Activer le mode Exchange mis en cache

Utilisez le mode Exchange mis en cache pour travailler avec des éléments inclus dans votre boîte aux lettres Microsoft Exchange Server même lorsque votre connexion réseau est lente ou indisponible.

À propos du mode Exchange mis en cache

Le mode Exchange mis en cache améliore votre expérience lorsque vous utilisez un compte Exchange. Dans ce mode, une copie de votre boîte aux lettres est stockée sur votre ordinateur. Cette copie, qui permet d’accéder rapidement à vos données, est fréquemment mise à jour avec le serveur exécutant Microsoft Exchange.

Remarque : Le mode Exchange mis en cache est le mode par défaut lorsque vous ajoutez un compte Exchange.

Activer ou désactiver le mode Exchange mis en cache

  1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte.

    Paramètres du compte en mode Backstage

  2. Cliquez sur le compte Exchange, puis cliquez sur Modifier.

    Commande Modifier dans la boîte de dialogue Paramètres du compte

  3. Sous Paramètres hors connexion, activez la case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache.

    Case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache dans la boîte de dialogue Changer de compte

  4. Quittez, puis redémarrez Outlook.

Si vous voulez désactiver le mode Exchange mis en cache, répétez les étapes, mais désactivez la case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache.

Par défaut, les e-mails de votre boîte aux lettres remontant jusqu’à 12 mois sont disponibles hors connexion, mais vous pouvez contrôler la quantité de messages conservés hors connexion.

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Mode Exchange mis en cache et dossiers partagés

Les dossiers partagés incluent les dossiers publics Exchange, les dossiers SharePoint ou les dossiers Exchange d’une autre personne lorsque vous utilisez l’accès délégué. Par défaut, lorsque le mode Exchange mis en cache est activé, une copie locale des dossiers partagés est téléchargée sur votre ordinateur.

Pour déterminer si les dossiers partagés ou publics sont téléchargés lorsque le mode Exchange mis en cache est activé, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur Fichier > Paramètres du compte > Paramètres du compte.

Paramètres du compte en mode Backstage

  1. Cliquez sur le compte Exchange, puis cliquez sur Modifier > Paramètres supplémentaires.

  2. Sous l’onglet Avancé, sous Paramètres du mode Exchange mis en cache, activez les cases à cocher des options souhaitées.

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Pourquoi l’option Mode Exchange mis en cache n’est-elle pas disponible ?

Si l’option Mode Exchange mis en cache n’apparaît pas, une ou plusieurs des conditions suivantes peut s’appliquer :

  • Il n’existe aucun compte Exchange dans votre profil Microsoft Outlook    Cette fonctionnalité requiert que votre Profil Outlook contienne un compte Exchange. Les comptes POP3 et IMAP ne peuvent pas utiliser cette fonctionnalité.

  • Votre administrateur de serveur Exchange a désactivé cette fonctionnalité.    Les administrateurs Exchange peuvent désactiver cette fonctionnalité dans Outlook. Pour plus d’informations, contactez votre administrateur Exchange.

  • Les services Microsoft Terminal Server sont installés   . Le mode Exchange mis en cache n’est pas disponible sur les ordinateurs exécutant Windows Server lorsque les services Microsoft Terminal Server ne sont pas installés.

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À propos du mode Exchange mis en cache

Le mode Exchange mis en cache améliore votre expérience lorsque vous utilisez un compte Exchange. Dans ce mode, une copie de votre boîte aux lettres est stockée sur votre ordinateur. Cette copie, qui permet d’accéder rapidement à vos données, est fréquemment mise à jour avec le serveur exécutant Microsoft Exchange.

Remarque : Le mode Exchange mis en cache est le mode par défaut lorsque vous ajoutez un compte Exchange.

