Actualiser des données externes dans Excel Services

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Les données d'un classeur Microsoft Office Excel qui a été affiché dans Excel Services peuvent provenir de deux emplacements différents. Les données peuvent être enregistrées directement dans le classeur, ou dans une source externe de données, telle qu'une base de données ou un cube OLAP.

Si les données proviennent d'une source de données externe, l'auteur du classeur ou l'administrateur a défini les informations de connexion, souvent dans un fichier ODC, lequel décrit comment localiser une source de données externe, y ouvrir une session, lancer une recherche et y accéder.

Lorsque vous êtes connectés à une source de données externe, vous pouvez effectuer une opération d'actualisation pour extraire les données mises à jour. Chaque fois que vous actualisez des données, vous voyez la version la plus récente des données, y compris toutes les modifications apportées aux données depuis leur dernière actualisation.

Que voulez-vous faire ?

En savoir plus sur l’actualisation des données

En savoir plus sur les problèmes de sécurité

Contrôler la façon dont les données sont actualisées

En savoir plus sur l'actualisation de données

L'illustration suivante explique la procédure d'actualisation des données connectées à une source de données externe.

Procédure de base d’actualisation des données externes

1. Les données sont mises à jour lors d'une actualisation.

2. Une connexion, fréquemment enregistrée sous un fichier de connexion, définit toutes les informations requises pour accéder et récupérer les données issues d'une source de données externe.

3. il existe une variété de sources de données que vous pouvez accéder, par exemple OLAP, SQL Server, fournisseurs OLEDB et pilotes ODBC.

4. Les données mises à jour sont ajoutées au classeur actif.

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En savoir plus sur les problèmes de sécurité

Lorsque vous êtes connectés à une source de données externe et tentez d'actualiser les données, il est important de tenir compte des problèmes de sécurité potentiels, et de savoir ce que vous pouvez faire en matière de sécurité.

Un fichier de connexion de données contient une ou plusieurs requêtes utilisées pour actualiser des données externes. En remplaçant ce fichier, un utilisateur malveillant peut concevoir une requête afin d'avoir accès aux informations confidentielles et les distribuer aux autres utilisateurs ou se livrer à des opérations dangereuses. Il est donc important de vous assurer que :

  • Le fichier OCD a été créé par une personne fiable.

  • Le fichier de connexion est sécurisé et provient d’une bibliothèque de connexion approuvé données (DCL).

Pour plus d'informations sur la manière dont un administrateur peut concevoir des fichiers OCD, créer des emplacements fiables et sécuriser des fichiers OCD, voir l'aide de Microsoft Office Excel 2007, et l'aide d'Office SharePoint Server Central Administration.

Note de sécurité : L'accès à une source de données externe nécessite généralement des références (telles qu'un nom d'utilisateur et un mot de passe) qui sont utilisées pour authentifier l'utilisateur. Vérifiez que ces informations vous sont fournies d'une façon sure et sécurisée et que vous ne révélez pas par inadvertance ces informations d'identification à d'autres utilisateurs.

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Contrôler comment les données sont actualisées

Vous pouvez contrôler comment actualiser des données à partir d'une source de données externe en procédant comme suit :

Actualiser lors de l'ouverture

Dans Microsoft Office Excel 2007, un auteur de classeur peut créer un classeur qui actualise automatiquement des données externes, à condition qu'il soit ouvert, en activant la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier dans la boîte de dialogue Propriétés de connexion. (Dans l'onglet Données du groupe Connexions, cliquez sur Connexions, sélectionnez la connexion, cliquez sur Propriétés, cliquez sur l'onglet Utilisation, puis cliquez sur Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier.) Dans ce cas de figure, Excel Services actualise systématiquement les données avant d'afficher un classeur et de créer une session. Si l'auteur du classeur désactive la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier, les données mises en cache avec le classeur s'affichent. En d'autres termes, une actualisation manuelle des données permet à un utilisateur de les voir actualisées et mises à jour pour la session active, sans pour autant qu'elles soient enregistrées dans le classeur. Si vous souhaitez que les données mises à jour soient toujours affichées avec le classeur dans Excel Services, activez la case à cocher Actualiser les données lors de l'ouverture du fichier à l'aide d'Office Excel. Pour plus d'informations, voir l'aide de Microsoft Office Excel 2007.

