Ajouter ou modifier une colonne de recherche permettant d'enregistrer plusieurs valeurs

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Parfois, les valeurs dont vous avez besoin sont stockées dans une autre table. Par exemple, supposons que vous avez une base de données de suivi des problèmes et que vous souhaitez conserver des données sur les employés et les sous-traitants à qui vous avez affecté un problème. Les informations concernant ces personnes sont conservées dans la table Contacts. Vous pouvez créer une colonne de recherche à valeurs multiples qui affiche les noms dans un contrôle de zone de liste modifiable ou de zone de liste. Quand vous sélectionnez la personne à qui vous voulez affecter un problème, ses valeurs d'identification de contact sont stockées dans l'enregistrement du problème.

Cet article explique ce qu'est une colonne de recherche à valeurs multiples et comment l'ajouter dans une table. L'article explique également comment convertir une colonne existante en une colonne de recherche à valeurs multiples.

Si vous voulez savoir comment par programme recherche une valeur dans une table, consultez l’article référence DLookup, fonction. Pour plus d’informations sur les champs à plusieurs valeurs, voir le Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Dans la plupart des systèmes de gestion de base de données, notamment dans les versions précédentes d'Access, vous ne pouvez stocker qu'une seule valeur dans un champ. Toutefois, dans Microsoft Office Access 2007, vous pouvez désormais créer un champ contenant plusieurs valeurs, comme une liste de catégories associées à un problème. Les champs à plusieurs valeurs conviennent dans différents cas, par exemple si vous utilisez Office Access 2007 pour manipuler des informations stockées dans une liste Windows SharePoint Services 3.0, qui contient un champ utilisant l'un des types de champ disponibles dans Windows SharePoint Services 3.0.

Dans cet article

Qu’est une colonne de recherche à plusieurs valeurs ?

Créer une colonne de recherche à plusieurs valeurs en mode feuille de données

Créer une colonne de recherche à plusieurs valeurs à l’aide du volet Liste de champs

Créer une colonne de recherche à plusieurs valeurs en mode Création

À l’aide de l’Assistant liste de choix pour créer des colonnes de recherche à plusieurs valeurs

Présentation de la valeur liée et la valeur d’affichage dans une colonne de recherche à plusieurs valeurs

Présentation des propriétés de champ liste de choix

Modifier la conception d’une colonne de recherche pour un champ à plusieurs valeurs

Définition d'une colonne de recherche à valeurs multiples

Une colonne de recherche à valeurs multiples est un champ de table dont les valeurs sont obtenues à partir d'une autre table ou d'une liste de valeurs. Une colonne de recherche à valeurs multiples vous permet d'afficher une liste de choix dans une zone de liste déroulante modifiable ou dans une zone de liste. Les choix peuvent provenir d'une table, d'une requête ou de valeurs que vous fournissez. La colonne de recherche comportant plusieurs valeurs, vous pouvez choisir plusieurs éléments dans la liste.

Vous pouvez créer manuellement une colonne de recherche à valeurs multiples en définissant automatiquement les propriétés de champ de recherche ou automatiquement dans l'Assistant Liste de choix. Il est recommandé d'utiliser cet Assistant dans la mesure du possible. Il simplifie le processus, renseigne les propriétés de champ approprié et crée automatiquement les relations adéquates entre des tables.

Zone de liste déroulante de champ à plusieurs valeurs

Vous pouvez créer une colonne de recherche à valeurs multiples en vue Feuille de données ou en mode Création.

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Créer une colonne de recherche à valeurs multiples en mode Feuille de données

Par défaut, lorsque vous ouvrez une table, elle s'affiche en mode Feuille de données. Vous pouvez ajouter une colonne de recherche en cliquant sur Colonne de recherche dans le groupe Champs et colonnes de l'onglet Feuilles de données. Ceci démarre l'Assistant Liste de choix qui vous guide à travers le processus de création d'une colonne de recherche.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table où vous souhaitez créer la colonne de recherche. La table s'ouvre alors en mode Feuille de données.

