Activer et configurer le contrôle de version pour une liste sur un site

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Parmi les nombreuses décisions que vous devez effectuer lorsque vous configurez une liste concerne le contrôle de version. Vous souhaitez conserver les versions de chaque élément chaque fois qu’il est modifié ? Si c’est le cas, le nombre de versions ? Voulez-vous que tous les utilisateurs du site pour afficher toutes les versions brouillon ou doivent ils seront visibles uniquement à l’expéditeur et les utilisateurs dotés d’autorisations création ou contrôle total ? La décision que vous apportez dans chacun de ces cas dépend du type et importance des éléments dans les listes, l’objectif de chaque élément, les besoins de votre groupe d’utilisateurs et le niveau de sécurité, que vous devez mettre à jour.

Contenu de cet article

Pourquoi activer le contrôle de version ?

Fonctionnement des paramètres de leur fonctionnement

Activer et configurer le contrôle de version dans une liste de sites

Supprimer le contrôle de version dans une liste

Pourquoi activer le contrôle de version ?

Lorsque le contrôle de version est activé pour des listes sur un site, vous pouvez effectuer le suivi des informations et les gérer à mesure qu’elles évoluent. Vous pouvez consulter des versions antérieures et, au besoin, les récupérer. Cela est très pratique, par exemple, s’il s’avère que les versions antérieures d’un élément pourraient être plus précises que les versions ultérieures. Certaines organisations conservent plusieurs versions des éléments de leurs listes pour des raisons juridiques ou à des fins d’audit.

Par défaut, le contrôle de version est désactivé. Pour l’activer et implémenter les décisions que vous prenez à son égard, vous devez disposer des autorisations Contrôle total ou Création.

Fonctionnement des paramètres de contrôle de version

La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version contient trois sections pour les listes. Chaque section requiert décisions lorsque vous configurez une liste. Bien entendu, si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pouvez modifier les paramètres à une date ultérieure.

  • Section approbation de contenu   . Utilisez cette section pour exiger l’approbation de contenu pour les éléments soumis à la liste ou non.

  • Historique des éléments   . Utilisez cette section pour sélectionner les différentes options de contrôle de version qui sont disponibles. Le tableau suivant répertorie chaque option et l’impact de la choisit-il pas.

Sélection

Impact

Créer une version chaque fois que vous modifiez un élément dans cette liste ?

est le paramètre par défaut. Si vous sélectionnez Oui, une nouvelle version de l’élément est créée chaque fois que l’élément est modifié. Oui dans cette section affecte-t-elle la sélection que vous pouvez effectuer dans la section conserver des brouillons pour le nombre de versions approuvées suivant de la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version.

Conserver le nombre de versions suivant

Si la case à cocher de ce paramètre facultatif est activée, le nombre au-dessous de celle-ci indique le nombre de versions de l’élément conservées dans la liste. Si, par exemple, ce nombre est 25, la version la plus ancienne est supprimée lorsque la 26e version est créée. Ensuite, seules les versions 2 à 26 sont disponibles.

Conserver des brouillons pour le nombre de versions approuvées suivant

Cette option s’applique uniquement si Oui est sélectionné dans la section Approbation de contenu de la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version. Si c’est le cas, vous pouvez déterminer le nombre de brouillons que vous souhaitez conserver pour chaque version approuvée. À moins d’avoir une obligation juridique ou spéciale dans le cas contraire, vous n’avez probablement pas besoin de conservation de tous les brouillons pour chaque version approuvée. Vous pourriez, par exemple, choisir de conserver des brouillons pour uniquement les plus récentes cinq les versions approuvées.

  • Section sécurité des éléments de brouillon   . Utilisez cette section pour déterminer qui peut voir les brouillons des éléments qui ne sont pas encore approuvés.

    Important : Cette option est disponible uniquement lorsque la section Approbation de contenu est définie sur Oui.

    Vous pouvez autoriser tout utilisateur disposant des autorisations de lecture sur la liste à voir les brouillons, ou vous pouvez limiter l’affichage aux utilisateurs pouvant modifier les éléments ou à l’auteur de l’élément et aux personnes pouvant approuver des éléments.

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Activer et configurer le contrôle de version dans une liste de sites

Effectuez les opérations suivantes pour activer et configurer le contrôle de version dans une liste.

  1. Accédez à la liste que vous envisagez d’utiliser. Si le nom de la liste n’apparaît pas dans le volet Lancement rapide, cliquez sur Tout le contenu du Site et sélectionnez le nom de votre liste.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Outils de liste, cliquez sur l’onglet liste.

  3. Cliquez sur paramètres de la liste. Bouton Paramètres de la liste dans un ruban SharePoint La page Paramètres de la liste s’ouvre.

  4. Sous Paramètres généraux, cliquez sur paramètres de contrôle de version. La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

  5. Dans la section Historique des éléments, sous Exiger l’approbation de contenu pour les éléments soumis ?, sélectionnez Oui.

  6. Facultatif : sélectionnez le nombre de versions à conserver dans la liste.

  7. Facultatif : sélectionnez le nombre de versions approuvées dont vous souhaitez conserver les brouillons. Cette option est disponible lorsque vous sélectionnez Oui dans la section Approbation de contenu.

  8. Facultatif : Déterminer les utilisateurs qui doivent être autorisés à voir brouillon d’éléments qui n’ont pas été approuvés. Cette option est disponible uniquement lorsque Exiger l’approbation de contenu pour les éléments soumis est défini sur Oui dans la section Approbation de contenu dans la section Sécurité des éléments de brouillon, sélectionnez une des opérations suivantes.

    • Tous les utilisateurs qui peuvent lire les éléments. Cette option permet d’accéder à toute personne disposant des autorisations sur le site de lecture.

    • Seuls les utilisateurs qui peuvent modifier les éléments. Cette sélection limite l’affichage des brouillons à ceux qui disposent d’autorisations à modifier.

    • Seuls les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément). Cette sélection limite l’affichage seul l’auteur d’origine de l’élément et les utilisateurs disposant des autorisations à approuver des éléments dans la liste.

  9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page de Paramètres de la liste.

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Supprimer le contrôle de version dans une liste

Après un certain temps, il peut s’avérer que le contrôle de version n’est pas réellement nécessaire pour votre liste. Si vous disposez des autorisations Contrôle total ou de création, vous pouvez supprimer le contrôle de version de la liste.

  1. Accédez à la liste que vous envisagez d’utiliser. Si le nom de la liste n’apparaît pas dans le volet Lancement rapide, cliquez sur Tout le contenu du Site et sélectionnez le nom de votre liste.

  2. Dans le ruban, dans le groupe Outils de liste, cliquez sur l’onglet liste.

  3. Cliquez sur paramètres de la liste Bouton Paramètres de la liste dans un ruban SharePoint . La page Paramètres de la liste s’ouvre.

  4. Sous Paramètres généraux, cliquez sur paramètres de contrôle de version. La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version s’ouvre.

  5. Dans la page Paramètres de la liste, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

  6. Dans la section Historique des éléments, sous Exiger l’approbation de contenu pour les éléments soumis ?, sélectionnez non.

    Cela supprime toutes les entrées que vous avez créé précédemment dans cette section.

  7. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page Paramètres de la liste.

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Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

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