Activer ou désactiver le mode Exchange mis en cache

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis de nouveau sur Paramètres du compte.
    Paramètres du compte en mode Backstage

  3. Sous l’onglet Courrier, cliquez sur le compte Exchange, puis sur Modifier.

  4. Sous Microsoft Exchange Server, activez ou désactivez la case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache.
    Case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache

  5. Quittez, puis redémarrez Microsoft Outlook 2010.

Lorsque vous utilisez le mode Exchange mis en cache, un e-mail peut rester dans la Boîte d’envoi pendant jusqu’à une minute avant que la synchronisation suivante avec le serveur exécutant Exchange se produise. Si vous décidez d’envoyer le message immédiatement, procédez comme suit :

  • Sous l’onglet Envoyer/Recevoir, dans le groupe Envoyer et recevoir, cliquez sur Envoyer tout.
    Groupe Envoyer et recevoir dans le ruban

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Configurer manuellement les préférences de téléchargement de message

Le mode Exchange mis en cache peut optimiser automatiquement la transmission des données en fonction de la vitesse de connexion au serveur exécutant Exchange. Vous pouvez cependant modifier manuellement les préférences de téléchargement.

  1. Sous l’onglet Envoyer/Recevoir, dans le groupe Préférences, cliquez sur Préférences de téléchargement.
    Commence Préférences de téléchargement dans le ruban

  2. Cliquez sur l’une des options suivantes :

    • Télécharger les éléments complets      Il s’agit du paramètre par défaut. La totalité des messages et pièces jointes sont téléchargés.

    • Télécharger les en-têtes puis les éléments complets      Une fois les en-têtes de message téléchargés, le téléchargement des corps et pièces jointes des messages commence. Lorsque vous téléchargez une grande quantité d’éléments, ce paramètre est utile, car il vous permet d’afficher rapidement les en-têtes de message, puis de choisir les messages à ouvrir sans devoir attendre que tous les messages soient entièrement téléchargés.

    • Télécharger les en-têtes      Les corps et pièces jointes des messages ne sont pas téléchargés. Cela réduit le volume des données transférées et le temps de connexion. Lorsque vous ouvrez un élément, celui-ci est entièrement téléchargé à partir du serveur de courrier.

    • Sur des connexions lentes, télécharger les en-têtes uniquement      Quand une connexion lente est détectée, les corps et pièces jointes des messages ne sont pas téléchargés. Si cette option n’est pas sélectionnée, les trois choix précédents déterminent ce qui est téléchargé, quelle que soit la vitesse de connexion.

En plus des dossiers Exchange, le mode Exchange mis en cache fonctionne avec des dossiers partagés. Des dossiers partagés sont, par exemple, des dossiers Exchange d’une autre personne lorsque vous utilisez un accès délégué, ou des dossiers SharePoint. Pour activer ou désactiver la prise en charge d’un dossier partagé lorsque vous utilisez le mode Exchange mis en cache, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier.

  2. Cliquez sur Paramètres du compte, puis de nouveau sur Paramètres du compte.
    Paramètres du compte en mode Backstage

  3. Sous l’onglet Courrier, cliquez sur le compte Exchange, puis sur Modifier.

  4. Cliquez sur Autres paramètres.

  5. Sous l’onglet Options avancées, sous Paramètres du mode Exchange mis en cache, activez les cases à cocher des options souhaitées.

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Pourquoi l’option mode Exchange mis en cache n’est-elle pas disponible ?

Si vous ne parvenez pas à activer le mode Exchange mis en cache, une ou plusieurs des raisons suivantes peuvent en être la cause :

  • Il n’existe pas de compte Exchange dans votre profil Microsoft Outlook     Cette fonctionnalité requiert que votre profil Outlook contienne un compte Exchange.

  • L’administrateur de votre serveur Exchange a peut-être désactivé cette fonctionnalité     Les administrateurs Exchange ont la possibilité de désactiver cette fonctionnalité dans Outlook. Pour plus d’informations, contactez votre administrateur Exchange.

  • Les services Microsoft Terminal Server sont installés    Le mode Exchange mis en cache n’est pas disponible sur les ordinateurs exécutant Windows Server quand les services Microsoft Terminal Server sont installés.