  4. Dans le groupe Champs et colonnes de l'onglet Feuille de données, cliquez sur Colonne de recherche.

    Ruban d'images Access

    L'Assistant Liste de choix démarre.

    Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

  5. À la première page de l'Assistant Liste de choix, indiquez si vous souhaitez fonder la colonne de recherche sur les valeurs d'une table, d'une requête ou d'une liste de valeurs que vous tapez.

    Le type de colonne de recherche à valeurs multiples le plus courant affiche des valeurs provenant d'une table ou d'une requête associée.

  6. Pour apprendre à exécuter l’Assistant liste de choix, voir la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

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Créer une colonne de recherche à valeurs multiples dans le volet Liste des champs

Si vous utilisez une base de données contenant plusieurs tables, vous pouvez démarrer le processus de création d'un champ de recherche à valeurs multiples en faisant glisser un champ du volet Liste des champs. Le volet Liste des champs contient les champs disponibles dans d'autres tables de votre base de données. Lorsque vous créez un champ de recherche à valeurs multiples selon cette méthode, l'Assistant Liste de choix démarre automatiquement et le champ que vous avez fait glisser devient l'un des champs de votre colonne de recherche.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table où vous souhaitez créer la colonne de recherche. La table s'ouvre alors en mode Feuille de données.

  4. Dans l’onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.

    Ruban d'images Access

    Le volet Liste de champs s’affiche.

  5. Cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table pour afficher la liste des champs de cette table.

  6. Faites glisser le champ de votre choix à partir du volet Liste de champs et déposez-le dans la table en mode Feuille de données.

  7. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.

    Ligne d'insertion d'un champ dans le volet Liste des champs

    L'Assistant Liste de choix démarre.

  8. Pour apprendre à exécuter l’Assistant liste de choix, voir la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

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Créer une colonne de recherche à valeurs multiples en mode Création

Vous pouvez créer une colonne de recherche en mode Feuille de données ou Création. Si vous travaillez en mode Création, vous créez une colonne de recherche avec le même Assistant Liste de choix que dans la vue Feuille de données. Cependant, en mode Création, vous avez également un accès complet à toutes les propriétés du champ, vous pouvez ainsi éditer directement ses propriétés.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez ajouter la colonne de recherche puis sur Mode Création dans le menu contextuel.

  4. Repérez la première ligne vide disponible dans la grille de création de la table.

  5. Dans cette ligne, cliquez sur une cellule de la colonne Nom de champ et tapez le nom de champ de la colonne de recherche à valeurs multiples.

  6. Cliquez dans la colonne Type de données pour la ligne, cliquez sur la flèche et dans la liste déroulante, sélectionnez Assistant Liste de choix.

    L'Assistant Liste de choix démarre.

    Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

  7. À la première page de l'Assistant Liste de choix, indiquez si vous souhaitez fonder la colonne de recherche sur les valeurs d'une table, d'une requête ou d'une liste de valeurs que vous tapez.

    Le type de colonne de recherche le plus courant affiche les valeurs recherchées d'une table ou d'une requête associée.

  8. Pour apprendre à exécuter l’Assistant liste de choix, voir la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

Lorsque vous cliquez sur Terminer , une colonne de recherche est créée. Ses propriétés de champ sont définies en fonction de vos choix dans l'Assistant Liste de choix. Les propriétés de champ sont définies en fonction des choix effectués dans l'Assistant Liste de choix. Vous pouvez afficher les propriétés de champ dans le volet inférieur en mode Création sous Propriétés du champ. Pour afficher les propriétés qui s'appliquent spécifiquement à la colonne de recherche, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

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Utiliser l'Assistant Liste de choix pour créer des colonnes de recherche à valeurs multiples

L'Assistant Liste de choix démarre dans les cas suivants : lorsque vous créez une colonne de recherche en mode Feuille de données, lorsque vous faites glisser un champ du volet Liste des champs vers une table ouverte en mode Feuille de données et en mode Création, ou lorsque vous sélectionnez Assistant Liste de choix dans la colonne Type de données . L'Assistant vous guide à travers les étapes nécessaires à la création d'une colonne de recherche et définit automatiquement les propriétés de champ adéquates en fonction de vos choix. Il crée également des relations entre tables et des index destinés à la colonne de recherche, selon vos besoins.

