Agencer votre boîte de réception : organiser les messages par conversation

Vue d’ensemble

Vue d’ensemble du cours Outlook Avez-vous déjà souhaité disposer d’une façon plus intelligente et plus pratique d’organiser votre boîte de réception Outlook ? Apprenez comment Date (conversations) peut simplifier et clarifier votre affichage, et comment il peut vous aider à gagner du temps et à économiser des clics, en vous permettant d’effectuer une action sur des conversations entières en une seule opération, au lieu d’avoir à traiter chaque message individuellement.

À la fin de ce cours, vous serez à même d'effectuer les tâches suivantes :

  • créer des messages et y répondre plus efficacement ;

  • savoir en un coup d’œil qui a répondu à qui, et quand ;

  • toujours répondre au message le plus récent dans une conversation ;

  • choisir la disposition des dossiers la plus appropriée pour la tâche en cours ;

  • appliquer une action à des conversations entières en une seule opération.

Ce cours comprend :

  • Un cours d’autoformation et une session d’exercices destinée à vous fournir une expérience pratique. Cette session pratique requiert l’installation de Microsoft Outlook 2010.

  • Un court test, proposé à la fin du cours. Ce test ne fait pas l’objet d’une évaluation.

  • Un aide-mémoire que vous pouvez imprimer ou enregistrer pour le consulter ultérieurement.

Version hors connexion (189.6 Mo)

Mieux qu’une simple disposition par date

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Présentation de Date (conversations)

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Lecture de la table de conversation

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Agir par conversation

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Changement d’affichage et utilisation de la recherche

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Exercices pratiques

Session pratique d’Outlook 2010

Exercices pratiques dans Outlook 2010

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Il est temps de mettre en pratique ce que vous avez appris au cours de cette session pratique.

À propos de la session d’exercices pratiques

Lorsque vous cliquez sur le bouton Exercices pratiques, une fenêtre séparée contenant les instructions de la session pratique apparaît.

Remarque    Outlook 2010 doit être installé sur votre ordinateur.

Avant de commencer

Veillez à fermer Outlook si le programme est actif.

Contrôle des connaissances

Effectuez le test suivant pour vérifier que vous avez bien compris le cours. Vos réponses sont privées et les résultats du test ne sont pas notés.

Il est important d’être attentif lorsque vous passez d’une disposition à une autre, parce que certaines dispositions sont susceptibles de modifier ou supprimer automatiquement des éléments dans le dossier sans vous prévenir.

Vrai

En fait, non. Souvenez-vous : les dispositions déterminent uniquement la façon dont le contenu d’un dossier s’affiche. Elles n’affectent en rien le contenu lui-même.

Faux

Correct. Aucune disposition ne modifie ou ne supprime automatiquement des dossiers. Les dispositions déterminent uniquement la façon dont le contenu des dossiers s’affiche.

Parmi les actions suivantes, laquelle permet-elle de scinder une conversation existante et d’en commencer une nouvelle ?

Passer de la disposition Date (conversations) à la disposition Objet.

Non, changer de disposition ne permet pas de scinder une conversation. Mais, vous n’êtes pas loin quand vous parlez d’objet. Réessayez.

Passer de la disposition Objet à la disposition Date (conversations).

Non, changer de disposition ne permet pas de scinder une conversation. Mais, vous n’êtes pas loin quand vous parlez d’objet. Réessayez.

Changer manuellement le texte sur la ligne À, la ligne Cc ou la ligne Cci.

Changer ces lignes ne permet pas de scinder la conversation, mais vous avez raison quand vous parlez de changer une ligne. Ca devrait vous mettre la puce à l’oreille maintenant.

Changer manuellement le texte sur la ligne Objet.

Exact. Toute modification manuelle de la ligne Objet scinde une conversation. Le message dans lequel la modification est effectuée devient le premier message d’une nouvelle conversation.

Parmi les commandes suivantes, laquelle permet-elle de non seulement supprimer tous les messages existants d’une conversation, mais également tous les messages futurs de la même conversation ?

