Afficher et mettre à jour un calendrier SharePoint

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Vous pouvez afficher et mettre à jour un calendrier SharePoint, comme vous le feriez votre calendrier Outlook. Utilisez Microsoft Outlook 2010 pour afficher un calendrier à partir d’un site SharePoint côte à côte avec un calendrier Outlook, afficher une superposition de calendriers comme s’il s’agissait d’un seul calendrier et même copier des événements parmi les calendriers.

Remarque : Les fonctionnalités décrites dans cet article nécessitent technologies Microsoft SharePoint dans un environnement de votre organisation. Ces fonctions fonctionnent mieux avec SharePoint 2007 ou version ultérieure. Si vous ne savez pas quelle version de Microsoft SharePoint s’exécute sur le serveur, demandez à l’administrateur SharePoint.

Lorsque vous vous connectez à un calendrier SharePoint à Outlook, elle apparaît sous Autres calendriers avec vos dossiers de calendrier.

  1. Dans un navigateur web, ouvrez le calendrier sur le site SharePoint.

    Si vous ne trouvez pas le calendrier, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur le nom du calendrier.

  2. Sous l’onglet calendrier, dans le groupe Actions, cliquez sur se connecter à Outlook.

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous souhaitez autoriser le site Web pour ouvrir un programme sur votre ordinateur, cliquez sur Autoriser. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez connecter le calendrier SharePoint à Outlook, cliquez sur Oui.

    Dans Outlook, dans le calendrier, le calendrier SharePoint est ajouté au volet de Navigation sous Autres calendriers.

Vous pouvez superposer un calendrier SharePoint avec des calendriers Outlook ou avec d’autres calendriers SharePoint afin que vous puissiez voir tous les événements en même temps.

Par défaut, le calendrier SharePoint s’ouvre en mode calendrier sous Autres calendriers dans le volet de Navigation. Il est affiché comme un calendrier supplémentaire en regard de votre calendrier par défaut en affichage côte à côte, mais vous pouvez désactiver les cases à cocher pour tous les autres calendriers que vous ne souhaitez pas afficher.

  1. Dans le volet de navigation de l’affichage Calendrier, cochez ou décochez les cases des autres calendriers jusqu’à ce que les calendriers que vous voulez superposer s’affichent.

    Chaque calendrier que vous sélectionnez s’ouvre à droite du dernier calendrier ouvert.

  2. Sous l’onglet calendrier, cliquez sur la flèche Image du bouton .

    La flèche change de couleur lorsque vous pointez ou cliquez dessus. Lorsque vous cliquez sur la flèche, l’onglet se déplace vers la gauche. Les calendriers sont maintenant en mode Superposition.

  3. Pour ajouter un autre calendrier à la superposition, répétez les étapes précédentes.

Pour supprimer un calendrier superposition, cliquez sur la flèche sous l’onglet calendrier, ou désactivez la case du calendrier dans le volet de Navigation.

Vous pouvez ajouter des rendez-vous et des événements sur une journée entière à votre calendrier SharePoint, comme les ajouter à vos calendriers Outlook.

  1. Ouvrir le calendrier SharePoint dans Outlook. Sous l’onglet accueil, dans le groupe Nouveau, cliquez sur le type d’événement que vous voulez ajouter.

    Vous pouvez également créer des événements récurrents, bien que certains critères de périodicité personnalisés ne sont pas disponibles dans les calendriers SharePoint.

  2. Entrez les informations relatives à l’événement, comme d’habitude dans Outlook.

  3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Vous pouvez faire glisser des éléments entre votre calendrier SharePoint et votre calendrier Outlook personnel ou les copier puis les coller.

  1. Dans le volet de navigation de l’affichage Calendrier, sous Autres calendriers, sélectionnez le calendrier que vous voulez supprimer.

  2. Cliquez sur le calendrier, puis cliquez sur Supprimer nom du dossier calendrier.

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

Remarque : Cette procédure permet de supprimer le calendrier d’Outlook uniquement, et non du site SharePoint.

Calendriers SharePoint peuvent être configurés de sorte que les personnes peuvent ajouter des éléments de calendrier en envoyant des messages électroniques, si votre site et votre calendrier sont activés pour recevoir le contenu par courrier électronique.