Dans la première page de l'Assistant, vous devez indiquer si la colonne de recherche se fonde sur une table, une requête ou une liste de valeurs que vous entrez. Si votre base de données est conçue correctement et si vos informations sont réparties dans des tables par sujet, vous devez choisir une table ou une requête en tant que source de données pour la colonne de recherche.

  • Créer la colonne de recherche à plusieurs valeurs d'après une table ou une requête

    1. Dans l'Assistant Liste de choix, cliquez sur Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête, puis cliquez sur Suivant.

    2. Sélectionnez une table ou une requête dans la liste, puis cliquez sur Suivant.

    3. Sous Champs disponibles, cliquez sur les champs à inclure dans votre recherche.

    4. Cliquez sur le bouton > pour déplacer les champs sélectionnés dans la liste Champs sélectionnés. Cliquez sur le bouton » pour déplacer tous les champs dans la liste Champs sélectionnés puis cliquez sur Suivant.

    5. Sélectionnez éventuellement un maximum de quatre champs permettant de trier les éléments de la liste de choix, puis cliquez sur Suivant.

    6. Au besoin, ajustez la largeur des colonnes de votre liste de choix, puis cliquez sur Suivant.

    7. Dans Voulez-vous stocker plusieurs valeurs pour cette liste de choix ?, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

      Remarque : Cette case à cocher doit être activée pour que la liste de choix puisse contenir plusieurs valeurs.

    8. Cliquez sur Terminer.

      Lorsque vous cliquez sur Terminer , une colonne de recherche est créée. Ses propriétés de champ sont définies en fonction des choix de vos choix dans l'Assistant Liste de choix.

    9. Pour enregistrer la table, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Enregistrer.

      Raccourci clavier CTRL + S

  • Créer la liste de choix à plusieurs valeurs d'après les valeurs que vous entrez

    1. Dans l'Assistant Liste de choix, cliquez sur Je taperai les valeurs souhaitées, puis cliquez sur Suivant.

    2. Entrez le nombre de colonnes. Ensuite, tapez chaque valeur. Pour passer à la colonne ou la ligne suivante, appuyez sur TAB.

    3. Après avoir entré les valeurs, cliquez sur Suivant.

    4. Si vous avez spécifié plusieurs colonnes à l’étape 2, vous devez choisir la colonne dans laquelle vous allez utiliser pour identifier de façon unique chaque valeur. Dans la zone Champs disponibles, double-cliquez sur la colonne que vous voulez utiliser pour identifier de façon unique chaque valeur.

      Remarque : Cette étape ne s’affiche pas si vous n’avez pas spécifié plusieurs colonnes à l’étape 2.

    5. Dans l'Assistant Liste de choix, tapez l'étiquette de la colonne de recherche.

    6. Dans Voulez-vous stocker plusieurs valeurs pour cette liste de choix ?, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs.

      Remarque : Cette case à cocher doit être activée pour que la liste de choix puisse contenir plusieurs valeurs.

    7. Cliquez sur Terminer.

      Lorsque vous cliquez sur Terminer , une colonne de recherche est créée. Ses propriétés de champ sont définies en fonction des choix de vos choix dans l'Assistant Liste de choix.

    8. Pour enregistrer la table, cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis cliquez sur Enregistrer.

      Raccourci clavier CTRL + S

  • Une fois créé, le champ à plusieurs valeurs apparaît en tant que liste déroulante Case à cocher lorsque vous affichez la table en mode Feuille de données.

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Description de la valeur liée et de la valeur d'affichage dans une colonne de recherche à valeurs multiples

Access accepte les champs de recherche à valeur unique depuis plusieurs versions. Les champs de recherche à valeurs multiples sont une nouveauté de Office Access 2007. Un champ de recherche permet de remplacer un nombre affiché, telle qu'un identificateur (ou toute autre valeur clé étrangère), par un élément plus significatif, tel qu'un nom. Par exemple, Access peut afficher un nom de contact au lieu d'un identificateur numérique de contact. Cet identificateur de contact est la valeur liée. L'identificateur du contact est automatiquement recherché dans une table source ou une requête et remplacé par le nom du contact. Ce nom de contact constitue la valeur affichée.