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Le mode Exchange mis en cache vous offre une meilleure expérience d’utilisation d’un compte Microsoft Exchange. Une copie de votre boîte aux lettres est stockée sur votre ordinateur. Cette copie permet d’accéder rapidement à vos données, et est fréquemment mise à jour avec le serveur de courrier.

Remarque : Cette fonctionnalité nécessite que utilisiez un compte Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 ou Exchange Server 2007. La plupart des comptes familiaux et personnels n’utilisent pas Microsoft Exchange.

Si vous travaillez en mode hors connexion, que ce soit par choix ou en raison d’un problème de connexion, vos données restent accessibles instantanément, où que vous soyez. À défaut de connexion entre votre ordinateur et le serveur exécutant Exchange, Microsoft Office Outlook 2007 passe à l’état Tentative de connexion ou Déconnecté. Lorsque la connexion est restaurée, Microsoft Office Outlook 2007 passe automatiquement à l’état Connecté ou Connecté (en-têtes). Les modifications que vous apportez quand aucune connexion au serveur n’est disponible sont automatiquement synchronisées dès qu’une connexion est disponible. Vous pouvez continuer à travailler pendant la synchronisation des modifications.

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Lorsque les données sont optimisées pour un type de connexion Exchange, le type des éléments synchronisés avec votre boîte aux lettres de serveur est différent. Par exemple, lorsque vous utilisez une connexion rapide, Office Outlook 2007 copie l’en-tête, le corps et les pièces jointes d’un e-mail à partir du serveur de courrier sur votre ordinateur. Quand la connexion sélectionnée est plus lente, seuls les en-têtes sont téléchargés automatiquement. Le corps et les pièces jointes associées sont téléchargés uniquement quand vous le demandez, ou s’ils sont nécessaires pour la synchronisation avec des assistants numériques personnels (PDA), l’archivage automatique et le respect de certaines règles côté client. Dans un environnement de connexion plus lent, le carnet d’adresses en mode hors connexion n’est pas non plus mis à jour automatiquement. Vous pouvez cependant demander la mise à jour manuellement.

Remarque : Le téléchargement des en-têtes uniquement est une fonctionnalité disponible lorsque vous vous connectez à Exchange Server 2003 ou à Office Outlook 2007.

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Le mode Exchange mis en cache tire parti de la capacité d’Outlook à déterminer automatiquement la vitesse de votre connexion à Exchange, et optimise les transmissions de données en fonction de cette vitesse. Lorsque le paramètre Sur des connexions lentes, télécharger les en-têtes uniquement est sélectionné, Outlook arrête automatiquement le téléchargement des éléments complets, et laisse les pièces jointes sur le serveur.

Par exemple, vous pouvez utiliser un ordinateur portable au bureau et vous connecter au réseau local (LAN) de votre organisation à l’aide d’un câble réseau. Vous avez alors accès aux en-têtes et aux éléments complets, y compris les pièces jointes. Vous disposez d’un accès rapide au serveur exécutant Exchange. Si vous vous déconnectez de l’ordinateur portable du LAN, Outlook passe à l’état Tentative de connexion. Vous pouvez continuer à utiliser vos données sans interruption. Si la connexion demeure indisponible, Outlook passe à l’état Déconnecté, et vérifie régulièrement la disponibilité du serveur. Si vous disposez d’un accès sans fil, il se peut qu’Outlook rétablisse une connexion au serveur et revienne à l’état Connecté. Vous n’êtes pas tenu de modifier des paramètres ou de redémarrer Outlook.

Plus tard dans la journée, vous utilisez un modem pour établir un accès réseau à distance à votre compte Exchange. Outlook détecte que la connexion est lente et optimise automatiquement son fonctionnement en téléchargeant uniquement les en-têtes et en ne mettant pas à jour le carnet d’adresses en mode hors connexion. D’autres optimisations sont également effectuées afin de réduire le volume des données envoyées via la connexion.

