Afficher des totaux de colonnes dans une feuille de données

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Microsoft Office Access 2007 intègre un nouvel outil appelé « Ligne Totaux » qui permet non seulement d'additionner les données d'une colonne, mais aussi de calculer des moyennes, de compter le nombre d'éléments d'une colonne et de trouver la valeur minimale ou maximale dans une colonne de données.

La ligne Totaux simplifie l'utilisation d'un ensemble de fonctions d'agrégat qui permettent de calculer les valeurs d'une plage de données. Dans les versions précédentes d'Access, il fallait employer ces fonctions dans des requêtes ou dans du code Visual Basic pour Applications (VBA), tandis que maintenant, grâce à la ligne Totaux, vous pouvez utiliser ces fonctions beaucoup plus rapidement. Cet article présente les fonctions d'agrégat et explique comment les utiliser dans une ligne Totaux.

Que voulez-vous faire ?

Comprendre la somme et les autres fonctions d’agrégation

Additionner des valeurs à l’aide de la ligne Totaux

Compter le nombre de valeurs dans une colonne

En savoir plus sur les fonctions écart type et la Variance

Comprendre la fonction Somme et les autres fonctions d'agrégat

Les fonctions d'agrégat permettent d'effectuer des calculs sur des colonnes de données et d'obtenir un résultat unique (somme ou moyenne, par exemple). N'oubliez pas que les fonctions d'agrégat portent sur des colonnes de données. Cela semble évident, mais lorsque vous concevez et utilisez une base de données, vous avez tendance à vous concentrer sur les lignes de données et les enregistrements individuels plutôt que sur les colonnes. Par exemple, vous vous assurez que les utilisateurs peuvent entrer des données dans un champ, déplacer le curseur vers la gauche ou la droite ou encore renseigner le champ suivant. En revanche, utilisez les fonctions d'agrégat pour effectuer des calculs sur des groupes d'enregistrements dans des colonnes.

Supposons, par exemple, que vous utilisiez Access pour enregistrer et effectuer le suivi de données de ventes. Grâce aux fonctions d'agrégat, vous pouvez compter le nombre de produits vendus dans une première colonne, calculer le montant total des ventes dans une deuxième colonne et déterminer le montant moyen des ventes pour chacun des produits dans une troisième colonne.

Les fonctions d'agrégat disponibles dans la ligne Totaux sont décrites dans le tableau suivant. N'oubliez pas qu'Access propose des fonctions d'agrégat supplémentaires que vous devez employer dans des requêtes. En outre, si vous utilisez un projet Access (une base de données frontale Access connectée à une base de données Microsoft SQL Server), davantage de fonctions d'agrégat sont disponibles. Pour plus d'informations sur ces fonctions supplémentaires, consultez l'aide en ligne de SQL Server.

Fonction

Description

Type(s) de données à utiliser

Disponible dans la ligne Totaux ?

Moyenne

Calcule la valeur moyenne d'une colonne. La colonne doit contenir des données de type Numérique, Monétaire ou Date/Heure. Cette fonction ignore les valeurs Null.

Numérique, Décimal, Monnaie, Date/Heure

Oui

Compte

Calcule le nombre d'éléments se trouvant dans une colonne.

Tous les types de données à l’exception des données scalaires, tel qu’une colonne de listes à plusieurs valeurs qui se répètent complexes. Pour plus d’informations sur les listes à valeurs multiples, voir les articles Guide pour les champs à plusieurs valeurs et Ajouter ou modifier un champ de recherche qui vous permet d’enregistrer plusieurs valeurs.

Oui

Valeur maximale

Renvoie l'élément présentant la valeur maximale. Pour les données texte, la valeur maximale est la dernière valeur alphabétique (Access ne fait pas la distinction entre les majuscules et les minuscules). La fonction ignore les valeurs NULL.

