Ajouter ou modifier une colonne de choix

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Parfois, le suivi de la valeur souhaitée est effectué dans une autre table. Par exemple, imaginons que vous vouliez enregistrer le client ayant placé une commande dans la table Commandes mais que le suivi de toutes les informations de la clientèle soit effectué dans la table Clients. Vous pouvez créer une colonne de recherche qui affiche les informations du client dans une zone de liste déroulante ou dans un contrôle de zone de liste déroulante. Ensuite, lorsque vous sélectionnez le client dans ce contrôle, une valeur correspondante, telle que la valeur de la clé principale du client, est stockée dans l'enregistrement de la commande.

Cet article explique ce qu'est une colonne de recherche et comment en créer une.

Si vous voulez savoir comment programmer la recherche une valeur dans une table, voir l’article référence DLookup, fonction. Pour plus d’informations sur la façon de créer une colonne de recherche à plusieurs valeurs, voir l’article Ajouter ou modifier une colonne de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs.

Contenu de cet article

Qu’est une colonne de recherche ?

Créer une colonne de recherche en mode feuille de données

Créer une colonne de recherche à l’aide du volet Liste de champs

Créer une colonne de recherche en mode Création

Présentation de la valeur liée et la valeur d’affichage dans une colonne de recherche

Présentation des propriétés de champ liste de choix

À l’aide de l’Assistant liste de choix

Modifier une colonne de recherche

Modifier un champ à une colonne de recherche

Définition d'une colonne de recherche

Une colonne (ou champ) de recherche est un champ de table dont la valeur est extraite d'une autre table ou liste de valeurs. Vous pouvez utiliser une colonne de recherche pour afficher une liste de choix dans une zone de liste déroulante ou non. Les choix peuvent provenir d'une table, d'une requête ou de valeurs que vous fournissez. Vous pouvez créer manuellement une colonne de recherche en définissant automatiquement les propriétés de champ de recherche ou automatiquement dans l'Assistant Liste de choix. Il est recommandé d'utiliser cet Assistant dans la mesure du possible. Il simplifie le processus, renseigne les propriétés de champ approprié et crée automatiquement les relations adéquates entre des tables.

Colonne de recherche

Vous pouvez créer une colonne de recherche dans en mode Feuille de données ou Création.

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Créer une colonne de recherche en mode Feuille de données

Par défaut, lorsque vous ouvrez une table, elle s'affiche en mode Feuille de données. Vous pouvez ajouter une colonne de recherche en cliquant sur Colonne de recherche dans le groupe Champs et colonnes de l'onglet Feuilles de données. De cette façon, l'Assistant Liste de choix démarre et vous guide à travers le processus de création d'une colonne de recherche.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table où vous souhaitez créer la colonne de recherche. La table s'ouvre alors en mode Feuille de données.

  4. Dans le groupe Champs et colonnes de l'onglet Feuille de données, cliquez sur Colonne de recherche.

    Ruban d'images Access

    L'Assistant Liste de choix démarre.

    Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

  5. À la première page de l'Assistant Liste de choix, indiquez si vous souhaitez fonder la colonne de recherche sur les valeurs d'une table, d'une requête ou d'une liste de valeurs que vous tapez.

    Le type de colonne de recherche le plus courant affiche les valeurs recherchées d'une table ou d'une requête associée.

  6. Cliquez sur suivant et suivez les instructions pour terminer l’Assistant. Pour plus d’informations sur l’exécution de l’Assistant, consultez la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

Lorsque vous cliquez sur Terminer , une colonne de recherche est créée. Ses propriétés de champ sont définies en fonction des choix de vos choix dans l'Assistant Liste de choix.

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Créer une liste au moyen du volet Liste des champs

Si vous utilisez une base de données contenant plusieurs tables, vous pouvez démarrer le processus de création d'un champ de recherche en faisant glisser un champ du volet Liste des champs. Ce volet contient les champs disponibles dans d'autres tables de votre base de données. Lorsque vous créez un champ de recherche selon cette méthode, l'Assistant Liste de choix démarre automatiquement et le champ que vous avez fait glisser vers la feuille de données devient un des champs de votre colonne de recherche.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table où vous souhaitez créer la colonne de recherche. La table s'ouvre alors en mode Feuille de données.

