Aider les utilisateurs à utiliser l’affichage Découvrir dans OneDrive

Cet article est destiné aux administrateurs informatiques. Si vous n’êtes pas un administrateur informatique, voir Mes documents sont-ils en sécurité dans l’affichage Découvrir de OneDrive Entreprise ? pour plus d’informations sur l’utilisation de l’Affichage Découvrir.

L’Affichage Découvrir dans OneDrive Entreprise s’améliore à mesure que vous utilisez OneDrive Entreprise dans Office 365 pour collaborer et consulter, modifier et partager des documents. Découvrez comment vous, en tant qu’administrateur, pouvez aider les utilisateurs à tirer le meilleur parti de l’Affichage Découvrir.

L’Affichage Découvrir est optimisé par Office Delve et tous deux ont une dépendance sur Office Graph. Il présente aux utilisateurs le contenu le plus pertinent en fonction des personnes avec qui ils travaillent et des projets traités. Les informations présentes dans l’Affichage Découvrir sont adaptées à chaque utilisateur. L’Affichage Découvrir ne modifie pas les autorisations et celui-ci voit uniquement les éléments auxquels il a déjà accès.

En tant qu’administrateur, vous devez faire en sorte d’autoriser votre organisation à accéder à Office Graph et de configurer d’autres services Office 365 utilisés par l’Affichage Découvrir, tels que SharePoint Online et Delve. Vous pouvez également aider les utilisateurs à prendre en main l’Affichage Découvrir et répondre aux questions que ces derniers peuvent se poser.

Contenu de cet article :

Conditions requises pour utiliser l’affichage Découvrir

L’Affichage Découvrir est accessible aux utilisateurs d’Office 365 au sein de OneDrive Entreprise, lequel est disponible dans les offres d’abonnement Office 365 suivantes :

  • Office 365 Enterprise (E1, E3 et E4)

  • Office 365 Éducation (E1, E3 et E4)

  • Office 365 Secteur Public (E1, E3 et E4)

  • Office 365 Business Essentials

  • Office 365 Business Premium

Quelle que soit votre offre Office 365, vous devez activer le service SharePoint Online et attribuer une licence SharePoint Online aux utilisateurs avant que ces derniers ne puissent commencer à utiliser l’Affichage Découvrir.

OneDrive Entreprise dans Office 365 est conçu pour fonctionner avec la version actuelle ou immédiatement antérieure d’Internet Explorer ou de Firefox, ou la dernière version de Chrome ou de Safari. Pour plus d’informations, voir Configuration système requise pour Office 365.

Contrôler l’accès à Office Graph pour activer ou désactiver l’affichage Découvrir

Vous pouvez contrôler l’accès à Office Graph à partir du Centre d’administration SharePoint.

Si vous n’autorisez pas l’accès à Office Graph, vous désactivez toutes les fonctionnalités dans Office 365 optimisé par Office Graph, y compris l’Affichage Découvrir. L’Affichage Découvrir ne sera pas accessible aux utilisateurs de OneDrive Entreprise. Par ailleurs, les utilisateurs de votre organisation ne pourront pas utiliser les fonctionnalités de découverte des documents dans l’Affichage Découvrir.

  1. Connectez-vous à Office 365 à l’aide de votre compte scolaire ou professionnel.

  2. Accédez au Centre d’administration SharePoint.

  3. Choisissez Paramètres.

  4. Sous Office Graph, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Autoriser l’accès à Office Graph

    • Ne pas autoriser l’accès à Office Graph

Important : Le fait de ne pas autoriser l’accès à Office Graph désactive également les fonctionnalités dans Delve pour Office 365, qui dépend également d’Office Graph.

Présentation de l’affichage Découvrir dans votre organisation

Voici quelques ressources que vous pouvez utiliser pour mettre en place l’Affichage Découvrir dans votre organisation.

Avant l’annonce de l’affichage Découvrir

SharePoint Online et OneDrive Entreprise sont les principales sources de contenu dans l’Affichage Découvrir. La manière dont vous et les utilisateurs gérez les autorisations sur les documents et les sites affecte le contenu que les utilisateurs voient dans l’Affichage Découvrir. Pour plus d’informations, voir Meilleures pratiques pour la création et la gestion des sites d’équipe et Planifier la stratégie des autorisations.

Utilisation de l’affichage Découvrir au quotidien

Vous pouvez aiguiller les utilisateurs vers les articles d’aide de l’Affichage Découvrir : Mes documents sont-ils en sécurité dans l’affichage Découvrir de OneDrive Entreprise ?

Aider les utilisateurs à résoudre les problèmes de l’affichage Découvrir

Les informations présentes dans cette section vous permettront de résoudre les problèmes rencontrés dans l’Affichage Découvrir.

Les utilisateurs ne voient pas l’affichage Découvrir

Vous devez vérifier certains éléments si un ou plusieurs utilisateurs de votre organisation ne voient pas l’Affichage Découvrir. Tous ces éléments doivent être en place pour votre organisation pour que les personnes commencent à utiliser l’Affichage Découvrir.

Solution(s)

Les utilisateurs ne voient pas les photos des utilisateurs dans l’affichage Découvrir

Les photos des utilisateurs dans l’Affichage Découvrir proviennent des profils utilisateur SharePoint Online. Si un utilisateur n’a pas défini de photo dans son profil utilisateur SharePoint Online, l’Affichage Découvrir ne pourra pas afficher cette image.

