Affectation et suivi des tâches

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

En plus de créer vos propres tâches, vous pouvez créer des tâches et les affecter à d’autres personnes.

Les tâches permettent d’effectuer un suivi des choses que vous avez à faire. Vous pouvez également les affecter à d’autres personnes.

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Tâches, puis sur Nouvelle tâche, ou ouvrez une tâche existante.

    Raccourci clavier    Pour créer une tâche, appuyez sur Ctrl+Maj+K.

  2. Cliquez sur Affecter une tâche.

    Commande Affecter une tâche du ruban

  3. Dans la zone À, entrez un nom ou une adresse de courrier.

  4. Entrez l’objet, la date de début et la date d’échéance.

    Propriétés Date de début et Échéance d’une tâche affectée

  5. Si vous voulez que la tâche se répète, cliquez sur Périodicité, sélectionnez les options souhaitées, puis cliquez sur OK.

  6. Cliquez sur Envoyer.

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de cette tâche reste dans votre liste des tâches mais n’est jamais mise à jour. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée, vous recevez un rapport d’état pour chaque occurrence achevée de la tâche.

Lorsque vous ouvrez une tâche que vous est affectée, vous pouvez suivre l’évolution des tâches affectées avec la zone % achevé que vous ou le destinataire peut mettre à jour lorsque vous recevez un rapport d’état des tâches affectées.

Outlook pouvez suivre la progression d’une tâche affectée à une personne. Si vous voulez plusieurs personnes de travailler sur une tâche, il est recommandé de diviser la tâche en parties plus petites ou affecter chaque tâche individuellement. Par exemple, pour effectuer le suivi d’un rapport rédigé par trois personnes, créez trois tâches séparées nommés écrire un rapport : Anne, écrire un rapport : Carlos, et écrire un rapport : Michiyoet affecter chaque tâche individuelle au rédacteur concerné.

Effectuer le suivi des tâches que vous avez affectées à une autre personne

  1. Dans la barre de navigation, cliquez sur Tâches.

  2. Cliquez sur Affichage > Changer l’affichage > Assignées.

Commande d’affichage des tâches affectées sur le ruban

Des tâches affectées

Si vous ne voyez pas les tâches que vous avez affectées, Outlook n’est peut-être pas configuré afin d’en conserver des copies.

  1. Cliquez sur Fichier > Options > Tâches.

  2. Sous Options des tâches, activez la case à cocher Conserver ma liste de tâches à jour avec les copies des tâches affectées à d’autres personnes.

Case à cocher Conserver ma liste de tâches à jour avec les copies des tâches affectées à d’autres personnes

L’activation de cette option ne permet pas d’effectuer le suivi des tâches que vous avez déjà affectées, mais celui des nouvelles tâches que vous affecterez.

Une fois que vous créez une tâche et l’assigner à quelqu'un, vous devrez certaines tâches Gestion de maintenance qu’elle soit terminée. Par exemple, vous souhaiterez des rapports d’état et mises à jour de l’avancement de la tâche. En outre, si la personne à laquelle vous attribuez la tâche la refuse, vous souhaiterez réaffecter à quelqu'un d’autre.

Pour affecter une tâche, vous créez la tâche et puis envoyez comme une demande de tâche à une personne. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, accepter la tâche ou affecter la tâche à une autre personne. Si la tâche est refusée, elle est renvoyée pour vous.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est renvoyée, la tâche est toujours propriétée du destinataire jusqu'à ce que vous récupérez la propriété en renvoyant la tâche à votre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour affecter une tâche     Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche que vous voulez attribuer. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Affecter une tâche.

  2. Dans la zone à, entrez l’adresse nom ou un message électronique de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

    Pour sélectionner le nom d’une liste, cliquez sur le bouton.

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone objet est déjà remplie.

  4. Sélectionnez la date d’échéance et les options de statut que vous voulez.

  5. Activez ou désactivez la case à cocher conserver une copie à jour de cette tâche dans ma liste des tâches et la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée.

  6. Si vous souhaitez que la tâche périodique, sous l’onglet tâche, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité, sélectionnez les options de votre choix, puis sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez les informations que vous voulez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer image du bouton .

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de la tâche restera dans votre liste de tâches, mais elle ne sera pas actualisée. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée, vous recevrez un rapport d’état pour chaque occurrence complète de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche que vous voulez envoyer.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Transférer.

    Raccourci clavier pour transférer une tâche, appuyez sur CTRL + F.

  3. Entrez les noms des destinataires ou des adresses de messagerie dans les zones à et Cc.

  4. Dans le corps de la tâche, tapez le message que vous souhaitez inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les autres tâches de la liste des tâches dans le corps de la tâche que vous transférez.

  5. Cliquez sur Envoyer image du bouton .

  1. Ouvrez le message électronique qui contient la demande de tâche. Ce message est généralement dans votre dossier Éléments envoyés.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur revenir à la liste de tâches.

Vous pouvez également réclamer la tâche à partir du message de tâche refusée en cliquant sur revenir à la liste de tâches.

Il existe trois manières pour suivre les tâches que vous avez affectées à d’autres personnes :

  • Conserver des copies des tâches que vous affectez et recevoir automatiquement les rapports d’état automatisés   

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur Options de la tâche.

    3. Activez la case à cocher conserver une copie de chaque tâche affectée dans ma liste des tâches à jour.

    4. Activez la case à cocher Envoyer des rapports d’état lorsque les tâches sont affectées sont exécutées.

  • Afficher les tâches que vous avez affectées à d’autres personnes   

    1. Cliquez sur tâches.

    2. Dans le menu affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur affectations.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent une copie d’une tâche affectée à jour   

    1. Ouvrez la tâche affectée pour lequel vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l’onglet Détails, affichez les noms dans la zone de liste de mise à jour.

