Afficher des totaux de colonnes dans une feuille de données à l’aide d’une ligne Totaux

Une ligne Totaux dans Access vous permet de déterminer en un clin d’œil les totaux de colonnes d’une feuille de données. Dans une table qui contient des informations sur les achats par exemple, il est possible d’afficher le total des unités achetées ou un nombre total d’éléments en ajoutant une ligne Totaux à la feuille de données :

Ligne Totaux avec des données

Remarque :  Pour afficher la somme d’une colonne, le type de données de celle-ci doit être Nombre, Décimal ou Monétaire. Pour les colonnes non numériques, vous pouvez uniquement sélectionner le type de total Nombre.

Ajouter une ligne Totaux

  1. Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table, la requête ou le formulaire double affichage pour l’ouvrir en mode Feuille de données.

  2. Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

    Une ligne Total est ajoutée en bas de la feuille de données.

    Ligne Totaux dans une feuille de données

  3. Pour chaque cellule de la ligne Total où vous souhaitez qu’apparaisse un total, cliquez dans la cellule et sélectionnez le type de total souhaité.

Sélection du type de total

Une fois la ligne Total ajoutée, vous sélectionnez le type de valeur de total à afficher pour chaque colonne. Par exemple, les agrégats comme les sommes peuvent être affichés quand le type de données est défini sur Nombre, Décimal ou Monétaire. Un nombre de valeurs est possible quand le type de données est une valeur de texte.

Dans cet exemple, vous allez maintenant afficher la somme total des colonnes Prix d’achat et Unité achetée, et le nombre total pour la colonne Élément comme dans l’image ci-dessous :

  1. Au lieu du mot Totaldans la première colonne, il est possible d’afficher un nombre total d’enregistrements. Pour ce faire, cliquez sur la ligne Totaux pour la colonne Élément, cliquez sur la flèche et sélectionnez Nombre pour afficher le nombre total d’éléments.

  2. Cliquez ensuite sur la flèche de la colonne Prix d’achat et sélectionnez Somme pour afficher le total du prix d’achat pour tous les éléments.

  3. Répétez l’étape précédente pour la colonne Unité achetée pour afficher le total des unités achetées.

    Ligne Totaux avec des fonctions de somme et de nombre

    Remarque :  Bien que la ligne Total ne puisse pas être supprimée ni coupée, il est possible de la masquer en cliquant sur Totaux sous l’onglet Accueil.

Comprendre Somme et les autres fonctions d’agrégation

Les fonctions d’agrégation effectuent des calculs sur des colonnes de données et renvoient un seul résultat. Les fonctions d’agrégation servent à calculer une valeur unique, comme une somme ou une moyenne. N’oubliez pas que les fonctions d’agrégation s’utilisent avec des colonnes de données. Cela peut sembler évident, mais lors de la création et de l’utilisation d’une base de données, on tend à se concentrer sur les lignes de données et les enregistrements individuels. Vous veillez à ce que les utilisateurs puissent entrer des données dans un champ, déplacer le curseur vers la droite ou la gauche, renseigner le champ suivant, etc. En revanche, avec les fonctions d’agrégation, vous vous concentrez sur des groupes d’enregistrements dans des colonnes.

Par exemple, supposons que vous utilisiez Access pour stocker et suivre des données des ventes. Vous pouvez utiliser les fonctions d’agrégation pour calculer le nombre de produits vendus dans une colonne, le montant total des ventes dans une deuxième colonne et le montant moyen des ventes de chaque produit dans une troisième.

Ce tableau répertorie et décrit les fonctions d'agrégation offertes par Access dans la ligne Totaux. Gardez à l’esprit que d’autres fonctions d'agrégation sont disponibles dans Access, mais doivent être utilisées dans des requêtes.

Fonction

Description

Utiliser avec le ou les types de données

Disponible dans la ligne Totaux ?

Moyenne

Calcule la valeur moyenne d’une colonne. La colonne doit contenir des données numériques, des valeurs monétaires ou des valeurs de date/heure. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, monétaire, décimales, Date/heure

Oui

Nombre

Compte le nombre d’éléments d’une colonne.

Tous les types de données, à l’exception des données scalaires répétitives, par exemple, une colonne de listes à plusieurs valeurs. Pour plus d’informations sur les listes à plusieurs valeurs, voir les articles Guide pour les champs à plusieurs valeurs et Ajouter ou modifier un champ Liste de choix permettant d’enregistrer plusieurs valeurs.

Oui

Maximum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus élevée. Pour les données texte, la valeur la plus élevée est la dernière valeur alphabétique ; Access ignore la casse. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, monétaire, décimales, Date/heure

Oui

Minimum

Renvoie l’élément avec la valeur la plus faible. Pour les données texte, la valeur la plus faible est la première valeur alphabétique ; Access ignore la casse. La fonction ignore les valeurs null.

Nombre, monétaire, décimales, Date/heure

Oui

Écart-type

Mesure l’écart de valeurs par rapport à une valeur moyenne (une moyenne). Pour plus d’informations, voir En savoir plus sur les fonctions Écart-type et Variance, dans la section suivante.

Nombre, décimales, monétaire

Oui

Somme

Ajoute les éléments d’une colonne. Ne fonctionne que sur les données numériques et monétaires.

Nombre, décimales, monétaire

Oui

Variance

Mesure la variance statistique de toutes les valeurs de la colonne. Vous ne pouvez utiliser cette fonction que sur des données numériques et monétaires. Si le tableau contient moins de deux lignes, Access renvoie une valeur null. Pour plus d’informations sur les fonctions de variance, voir En savoir plus les fonctions Écart-type et Variance, dans la section suivante.

Nombre, décimales, monétaire

Oui

En savoir plus sur les fonctions Écart-type et Variance

Les fonctions Écart-type et Variance calculent des valeurs statistiques. Plus précisément, elles calculent où des valeurs sont groupées par rapport à leur moyenne (leur moyenne) dans une distribution standard (une courbe en cloche).

Par exemple, supposons que vous collectiez de manière aléatoire 10 outils produits par une même machine et en mesuriez la résistance à la rupture, un processus qui teste la machine et vos mesures de contrôle de la qualité. Si vous calculez une résistance à la rupture moyenne, vous remarquez que la plupart des outils ont une résistance à la rupture proche de cette moyenne, tandis que quelques-uns ont une résistance supérieure et quelques autres une résistance moindre. En revanche, si vous ne calculez que la résistance à la rupture moyenne, cette valeur ne vous indique pas l’efficacité de votre processus de contrôle de la qualité, car quelques outils exceptionnellement résistants ou fragiles peuvent biaiser la moyenne vers le haut ou le bas.

Les fonctions Variance et Écart-type contournent ce problème en vous indiquant la proximité de vos valeurs par rapport à la moyenne. Dans le cas de la résistance à la rupture, si les nombres renvoyés par chaque fonction sont petits, votre processus de fabrication fonctionne bien, puisque les outils ont une résistance à la rupture au-dessus ou en dessous de la moyenne.

Une discussion complète de la variance et l’écart-type sort du cadre de cet article. Vous pouvez consulter de nombreux sites web de statistiques pour plus d’informations sur les deux sujets. Gardez les règles suivantes à l’esprit lorsque vous utilisez les fonctions Variance et Écart-type :

  • Les fonctions ignorent les valeurs null.

  • La fonction Variance utilise la formule suivante :
    Formule

  • La fonction Écart-type utilise la formule suivante :
    Formule

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