Numérique, Décimal, Monétaire, Date/Heure

Oui

Valeur minimale

Renvoie l'élément présentant la valeur minimale. Pour les données texte, la valeur minimale est la première valeur alphabétique (Access ne fait pas la distinction entre les majuscules et les minuscules). La fonction ignore les valeurs NULL.

Numérique, Décimal, Monétaire, Date/Heure

Oui

Écart type

Mesure la dispersion des valeurs d’une valeur moyenne (une espérance). Pour plus d’informations, voir en savoir plus sur les fonctions écart type et la Variance, plus loin dans cet article.

Numérique, Décimal, Monétaire

Oui

Somme

Ajoute les éléments d'une colonne. S'applique uniquement aux données de type Numérique et Monétaire.

Numérique, Décimal, Monnaie

Oui

Variance

Mesure la variance statistique de toutes les valeurs dans la colonne. Vous pouvez utiliser cette fonction uniquement sur les données numérique et monétaire. Si la table contient moins de deux lignes, Access renvoie une valeur null. Pour plus d’informations sur les fonctions de variance, consultez la section plus d’informations sur les fonctions écart type et la Variance, plus loin dans cet article.

Numérique, Décimal, Monétaire

Oui

La section suivante explique comment utiliser chacune de ces fonctions dans une ligne Totaux.

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Additionner des valeurs grâce à la ligne Totaux

Pour additionner rapidement les données d'une colonne ou utiliser une autre fonction d'agrégat, vous pouvez ajouter une ligne Totaux à une table, un jeu de résultats de la requête ou un formulaire double affichage (formulaire contenant une feuille de données). Les lignes Totaux vous permettent de gagner du temps, car vous n'avez pas besoin d'ajouter une fonction à une requête ou d'écrire du code VBA.

Gardez les règles suivantes à l'esprit :

  • Les fonctions que vous pouvez sélectionner dans la ligne Totaux varient en fonction du type de données de la colonne de données. Par exemple, la fonction Count s'applique uniquement aux champs dont les données sont de type Texte, car vous ne pouvez pas effectuer des opérations mathématiques sur des données texte.

  • Le premier champ d'une ligne Totaux affiche le mot Total tant que vous ne sélectionnez pas d'autre fonction.

  • Vous ne pouvez pas ajouter une ligne Totaux à un rapport. Vous pouvez utiliser les fonctions d’agrégation dans les rapports, mais vous devez utiliser d’autres techniques. Pour plus d’informations sur les fonctions d’agrégation et des expressions dans des rapports, voir l’article créer un état groupé ou de synthèse.

  • Vous pouvez ajouter une ligne Totaux à des tables et des requêtes ouvertes en mode Feuille de données, ainsi qu'à un formulaire double affichage ouvert en mode Formulaire.

  • Par défaut, les opérations de filtrage et de tri ne sont pas autorisées dans les lignes Totaux.

Les sections suivantes expliquent comment utiliser une ligne Totaux dans une feuille de données et un formulaire double affichage.

Ajouter une ligne Totaux

  1. Ouvrez une table ou une requête en mode Feuille de données ou ouvrez un formulaire double affichage en mode Formulaire. Pour cela, dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table, la requête ou le formulaire souhaité, puis cliquez sur Mode Création ou Mode Formulaire dans le menu contextuel.

  2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Ruban d'images Access

    Une nouvelle ligne Total apparaît sous la ligne marquée d'un astérisque dans la feuille de données ou le formulaire double affichage.

    Nouvelle ligne Totaux vide

    Remarque : Si vous utilisez un formulaire double affichage créé dans une version antérieure d'Access, puis converti au nouveau format .accdb, la feuille de données ne comporte pas de ligne marquée d'un astérisque. Cette différence n'a aucune conséquence sur une ligne Totaux.

  3. Dans la ligne Total, cliquez sur le champ dont vous souhaitez calculer la somme, puis sélectionnez Somme dans la liste.

    Sélection de la fonction Somme pour une ligne Totaux

    Pour plus d’informations sur la fonction, voir la section comprendre les fonctions d’agrégation, plus haut dans cet article.

