouvez créer deux types de champ Liste de choix : des listes basées sur les tables et des listes de valeurs. Une liste basée sur une table fait appel à une requête pour extraire des données d'une autre table. Une liste de valeurs affiche un jeu de valeurs codées de manière irréversible. La procédure suivante explique comment créer les deux types de listes.

Ajouter un champ Liste de choix

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table sous-jacente de votre nouvelle feuille de données, puis cliquez sur Mode Création.

    - ou -

    Dans la barre d'état d'Access, cliquez sur Mode Création.

    La table s'ouvre en mode Création.

  2. Sélectionnez le champ à convertir.

    - ou -

    Sélectionnez une ligne vide dans la colonne Nom du champ et donnez un nom au nouveau champ.

  3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Colonne de recherche.

    - ou -

    En mode Création, dans la colonne Type de données, cliquez sur la flèche vers le bas et sélectionnez Assistant Liste de choix.

    L'Assistant Liste de choix démarre.

  4. Effectuez l'une des opérations suivantes :

    • Créer une liste basée sur une table   

      1. Sélectionnez Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête et cliquez sur Suivant.

      2. Sous affichage, sélectionnez une option, sélectionnez une table ou requête dans la liste, puis sur suivant.
        Par exemple, si vous voulez utiliser les valeurs d’une table dans votre champ liste de choix, cliquez sur Tables. Si vous voulez utiliser une requête, cliquez sur requêtes. Pour afficher une liste de toutes les tables et requêtes dans la base de données, cliquez sur les deux.

      3. Déplacez les champs que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste de choix du volet Champs disponibles vers le volet Champs sélectionnés, puis cliquez sur Suivant.

      4. Vous pouvez également choisir une ou plusieurs options de tri pour les champs que vous avez sélectionnés à l'étape précédente, puis cliquer sur Suivant.

      5. Vous pouvez également régler la largeur de chaque colonne dans votre liste de choix, puis cliquer sur Suivant.

      6. Sous Quelle étiquette souhaitez-vous pour votre liste de choix, vous pouvez éventuellement entrer un nom dans la zone de texte.

      7. Si vous le souhaitez, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.
        Cette option vous permet de sélectionner et stocker plusieurs éléments dans la liste.

      8. Cliquez sur Terminer. Si Access vous invite à enregistrer la table, cliquez sur Oui.
        Access ajoute la requête de recherche dans votre nouvelle table. Par défaut, la requête extrait les champs que vous spécifiez, ainsi que les valeurs de clé primaires pour la table source. Access définit ensuite le type de données pour le champ de recherche en fonction du type de données défini pour le champ de clé primaire dans la table source. Par exemple, si le champ de clé primaire dans la table source utilise le type de données NuméroAuto, Access définit le type de données pour votre champ liste de choix pour le type de données numérique.

      9. Revenez en mode Feuille de données, accédez au champ Liste de choix et sélectionnez un élément de la liste.

        - ou -

  5. Créer une liste basée sur une valeur   

    1. Cliquez sur Je taperai les valeurs souhaitées, puis cliquez sur Suivant.

    2. Dans la zone Nombre de colonnes, entrez le nombre de colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans votre liste, puis entrez une valeur dans la première cellule vide.

      Lorsque vous entrez votre première valeur, une autre cellule vide apparaît sous la cellule active.

    3. Une fois la première valeur entrée, utilisez la touche TAB ou la flèche vers le bas pour passer à la cellule suivante, puis entrez une deuxième valeur.

    4. Répétez les étapes 2 et 3 pour créer votre liste, puis cliquez sur Suivant.

    5. Vous pouvez également entrer un nom pour le nouveau champ. Ensuite, cliquez sur Terminer.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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