Activer et configurer des ID de documents uniques

Important :  Cet article a été traduit automatiquement, voir l’avertissement. Vous pouvez consulter la version en anglais de cet article ici.

Dans cet article vous allez découvrir les avantages de l’utilisation des ID de Document dans Gestion du document ou l’enregistrement. Vous apprendrez également comment activer le service d’ID de Document pour une collection de sites et comment configurer les options d’ID de Document pour les conventions d’appellation de fichier personnalisé.

Contenu de cet article

Vue d’ensemble

Points importants à l’esprit

Activer, autoriser et configurer les ID de Document

Activer la fonctionnalité de collection de sites ID de Document

Activer et configurer l’utilisation des ID de Document dans une collection de sites

Vue d’ensemble

ID de document vous permet de gérer vos documents en fournissant un moyen facile de suivre les éléments indépendamment de leur emplacement. Par exemple, si un contrat légal est déplacé à partir d’une bibliothèque de documents sur un site à une bibliothèque de documents sur un autre site, le contrat serait afin de trouver facilement en fonction de son ID de Document. Document ID sont affectés automatiquement aux documents téléchargés et ce code suivent l’élément tout au long de son cycle de vie. ID de document peut également être affectées aux ensembles de documents.

Suivi d’éléments à l’aide des ID de document

Lorsque le service d’ID de Document est d’abord activé, des documents dans la collection de sites seront automatiquement attribuées nouveaux codes. Un travail du minuteur est planifié pour affecter des ID aux documents déjà dans la collection de sites.

En outre, lorsque le service est activé, une nouvelle colonne est ajoutée automatiquement aux types de contenu Document et l’ensemble de documents. La colonne ID de Document affiche le code affecté à un élément.

Avant d’utiliser la fonctionnalité d’ID de Document dans votre système de gestion de contenu, vous devez d’abord l’activer pour la celle site ou hébergés dans vos documents.

Points importants à retenir

Dans certaines circonstances l’ID de Document n’est pas toujours conservé. Le tableau suivant résume ces exceptions.

Scénario

Résultat

Télécharger un document et puis téléchargez-le sur un autre site.

Document est considéré comme une copie et un nouvel ID de document doivent être affecté.

Utilisez la commande déplacer avec Envoyer vers.

Document est considéré comme une copie et un nouvel ID de document doivent être affecté.

Utilisez la commande Copier .

Un nouvel ID de document doivent être affecté.

La seule façon de conserver un ID de Document au sein des sites consiste à utiliser la page contenu du Site et la Structure d’administration dans Paramètres du Site lors du déplacement de documents. Notez que copie par cette méthode ne conserve pas l’ID de Document.

Pour plus d’informations sur la Structure et le contenu de Site, voir utiliser avec la structure et le contenu de site.

Haut de la Page

Activer, autoriser et configurer les ID de document

Pour utiliser tout d’abord les ID de Document pour effectuer le suivi des documents ou des enregistrements, vous devez suivre un processus en deux étapes :

Activer la fonctionnalité d’ID de document pour une collection de sites

Remarque : Activer la fonctionnalité d’ID de Document vous devez être un administrateur de collection de sites.

  1. Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.

  2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Fonctionnalités de la collection de sites.

  4. En regard du Service d’ID de document, cliquez sur Activer. Une icône Actif s’affiche en regard de l’élément et la fonctionnalité est activée pour la collection de sites actuelle.

Activer et configurer l’utilisation des ID de Document dans une collection de sites

Lorsque vous activez la fonctionnalité d’ID de Document pour une collection de sites donnée, tous les documents dans la collection de sites doivent être affectées automatiquement un ID de Document. N’oubliez pas que, selon le nombre de documents présents dans votre collection de sites, ce processus peut prendre un certain temps.

Remarque : Activer et configurer la fonctionnalité d’ID de Document que vous devez être un administrateur de collection de sites.

  1. Accédez à la collection de sites de niveau supérieur.

  2. Cliquez sur Actions du site, puis sur Paramètres du site.

  3. Sous Administration de la collection de sites, cliquez sur Paramètres d’ID de document.

  4. Dans la page de paramètres ID de Document, dans la section affecter un ID de Document, vérifiez que l' ID de Document affecter, case à cocher est activé.

Remarque : Lorsque vous activez l’affectation d’ID de Document pour la première au sein d’une collection de sites, un message s’affiche : la Configuration de la fonctionnalité d’ID de Document est censée se terminer par un processus automatisé. Cela signifie qu’un travail du minuteur est responsable de l’exécution de l’affectation de l’ID de Document à tous les documents dans la collection de sites. Le temps que nécessaire pour que ce processus varie selon le nombre de documents dans votre collection de sites.

  1. Pour définir une chaîne personnalisée de caractères ou de nombres qui sont automatiquement ajoutés au début de chaque ID de document, entrez la chaîne sous Commencer les ID par…

  2. Activez la case à cocher Réinitialiser tous les ID de document… si vous voulez ajouter automatiquement le préfixe à tous les ID de document existants dans votre collection de sites.

  3. Dans les sections étendue de recherche de recherche de ID de Document, sélectionnez l’ou les sites à utiliser comme étendue de la recherche d’ID..

  4. Cliquez sur OK.

    Remarque : Comme indiqué ci-dessus, lorsque le service d’ID de Document est activé pour une collection de sites donnée, une colonne est ajoutée aux types de contenu Document et l’ensemble de documents en tant que le niveau de collection de sites. La colonne ID de Document est utilisée pour afficher le code affecté à un élément.

haut de la Page

Remarque : Avertissement traduction automatique : cet article a été traduit par un ordinateur, sans intervention humaine. Microsoft propose cette traduction automatique pour offrir aux personnes ne maîtrisant pas l’anglais l’accès au contenu relatif aux produits, services et technologies Microsoft. Comme cet article a été traduit automatiquement, il risque de contenir des erreurs de grammaire, de syntaxe ou de terminologie.

Développez vos compétences
Découvrez des formations
Accédez aux nouvelles fonctionnalités en avant-première
Rejoignez le programme Office Insider

Ces informations vous ont-elles été utiles ?

Nous vous remercions pour vos commentaires.

Merci pour vos commentaires. Il serait vraisemblablement utile pour vous de contacter l’un de nos agents du support Office.

×