Lorsque vous envoyez une demande de réunion à un calendrier d’un site SharePoint, vous pouvez l’utiliser comme vous utilisez les autres événements de votre calendrier sur un site SharePoint. Cependant, les calendriers hébergés par des sites SharePoint n’envoient pas automatiquement de mises à jour aux participants d’une réunion lorsque vous y apportez des modifications. Lorsque, par exemple, vous modifiez le lieu d’une réunion, vous devez en informer les participants par vous-même.

Pour envoyer un élément de calendrier, envoyez une demande de réunion ou un rendez-vous à l’aide d’Outlook comme vous le faites habituellement. Dans la zone à ou Cc de la demande de réunion, ajoutez l’adresse du calendrier SharePoint. Ou, si votre groupe SharePoint contient déjà le calendrier, ajoutez l’adresse de messagerie du groupe SharePoint à la place.

Calendriers peuvent être configurés pour recevoir également les pièces jointes aux éléments par courrier électronique. Pour inclure une pièce jointe avec votre élément de liste, joignez le fichier à votre demande de réunion comme vous le faites habituellement.

Avant de pouvoir envoyer courrier électronique à un calendrier, vous devez savoir si le calendrier est configuré pour recevoir des courriers électroniques et, si c’est le cas, demandez à l’adresse.

Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes pour obtenir l’adresse de messagerie pour le calendrier :

  • Rechercher dans le carnet d’adresses. Si l’adresse de messagerie n’est pas visible, vous pouvez l’obtenir à partir de la personne qui a configuré le calendrier. Puis vous pouvez l’ajouter à votre liste de Contacts pour pouvoir retrouver facilement.

  • Afficher la description de votre calendrier qui apparaît juste sous le titre du calendrier. Le propriétaire de site peut avoir ajouté l’adresse de messagerie du calendrier à sa description.

  • Afficher les paramètres de messagerie de la liste, si vous êtes autorisé à consulter les paramètres du calendrier :

    1. Dans un navigateur web, ouvrez le calendrier sur votre site SharePoint.

      Si le nom de votre calendrier n’apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre calendrier.

    2. Sous l’onglet calendrier, dans le groupe paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste.

      Si le calendrier est configuré pour recevoir des courriers électroniques, son adresse apparaît sous Informations sur la liste, en regard de Adresse de messagerie.

Votre organisation peut utiliser des groupes SharePoint, qui permettent aux membres d’envoyer des messages à un autre. L’adresse du groupe SharePoint peut contenir les adresses des calendriers afin que lorsque vous envoyez des demandes de réunion aux membres du groupe, les éléments sont automatiquement ajoutés à votre calendrier SharePoint. Dans ce cas, vous pouvez utiliser l’adresse du groupe SharePoint pour le calendrier

Vous pouvez afficher et mettre à jour un calendrier SharePoint, comme vous le faites avec votre calendrier Outlook.

Vous pouvez afficher un calendrier côte à côte avec un calendrier Outlook depuis un site SharePoint, afficher une superposition des calendriers pour obtenir un seul calendrier et même copier des événements d’un calendrier à l’autre.

Lorsque vous connectez un calendrier SharePoint à Outlook 2007, il apparaît avec vos dossiers Calendrier sous Autres calendriers. Vous pouvez connecter plusieurs calendriers simultanément, comme le planning d’un projet et le calendrier des vacances de l’équipe. Vous pouvez choisir, en fonction de vos besoins, les calendriers avec lesquels vous voulez travailer : un seul calendrier d’un site SharePoint, plusieurs calendriers SharePoint (si vous en avez plusieurs) ou des calendriers Outlook.

Calendrier d’un site SharePoint affiché dans Outlook

Si votre équipe stocke les plannings des projets, les conférences ou les congés sur un calendrier SharePoint, vous pouvez afficher ce calendrier en même temps que votre calendrier personnel et identifier les conflits. Vous pouvez également copier des éléments d’un calendrier à l’autre, sans quitter Outlook.

  1. Dans un navigateur Web, ouvrez le calendrier sur le site SharePoint.

    Si vous ne pouvez pas localiser votre calendrier, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis sur le nom de votre calendrier.