  4. Dans l’onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.

    Ruban d'images Access

    Le volet Liste de champs s’affiche.

  5. Cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table pour afficher la liste des champs de cette table.

  6. Faites glisser le champ de votre choix à partir du volet Liste de champs et déposez-le dans la table en mode Feuille de données.

  7. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.

    Ligne d'insertion d'un champ dans le volet Liste des champs

    L'Assistant Liste de choix démarre.

  8. Suivez les instructions pour terminer l’Assistant. Pour plus d’informations sur l’exécution de l’Assistant, consultez la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

    Lorsque vous parvenez à la fin de l'Assistant, la colonne de recherche apparaît dans la table en mode Feuille de données.

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Créer une colonne de recherche en mode Création

Outre le mode Feuille de données, le mode Création permet également de créer une colonne de recherche. Lorsque vous travaillez en mode Création, vous créez une colonne de recherche en utilisant le même Assistant qu'en mode Feuille de données. En revanche, vous disposez de l'accès complet à toutes les propriétés de champ. Il devient donc possible de les modifier directement.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la table dans laquelle vous souhaitez ajouter la colonne de recherche, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.

  4. Repérez la première ligne vide disponible dans la grille de création de la table.

  5. Dans cette ligne, cliquez sur une cellule de la colonne Nom de champ et tapez le nom de champ de la colonne de recherche.

  6. Ensuite. cliquez sur une cellule de la colonne Type de données dans la ligne, cliquez sur la flèche de déroulement et puis sélectionnez Assistant Liste de choix .

    L'Assistant Liste de choix démarre.

    Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

  7. À la première page de l'Assistant Liste de choix, indiquez si vous souhaitez fonder la colonne de recherche sur les valeurs d'une table, d'une requête ou d'une liste de valeurs que vous tapez.

    Le type de colonne de recherche le plus courant affiche les valeurs recherchées d'une table ou d'une requête associée.

  8. Cliquez sur suivant et suivez les instructions pour terminer l’Assistant. Pour plus d’informations sur l’exécution de l’Assistant, consultez la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

Lorsque vous cliquez sur Terminer , une colonne de recherche est créée. Ses propriétés de champ sont définies en fonction des choix de vos choix dans l'Assistant Liste de choix. Ses propriétés de champ sont définies basées sur les choix que vous avez faits au Assistant Liste de choix. Vous pouvez afficher les propriétés de champ dans le volet inférieur de mode Création sous Propriétés du champ . Pour afficher les propriétés qui s'appliquent spécifiquement à la colonne de recherche, cliquez sur l'onglet Lookup .

Description de la valeur liée et de la valeur d'affichage dans une colonne de recherche

Une colonne de recherche permet de remplacer un nombre affiché, telle qu'un identificateur (ou toute autre valeur clé étrangère), par un élément plus significatif, tel qu'un nom. Par exemple, Access peut afficher un nom de contact au lieu d'un identificateur numérique de contact. Cet identificateur de contact est la valeur liée. Elle est recherchée automatiquement dans une table ou requête source afin de trouver le nom de contact. Ce nom de contact constitue la valeur affichée.

Valeur liée ou valeur d'affichage dans une colonne de recherche

1. Valeur d'affichage

2. Valeur liée

Une colonne de recherche possède une valeur d'affichage, qui apparaît dans l'interface utilisateur, et une valeur liée, stockée dans le contrôle. La valeur d'affichage est « recherchée » en utilisant la valeur liée. Cela signifie que Microsoft Access affiche souvent une valeur d'affichage différente de la valeur liée stockée dans le champ. Par exemple, dans le cas d'une table Commandes, une valeur de type identificateur de client de la table Clients est enregistrée dans le champ Client dans la table   Commandes (valeur liée). Puisqu'il s'agit d'un champ de recherche, Access affiche la valeur résultant de la recherche, c'est-à-dire le nom de client. Le nom du client est la valeur d'affichage.

Il est important de comprendre la distinction entre la valeur d'affichage et la valeur liée du champ de recherche. La valeur d'affichage apparaît automatiquement en mode Feuille de données, par défaut. En revanche, la valeur liée est stockée, employée parmi les critères d'une requête et utilisée par défaut par Access pour les jointures avec d'autres tables.