Supprimer une ligne Totaux

  • Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Ruban d'images Access

Remarque : Vous ne pouvez pas couper ou supprimer une ligne Totaux, vous ne pouvez que l'activer ou la désactiver. Toutefois, vous pouvez la copier et la coller dans un autre fichier, comme un classeur Microsoft Office Excel 2007 ou un document Microsoft Office Word 2007. Dans les étapes suivantes, vous allez apprendre à copier une ligne Totaux.

Copier une ligne Totaux vers un autre fichier

  1. Cliquez sur le sélecteur de ligne, à savoir la case à l'extrémité droite ou gauche de la ligne Total, pour sélectionner la ligne entière.

    1. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Copier.

    Ruban d'images Access

    ou

    Appuyez sur Ctrl+C.

  2. Ouvrez le fichier cible dans lequel vous souhaitez coller vos données.

  3. Sélectionnez la dernière ligne de votre table de destination, jeu de résultats de la requête ou formulaire.

  4. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Presse-papiers, cliquez sur Coller.

    Ruban d'images Access

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Compter le nombre de valeurs d'une colonne

Utilisez la fonction Count pour compter le nombre d'éléments dans une colonne. La fonction Count ne peut être appliquée qu'à une seule colonne de données et ne renvoie qu'une seule valeur. Elle prend en charge tous les types de données.

Compter les éléments d'une colonne

  1. Ouvrez une table, un jeu de résultats de la requête ou un formulaire dans le mode de votre choix (à l'exception du mode Création).

  2. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Ruban d'images Access

    Une nouvelle ligne Totaux apparaît sous la ligne marquée d'un astérisque dans votre feuille de données.

  3. Dans la ligne Total, cliquez sur le champ que vous voulez compter le nombre et sélectionnez NOMBRE dans la liste. Pour plus d’informations sur la fonction, voir la section comprendre la somme et les autres fonctions d’agrégation, plus haut dans cet article.

    Remarque : Access ne calcule la valeur de la fonction que lorsque vous validez vos modifications. Pour cela, vous devez entrer une nouvelle valeur dans un autre champ ou appuyer sur la touche F9 pour actualiser les données.

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En savoir plus sur l'écart type et la variance

Les fonctions Écart type et Variance calculent des valeurs statistiques, et plus spécifiquement, l'étalement des valeurs autour de la moyenne dans une distribution standard (courbe en forme de cloche).

Supposons que vous collectiez de manière aléatoire 10 outils fabriqués sur une même machine et que vous mesuriez leur résistance à la rupture pour tester la machine et vos mesures de contrôle qualité. Si vous calculez la résistance moyenne à la rupture, vous constaterez que la valeur obtenue pour la plupart des outils est proche de la moyenne. Seuls quelques outils présenteront une résistance supérieure ou inférieure à la moyenne. Toutefois, le calcul de la résistance moyenne à la rupture ne permet pas à lui seul de déterminer si vos mesures de contrôle qualité sont performantes ou non, car il suffit de quelques outils exceptionnellement résistants ou peu solides pour fausser la moyenne (vers le haut ou vers le bas).

Les fonctions Variance et Écart type résolvent ce problème en indiquant l'écart entre les valeurs et la moyenne. En ce qui concerne la résistance à la rupture, plus les valeurs renvoyées par l'une ou l'autre des fonctions sont faibles, plus vos processus de fabrication sont performants, car quelques outils seulement présentent une résistance à la rupture au-dessus ou au-dessous de la moyenne.

Nous n'allons pas étudier en détail la variance ni l'écart type dans cet article. Pour en savoir plus à ce sujet, consultez les nombreux sites Web consacrés aux statistiques. Gardez les règles suivantes à l'esprit lorsque vous utilisez les fonctions Variance et Écart type :

  • Les fonctions ignorent les valeurs NULL.

  • La fonction Variance utilise la formule suivante :
    Formule

  • La fonction de l’écart type utilise la formule suivante :
    Formule

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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