  2. Dans le menu Actions Image du menu , cliquez sur se connecter à Outlook.

    Connexion d’un calendrier du site SharePoint à Outlook

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer que vous voulez connecter le calendrier SharePoint à Outlook, cliquez sur Oui.

    Dans Outlook, sous Calendrier, le calendrier SharePoint est ajouté sous Autres calendriers. Si les cases à cocher relatives au calendrier SharePoint et à votre calendrier Outlook par défaut sont sélectionnées, les deux calendriers s’affichent tous les deux, côte à côte.

Vous pouvez superposer un calendrier SharePoint avec des calendriers Outlook ou avec d’autres calendriers SharePoint afin de visualiser tous les événements en même temps. Vous pouvez, par exemple, voir si certains congés planifiés dans le calendrier SharePoint des vacances de l’équipe entrent en conflit avec une réunion que vous souhaitez programmer dans votre calendrier Outlook.

Pour superposer un calendrier SharePoint avec un autre calendrier, vous devez d’abord connecter le calendrier à Outlook. Pour plus d’informations, voir se connecter un calendrier SharePoint à Outlook dans cet article.

Par défaut, le calendrier SharePoint s’ouvre dans la vue Calendrier du volet de navigation, sous Autres calendriers. Il apparaît comme un calendrier supplémentaire à côté de votre calendrier par défaut en affichage côte à côte. Vous pouvez, toutefois, décocher les cases correspondant aux calendriers que vous ne voulez pas afficher.

  1. Dans le volet de navigation de l’affichage Calendrier, cochez ou décochez les cases des autres calendriers jusqu’à ce que les calendriers que vous voulez superposer s’affichent.

    Chacun des calendriers sélectionné s’ouvre à droite du calendrier déjà affiché.

  2. Sous l' onglet calendrier Onglet du calendrier du site SharePoint , cliquez sur la flèche Image du bouton .

    La flèche change de couleur lorsque vous pointez ou cliquez dessus. Lorsque vous cliquez sur la flèche, l’onglet se déplace vers la gauche. Les calendriers sont maintenant en mode Superposition.

    Onglets des deux calendriers en mode Superposition

  3. Pour ajouter un autre calendrier à la superposition, répétez les étapes précédentes.

Remarque : Un calendrier au moins doit toujours être affiché.

Conseil : Pour supprimer un calendrier de la superposition, cliquez sur la flèche des onglets des calendriers superposés. La flèche pointe alors en dehors des calendriers superposés.

Vous pouvez ajouter des rendez-vous et des événements d’une journée entière à votre calendrier SharePoint, en suivant la même procédure que pour vos calendriers Outlook. Vous trouverez des liens vers des informations générales concernant les rendez-vous et les événements d’une journée dans la section Voir aussi.

Remarque : La fonction de demande de réunion n’est pas compatible avec un calendrier SharePoint. Par exemple, les participants ne reçoivent pas automatiquement les mises à jour lorsqu’un événement dans un calendrier SharePoint est modifié.

Pour ajouter un événement à un calendrier SharePoint à l’aide de Outlook 2007, vous devez d’abord connecter le calendrier à Outlook. Pour plus d’informations, voir se connecter un calendrier SharePoint à Outlook dans cet article.

Par défaut, le calendrier SharePoint s’ouvre dans la vue Calendrier du volet de navigation, sous Autres calendriers. Il apparaît comme un calendrier supplémentaire à côté de votre calendrier par défaut en affichage côte à côte. Vous pouvez, toutefois, décocher les cases correspondant aux calendriers que vous ne voulez pas afficher.

  1. Si votre calendrier n’apparaît pas, cliquez sur Calendrier dans le volet de navigation.

  2. Sous Autres calendriers, vérifiez que la case correspond à votre calendrier SharePoint est cochée.

  3. Si vous affichez votre calendrier SharePoint côte en regard de votre calendrier Outlook, cliquez sur une cellule du calendrier SharePoint s’il n’est pas le calendrier actif.

    Le titre du calendrier actif est plus sombre que ceux des autres calendriers.