Comme avec un champ de recherche à valeur unique qui possède une valeur d'affichage et une valeur liée, un champ de recherche à valeurs multiples possède des valeurs d'affichage qui apparaissent dans l'interface utilisateur et des valeurs liées qui sont stockées dans la table. Pour chaque entrée du champ à valeurs multiples, une valeur d'affichage est "recherchée" à partir de la valeur liée.

Cela signifie que Microsoft Access affiche souvent une valeur d'affichage différente de la valeur liée stockée dans le champ. Par exemple, un ensemble de valeurs d'identification des employés provenant d'une requête appelée Contacts étendus peut être stocké dans un champ appelé Affectation. Ces valeurs d'identification des employés sont les valeurs liées. Cependant, étant donné qu'Affectation est un champ de recherche, Access affiche l'ensemble des valeurs obtenues dans le résultat de la requête, soit, dans ce cas, les noms des contacts. Les noms des contacts constituent les valeurs affichées.

Feuille de données contenant des valeurs d'affichage et feuille de données contenant des valeurs liées

1. Les valeurs d'affichage.

2. Les valeurs liées.

Il est important de comprendre la distinction entre la valeur d'affichage et la valeur liée du champ de recherche à valeurs multiples. Les valeurs d'affichage apparaissent automatiquement en mode Feuille de données, par défaut. En revanche, les valeurs liées sont stockées dans le champ de recherche, employé dans les critères d'une requête et utilisé par défaut par Access pour les jointures avec d'autres tables.

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Présentation des propriétés des champs de recherche

Vous pouvez afficher les propriétés d'un champ de recherche dans le volet inférieur en mode Création, sous Propriétés du champ. Pour voir les propriétés spécifiques à la colonne de recherche, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez ajouter la colonne de recherche puis sur Mode Création dans le menu contextuel.

  4. Cliquez sur nom de la colonne de recherche dans la colonne Nom de champ.

  5. Sous Propriétés du champ, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

    Les propriétés de recherche apparaissent.

    Propriétés de champ de recherche multiple

Lorsque vous définissez la valeur de la première propriété (Affichage contrôleol), la liste des propriétés disponibles change pour refléter votre choix. Vous pouvez définir les propriétés de champ liste de choix pour modifier le comportement d’une colonne de recherche. Notez que lorsque vous utilisez l’Assistant liste de choix pour créer une colonne de recherche, les propriétés du champ liste de choix sont définies pour vous par l’Assistant.

Propriétés du champ de recherche

Valeur de la propriété

Pour

Afficher le contrôle

Attribuez-lui le type de contrôle Case à cocher, Zone de texte, Zone de liste ou Zone de liste déroulante. Zone de liste déroulante est le choix le plus courant pour une colonne de recherche.

Origine source

Il est possible de remplir la colonne de recherche avec des valeurs d'une autre table, d'une requête ou d'une liste que vous définissez. Vous pouvez constituer la liste avec les noms des champs d'une table ou d'une requête.

Contenu

Spécifie la table, une requête ou une liste de valeurs qui fournit les valeurs de la colonne de recherche. Lorsque la propriété Origine Source est définie sur Table/requête ou Liste de champs, cette propriété doit être définie à un nom de table ou une requête ou une instruction SQL qui représente la requête. Lorsque la propriété de Type deContenu est définie sur Liste de valeurs, cette propriété doit contenir une liste de valeurs séparées par des points-virgules.

Colonne liée

Définissez la colonne de contenu qui fournit la valeur stockée par la colonne de recherche. Cette valeur est comprise entre 1 et le nombre de colonnes du contenu.

Remarque : La colonne fournissant la valeur à stocker ne doit pas nécessairement être la colonne d'affichage.

Nbre colonnes

Indiquez le nombre de colonnes du contenu à afficher dans la colonne de recherche. Pour les sélectionner, définissez la valeur de la propriété Largeurs colonnes.