  1. Ouvrir la tâche ou une demande de tâche.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Accepter ou Refuser.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Modifier la réponse avant l’envoi, tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche dont vous voulez envoyer un rapport d’état ou un commentaire.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Envoyer le rapport d’état, répondre ou répondre à tous.

  3. Entrez les noms des destinataires ou des adresses de messagerie dans les zones à et Cc.

    Si la tâche est affectée, les noms des personnes à mettre à jour sont ajoutés automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport d’état.

  5. Cliquez sur Envoyer image du bouton .

Une fois que vous créez une tâche et l’assigner à quelqu'un, vous devrez certaines tâches Gestion de maintenance qu’elle soit terminée. Par exemple, vous souhaiterez des rapports d’état et mises à jour de l’avancement de la tâche. En outre, si la personne à laquelle vous attribuez la tâche la refuse, vous souhaiterez réaffecter à quelqu'un d’autre.

Pour affecter une tâche, vous créez la tâche et puis envoyez comme une demande de tâche à une personne. La personne qui reçoit la demande de tâche devient le propriétaire temporaire de la tâche. Cette personne peut refuser la tâche, accepter la tâche ou affecter la tâche à une autre personne. Si la tâche est refusée, elle est renvoyée pour vous.

Remarque : Même si une tâche refusée vous est renvoyée, la tâche est toujours propriétée du destinataire jusqu'à ce que vous récupérez la propriété en renvoyant la tâche à votre liste de tâches.

Affecter une tâche à une personne

  1. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Pour affecter une tâche     Dans le menu fichier, pointez sur Nouveau, puis cliquez sur Demande de tâche.

      Envoyer une demande de tâche à une personne

    • Pour affecter une tâche existante     Dans la liste des tâches, ouvrez la tâche que vous voulez attribuer. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Affecter une tâche.

  2. Dans la zone à, entrez l’adresse nom ou un message électronique de la personne à laquelle vous souhaitez affecter la tâche.

    Pour sélectionner le nom d’une liste, cliquez sur le bouton.

  3. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche.

    Remarque : Pour une tâche existante, la zone objet est déjà remplie.

  4. Sélectionnez la date d’échéance et les options de statut que vous voulez.

  5. Activez ou désactivez la case à cocher conserver une copie à jour de cette tâche dans ma liste des tâches et la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée.

  6. Si vous souhaitez que la tâche périodique, sous l’onglet tâche, dans le groupe Options, cliquez sur périodicité, sélectionnez les options de votre choix, puis sur OK.

  7. Dans le corps de la tâche périodique, tapez les informations que vous voulez inclure dans la tâche.

  8. Cliquez sur Envoyer image du bouton .

    Remarque : Si vous affectez une tâche périodique, une copie de la tâche restera dans votre liste de tâches, mais elle ne sera pas actualisée. Si vous activez la case à cocher Envoyer un rapport d’état quand la tâche est terminée, vous recevrez un rapport d’état pour chaque occurrence complète de la tâche.

  1. Ouvrez la tâche que vous voulez envoyer.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Transférer.

    Raccourci clavier pour transférer une tâche, appuyez sur CTRL + F.

  3. Entrez les noms des destinataires ou des adresses de messagerie dans les zones à et Cc.

  4. Dans le corps de la tâche, tapez le message que vous souhaitez inclure. Pour envoyer plusieurs tâches, faites glisser les autres tâches de la liste des tâches dans le corps de la tâche que vous transférez.

  5. Cliquez sur Envoyer image du bouton .

  1. Ouvrez le message électronique qui contient la demande de tâche. Ce message est généralement dans votre dossier Éléments envoyés.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur revenir à la liste de tâches.

Vous pouvez également réclamer la tâche à partir du message de tâche refusée en cliquant sur revenir à la liste de tâches.

Il existe trois manières pour suivre les tâches que vous avez affectées à d’autres personnes :

  • Conserver des copies des tâches que vous affectez et recevoir automatiquement les rapports d’état automatisés   

    1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options.

    2. Cliquez sur Options de la tâche.

    3. Activez la case à cocher conserver une copie de chaque tâche affectée dans ma liste des tâches à jour.

    4. Activez la case à cocher Envoyer des rapports d’état lorsque les tâches sont affectées sont exécutées.

  • Afficher les tâches que vous avez affectées à d’autres personnes   

    1. Cliquez sur tâches.

    2. Dans le menu affichage, pointez sur Affichage actuel, puis cliquez sur affectations.

  • Afficher la liste des personnes qui reçoivent une copie d’une tâche affectée à jour   

    1. Ouvrez la tâche affectée pour lequel vous souhaitez afficher la liste.

    2. Sous l’onglet Détails, affichez les noms dans la zone de liste de mise à jour.

  1. Ouvrir la tâche ou une demande de tâche.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Accepter ou Refuser.

  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :

    • Cliquez sur Modifier la réponse avant l’envoi, tapez votre commentaire dans le message, puis cliquez sur Envoyer.

    • Cliquez sur Envoyer la réponse maintenant.

  1. Ouvrez la tâche dont vous voulez envoyer un rapport d’état ou un commentaire.

  2. Sous l’onglet tâche, dans le groupe Gérer la tâche, cliquez sur Envoyer le rapport d’état, répondre ou répondre à tous.

  3. Entrez les noms des destinataires ou des adresses de messagerie dans les zones à et Cc.

    Si la tâche est affectée, les noms des personnes à mettre à jour sont ajoutés automatiquement.

  4. Dans le corps du message, tapez les informations que vous souhaitez inclure dans le rapport d’état.

  5. Cliquez sur Envoyer image du bouton .

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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