Gérer les contacts et les tâches sur un Mac

Créer et gérer un groupe de contacts sur Mac

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Si vous envoyez fréquemment des messages à un groupe de personnes, créez un groupe de contacts dans Outlook de façon à envoyer vos messages uniquement à ce groupe plutôt qu’à des adresses de messagerie individuelles.

Créer un groupe de contacts
  1. Sélectionnez Contacts > Nouveau groupe de contacts.
    Nouveau groupe de contacts

    Remarque : Si l’option Nouveau groupe de contacts est grisée, sélectionnez Outlook > Préférences > Général, puis désactivez la case à cocher Masquer les dossiers sur mon ordinateur.

  2. Tapez un nom pour le groupe de contacts.

    Remarque : Pour empêcher les membres du groupe de voir les adresses des autres membres, activez la case à cocher Utiliser le champ Cci pour masquer les informations sur le membre.

  3. Pour Ajouter une personne au groupe à partir de vos contacts, sélectionnez Ajouter Ajouter , puis tapez l’adresse de messagerie de la personne.

  4. Pour supprimer un membre, sélectionnez son nom, puis choisissez Supprimer Supprimer .

  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

    Le groupe apparaît dans vos contacts Outlook, dans le dossier nommé Sur mon ordinateur.

Supprimer un groupe de contacts
  1. Ouvrez le groupe, puis sélectionnez Supprimer.

Envoyer un message à un groupe de contacts
  1. Sélectionnez l’icône Courrier Message ou sélectionnez Courrier. Courrier .

  2. Sélectionnez Nouveau message électronique.

  3. Dans le champ À, sélectionnez le nom du groupe de contacts.

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Créer un groupe de contacts dans Outlook 2016 pour Mac

Bien évidemment, si nous avons créé des contacts, c'est pour pouvoir les exploiter lorsqu'on va envoyer un mail, lorsqu'on va définir une réunion.

Donc, j'ai souvent en fin de compte la même liste de personnes avec qui je dois communiquer.

Donc, plutôt que de faire effectivement des contacts de façon unici3taire et de m'en servir de manière unitaire, peut-être que je vais vouloir créer ce qui s'appelle un groupe de contacts ou une liste de distribution.

Donc, vous voyez que j'ai cette option tout de suite après Nouveau contact, c'est Créer un groupe de contacts que bien évidemment je vais nommer, et je vais l'appeler Mes collègues, et puis je vais pouvoir double-cliquer pour ajouter des éléments.

Donc, je vais ajouter ici plusieurs contacts, ça va être...

Gérard, et voyez qu'il me le propose automatiquement, Angelina.

Là, ça va être Harry, et je vais pouvoir encore une fois venir à tout moment ajouter, modifier ou supprimer des contacts à l'intérieur.

Je pourrais associer également ce qui correspond à une catégorie non pas de l'élément contact unicitaire, mais au groupe, et j'enregistre et ferme.

Est-ce que vous voyez ici ce qui correspond à mon groupe de contacts ?

Non.

Vous ne le voyez pas parce qu'il n'est pas stocké ici dans les contacts de la messagerie, mais ici sur les contacts de mon ordinateur.

Et du coup, regardez que vous avez bien ici le groupe qui s'appelle Mes collègues que bien évidemment je vais pouvoir exploiter après pour l'envoi de mails, le transfert de mails ou la création de réunions.

Donc ça, je l'ai récupéré, pourquoi ?

Sachez que si vous n'avez pas ici l'apparition de ce qui correspond au carnet d'adresses sur votre ordinateur, c'est peut-être tout simplement parce que les options d'Outlook ne vous permettent pas de le faire, ce qui n'a pas été défini par défaut.

Donc, je vous montre ça parce que c'est quand même très intéressant.

Regardez, si je viens ici, sur le menu déroulant qui correspond à votre barre de menu d'Outlook, dans les préférences, je peux avoir des préférences en termes de calendrier, en termes de contacts, la gestion du courrier indésirable, les règles, les différentes signatures, tout ce que je vous ai montré au fur et à mesure dans les différents modules.

Par contre, c'est ici dans Général que ça m'intéresse parce que pour avoir l'affichage justement de ce que l'on appelle les dossiers sur mon ordinateur, ce qui correspond à mes carnets d'adresses et donc au fait de pouvoir stocker des listes de distribution, il a fallu d'abord que je décoche le fait que ce soit masqué.

Si je le recoche, voyez, automatiquement, ce que cela me donne.

Or, lorsque je vais fermer et enregistrer mes modifications, chaque fois que je vais vouloir créer un groupe, je vais me rendre ici, et là regardez ce qui se passe, c'est grisé.

C'est grisé tout simplement parce que les groupes, tels qu'on vient de les voir, sont stockés non pas sur la partie boîte aux lettres de l'utilisateur, mais sur les dossiers qui sont les dossiers locaux, d'où l'importance de venir ici dans les préférences, dans la partie Général, demander de ne pas masquer les dossiers sur mon ordinateur.

Et du coup, vous voyez que j'ai bien maintenant accès à nouveau ici à mon carnet d'adresses, et je retrouve bien le groupe que j'avais créé précédemment.

Donc, faites attention à ça, c'est vrai qu'au départ c'est un peu perturbant.

Je ne sais pas comment seront paramétrés vos différents clients Outlook, mais si vous voyez que l'icône Nouveau groupe de contacts est grisée, c'est dans les options d'Outlook qu'il va falloir aller pour la rendre à nouveau accessible.

Donc voilà, comment on peut créer un groupe de contacts et donc bien évidemment paramétrer Outlook pour pouvoir les créer et les voir.

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