Si vous utilisez un fichier ODC, activez également la case à cocher Toujours utiliser le fichier de connexion dans la boîte de dialogue Propriétés de connexion (dans l'onglet Données, du groupe Connexions, cliquez sur Connexions, sélectionnez la connexion, cliquez sur Propriétés, cliquez sur l'onglet Définition, puis cliquez sur Toujours utiliser le fichier de connexion).

Les paramètres de l'emplacement de fichier approuvé Délai d'expiration de session courte et Durée de vie du cache de données externes peuvent également influencer l'actualisation. Pour plus d'informations, voir votre administrateur ou l'aide de Microsoft Office SharePoint Server Central Administration.

Actualisation manuelle

Remarque : Seul un rapport de tableau croisé dynamique peut faire l'objet d'une actualisation manuelle.

  1. Sélectionnez une cellule dans un rapport de tableau croisé dynamique.

  2. Dans la barre d'outils Excel Web Access, sous le menu Mettre à jour, cliquez sur Actualiser la connexion sélectionnée.

    Remarques : 

    • Toute opération interactive qui provoque une nouvelle recherche d'une source de données OLAP engendre une opération de mise à jour manuelle.

    • Si cette commande Actualiser n’est pas visible, l’auteur du composant WebPart a alors supprimé la propriété Actualiser la connexion sélectionnée, actualiser toutes les connexions. Pour plus d’informations, voir Propriétés personnalisées du composant WebPart Excel Web Access.

Actualiser toutes les connexions

  • Dans la barre d'outils Excel Web Access, dans le menu Mettre à jour, cliquez sur Actualiser toutes les connexions.

Actualisation périodique

À l'aide d'Office Excel 2007, l'auteur de classeur peut spécifier que les données sont automatiquement actualisées à un intervalle spécifié après l'ouverture du classeur pour chacune de ses connexions. Par exemple, une base de données d'inventaire peut être mise à jour chaque heure, auquel cas l'auteur du classeur a défini l'actualisation automatique du classeur toutes les 60 minutes. Pour plus d'informations, voir l'aide de Microsoft Office Excel 2007.

Un auteur de composant WebPart peut sélectionner ou désactiver la propriété Autoriser l'actualisation périodique de données dans Excel Web Access afin d'activer ou désactiver l'opération d'actualisation périodique, si la propriété a été définie par l'auteur du classeur. Lorsque l'intervalle de temps est écoulé, par défaut, le message d'alerte de l'actualisation suivante est affiché en bas du composant WebPart Excel Web Access :

Actualiser les données <Liste de connexions> ? (Maintenant) (Toujours) (Ne plus me poser la question)

Un auteur de composant WebPart Excel Web Access peut également définir la propriété Afficher l'invite d'actualisation périodique de données afin de contrôler le message qui s'affiche lorsque Excel Services réalise une actualisation périodique de données pendant une session :

  • Toujours    signifie que le message s’affiche avec une invite à chaque intervalle.

  • Vous pouvez également    signifie qu’un utilisateur peut choisir continuer l’actualisation périodique sans afficher de message.

  • Jamais    signifie qu’Excel Web Access effectue une actualisation périodique sans afficher un message ou une invite.

Pour plus d’informations, voir Propriétés personnalisées du composant WebPart Excel Web Access.

Annuler une actualisation

Parce qu'une opération d'actualisation peut durer plus longtemps que vous ne le prévoyiez, vous pouvez l'annuler. Pendant l'opération d'actualisation, Excel Services affiche un message avec une invite. Cliquez sur Annuler pour interrompre l'opération, afin que vous puissiez actualiser les données à un moment plus opportun. Les données s'affichent, telles qu'elles ont été renvoyées par les requêtes avant votre actualisation annulée.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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