Ajouter des formules et des instructions conditionnelles

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Le publipostage avancé permet d’envoyer des messages personnalisés à un grand nombre de destinataires et de créer exactement l’apparence recherchée à l’aide de formules et d’instructions conditionnelles.

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Codes de champ dans Word

Publipostage

Utiliser le publipostage à un niveau avancé

Jusqu’à présent, nous nous sommes concentrés sur le code de champ MERGEFIELD. Mais nous pouvons aller beaucoup plus loin.

Commençons par ajouter une formule.

Dans notre message électronique, nous demandons aux destinataires d’ajouter la valeur 10 000 au kilométrage de leur voiture depuis la dernière révision.

Cela peut sembler facile, mais demander à des clients de se lancer dans un calcul peut entraîner leur désintérêt.

Cependant, il est possible de remédier à cela en effectuant le calcul pour eux.

Commencez par réécrire la ligne, pour que la seule tâche des destinataires soit de consulter leur kilométrage.

Puis sélectionnez l’espace réservé, supprimez-le, et appuyez sur Ctrl+F9. Ceci ajoute un code de champ vide.

Pour ajouter une formule, commencez par taper le signe égal. Cliquez sur l’onglet Publipostage, puis insérez le champ de fusion Kilométrage.

Vous auriez pu également appuyer sur Ctrl+F9 et le saisir manuellement. Après le champ de fusion, tapez +10000.

Enfin, ajoutez le commutateur, pour mettre en forme le nombre en y ajoutant un espace.

La formule ajoute 10 000 au kilométrage de la dernière révision du client.

Appuyez sur Alt+F9, puis sur F9 pour mettre à jour le code de champ et obtenir un aperçu du résultat.

À présent, les clients n’auront plus de calcul à faire. Plus bas, nous proposons une remise aux clients ayant acheté leur voiture avant 2005.

Tout ceci est clair, mais nous pouvons encore éviter toute confusion en affichant uniquement l’offre aux clients pouvant en bénéficier.

Et pour cela, nous allons utiliser une instruction conditionnelle : le code de champ SI.

Tout d’abord, supprimez le texte. Appuyez sur Alt+F9. Puis appuyez sur Ctrl+F9 pour ajouter un code de champ vide.

Tapez SI et un espace. Cliquez sur Insérer un champ de fusion, puis sélectionnez Année.

Ensuite, appuyez successivement sur la barre d’espace, les symboles « inférieur à » et « égal », la barre d’espace et enfin tapez 2005 entre guillemets.

Vous venez d’établir la condition.

Ajoutez un espace, puis, entre guillemets,

tapez le texte affiché pour les clients correspondant à cette condition (ceux ayant acheté leur voiture avant 2005).

Ajoutez encore un espace, puis, entre guillemets,

tapez le texte affiché pour les clients ne correspondant pas à cette condition (ceux ayant acheté leur voiture en 2005, ou après).

Il n’y a aucune offre pour ces clients, mais nous pouvons les renvoyer vers le service Entretien.

Appuyez sur Alt+F9 puis sur F9 pour mettre à jour le code de champ et obtenir un aperçu du résultat.

À présent, lorsque vous passez d’un client à l’autre, le texte change en fonction de l’année de la voiture du client.

Pour en savoir plus sur l’utilisation des formules et des instructions conditionnelles, consultez les liens dans le résumé du cours.

Si la saisie de texte n’est pas votre fort, voici une autre méthode pour ajouter des codes de champ.

Cliquez sur l’onglet Insertion, puis sur QuickPart et Champ.

La liste de gauche contient tous les codes de champ disponibles dans Word.

Cliquez sur l’un d’eux, puis remplissez les différentes propriétés et options. Lorsque vous cliquez sur OK, Word insère le code de champ.

Cependant, comme vous pouvez le voir, Word ne propose pas d’option ou de commutateur pour la mise en forme des nombres.

Dans ce cas, cliquez sur Codes de champ pour afficher le code avant que Word ne l’insère.

À présent, vous pouvez ajouter le commutateur pour mettre en forme le nombre avec des espaces, puis cliquez sur OK.

Nous allons maintenant aborder l’utilisation des codes de champ pour cibler les destinataires.

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