Activer et configurer le contrôle de version pour une bibliothèque SharePoint

L’une des nombreuses décisions que vous devez prendre lorsque vous configurez une bibliothèque SharePoint concerne le contrôle de version. Souhaitez-vous conserver les versions de chaque élément ou fichier chaque fois qu’il est modifié ? Si tel est le cas, combien de versions devront être conservées ? Souhaitez-vous effectuer le suivi des versions principales uniquement, ou bien des versions principales et des versions secondaires ? Souhaitez-vous que tous les utilisateurs du site voient toutes les versions temporaires ou doivent-elles être visibles uniquement par l’auteur d’origine et les personnes disposant des autorisations Contrôle total ou de création ? La décision que vous prenez dans chacun de ces cas dépend du type et de l’importance des éléments et des fichiers dans les bibliothèques, de la finalité de chaque élément ou fichier, des besoins de votre groupe d’utilisateurs et du niveau de sécurité que vous devez conserver.

Dans cet article

Pourquoi activer le contrôle de version ?

Fonctionnement des paramètres de contrôle de version

Activer le contrôle de version dans une bibliothèque SharePoint

Supprimer le contrôle de version d’une bibliothèque SharePoint

Pourquoi activer le contrôle de version ?

Lorsque le contrôle de version est activé dans les bibliothèques SharePoint, vous pouvez effectuer le suivi des informations et les gérer à mesure qu’elles évoluent. Vous pouvez consulter des versions antérieures et, au besoin, les récupérer. Cela est très pratique, par exemple, si un fichier subit une altération ou s’il s’avère que les versions antérieures d’un fichier pourraient être plus précises que les versions ultérieures. Certaines organisations conservent plusieurs versions de leurs fichiers pour des raisons juridiques ou à des fins d’audit. Par défaut, le contrôle de version est désactivé. Pour l’activer et implémenter les décisions que vous prenez à son égard, vous devez disposer des autorisations Contrôle total ou de création.

Si vous le souhaitez, vous pouvez également effectuer le suivi des versions principales et secondaires d’un fichier. Cela est utile, par exemple, si vous souhaitez suivre l’évolution d’une opinion juridique ou découvrir les idées sur lesquelles repose un nouveau programme en cours de développement. Une version principale d’un document peut se prêter à une révision par un grand nombre d’utilisateurs, tandis que la version secondaire (temporaire) est un travail en cours et n’est pas encore prête à circuler largement.

Une version principale est une version qui a changé de manière significative par rapport à la dernière version principale. Elle est identifiée par un nombre entier tel que 2.0. Les versions principales sont généralement visibles par toutes les personnes ayant accès à la bibliothèque. Une version secondaire est une version qui n’a subi que des modifications mineures par rapport à la dernière version principale. Elle est identifiée par un nombre décimal tel que 2.1. En général, les versions secondaires ne sont visibles que par les personnes qui effectuent les modifications et par celles disposant des autorisations Contrôle total ou de création. Toutefois, vous pouvez configurer la bibliothèque de manière à ce que tous les utilisateurs du site puissent voir tous les brouillons disponibles.

Remarque :  Les versions principales et secondaires sont uniquement disponibles pour les bibliothèques (elles ne le sont pas pour les listes).

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Fonctionnement des paramètres de contrôle de version

La boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version contient quatre sections principales, dont certaines ne concernent pas le contrôle de version au sens strict. Chaque section vous amène à prendre des décisions lorsque vous configurez une bibliothèque. Bien sûr, si vous disposez des autorisations nécessaires, vous pourrez modifier les paramètres à une date ultérieure.

Sélection

Impact

Aucun contrôle de version

Seule la version actuelle d’un élément ou d’un fichier est disponible pour les utilisateurs du site. il s’agit du paramètre par défaut.

Créer des versions principales

Des versions sont créées et conservées pour chaque version principale. Aucune version secondaire n’est créée, ni conservée.

Créer des versions principales et secondaires (brouillon)

Des versions principales et secondaires sont créées et font l’objet d’un suivi une fois le fichier archivé. La personne qui est en train de travailler sur le fichier doit indiquer, lors de l’archivage, si le fichier est une version principale ou secondaire.

Conserver le nombre suivant de versions principales

Si la case à cocher de ce paramètre facultatif est activée, le nombre au-dessous de celle-ci indique le nombre de versions principales conservées dans la bibliothèque. Si, par exemple, ce nombre est 25, la version la plus ancienne est supprimée lorsque la 26e version est créée. Ensuite, seules les versions 2 à 26 sont disponibles. Vous pouvez gérer votre bibliothèque plus facilement si vous empêchez la prolifération du nombre de versions. Toutefois, s’il est important de conserver chaque version ou un nombre élevé de versions, appliquez une limite très élevée ou n’appliquez aucune limite.

Conserver des brouillons pour le nombre suivant de versions principales

Si ce paramètre facultatif est sélectionné, le nombre figurant dans la zone détermine le nombre de versions temporaires conservées. Par exemple, vous pouvez décider de conserver 25 versions principales, mais de n’exiger des brouillons que pour les cinq versions les plus récentes. À moins d’être tenu de respecter une condition particulière, par exemple d’ordre juridique, vous n’avez probablement pas besoin de conserver tous les brouillons de toutes les versions principales.