Nettoyer

Incorrect à plusieurs égards. Nettoyer ne supprime pas tous les messages existants d’une conversation, uniquement les plus anciens et ceux qui sont en double. Et cette commande n’a aucun effet sur les futurs messages de la conversation. Qu’est-ce qui vous paraît le plus probable ?

Ignorer

C’est exact. Ignorer permet non seulement de se débarrasser de la totalité de la conversation existante, mais est également efficace pour l’empêcher de revenir à l’avenir.

Supprimer

Correct, mais seulement en partie. Si vous sélectionnez une conversation, puis que vous cliquez sur Supprimer, les messages existants dans la conversation sont supprimés. Tout message futur de la même conversation arrivera quand même dans votre Boîte de réception. Réessayez.

Dans une conversation entièrement développée, une liste en italiques gris indique :

Un message qui se trouve dans un autre dossier que celui que j’affiche.

Exact. (Vous pouvez activer/désactiver le paramètre permettant d’afficher les messages se trouvant dans d’autres dossiers en utilisant le contrôle figurant dans le menu du bouton Paramètres de conversation sous l’onglet Affichage.)

Un message qui a été supprimé et qui n’est plus disponible.

En fait, un message qui a été supprimé n’apparaît plus, même dans une conversation entièrement développée. Réessayez.

Un message de faible importance.

Les italiques gris ne disent rien sur l’importance du message, mais sur son emplacement. Réessayez.

Un courrier indésirable.

Les italiques gris ne disent rien sur la qualité du message, mais sur son emplacement. Réessayez.

Un gros point orange indique que le message est :

Le message actuellement sélectionné.

Le message sélectionné actuellement présente effectivement un point orange, mais il peut s’agir d’un gros point ou d’un petit point. Réessayez.

Le message le plus récent dans sa propre branche de la conversation, que cette branche soit ou non sélectionnée.

Oui, et le gros point orange s’affiche chaque fois que la conversation est sélectionnée, que la conversation soit ou non entièrement développée.

Le message le plus récent dans la branche actuellement sélectionnée de la conversation.

C’est possible, mais le même message comporterait quand même un gros point orange même si un autre message était actuellement sélectionné. (Cela devrait vous mettre sur la piste.)

Tout petit point, orange ou gris, indique que le message se trouve dans la branche actuellement sélectionnée de la conversation.

Vrai.

Exact. Les petits points s’affichent uniquement pour les messages dans la branche actuellement sélectionnée.

Faux.

En fait, cette affirmation est correcte. Les petits points s’affichent uniquement pour les messages dans la branche actuellement sélectionnée. Les petits points orange indiquent le message sélectionné ou le message auquel le message sélectionné a répondu, tandis que les petits points gris indiquent les messages plus anciens dans la branche.

Commentaires

Aide-mémoire

Voir aussi

Identifier la disposition actuelle des dossiers

Le disposition actuelle des dossiers est indiquée dans la zone Organiser par, qui se trouve juste en dessous de la zone Rechercher.

Disposition des conversations dans Outlook 2010

Basculer entre la disposition Date simple et Date (conversations)

Sous l’onglet Affichage, dans le groupe Conversations, cliquez sur Afficher en tant que conversations pour activer ou désactiver la case à cocher, puis dans la boîte de dialogue Microsoft Outlook, indiquez si vous voulez appliquer la modification à tous les dossiers Outlook ou uniquement au dossier actuel.

Pour la disposition Date (conversations), activez la case à cocher ; pour une disposition Date simple, désactivez-la.

Basculer entre les dispositions Date et les dispositions non Date

Dans le groupe Disposition de l’onglet Insertion, effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Si la galerie des dispositions s’affiche déjà sous le Ruban, cliquez sur la disposition que vous voulez.
    Remarque    Vous devrez peut-être ouvrir ou parcourir la galerie pour localiser la disposition que vous voulez. Pour cela, utilisez les boutons à la fin de la galerie.
    Boutons de la galerie des dispositions

  • Si la galerie des dispositions n’est pas déjà affichée dans le Ruban, cliquez sur Organiser par pour l’ouvrir, puis cliquez sur la disposition souhaitée.