Grâce à ses différents niveaux d’optimisation, Outlook peut s’adapter à des environnements de connexion changeants, par exemple, en se déconnectant d’un LAN, en passant en mode hors connexion, puis en rétablissant une connexion au serveur via une connexion d’accès à distance plus lente. À mesure que le type de connexion Exchange change (LAN, sans fil, cellulaire, GPRS et hors connexion), les transitions sont transparentes et ne requièrent jamais de modification des paramètres ou de redémarrage d’Outlook.

Remarque : Le téléchargement des en-têtes uniquement est une fonctionnalité disponible lorsque vous vous connectez à Exchange 2003 ou version ultérieure.

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Vous avez toujours la possibilité de définir manuellement le comportement de connexion. Dans certains cas, il se peut que vous vouliez contrôler le comportement de votre connexion et le volume des données échangées avec Exchange. Au bureau, lorsque vous êtes connecté à un réseau local (LAN) à grande vitesse, l’option Télécharger les éléments complets est probablement la meilleure. Si vous vous connectez via un service qui facture le volume des données échangées, ce qui est généralement le cas des connexions cellulaires et GPRS, sélectionnez Télécharger les en-têtes. Le volume des données envoyées via la connexion est réduit, et le temps de connexion raccourci. Vous pouvez ensuite demander uniquement les éléments complets dont vous avez besoin.

Remarque : Le téléchargement des en-têtes uniquement est une fonctionnalité disponible lorsque vous vous connectez à Exchange 2003 ou Exchange 2007.

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  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres de comptes.

  2. Sous l’onglet Courrier, cliquez sur le compte Exchange, puis sur Modifier.

  3. Sous Microsoft Exchange Server, désactivez la case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache.

    Si vous ne parvenez pas à activer le mode Exchange mis en cache, une ou plusieurs des raisons suivantes peuvent en être la cause :

    • Il n’y a pas de compte e-mail Exchange dans votre profil Microsoft Outlook     Cette fonctionnalité requiert que votre profil Outlook contienne un compte Exchange.

    • Votre administrateur Exchange peut avoir désactivé cette fonctionnalité     Les administrateurs Exchange ont la capacité de désactiver cette fonctionnalité dans Outlook. Pour plus d’informations, contactez votre administrateur Exchange. Des informations supplémentaires pour les administrateurs sont disponibles dans le Kit de ressources Microsoft Office.

    • Vous avez installé les services Terminal Server Microsoft     Le mode Exchange mis en cache utilise un fichier de dossiers en mode hors connexion (.ost). Si vous avez installé les services Terminal Server Microsoft pour Microsoft Windows 2000 Server ou Windows Server 2003, ce fichier ne peut pas être utilisé. Toutefois, l’installation du client des services Terminal Server ou du client Connexion Bureau à distance n’empêche pas l’accès à cette fonctionnalité.

  4. Quittez et redémarrez Office Outlook 2007.

Lorsque vous utilisez le mode Exchange mis en cache, un e-mail peut rester dans la Boîte d’envoi pendant jusqu’à une minute avant que la synchronisation suivante avec le serveur exécutant Exchange se produise. Si vous décidez d’envoyer le message immédiatement, procédez comme suit :

  • Dans le menu Outils, pointez sur Envoyer/Recevoir, puis cliquez sur Envoyer tout.

Remarque : En plus de vos dossiers Exchange, le mode Exchange mis en cache fonctionne avec des dossiers partagés. Des dossiers partagés sont, par exemple, des dossiers Exchange d’une autre personne lorsque vous utilisez un accès délégué, ou des dossiers SharePoint. Pour activer ou désactiver la prise en charge des dossiers partagés lors de l’utilisation du mode Exchange mis en cache, après l’étape 2 de la procédure décrite ci-dessus, cliquez sur Autres paramètres, puis, sous l’onglet Options avancées, activez ou désactivez la case à cocher Télécharger les dossiers partagés (exclut les dossiers de courrier).

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  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Paramètres de comptes.

  2. Sous l’onglet Courrier, cliquez sur le compte Exchange, puis sur Modifier.

  3. Sous Microsoft Exchange Server, désactivez la case à cocher Utiliser le mode Exchange mis en cache.

  4. Quittez et redémarrez Office Outlook 2007.

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