  4. Dans le menu Actions, cliquez sur le type d’événement que vous voulez ajouter, comme Nouveau rendez-vous ou Nouvel événement d’une journée entière.

    Vous pouvez également créer des événements périodiques, bien que certains critères de périodicité personnalisés ne soient pas disponibles dans les calendriers SharePoint.

  5. Entrez les informations relatives aux événements, comme vous le faites normalement pour Outlook.

  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Vous pouvez faire glisser des éléments entre votre calendrier SharePoint et votre calendrier Outlook personnel ou les copier puis les coller.

  1. Dans le volet de navigation de l’affichage Calendrier, sous Autres calendriers, sélectionnez le calendrier que vous voulez supprimer.

  2. Cliquez sur le calendrier, puis cliquez sur Supprimer nom du dossier calendrier dans le menu contextuel.

  3. Lorsque vous êtes invité à confirmer la suppression, cliquez sur Oui.

    Remarque : Cette procédure permet de supprimer le calendrier d’Outlook uniquement, et non du site SharePoint.

Les calendriers SharePoint peuvent être configurés pour permettre aux utilisateurs d’y ajouter des éléments en envoyant un courrier électronique, si votre site et votre calendrier sont autorisés à recevoir des contenus par voie électronique.

Lorsque vous envoyez une demande de réunion à un calendrier d’un site SharePoint, vous pouvez l’utiliser comme vous utilisez les autres événements de votre calendrier sur un site SharePoint. Cependant, les calendriers hébergés par des sites SharePoint n’envoient pas automatiquement de mises à jour aux participants d’une réunion lorsque vous y apportez des modifications. Lorsque, par exemple, vous modifiez le lieu d’une réunion, vous devez en informer les participants par vous-même.

Avant de pouvoir envoyer un courrier électronique à un calendrier, vous devez savoir si celui-ci est configuré pour les recevoir et, si c’est le cas, obtenir son adresse.

  1. Pour obtenir l’adresse de messagerie du calendrier, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

    • Effectuez une recherche dans le Carnet d’adresses. Si l’adresse de messagerie n’y figure pas, vous pouvez l’obtenir auprès de la personne qui a configuré le calendrier. Vous pouvez ensuite l’ajouter à votre liste Contacts pour la retrouver facilement ultérieurement.

    • Affichez la description de votre calendrier qui apparaît juste sous le titre du calendrier. Il se peut que le propriétaire de votre site ait ajouté l’adresse de messagerie du calendrier dans sa description.

    • Si vous disposez des autorisations nécessaires pour afficher les paramètres du calendrier, affichez les paramètres de messagerie de la liste :

      1. Dans un navigateur Web, ouvrez le calendrier sur votre site SharePoint.
        Si le nom de votre calendrier n’apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du Site, puis cliquez sur le nom de votre calendrier.

      2. Dans le menu paramètres menu paramètres , cliquez sur Paramètres de la liste.
        Si le calendrier est configuré pour recevoir des messages électroniques, son adresse apparaît sous Informations sur la liste, en regard de Adresse de messagerie.

    • Utilisez l’adresse de messagerie de votre groupe SharePoint pour envoyer un élément de calendrier, comme une demande de réunion ou un rendez-vous, dans un courrier électronique. Il se peut que votre entreprise dispose de sa propre liste d’adresses électroniques, appelée groupe SharePoint, qui permet à ses membres de s’envoyer des courriers les uns aux autres. L’adresse du groupe SharePoint peut contenir celle de votre calendrier, de sorte que lorsque vous envoyez une demande de réunion aux membres du groupe, les éléments sont automatiquement ajoutés à votre calendrier SharePoint.

  2. Pour envoyer un élément de calendrier, envoyez une demande de réunion ou un rendez-vous comme vous le faites normalement avec Outlook.

    Les calendriers peuvent également être configurés pour recevoir des pièces jointes aux éléments via la messagerie électronique. Pour ajouter une pièce jointe à votre élément de liste, associez le fichier à votre demande de réunion comme vous le faites normalement.

  3. Dans la zone À ou Cc de la demande de réunion, ajoutez l’adresse du calendrier ou celle du groupe SharePoint si votre groupe SharePoint contient déjà le calendrier.

  4. Cliquez sur Envoyer .

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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