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Présentation des propriétés des champs de recherche

Vous pouvez afficher les propriétés d'un champ de recherche dans le volet inférieur en mode Création, sous Propriétés du champ. Pour voir les propriétés spécifiques à la colonne de recherche, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez ajouter la colonne de recherche puis sur Mode Création dans le menu contextuel.

  4. Cliquez sur une cellule de la colonne Nom du champ pour la colonne de recherche.

  5. Sous Propriétés du champ, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

    Les proriétés du champ de recherche s'affichent.

Lorsque vous définissez la première propriété ( Afficher le contrôle), la liste de propriétés disponibles change pour refléter votre choix. Vous pouvez définir les propriétés de champ de recherche pour modifier le comportement d'une colonne de recherche. Si vous créez cette colonne dans l'Assistant Liste de choix, celui-ci définit les propriétés du champ de recherche.

Propriétés du champ de recherche

Valeur de la propriété

Pour

Afficher le contrôle

Attribuez-lui le type de contrôle Case à cocher, Zone de texte, Zone de liste ou Zone de liste déroulante. Zone de liste déroulante est le choix le plus courant pour une colonne de recherche.

Origine source

Il est possible de remplir la colonne de recherche avec des valeurs d'une autre table, d'une requête ou d'une liste que vous définissez. Vous pouvez constituer la liste avec les noms des champs d'une table ou d'une requête.

Contenu

Désignez la table, la requête ou la liste de valeurs fournissant les valeurs de la colonne de recherche. Lorsque la propriété Origine source possède la valeur Table/Requête ou Liste des champs, cette propriété doit contenir le nom d'une table ou d'une requête, ou une instruction SQL correspondant à la requête. Lorsque la propriété Origine source possède la valeur Liste valeurs, cette propriété doit contenir une liste de valeurs séparées par des points virgules.

Colonne liée

Définissez la colonne de contenu qui fournit la valeur stockée par la colonne de recherche. Cette valeur est comprise entre 1 et le nombre de colonnes du contenu.

Remarque : La colonne fournissant la valeur à stocker ne doit pas nécessairement être la colonne d'affichage.

Nbre colonnes

Indiquez le nombre de colonnes du contenu à afficher dans la colonne de recherche. Pour les sélectionner, définissez la valeur de la propriété Largeurs colonnes.

En-têtes colonnes

Indiquez si les en-têtes de colonne doivent être affichés.

Largeurs colonnes

Entrez la largeur de chaque colonne. Si vous ne souhaitez pas afficher une colonne, entrez 0.

Lignes affichées

Indiquez le nombre de lignes apparaissant lorsque vous affichez la colonne de recherche.

Largeur de la liste

Définissez la largeur du contrôle qui apparaît lorsque vous affichez la colonne de recherche.

Limiter à la liste

Indiquez si l’utilisateur peut entrer une valeur qui ne figure pas dans la liste.

Autoriser plusieurs valeurs

Indiquez si la colonne de recherche utilise un champ permettant la sélection de plusieurs valeurs.

Pour plus d’informations sur les champs à valeurs multiples, voir l’article Guide pour les champs à plusieurs valeurs.

Autoriser les modifications de la liste de valeurs

Indiquez s'il est possible de modifier les éléments d'une colonne de recherche reposant sur une liste de valeurs. Lorsque cette propriété possède la valeur Oui et que vous cliquez avec le bouton droit sur une liste de valeurs à colonne unique, l'option de menu Modifier les éléments de liste s'affiche. Si le champ de recherche possède plusieurs colonnes, cette propriété est ignorée.

Formulaire Modifier les éléments de liste

Désignez un formulaire à utiliser pour modifier les éléments de liste dans une colonne de recherche basée sur une table ou une requête.

Afficher uniquement les valeurs de la source

Permet de n'afficher que les valeurs correspondant au contenu actif lorsque la propriété Autoriser plusieurs valeurs possède la valeur Oui.

La valeur liée de la colonne de recherche est déterminée par la propriété Colonne liée. La valeur d'affichage de la colonne de recherche est la ou les colonne(s) representée(s) dans la propriété Largeurs colonnes avec une largeur non nulle.