Afficher les messages qui se trouvent dans d’autres dossiers

Sous l’onglet Affichage, dans le groupe Conversations, cliquez sur Paramètres de conversation, puis vérifiez si Afficher les messages des autres dossiers comporte une coche. Si la coche n’apparaît pas, cliquez sur la commande pour l’y ajouter.

Remarques

  • Les messages situés dans d’autres dossiers apparaissent en italiques gris.

  • Les messages dans votre dossier Éléments supprimés n’apparaissent pas dans la liste.

  • Ce paramètre est « persistant », c’est-à-dire que même si vous basculez vers une autre disposition, puis que vous retournez vers Date (conversations), cette option restera activée jusqu’à ce que vous la désactiviez.

Identifier les conversions à plusieurs messages

Pour déterminer si une conversation contient plusieurs messages, cliquez sur la conversation pour la sélectionner.

S’il y a un petit triangle à gauche du nom de la conversation, cela signifie que la conversation comporte plusieurs messages.

Triangle sélectionné dans la Boîte de réception

Remarque    Si le petit triangle apparaît même lorsque la conversation n’est pas sélectionnée, au moins deux des messages dans la conversation se trouvent dans le dossier actif.

Identifier les conversions à plusieurs branches

Pour déterminer si une conversation à plusieurs messages comporte plusieurs branches, cliquez sur la conversation pour la sélectionner, puis cliquez sur le petit triangle pour développer entièrement la conversation.

Si plusieurs gros points orange apparaissent, cela signifie que la conversation comporte plusieurs branches. Chaque gros point orange correspond au message le plus récent dans une branche.

Sélectionner, développer et réduire les conversations

Pour sélectionner une conversation    Cliquez dessus dans la liste.

Si la conversation comporte plusieurs branches, et si les messages les plus récents dans au moins deux des branches se trouvent en fait dans le dossier actuel, seul le message le plus récent dans chaque branche s’affiche et est marqué d’un gros point orange. De cette façon, vous pouvez lire l’un de ces messages les plus récents, ou y répondre, sans développer davantage la conversation.

Pour développer entièrement une conversation que vous avez déjà sélectionnée    Cliquez sur le petit triangle à côté du nom de la conversation.

Lorsque la conversation est entièrement développée, le triangle s’incline vers le bas et devient sombre.

Triangle incliné sélectionné dans la liste de la boîte de réception Outlook

Pour réduire une conversation entièrement développée    Cliquez sur le petit triangle une fois de plus.

Lire la table de conversation

  1. Sélectionnez et développez une conversation à plusieurs branches (une qui comporte au moins deux gros points orange)).
    Conversation Litware sans branchement
    Chaque gros point orange indique le message le plus récent dans une branche de la conversation.
    Tous les gros points orange sont toujours affichés, quelle que soit la branche sélectionnée actuellement.

  2. Cliquez sur l’un des messages des gros points orange.
    Branche de conversation Litware récente
    Chacun des messages plus récents dans la même branche de la conversation est identifié par un petit point sur la ligne.
    Les petits points orange identifient le message sélectionné ou le message auquel une réponse est envoyée. Les petits points gris identifient les messages plus anciens. Tous les petits points se trouvent dans la même branche que le message sélectionné.

  3. Cliquez sur un message plus récent dans la même branche pour le sélectionner.
    Conversation par courrier électronique Litware
    La ligne se termine à présent au niveau du message que vous avez sélectionné.
    Les messages les plus récents dans cette même branche ne comportent désormais plus de points, à l’exception du message le plus récent, qui comporte toujours son gros point orange.

Utiliser l’option Nettoyer pour supprimer les messages redondants (dans une conversation ou un dossier)

  1. Cliquez sur la conversation à nettoyer ou sur n’importe quelle conversation incluse dans le dossier entier que vous souhaitez nettoyer.

  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Nettoyer, puis dans le menu déroulant, cliquez sur l’une des options suivantes :

    • Nettoyer la conversation Permet de nettoyer la conversation sélectionnée.