En-têtes colonnes

Indiquez si les en-têtes de colonne doivent être affichés.

Largeurs colonnes

Entrez la largeur de chaque colonne. Si vous ne souhaitez pas afficher une colonne, telle qu'une colonne d'identification, spécifiez une largeur égale à 0.

Lignes affichées

Indiquez le nombre de lignes apparaissant lorsque vous affichez la colonne de recherche.

Largeur de la liste

Définissez la largeur du contrôle qui apparaît lorsque vous affichez la colonne de recherche.

Limiter à liste

Choisissez si vous pouvez entrer une valeur qui ne figure pas dans la liste.

Autoriser plusieurs valeurs

Indiquez si la colonne de recherche utilise un champ permettant la sélection de plusieurs valeurs.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Indiquez s'il est possible de modifier les éléments d'une colonne de recherche reposant sur une liste de valeurs. Lorsque cette propriété possède la valeur Oui et que vous cliquez avec le bouton droit sur une liste de valeurs à colonne unique, l'option de menu Modifier les éléments de liste s'affiche. Si le champ de recherche possède plusieurs colonnes, cette propriété est ignorée.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Nommez un formulaire existant à utiliser pour modifier les éléments d'une colonne de recherche basée sur une table ou une requête de liste.

Afficher uniquement les valeurs de la source

Permet de n'afficher que les valeurs correspondant au contenu actif lorsque la propriété Autoriser plusieurs valeurs possède la valeur Oui.

La valeur liée de la colonne de recherche est déterminée par la propriété Colonne liée. La valeur d'affichage de la colonne de recherche est la ou les colonne(s) representée(s) dans la propriété Largeurs colonnes avec une largeur non nulle.

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Modifier la conception d'une colonne de recherche pour un champ à valeurs multiples

Pour modifier la conception d'une colonne de recherche à valeurs multiples, vous devez éditer les propriétés du champ de recherche en mode Création, à une exception. Si la colonne de recherche est basée sur une liste de valeurs de colonne unique et si la propriété Autoriser la modification des valeurs de la liste vaut Oui, vous pouvez modifier la liste de valeurs dans les vues Feuille de données ou Formulaire en cliquant avec le bouton droit sur la colonne de recherche à valeurs multiples puis en cliquant sur Modifier les éléments de la liste.

Modifiez la liste d'une colonne de recherche multiple qui est basée sur une liste de valeurs de valeurs

Vous pouvez compléter ou modifier la liste de valeurs, ou encore définir une valeur par défaut.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table qui contient le champ à plusieurs valeurs.

    La table s'ouvre en mode Feuille de données.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quelle cellule de la colonne de recherche multiple.

  5. Cliquez sur Modifier les éléments de liste.

  6. Modifiez la liste de valeurs, puis cliquez sur OK.

Convertir un champ à plusieurs valeurs reposant sur une liste de valeurs en champ à plusieurs valeurs reposant sur une table ou une requête

  1. Supprimez d'abord le champ à plusieurs valeurs reposant sur une liste de valeurs.

    1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

    2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

    3. Ouvrez la table en mode Création.

    4. Sélectionnez le champ à plusieurs valeurs dans la grille de création.

      Pour cela, cliquez sur le sélecteur de ligne du champ.

    5. Sous l’onglet Création, dans le groupe Outils, cliquez sur Supprimer les lignes.

      Groupe Outils de l'onglet Créer

      Un message de confirmation s'affiche.

    6. Dans le message de confirmation, cliquez sur Oui pour supprimer le champ et toutes les données qu'il contient. Pour annuler la suppression, cliquez sur Non.

  2. Créez à présent le nouveau champ à plusieurs valeurs.

    Pour créer un nouveau champ à plusieurs valeurs, voir la section créer une colonne de recherche à plusieurs valeurs en mode feuille de données.

Modifiez la conception d'une colonne de recherche multiple

Pour modifier une colonne de recherche à plusieurs valeurs, vous pouvez ouvrir la table en mode Création et modifier les propriétés du champ liste de choix. Pour plus d’informations sur les propriétés de champ liste de choix, voir la section Présentation de la recherche des propriétés de champ.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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