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Utiliser l'Assistant Liste de choix

L'Assistant Liste de choix démarre dans les cas suivants : lorsque vous créez une colonne de recherche en mode Feuille de données, lorsque vous faites glisser un champ du volet Liste des champs vers une table ouverte en mode Feuille de données et en mode Création, ou lorsque vous sélectionnez Assistant Liste de choix dans la colonne Type de données . L'Assistant vous guide à travers les étapes nécessaires à la création d'une colonne de recherche et définit automatiquement les propriétés de champ adéquates en fonction de vos choix. Il crée également des relations entre tables et des index destinés à la colonne de recherche, selon vos besoins.

Lorsque l'Assistant démarre, vous devez indiquer si la colonne de recherche se fonde sur une table, une requête ou une liste de valeurs que vous entrez. Si votre base de données est conçue correctement et si vos informations sont réparties dans des tables par sujet, vous devez choisir une table ou une requête en tant que source de données pour la colonne de recherche.

Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

Colonne de recherche reposant sur une table ou une requête

Si vous avez cliqué sur l'option Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête puis sur Suivant, l'Assistant Liste de choix affiche une liste de tables contenant des valeurs disponibles pour la colonne de recherche. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables. Pour n'afficher que les requêtes, cliquez sur Requêtes. Pour afficher les deux, cliquez sur Les deux. Lorsque vous avez choisi une table ou une requête, cliquez sur Suivant.

Page de l'Assistant Liste de choix contenant les tables et requêtes à sélectionner

L'Assistant Liste de choix répertorie les champs disponibles de votre table ou requête. Cliquez sur chaque champ que vous souhaitez inclure dans votre colonne de recherche puis sur la flèche pointant vers la droite (> ) pour le placer dans la liste Champs sélectionnés . Vous devez sélectionner les champs à rendre visibles en plus du champ qui doit fournir la valeur stockée lorsque vous effectuez une sélection dans la colonne de recherche. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Page de l'Assistant Liste de choix dans laquelle vous sélectionnez des champs

L'Assistant Liste de choix affiche une page qui vous permet de définir un champ pouvant être utilisé afin de trier, si vous le souhaitez, la colonne de recherche. Lorsque vous avec terminé, cliquez sur Suivant.

Page de l'Assistant Liste de choix dans laquelle vous définissez l'ordre de tri

Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes apparaissant dans la colonne de recherche. Si vous réduisez la largeur d'un champ jusqu'à le rendre invisible, il n'apparaît pas dans la colonne de recherche. Vous pouvez, par exemple, utiliser cette fonctionnalité pour empêcher une colonne d'identificateurs d'être affichée. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Page de l'Assistant Liste de choix dans laquelle vous ajustez la largeur des colonnes

Lorsque vous sélectionnez une ligne de la colonne de recherche, vous pouvez stocker une valeur provenant de cette la ligne dans votre base de données ou l'utiliser ultérieurement pour effectuer une action. Cette page, présentée dans la figure ci-dessous, vous permet de choisir le champ qui fournit la valeur. Vous devez choisir un champ qui identifie de manière unique la ligne. Le champ de clé primaire de la table source constitue généralement un choix judicieux. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Page de l'Assistant Liste de choix dans laquelle vous choisissez la valeur liée

Dans la dernière page de l'Assistant Liste de choix, vous devez taper le nom de votre colonne de recherche, qui devient le nom de champ dans votre table.

Dernière page de l'Assistant Liste de choix

Pour autoriser la sélection et le stockage de plusieurs valeurs lorsque la colonne de recherche apparaît, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs. La colonne de recherche est alors convertie en champ à plusieurs valeurs.

Pour plus d’informations sur les champs à valeurs multiples, voir les articles Guide pour les champs à plusieurs valeurs et Ajouter ou modifier une colonne de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs.

Colonne de recherche reposant sur une liste de valeurs

Si vous choisissez l'option Je taperai les valeurs souhaitées puis cliquez sur Suivant, l'Assistant Liste de choix affiche une grille dans laquelle vous pouvez taper les valeurs de la colonne de recherche.