    • Nettoyer le dossier Permet de nettoyer toutes les conversations du dossier actif, mais pas celles contenues dans les sous-dossiers du dossier actif.

    • Nettoyer le dossier et les sous-dossiers Permet de nettoyer toutes les conversations du dossier actif et de ses sous-dossiers.

Modifier l’emplacement où la fonctionnalité Nettoyer envoie les messages

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode Backstage, puis dans le volet de gauche, cliquez sur le bouton Options.

  2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur l’onglet Courrier dans le volet gauche, puis faites défiler jusqu’à la section Nettoyage de conversation.

  3. Dans la zone Les éléments nettoyés seront placés dans ce dossier, recherchez et sélectionnez le nouveau dossier de destination, puis cliquez sur OK.

Remarque    Les cases à cocher fournissent des options supplémentaires pour la personnalisation de la fonctionnalité Nettoyer.

Appliquer des règles sur les messages supprimés par la fonctionnalité Nettoyer

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier pour ouvrir le mode Backstage, puis dans le volet de gauche, cliquez sur le bouton Options.

  2. Dans la boîte de dialogue Options Outlook, cliquez sur l’onglet Courrier dans le volet gauche, puis faites défiler jusqu’à la section Nettoyage de conversation.

  3. Activez les cases à cocher pour toutes les règles que vous souhaitez appliquer.

Utiliser l’option Ignorer pour supprimer tous les messages d’une conversation, y compris les futurs messages

Cliquez sur la conversation à ignorer, puis sous l’onglet Accueil, dans le groupe Supprimer, cliquez sur Ignorer.

Cesser d’ignorer une conversation

Si vous Ignorez accidentellement une conversation, utilisez cette procédure pour la « désignorer » et revenir à votre Boîte de réception :

  1. Dans votre dossier Éléments supprimés, localisez et sélectionnez la conversation.
    Lorsque la conversation est sélectionnée, le bouton Ignorer dans le groupe Supprimer sous l’onglet Accueil semblera enfoncé ou sélectionné.

  2. Cliquez sur le bouton Ignorer, puis dans la boîte de dialogue Arrêter d’ignorer la conversation, cliquez sur Arrêter d’ignorer la conversation.
    Outlook reprendra également l’acheminement des messages de la conversation vers votre Boîte de réception.

Répondre au message le plus récent

Si, lorsque vous répondez à un message, vous voyez le texte suivant juste au dessus du bouton Envoyer :

Vous ne répondez pas au dernier message de cette conversation. Cliquez ici pour l’ouvrir.

Messages plus récents dans la conversation

Effectuez l’une des opérations suivantes :

  • Pour poursuivre et répondre au message que vous avez sélectionné    Ignorez l’avertissement et poursuivez avec votre réponse.

  • Pour répondre au message le plus récent dans la conversation Cliquez sur l’avertissement, puis cliquez sur la commande Ouvrir le dernier message dans cette conversation qui s’affiche.

Remarque    Le message « le plus récent » qui s’ouvre est le message le plus récent dans la conversation entière. Il peut ne pas se trouver dans la même branche que le message que vous avez sélectionné à l’origine.

Déplacer, copier, supprimer, marquer ou classer une conversation entière en une opération

Les descriptions suivantes s’appliquent uniquement aux actions entreprises lorsque seule la conversation entière est sélectionnée, et non aux actions entreprises lorsqu’une branche ou un message spécifique est sélectionné.

  • Déplacer, copier ou supprimer L’action affecte uniquement les messages se trouvant en fait dans le dossier actif, et non les messages se trouvant dans d’autres dossiers (ceux figurant en italiques gris).

  • Classer La catégorie s’applique à tous les messages affichés dans la conversation, quel que soit l’emplacement de dossier effectif de chaque message, et également à tous les futurs messages de la conversation.

  • Indicateur L’indicateur est appliqué uniquement au message le plus récent de la conversation se trouvant effectivement dans le dossier actif.

Remarque    Les nouveaux messages arrivant dans la conversation n’ont pas pour effet de déplacer l’indicateur du message auquel il a été appliqué au départ.

S’applique à : Outlook 2010



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