  • Section Sécurité des éléments de brouillon   . Cette section vous permet de déterminer qui peut voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque. Vous pouvez autoriser tout utilisateur disposant des autorisations de lecture sur la bibliothèque à les voir ou vous pouvez limiter l’affichage aux utilisateurs pouvant modifier les éléments ou à l’auteur de l’élément et aux personnes pouvant approuver des éléments. Si vous choisissez de restreindre l’affichage, seules les personnes ainsi désignées peuvent voir les versions secondaires (brouillons). Les autres utilisateurs voient uniquement les versions principales.

  • Section Exiger l’extraction   . Cette section vous permet de spécifier si les utilisateurs doivent extraire les fichiers avant d’y apporter des modifications. Pour plus d’informations, voir Exiger l’extraction des fichiers dans une bibliothèque SharePoint.

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Activer le contrôle de version dans une bibliothèque SharePoint

  1. Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous envisagez de travailler. Si le nom de la bibliothèque n’apparaît pas dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le Ruban, dans le groupe Outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque.

  3. Cliquez sur Paramètres de la bibliothèque Bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban de la bibliothèque SharePoint Foundation .

  4. Dans la page Paramètres de la bibliothèque, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version. La boîte de dialogue paramètres de contrôle de version s’ouvre.

  5. Dans la section Historique des versions du document, sélectionnez l’une des options suivantes :

    • Créer des versions principales : si vous sélectionnez cette opération, vous pouvez définir une limite pour le nombre de versions principales.

    • Créer des versions principales et secondaires (brouillon) : si vous sélectionnez cette option, vous pouvez définir une limite pour le nombre de versions principales et pour le nombre de versions dont vous souhaitez conserver les brouillons.

  6. Facultatif : limitez le nombre de versions à conserver.

    • Activez la case à cocher Conserver le nombre suivant de versions principales si vous souhaitez limiter le nombre de versions à conserver dans votre bibliothèque. Sinon, ne l’activez pas. Dans la zone située juste au-dessous de la case à cocher, entrez le nombre de versions à conserver.

    • Activez la case à cocher Conserver des brouillons pour le nombre suivant de versions principales si vous souhaitez limiter le nombre de brouillons à conserver. Cette option n’est disponible que lorsque l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) est sélectionnée. Dans la zone située juste au-dessous de la case à cocher, entrez le nombre de versions dont vous souhaitez conserver les brouillons.

  7. Facultatif : déterminez les utilisateurs devant être autorisés à voir les éléments de brouillon dans la bibliothèque de documents. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon, sélectionnez l’une des options suivantes.

    • Tout utilisateur pouvant lire des éléments. Sélectionnez cette option pour autoriser l’accès à toute personne disposant des autorisations de lecture sur le site. Cette option est disponible lorsque l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) est sélectionnée dans la section Historique des versions du document.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant modifier des éléments. Sélectionnez cette option pour restreindre l’affichage des brouillons aux personnes disposant des autorisations de modification. Cette option est disponible lorsque l’option Créer des versions principales et secondaires (brouillon) est sélectionnée dans la section Historique des versions du document.

    • Uniquement les utilisateurs pouvant approuver des éléments (et l’auteur de l’élément). Sélectionnez cette option pour restreindre l’affichage à l’auteur d’origine de l’élément et aux personnes habilitées à approuver des éléments dans la bibliothèque. Cette option est disponible lorsque la section Approbation de contenu est définie sur Oui.

  8. Facultatif : déterminez si vous souhaitez exiger l’extraction dans cette bibliothèque. Par défaut, l’extraction n’est pas exigée. Si vous souhaitez modifier la configuration par défaut, sélectionnez Oui dans la section Exiger l’extraction. Pour plus d’informations sur l’exigence de l’extraction, voir Exiger l’extraction des fichiers dans une bibliothèque SharePoint.

  9. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page des paramètres de la bibliothèque de documents.

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Supprimer le contrôle de version d’une bibliothèque SharePoint

Après un certain temps, il peut s’avérer que le contrôle de version n’est pas réellement nécessaire pour votre bibliothèque SharePoint. Si vous disposez des autorisations Contrôle total ou de création, vous pouvez supprimer le contrôle de version de la bibliothèque.

  1. Accédez à la bibliothèque dans laquelle vous envisagez de travailler. Si le nom de la bibliothèque n’apparaît pas dans la barre de lancement rapide, cliquez sur Tout le contenu du site, puis sélectionnez le nom de votre bibliothèque.

  2. Dans le Ruban, dans le groupe Outils de bibliothèque, cliquez sur l’onglet Bibliothèque.

  3. Cliquez sur Paramètres de la bibliothèque Bouton Paramètres de la bibliothèque du ruban de la bibliothèque SharePoint Foundation .

  4. Dans la page Paramètres de la bibliothèque, sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.

  5. Dans la section Historique des versions du document de la boîte de dialogue Paramètres de contrôle de version, sélectionnez Aucun contrôle de version. Cette opération supprime toutes les entrées que vous avez précédemment créées dans cette section.

  6. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue et revenir à la page des paramètres de la bibliothèque de documents.

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