Grille de l'Assistant Liste de choix permettant la saisie de valeurs

Entrez d'abord le nombre de colonnes à inclure dans la colonne de recherche. Tapez ensuite vos valeurs dans la grille. Vous pouvez ajuster la largeur des colonnes qui figureront dans la colonne de recherche. Si vous réduisez la largeur d'un champ de sorte jusqu'à le rendre invisible, il n'apparaît pas dans la colonne de recherche. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Lorsque vous sélectionnez une ligne de la colonne de recherche, vous pouvez stocker une valeur provenant de cette la ligne dans votre base de données ou l'utiliser ultérieurement pour effectuer une action. Cette page, présentée dans la figure ci-dessous, vous permet de choisir le champ qui fournit la valeur. Vous devez choisir un champ qui identifie de manière unique la ligne. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Page de l'Assistant Liste de choix dans laquelle vous choisissez la valeur liée

Dans la dernière page de l'Assistant Liste de choix, vous devez taper le nom de votre colonne de recherche, qui devient le nom de champ dans votre table. Pour autoriser la sélection et le stockage de plusieurs valeurs lorsque la colonne de recherche apparaît, activez la case à cocher Autoriser plusieurs valeurs. La colonne de recherche est alors convertie en champ à plusieurs valeurs.

Dernière page de l'Assistant Liste de choix

Pour plus d’informations sur les champs à valeurs multiples, voir les articles Guide pour les champs à plusieurs valeurs ou Ajouter ou modifier une colonne de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs.

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Modifier une colonne de recherche

Pour modifier une colonne de recherche, vous pouvez ouvrir la table en mode Création et modifiez les propriétés du champ liste de choix. Pour plus d’informations sur les propriétés de champ liste de choix, voir la section Présentation des propriétés de champ liste de choix. Si la colonne de recherche basée sur une liste de valeurs et la propriété Autoriser les modifications de liste de valeurs est définie sur Oui, vous pouvez modifier les éléments de liste en mode feuille de données ou formulaire. Pour modifier les éléments de liste en mode feuille de données ou en mode formulaire :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table ou le formulaire qui contient le champ à plusieurs valeurs.

    La table s'ouvre en mode Feuille de données ou le formulaire, en mode Formulaire.

  4. Cliquez avec le bouton droit sur la colonne de recherche puis sur Modifier les éléments de liste dans le menu contextuel.

  5. Modifiez la liste de valeurs et cliquez sur OK.

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Convertir un champ en une colonne de recherche

Pour convertir un champ en colonne de recherche en mode Création, ouvrez la table contenant le champ à modifier, cliquez dans la colonne Type de données du champ puis sur la liste déroulante et sélectionnez Assistant Liste de choix . Suivez puis les instructions de l'Assistant Liste de choix pour créer la colonne de recherche.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton Office , puis sur Ouvrir.

  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez la base de données et ouvrez-la.

  3. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table dans laquelle vous souhaitez ajouter la colonne de recherche puis sur Mode Création dans le menu contextuel.

  4. Recherchez le champ que vous souhaitez convertir en colonne de recherche.

  5. Ensuite, cliquez sur la cellule de la colonne Type de données dans la ligne puis sur la flèche de déroulement et sélectionnez Assistant Liste de choix .

    L'Assistant Liste de choix démarre.

    Page de l'Assistant Liste de choix sur laquelle vous choisissez une table/requête ou une liste de valeurs

  6. À la première page de l'Assistant Liste de choix, indiquez si vous souhaitez fonder la colonne de recherche sur les valeurs d'une table, d'une requête ou d'une liste de valeurs que vous tapez.

    Le type de colonne de recherche le plus courant affiche les valeurs recherchées d'une table ou d'une requête associée.

  7. Cliquez sur suivant et suivez les instructions pour terminer l’Assistant. Pour plus d’informations sur l’exécution de l’Assistant, consultez la section à l’aide de l’Assistant liste de choix.

Lorsque vous cliquez sur Terminer , une colonne de recherche est créée. Ses propriétés de champ sont définies en fonction de vos choix dans l'Assistant Liste de choix. Les propriétés de champ sont définies en fonction des choix effectués dans l'Assistant Liste de choix. Vous pouvez afficher les propriétés de champ dans le volet inférieur en mode Création sous Propriétés du champ. Pour afficher les propriétés qui s'appliquent spécifiquement à la colonne de recherche, cliquez sur l'onglet Liste de choix.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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