Solution(s)

Vérifiez que les utilisateurs ont téléchargé leur photo de profil utilisateur dans SharePoint Online. Pour plus d’informations, aiguillez les utilisateurs vers l’article Afficher et modifier votre profil (l’affichage Découvrir est optimisé par Delve).

Les utilisateurs voient peu ou pas de contenu dans l’affichage Découvrir

Dans l’Affichage Découvrir, le contenu provient de différentes sources dans Office 365 (par exemple, de SharePoint Online et de OneDrive Entreprise).

Si les utilisateurs n’ont pas modifié ou consulté du contenu depuis un certain temps dans ces sources et qu’ils n’ont pas accès à du contenu d’autres utilisateurs, l’Affichage Découvrir risque de ne pouvoir afficher que peu de contenu, voire aucun. Les utilisateurs doivent également disposer de licences d’accès aux services Office 365 ainsi que d’un accès à Office Graph pour voir du contenu dans l’Affichage Découvrir.

Solution(s)

  • Encouragez vos utilisateurs à stocker et à partager des documents dans SharePoint Online et OneDrive Entreprise. Pour plus d’informations, voir Stocker vos documents dans un emplacement accessible par Office Delve (l’affichage Découvrir est optimisé par Delve).

  • Passez en revue les niveaux d’autorisation sur les sites et les collections de sites SharePoint Online pour vérifier que l’utilisateur a accès aux sites et au contenu appropriés.

  • Vérifiez que l’utilisateur figure dans l’annuaire Active Directory et qu’il est membre des groupes Active Directory appropriés. Pour ce faire, accédez au Centre d’administration Office 365 > Utilisateurs > Utilisateurs actifs.

  • Assurez-vous que l’utilisateur autorise l’Affichage Découvrir pour afficher les documents. Pour ce faire, demandez-lui d’accéder à Office 365 > Delve > Paramètres de la fonctionnalité et vérifiez que l’option Documents dans Delve n’est pas désactivée. Vous devez vérifier ce paramètre de Delve car l’Affichage Découvrir est optimisé par Delve.

  • Vérifiez que vous avez attribué des licences d’accès aux services Office 365 aux utilisateurs et que vous avez préalablement activées celles-ci.

Les utilisateurs sont préoccupés du fait que des documents privés ou sensibles puissent être disponibles dans l’affichage Découvrir

Les documents qu’un utilisateur peut consulter ou modifier dans Office 365 peuvent également s’afficher dans l’Affichage Découvrir. L’Affichage Découvrir ne modifie aucune autorisation et les utilisateurs voient uniquement les documents auxquels ils ont déjà accès. Cependant, vous pouvez empêcher qu’un document ne s’affiche dans l’Affichage Découvrir.

Solution(s)

  • Vérifiez les paramètres d’autorisation pour les documents, sites et bibliothèques et assurez que seuls les utilisateurs appropriés ont accès au contenu.

  • Si vous voulez empêcher que certains documents précis n’apparaissent dans l’Affichage Découvrir, suivez la procédure décrite dans l’article Faire disparaître des documents de Delve. Vous pouvez conserver les documents dans Office 365 et les utilisateurs peuvent toujours les trouver à l’aide d’une recherche. Simplement, ils n’apparaîtront plus dans l’Affichage Découvrir ou Delve.

À propos d’Office Graph

L’Affichage Découvrir est optimisé par Office Graph. Le Office Graph stocke des représentations de données sur tous les éléments Office 365 en tant que nœuds dans un index de graphique. Les données d’Office Graph sont stockées dans une partition du client des environnements SharePoint Online et Exchange Online, et ont le même niveau de protection et de sécurité que les autres données client stockées dans les mêmes services cloud.

Office Graph utilise les relations enrichies pour décrire les connexions entre les éléments de différents types. En outre, Office Graph utilise des outils d’analyse avancée et des techniques d’apprentissage automatique pour créer des relations enrichies inférées (ou perspectives).

Pour vous présenter le contenu le plus pertinent dans différents contextes, dans l’Affichage Découvrir ou dans Delve par exemple, Office Graph fait appel à une analyse en deux étapes. Premièrement, il recherche les utilisateurs dans Office Graph qui sont les plus pertinents dans le contexte actuel. Deuxièmement, il récupère le contenu le plus pertinent qui est associé à ces utilisateurs. Le contenu est adapté à chaque utilisateur. De plus, un utilisateur ne peut voir que le contenu auquel il a déjà accès.

Pour les développeurs, les perspectives et relations enrichies d’Office Graph sont exposées via Microsoft Graph. Ce point de terminaison API REST unique (https://graph.microsoft.com) présente plusieurs API des services cloud Microsoft. Pour plus d’informations, voir Office Graph.

Quel effet a l’autorisation ou l’interdiction de l’accès à Office Graph ?

Si vous autorisez l’accès à Office Graph, les utilisateurs au sein de votre organisation pourront accéder à l’Affichage Découvrir dans OneDrive Entreprise et tirer parti de toutes les fonctionnalités. Si vous n’autorisez pas l’accès à Office Graph, l’Affichage Découvrir ne sera pas accessible aux utilisateurs de OneDrive Entreprise.

Remarque : Le fait d’autoriser ou de ne pas autoriser l’accès à Office Graph affecte également les fonctionnalités de Delve. Pour plus d’informations, voir la section À propos d’Office Graph de la rubrique Office Delve pour les administrateurs Office 365.

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